秘书资格考试备考辅导秘书考试资格认定：秘书机构概述

秘书考试资格认定：秘书机构概述一、秘书机构的概念根据现代行政组织理论，所谓社会组织，即按照一定目标、任务和形式建立起来的，经过不同部门的分工协作，以及不同层次的权利操作和责任划分，合理协调内部人群活动的社会集团。机构则指组织内部所设的部门，从属于社会组织。从社会学、系统论角度，秘书机构与社会组织是不同的概念，其逻辑关系为包含与被包含的关系。由此可知，秘书机构从属于社会组织，它既具有社会组织的性质和特点，也具有秘书机构自身的性质和特点。那么，究竟什么是秘书机构？秘书机构有哪些性质和特点？秘书机构与社会组织有何关系？这些都是秘书机构的研究，首先必须弄清楚的问题。 对于秘书机构的概念，秘书学界意见不一，分歧较大，主要有：一是将秘书机构等同组织内部的职能部门（业务部门）；二是认为秘书机构就是组织内部的办公室(厅)。我们认为，秘书机构 是各级各类领导机关、单位组织的综合办事机构，它隶属于领导机关不在领导机关内为领导工作和单位日常运转提供公务服务。办公厅、办公室、秘书处、秘书科等均属于秘书机构，有些调研室、研究室、政务处、政工科、综合处也是秘书机构。除了组织的常设性秘书机构外，还有一些根据需要而设的临时性秘书机构，如大型庆典活动、党代会、人民代表大会、政协会议等有大量的筹备、组织、办公事务需要秘书机构操办。 二、秘书机构的性质 社会行政组织可分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构。其中的辅助机构(或幕僚机构)，又分为全面辅助机构和局部辅助机构。秘书机构为全面辅助机构。其主要任务，就是直接辅助和全面处理社会组织（机关单位）的各项日常工作，使集中时间与精力，思考、处理重大问题。我国的秘书机构，是各类、各级社会组织（机关单位）的特殊办事部门。其不同于一般的职能部门（业务部门）和综合职能部门，有着特殊的地位、性质和作用。秘书机构的特殊地位，决定着它的辅助性质：(1) 辅佐而无权力。权力机构，即具有决策权与指挥权的领导部门；秘书机构，仅承担着辅助性的工作，法律上无任何权力。（2) 办事而无职能。职能机构，即某项业务的执行部门，可以独立行使所辖范围内的职权；秘书机构，只能处理相关事务性工作，起着助人成事的作用。(3) 协调而无统辖。领导部门和职能部门，可以依据各自的权限，管辖下级组织；秘书机构，只对同级组织负责；与下级组织，只是指导与被指导的业务关系，无管辖之权。在社会组织中，秘书机构的特殊地位和辅助性质的特点：1、辅助功能的综合性秘书机构是社会组织内的全面辅助部门，其辅助功能的综合性具体表现为：既要发挥参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用，还要发挥“窗口”、“门面”作用。这些作用的发挥，一般都具有全面性和全局性。这是其他机构所不具有的。2、所处位置的中枢性所谓中枢机构，即在决策管理系统中起主导作用，在一级组织中能够统揽一切的部门。秘书机构不是中枢机构，但最贴近中枢机构，辅助着中枢机构行使职权。如辅助决策、拟制计划、传达指令、组织协调、督促检查等。这也是其他机构所不具有的。3、组织关系的封闭性所谓组织关系的封闭性，即秘书机构只接受本级部门的领导，直接对本级领导部门负责。秘书机构在其公务活动中，必然要与上级的、同级的和下级的组织或机构发生组织（配合）关系，即使与上级秘书机构或下级秘书机构之间，它们仅仅是工作、业务上的指导与被指导关系，并无隶属关系；而上、下级职能部门之间，则存在着领导与被领导的隶属关系。 三、秘书机构的职能秘书机构的基本职能对于不同行业、不同层次的秘书部门来说可能具有不同的侧重点。而且，随着工作任务、外在形势、领导意图的变化，秘书机构的基本职能也可以相互转换，或拓宽这个职能，或压缩那个职能。但总的来说，秘书工作机构的基本职能包括以下几个方面：1、后勤保障后勤保障是秘书工作机构的传统职能之一。早在51年召开的第一届秘书长会议上，周恩来总理就明确提出“掌管事务”是秘书长和不设秘书长的办公厅主任的两大工作系列之一。在秘书工作机构中，后勤保障的工作范围很宽，包括财务管理、物资设备管理、房产管理、环境管理、车辆管理、职工生活管理等工作，要花费相当多的人力、物力和财力。因此，秘书工作机构要充分重视后勤保障工作的重要意义，只有管理好了各种事务性工作，才能确保各项政务性工作的开展。在实际工作中，秘书工作机构要转换机制、理顺关系，提高管理效率，可以适当实现部分后勤工作社会化，确保后勤工作的效率和效益。2、办理文书文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务、并且有一定体式的书面文字材料。文书按照事务的性质分类，可分为公务文书和私人文书。文书工作是秘书工作的重要组成部分，主要是指秘书人员或其他专职人员通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的过程。办理文书是秘书工作机构的传统职能之一。秘书工作显著的文牍性特点，主要就集中在文书办理工作上。文书工作的基本任务是准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。 3、信息管理秘书工作中的信息管理是指秘书获取、加工、传递、存储和利用信息的一系列活动。秘书工作机构既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。85年，第一届全国秘书长、办公厅主任座谈会中，第一次明确向秘书工作机构提出，要对领导发挥“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”，从而开辟了秘书工作机构信息管理工作的新时代。因此，现在，秘书工作机构的信息管理工作不仅包括以前的编写、传递简报，还包括全方位、全过程的信息处理工作。信息管理解决了多年来领导了解外部情况主要靠内参的薄弱环节，对于辅助领导正确决策，协助领导科学管理，具有重要的意义和作用。4、督促检查督促检查，简称督查，是领导决策得以实施的重要保障，也是秘书工作机构一个主要职能。一般来说，实施科学领导应完成“科学预测正确决策督促实施信息反馈二次决策”等领导行为过程。督查则是整个领导行为的一个关键环节。如果督查工作做得不好，必然影响领导效率，使决策难以奏效，发挥实际作用。 督查是代表或受领导委托进行的，与其他监察、纪委、审计、政法等部门办案不同，应着重围绕中心工作的全局，抓大事、抓重点，举一反三，扩大效果，而不能代替上述部门的工作。由于秘书工作机构的人力、精力是有限的，应该注意将督查工作与调查工作、信息工作、信访工作结合起来，以便集中取得成效。5、综合协调协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行为方式。简而言之，协调就是使工作中有关各方同心协力、配合适度，从而减少摩擦、增加效益。 综合协调工作，在秘书工作机构中占有重要地位，是一项重要的秘书工作。综合协调在工作中一定要讲究方法、注意方式，根据时机、场合、人员、问题的不同进行综合分析，做出选择。于考试大6、“不管部”职能根据“三服务”的宗旨，秘书机构为领导拾遗补缺，消灭领导领域的工作空白点是其义不容辞的责任。90年全国秘书长座谈会上，中央主要领导同志指出：办公厅是个“不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可以交给办公厅去办。”这就更为明确地赋予秘书部门以“不管部”的职能。秘书部门的“不管部”职能，是由秘书机构的宗旨、性质、地位所决定的。秘书部门位居领导近身，是领导的左右手，领导自然会把那些无人专管的事情交给秘书部门去处理。“不管部”的事务是“有限无穷”的。有限是指它不能超越本级领导的职责范围，不应代替其他职能部门的职权范围，无穷是指具体的事务可大可小，可能很多，秘书应当把它视为自己份内之事，不应看成额外负担。四、秘书机构的作用任何组织及其机构，都是为了实现自身的目标与利益，以一定的组织原则和组织形式，将各种组织要素有机结合，从而发挥其应有的组织作用。就秘书机构自身而言，可发挥着以下三种作用：(一) 组合作用社会组织构成的基本要素，包括机构设置、职责分工、人员编制和组织关系等。秘书机构作为社会组织的内设机构，也由上述要素组成。 秘书机构的组合作用，即将其机构、职责、人员和组织关系等要素，有机地组合并加以优化，形成一种组织力量，发挥一种凝聚作用，从而保证领导工作和组织工作的正常运行。经验证明，凡组合作用发挥得好的秘书机构，其秘书工作的质量和效率就会不断提高。(二) 枢纽作用秘书机构是办事部门，不是领导部门或职能部门。但就其中枢位置而言，却处在组织的中心环节，具有一般职能部门和综合职能部门所不具备的特殊作用枢纽作用，如上传下达、内外联络和左右协调等。这是秘书机构枢纽作用的主要表现。秘书机构的枢纽作用，可使获取信息，科学决策；可使组织工作步调一致，和谐发展；可使人际关系相互融洽，合作共事。实践表明，秘书机构不能较好地发挥枢纽作用，无论是对领导工作，还是对机关工作，都会产生不同程度的负面效应。(三) 过滤作用有人把秘书机构形象地比喻为“筛子”或“漏斗”，这是很有道理的。秘书机构作为综合办事部门，可为处理诸多琐碎、繁杂事情，使从繁琐的事务工作中解脱出来。秘书机构对日常工作如不加以“过滤”，凡事推给处理，那就失去了秘书机构存在的价值。 秘书机构的过滤作用，主要表现在三个方面：（1）善于区分事务的轻重缓急。重要和紧急的事务，凡能处理的就自行处理；无权、无法处理的就请示、报告。（2）分清政策性与业务性问题。凡政策性问题，宜提请定夺；凡业务性问题，宜转请职能部门办理。（3）学会婉言推辞，为领导挡驾，尽可能减少亲自处理事情。 五、秘书机构的地位秘书机构的工作内容、性质特点决定着秘书机构在各级机构设置中的相应地位。秘书机构属于辅助机构，负责领导部门和业务部门、决策机构与执行机构上下沟通，使各业务部门之间平衡协调，使本单位与上级单位或下属单位沟通交流。1、秘书机构不是决策机构，而是辅助决策机构决策是组织管理的中心，是领导人的主要职责和权力，是决策的主体。 秘书为领导服务，当然也就应当为领导决策服务。秘书人员必须领会决策意图，提供决策依据，收集决策反馈，检验决策执行效果。因此，秘书工作对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化，都能够起到重要作用。秘书已经成为一支特殊的辅助决策的力量。在辅助决策的过程中，秘书人员要处理好决策与辅助决策的关系，处理好“断”与“谋”的关系，摆正自己的位置。要知道自己永远处于从属地位，是为领导决策服务的。但也不能只简单被动地为决策提供辅助，要能够根据外界环境的变化提供详尽的、积极的、主动的、具有现实意义的信息，以作为决策的充分依据。 2、秘书机构不是职能部门，而是综合协调机构和职能部门分工明确、工作对象清楚、工作内容单一不同，秘书机构作为综合协调机构，工作比较纷繁复杂。综合协调工作是秘书机构的基本职责，也是秘书的一项重要任务。做好综合协调，目的在于消除矛盾，理顺各种关系，创造一个和谐的工作环境，从而产生更高的工作效益。 3、秘书机构不是延展性机构，而是相对封闭机构秘书机构的领导体制有一个重要特点，就是它不存在上下级领导部门秘书工作机构的垂直领导关系，也不存在双重领导关系。比如，省人民政府领导县人民政府，县人民政府领导县教育局，这叫垂直领导，但是省人民政府的办公厅不能直接领导县人民政府的办公室，因为省人民政府的办公厅不具备这个管理权限。又比如，团委、妇联等组织，既要接受上级组织又要接受地方党委或政府的双重领导，但是它们彼此间的秘书工作机构却不存在这样谁领导谁的问题，更不存在双重领导的问题。正因为此，秘书机构彼此间不存在或者上也或者下的关系，从理论上讲，它们都是一些平等的、为直接设置它的领导服务的工作机构。它们是一个相对封闭的组织，只对自己的直接领导负责，只对本组织的决策机构负责，不能对职能部门发号施令。 那么上下级领导的秘书机构之间到底是一种什么关系呢？20世纪90年代后，全国秘书长工作会议逐渐明确了它们彼此间是一种业务指导关系，主要表现为，上级制定条例制度，指导下级工作，如公文条例、信访条例等；上级协助下级，培养秘书人才，表彰先进等等。当然，这种指导关系，与本级单位的领导关系相比，其强制性、领导性要弱小很多。4、秘书机构不是“前台”机构，而是“幕台”机构秘书机构是联系领导和群众的特殊机构，在决策机构和职能部门之间起桥梁和纽带作用。由于地位特殊，秘书机构对工作中的秘密了解较其他部门要早、要多，提高保密意识是对秘书工作机构的必然要求。因为这种工作特点，决定了秘书机构，特别是其中的机要部门，往往具有工作的秘密性，是一种典型的“幕后”工作机构。秘书机构的工作成果往往不能以自己的名义发表，而是通过领导