项目信息管理流程.doc

精品文档项目信息管理1 项目信息管理1.1 流程说明编写部门信息处部门编号流程编码主责部门总承包项目实施部门配合部门详见流程中的责任部门主责岗位使用范围适用于院总承包项目相关的主责部门和配合部门关联制度总承包项目信息管理规定、总承包项目信息沟通管理计划管理办法、总承包项目外部信息沟通管理办法、总承包项目内部信息沟通管理办法、总承包项目文件编号管理办法、总承包项目档案管理规定、总承包项目现场档案管理办法、总承包项目文件资料管理办法、总承包项目电子档案管理办法、总承包项目项目档案竣工移交管理办法流程简介项目信息管理的关键步骤、内容和要求，分为一个二级流程和五个三级流程。输出文档 收文记录联系单、发文记录联系单、项目文件借阅单、会议纪要、项目部工程联系单、移交清单。编制审核批准版本制定（修订）原因发布时间编制部门编制人.精品文档1.2 二级流程图1.3 三级流程图1.3.1项目外部信息接收子流程1.3.2项目对外信息发送子流程1.3.3 项目对内信息发送子流程1.3.4项目信息借阅子流程1.3.5项目档案信息移交、归档子流程1.4 流程描述序号流程步骤责任部门流程步骤描述输出文档相关制度项目信息管理流程1编制项目信息计划项目部综合办公室项目经理组织项目部综合办公室编写项目信息计划。项目信息管理制度2审核项目经理室项目信息计划编写完成后呈交项目经理审核。3信息提供其他部门项目其他部室将信息提供给项目部综合办公室，由项目部综合办公室统一收集。4信息收集项目部综合办公室在工程建设过程中形成的各种信息资料，包括来往文件、信函、会议纪要、委托书、标书、合同、协议、保函、设计文件、设计图纸、施工文件、现场记录等，统一收发，分工管理。5信息识别项目部综合办公室项目部综合办公室对信息进行分析，判断信息的全面性、准确性、有效性和安全性，将信息报告给项目相关人员审批。6审核项目经理室项目经理室相关人员审批完成后安排人员实施或者根据信息的重要性、安全性，选择是否还需要其他部门人员进行会签。7参与审核其他部门参与会签。8是否需要院级审批项目经理室项目经理判断是否需要院级审批。9审批院级管理层院领导对重要信息进行审批，批准后项目相关人员实施。10整理汇总项目部综合办公室项目部综合办公室整理已经批复完成的信息，将信息归类整理。11信息流转项目部综合办公室根据领导批复，通知相关人员，如需要外发则将外发文件发给项目相关责任人审批。12审核项目经理室项目经理室相关人员审批完成后安排人员实施或者根据信息的重要性、安全性，选择其他部门审批人员。13参与审核其他部门部门收到信息后，安排人员实施或者根据安全性、重要性选择院级审批人员。14是否需要院级审批项目经理室项目经理判断是否需要院级审批。15审批院级管理层院领导对重要信息进行审批，批准后项目相关人员实施。16信息存档项目部综合办公室将信息备份，并将原件保存入库。17查询分析项目部综合办公室 信息存档后，如需借阅、查阅，需要相关流程。18信息更新项目部综合办公室为了保证信息的及时、准确、有效，相关责任人需要对相关信息进行及时更新。19是否最终版项目部综合办公室信息更新时判断工程是否是最终版。20归档档案接收部门或者单位项目部综合办公室在工程完工后，整理工程资料，在档案出版处的协助下，将有效信息整理成档案，交由业主签字后将档案交给相关部门存档。项目外部信息接收子流程1接收确认有效性项目部综合办公室接收到的外部信息由项目部综合办公室接收并确认其有效性，进行编码。来文登记表项目信息管理制度2整理信息项目部综合办公室项目部综合办公室根据信息类别进行登记，登记过的信息由项目部综合办公室呈交事件责任人。收文记录联系单3事件责任人项目经理室责任人根据实际情况进行审阅、批办、转批或者分发。4查阅、办理项目部其他部室各部门相关人员查看信息并处理。5是否反馈项目部其他部室判断信息是否需要反馈，如需要反馈，则将反馈信息提供给项目部综合办公室统一回复。6反馈项目部综合办公室项目部综合办公室将反馈信息发送给发文单位。7信息存档项目部综合办公室项目部综合办公室将信息备份，并将原件保存入库。项目对外信息发送子流程1拟稿项目部综合办公室发往外部的所有报批文件、信函、传真、会议纪要等应报备项目部综合办公室，由项目部综合办公室制订的统一文件格式和文件编码对外发送。发文记录联系单、会议纪要、项目工程联系单项目信息管理制度2审核其他部室发件部门经理对信息进行审核，不合格就打回，合格后呈交给项目经理审批。3项目经理审批项目经理室项目经理审批，批准后，交给项目部综合办公室统一发送，不批准则打回给拟稿人员重新编写。4发送院外机构项目部综合办公室项目部综合办公室将文件发往业主、分包商等院外机构，并接收回复。5需要回复项目部综合办公室如发送文件需要回复的，由项目部综合办公室统一接收后交由项目经理审批；不需要回复的直接存档。6项目经理审批项目经理室项目经理审批对外发送信息的回复，并将回复分发给相关人员查阅。7信息存档项目部综合办公室将信息备份，并将原件保存入库。项目对内信息发送子流程1拟稿发起部门发起部门编写需要发送的信息。发文记录联系单、会议纪要项目信息管理制度2发起部门审批发起部门发起部门经理审批。3是否需要项目经理审批发起部门判断是否需要项目经理审批，需要则发给项目经理审批，不需要这直接分发。4审批项目经理室项目经理审批5分发发起部门发起部门相关责任人将文件发给接收方。6各部门接收接收部门各接收部门接收信息后进行处理。7需要回复发起部门如果需要回复的信息，由发起部门相关责任人收集回复信息后发给项目部综合办公室存档；如不需要回复，则直接发给项目部综合办公室存档。8信息回复接收部门接收部门事件处理完成后回复信息。9信息存档项目部综合办公室将信息备份，并将原件保存入库。项目信息档案归档子流程1借阅申请需求部门借阅人提出申请。项目文件借阅单2需求部门审批需求部门部门经理对借阅人提出的借阅申请进行审批。3是否审批需求部门部门经理根据借阅资料的安全级别等信息判断是否需要项目经理审批。4项目经理审批项目经理室项目经理对申请进行审批。5借阅项目部综合办公室借阅人将申请提交给项目部综合办公室相关人员，并领取借阅资料。项目档案信息移交、归档子流程1整理分析项目部综合办公室在工程完工以后项目经理组织项目部综合办公室相关人员，在档案出版处的协助下对整个工程的信息进行整理分析。总承包项目档案管理归档2是否归档项目部综合办公室整理出来的信息，由项目部综合办公室相关人员及档案出版处相关人员判断信息是否需要归档。3短期保管档案接收部门不需要归档的信息，直接移交档案出版处进行短期保管。4规范性审查档案接收部门档案出版处相关人员对归档的档案进行规范性审查。5项目经理审批项目经理室项目经理审批。7档案移交项目部综合办公室填写移交清单，将档案移交给相关部门。移交清单8档案接收档案接收部门档案接收部门进行档案接收工作。8归档档案接收部门档案出版处归档。1.5 管理制度项目信息管理办法：包括总承包项目信息管理规定、总承包项目信息沟通管理计划管理办法、总承包项目外部信息沟通管理办法、总承包项目内部信息沟通管理办法、总承包项目文件编号管理办法、总承包项目档案管理规定、总承包项目现场档案管理办法、总承包项目文件资料管理办法、总承包项目电子档案管理办法、总承包项目项目档案竣工移交管理办法。1.6 配套表单1.6.1收文记录联系单收文记录联系单编号：项目名称发件方发件人收件方收件人文件名称收文说明：录入人/日期核稿人/日期签发人/日期1.6.2来文登记表来文登记表序号文号公文标题来文单位发文时间收文时间收文人处理情况123451.6.3会议纪要中国能源建设集团湖南省电力设计院有限公司R02.02042015 会议纪要 编号：43005XXC -001会议名称或主题组织单位会议时间会议地点主持人参加人 会议主要内容(结论或决定)：纪要整编人纪要签发人签发日期*注：会议纪要需发往参会单位或其它单位时，可填写文件和资料发放记录表； 对会议结论或决定的整改执行情况的反馈，可附表或附整改报告。1.6.4发文记录联系单发文记录联系单编号：项目名称收件方收件人发件方发件人文件名称发文说明：录入人/日期核稿人/日期签发人/日期精品文档1.6.5项目部工程联系单项目部工程联系单签发单位: 编号： 回复 不回复 紧急 特急主送单位抄送单位主题： 内容： 发出单位（章）中国能源建设集团湖南省电力勘测设计院有限公司负责人经办人