文秘如何做好会场布置

文秘如何做好会场布置文秘如何做好会场布置 会场布置也是大学问 作为文秘 你了解吗 是小编为大 家整理的文秘如何做好会场布置 仅供参考 要根据会议的规模 性质和需要来布置 不同的布置形式 体现的意义 气氛和效果均不同 1 会场布置方式 1 相对式 主席台与代表席采取面对面的形式 突出主席台的位置 分为礼堂形 教室形 弦月形 2 全围式 不设专门的主席台 所有与会者均围坐于一起 分为圆形 椭圆形 长方形 多边形 3 半围式 介于相对式与全围式之间 设有主席台 但在其正面和两 侧安排代表席 这样既突出了主席台的地位 又有融洽的氛围 比较适合中小型工作会议 分为马蹄形 t 字形 拱桥形 4 分散式 将会场分为若干个中心 每一个中心都有一个主桌 在一 定程度上 既能突出主桌的地位和作用 又给与会者提供多个 交流的机会 气氛较为轻松和谐 分为圆桌形 方桌形 v 字 形 其中 主席台是会场的中心 一般大中型会议都应设主席 台 布置主席台时 前排必须是通栏 后排可根据需要安排通 栏或分栏式 主席台上可设讲台 话筒 以突出发言的重要性 重 要大会的主席台边还应有休息室 2 会议座位安排 提前安排好会议座位 有利于会议和各项活动井井有条地 进行 主席台座次的安排既是一项技术性工作 也是一项严肃 的政治性工作 秘书人员一定要极其认真负责地对待 首先 请领导确定在主席台就座人员的准确名单 其次 确 定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央 其他人员按先 左后右 一左一右顺序排列 会场人员座次安排 横排法 即按照会议人员名单 以姓 氏笔画或单位名称笔画为序 从左至右横向依次排列 竖排法 即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列 左右排列法 即 将横排法中从左至右改为以主席台为中心 向左右两边交错排 列 3 会场气氛的营造 会场气氛直接影响到与会者的情绪 这关系到会议的效果 营造良好的会场气氛是秘书人员创造力和想像力的重要表现 1 会标 将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前 上方 即为会标 会标能体现会议的庄严性 激发与会者的积 极参与感 2 会徽 即能体现或象征会议精神的图案标志 一般悬挂 于会场前上方中央位置 会徽可以是组织已定徽标 如党徽 国徽 团徽 警徽等 也可以向社会公开征集 如北京奥运会 会徽 中国印 3 其他 灯光 要注意灯光的亮度 一般主席台上的灯光 要比台下代表席的灯光亮 色调 要注意不同色调会给与会者不 同的感官刺激 如红 粉 黄 橙亮丽明快 使人感觉热烈辉 煌 适合庆典类会议 蓝 绿 紫庄重典雅 使人感觉严肃端 正 适合一般工作会议 旗帜 重要的会议宜在会场内外插一些 旗帜以烘托气氛 标语 简洁明快的标语口号能振奋与会者精神 强化会议主题 花卉 适当的花卉能给人以清新活泼之感 既能 点缀会议氛围 又能减轻与会者长时间的疲劳 会场布置方案会场布置方案 一 1 会议筹备总负责人 2 工作人员 8 3 将全班分成八个小组 每组六到七个人 具体分组如下 xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx 二 1 会场布置创意 会场布置遵从 课程设计总结汇报 这一主题 这一主题主 要由黑板设计 横幅设计体现 主要营造严肃 认真的氛围 2 会场布置主色系 黄色 黑色 白色 课程总结汇报会是一个严肃而认真的会议 意在让同学们 交流经验 吸取教训 以冷色调为主色系 凸显了认真而严肃 的氛围 红色又调和了气氛 不至于使会场过于死板 3 会场布置分区 1 发言区 2 主席台 3 同学区 4 会场分区地图 5 按小组进行划分工作 具体分工如下 1 主席台布置 第一小组 会场布置 第二小组 主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜 会场大小要 适中 以四五十名与会人员来说小型教室比较适合 会场温度要 适中 如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调 风扇等制 冷制热设备 会场要求干净 明亮 适当的开窗通风 保持室内 空气流通良好 向管理系办公室借桌布 安排足够数量的桌椅 按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放 并在椅背处贴上到 会老师的名字 避免发生混乱 2 会议名称的制作和悬挂 第三小组 主要职责是制作 悬挂有会议名称的横幅 会徽 会标 旗帜 其制作要求名称简洁 标识清晰明确 如有必要可设计 相应的会议标志已达到突出主题的作用 在制作横幅时已采取 尽量节约的观念 可向学生会借事宜的横幅加以改造 3 会签制作 第四小组 会前接待与会间服务 第五小组 主要职责是会前的解答以及会中的服务工作 会间服务 是文秘人员最活跃的阶段 其中本次会议的会间服务主要是由 第三组成员来准备的 应做到以下几点 第一 邀请有关老师 以及嘉宾参加会议 明确与会人员名单 做好会议签到工作 第 二 会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待 工作 注意接待礼仪 准确了解出席 列席和缺席的人数及人 员资料 并报告给大会主持人 第三 按会场安排安排与会人员 入座 座次安排要提前制定 若怕出错应制定小卡片标识各与 会人员名单 对号入座 座次安排应以职位 声望高低居中依 次向左右侧排列 第四 准备好会议材料 热水 纸杯以确保会 议顺利进行 第五 制定应急方案 以防止突发事件的发生 4 拍摄工作 第六小组 宣传板的制作 第七小组 会后的宣传 第八小组 主要负责拍摄工作和宣传工作 使本次会议得以宣传 成 果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材 会前要准备 好拍摄工具 向系里借数码相机或数码摄像机 并学习如何使 用 要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像 机 会议期间 要求对会议的过程做详细的拍摄 包括会场环境 老师的发言 同学的发言 在拍摄期间 要遵守会场秩序 避免 影响会议的进程 会后要将照片冲洗出来以作宣传之用 将会议的 情况写成 发表到系网站 以作宣传之用 对于照片与底片应及 时存档 以确保以后文件材料的保存和查阅工作 5 组长的具体职责是 1 负责与指导老师的联络 沟通工作 2 负责纪律的检查与登记 每天及时将有关情况报告指导 老师 3 负责本小组日常管理组织和考勤工作 6 班级负责人的职责是 1 会前通知同学 2 统筹安排会议工作 进程 总揽全局 3 负责会前 会后的宣传工作 7 会议结束后 宣传委员负责写作消息 并发布到系网站 如何做好办公室的文秘工作如何做好办公室的文秘工作 秘书是办公室的重要组成人员 办公室工作的好坏 秘书 人员起着关键的作用 在许多人眼里 秘书仍是一种即让人熟 悉又不被人了解的职业 秘书的辅助和参谋作用在该职业特征 中最具代表性 他们是领导的左膀右臂 是领导与公司上下保 持沟通的桥梁 为此 他们必须全心全意并准确无误地提供支 持与服务 从而体现出其自身价值 优秀的秘书会使人想到干 练 精明的处事作风 联想到待人接物时彬彬有礼的仪态 联想 到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子无论如何 秘书这个 词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 然而 秘 书的工作到包括哪些 在秘书的工作背后还有些什么 这是被 很多人忽略的 笔者根据近年来的经验和技巧与大家一起探讨 也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指 点 以发现问题 补已之短 一 秘书应具备的职业道德和素质 秘书人员是秘书工作的主体 能否做好秘书工作 在很大 程度上取决于秘书人员所应具备较高层次的素质修养和职业道 德修养 这些素质修养和职业道德修养是秘书工作的性质 任 务和特点所要求的 素质修养是指秘书人员在政治 思想 作 风 道德品质 知识 解力 心理诸方面的综合素质 职业道 德修养 主要指职业责任 职业纪律 职业情感 职业能力 职业形象 职业言行等方面的修养 这些是可以通过修炼和积 累达到的 修养是目的 修炼是过程 古语说 书中自有颜如 玉 学然后知不足 所以说 秘书人员是可以通过长期的学习 和实践以及生活磨练丰富自己的综合素质和职业道德 职业道德是个大众化名词 与人们的职业活动紧密相联 是 人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和 各行各业都有自己的职业道德 做人要讲人品做职业则要讲职 业道德 秘书相对于其他职业而言 职业道德尤其重要 其原 因主要就在于这个职业最接近决策层 领导层 甚至直接参与 其中 知密多 知密早 知密深 职业道德要求主要有 忠于 职守 自觉履行各项职责 服从领导 当好参谋 兢兢业业 甘当 无名英雄 谦虚谨慎 办事公道 热情服务 遵纪守法 廉洁奉公 不假借领导名义以权谋私 恪守信用 严守机密 实事求是 勇于 创新 刻苦学习 努力提高思想 科学文化素质 钻研业务 掌握 秘书工作各项技能 素质是成事之基 是立身之要 在新的历史条件下 领导 工作对秘书人员的政治素养 专业知识 综合能力 心理素质 人际关系 思想观念等方面 都提出了新的更高的要求 秘书 应具备的政治素养 坚定正确的政治方向 思想敏锐 强烈的事 业心 较高的理论政策水平 实事求是的思想作风 淡泊明志 乐 于奉献 踏实细致 一丝不苟 秘书应具备的知识素养 作为 一个秘书主要应具备以下几个方面的知识 文化基础知识 包括 外语 计算机 人文知识等 相关专业知识 政治 经济 法律 财会管理等知识 专业知识 文书 档案 会议 信访 公文写 作 机关事务工作等知识 二 日常事务的处理 办公室是承上启下的枢纽 领导决策的参谋 推动工作的 助手 服务部门的后勤 首先办公室担负着上情下达 下情上 报 对外交往和后勤服务等繁重工作 处于协调各部门 连接 领导和基层的枢纽地位 是一个单位的信息中心 服务中心 参谋中心 运转中心和指挥中心 具有参谋 助手 协调 服 务 把关 督办等六大职能 不论是办文 办事 办会 还是 管理 服务 协调 任何一个环节出了问题 都会产生很大的 影响 甚至给整个单位的工作带来被动或造成损失 也就是说 办公室工作开展得如何 直接制约和影响着全局各项工作的开 展和各项任务的完成 一般说来 办公室文秘的日常事务可以分为 1 文字工作 通常的文字工作包括起草 撰写正式文件 报告 总结 讲话稿 各类信息报道 一般信件 感谢信 邀 请函和制作 ppt 等 在做好文字工作前 首先应了解行文目的 收文对象 主要内容 在与领导相互沟通中 准确领会领导意 图 并据此进行写作 其次确定主题 主题一般是说明事物 汇报工作 阐明政策中所表述的基本观点和主张 然后选择正 确的文种 如向上级请示批示或批准宜用 请示 而不用 报告 因为 报告 不要求批复而只适用于向领导反馈信息 提供参考 接着进行材料收集 就写作主题进行深入的调查研究 收集标 志性材料 再次合理安排正文的表述次序 可使文档内容紧凑 有序 纲目清楚 前后衔接紧密 方便收文人阅读与正确理解 文档拟好后 应认真 严肃地反复进行审核与修正 最后提交 领导审核批准 印发 2 会务工作 会议是一种集体议事的行为过程 是各级领 导制定方针 政策 决定重要事项 贯彻上级指示 检查部署 工作的一种工作方法 有关会议的组织 安排以及各种事务性 服务工作称为会务工作 会务工作是贯穿会议全过程的一项服 务性工作 会议能否达到预期效果 成功与否都与会议服务工 作有及其重要的关系 要想做好会议服务应注意完善以下几项 工作 一 会前准备工作 组织会务班子 明确工作职责 制订 详细的会务工作方案 根据要求发出会议通知 包括会议名称 内容 会期 时间 地点 与会人员范围 编排好会议程序 制定注意事项 如果是大型会议则要印制会议凭证 如出席证 列席证 请柬等 提前做好会场的布置工作 悬挂会标 徽记 旗帜等 设置主席台 落实主席台领导 安排座次 设置发言席 摆放席签 话筒 并保证音响效果 确定会议桌摆放形式 明确 划分会场区域 并使与会者明确 保证照明 通风 录音 录像 空调设备齐全 有效 妥善安排好后勤服务 大型会议要对与 会人员的食宿 用车 医疗保健 文化娱乐 安全保卫等做出 细致安排 二 会间组织与服务工作 要提前到达会场 反复 检查会场准备情况 做好会议签到 材料分发工作 按预定方 案组织与会人员由前向后依次就座 会议期间做好会议记录 三 会议善后工作 会议结束后 要检查会场 带回剩余 材料 席签等 组织送站 根据与会人员离会时间 提前安排 车辆 送站人员等 做好会议文件的清退 收集 归档工作 同时根据会议记录整理好会议纪要 3 日程安排 日程安排 是指以时间排定的领导工作计划 是领导工作量 工作效率 工作成果的一种反映 是时间管理 艺术的集中体现 秘书的职责是当好 管家 按日程安排为领导 做好各种必要的准备 并提醒领导实施 这项工作看似简单 但却十分重要 它是秘书辅助领导工作的基础 安排好领导的 日程 意味着秘书将和领导一起进行有序的工作 作为秘书一 定要细心观察领导的工作习惯和做事风格 调整自己的工作方 法 主动适应领导的工作节拍 在没有达成默契的情况下 最 好在合作之初与领导做一次深入沟通 准确了解领导的要求 需求 并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识 为日 后工作的顺利开展做铺垫 此外 勤于思考 多做总结对于秘 书日常工作效率的提高是十分必要的 把看得出的经验 教训 小技巧等做一备忘录 时常翻看 补己之短 扬己所长这不仅 提高了自己的工作水准 同时也对领导的工作效率起到了间接 地促进作用 在安排日程时要将计划内事情预先写入日程 及时 整理日程表 以免安排冲突 另一方面明确事情的优先级 在处 理事务时注意理顺和排序 分清轻重缓急 酌情安排处理 4 文件处理 文件的处理一般包括收文 传阅 转发 督 办 归档等 因此首先要严把文件登记关 文件登记是对文件 的 去向 标题 编号等主要项目及运转 办理情况的记 录 搞好文件的登记 不仅有助于管理与保管文件 而且也便 于文件的查找 统计 催办工作 同时也是核对与交接文件的 重要凭据 文件登记必须及时 做到随到随登记 随交办 登 记手续要简洁 严密 字迹要工整 禁止滥用简称 其次要严 把文件传阅关 文件传阅是使一份文件在最短时间内满足各方 面阅读需要 发挥文件效用的工作 要做好文件传阅工作 必 须合理调度 严格管理 切实保证阅文的方便与工作的及时处 理 严禁丢失与混乱现象发生 在文件传阅过程中必须分清传 阅对象的主次 坚持按阅文范围传阅文件 不乱传或扩大阅文范 围 为了防止发生漏阅和责任不清的现象发生 阅文人阅读文件 后必须在文书处理笺上签注时间和本人全名 做好要严把文件 借阅关 有些文件在归档之前需要经常查阅 一些领导或工作 人员为了方便使用 往往希望将文件借出 为了保证文件在外 借过程中不致丢失 短缺或失密 泄密 必须建立规范的借阅 制度 严格把握文件借阅关 坚持密级文件不外借 普通文件 必须在规定阅文范围内借阅 并采取登记借阅手续 阅后按规 定的时间及时收回 5 对外联系 对外联系工作主要体现在电话的接听和拨打 方面 在接听电话时要准备好电话记录本和笔 把对方说明的 事情 内容的顺序简单列在记事本上 并逐一核对无遗漏 若 通话内容较复杂 或有不清楚的地方 最后应当将要点重复一 便 以免遗漏或有偏差 在拨打电话前要准备好通话时需要的 文件资料 把要与对方说明的事情 内容的顺序简单列在记事 本上 通话过程中要注意做到简单明了 尽量将语意表达清楚 说话时含含糊糊 口齿