应用文写作 通报 请示PPT幻灯片课件

二 通报 1 一 通报的概念 特点和种类 1 通报的概念通报是 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 的行政公文2 特点 告喻性 真实性 典型性 时效性 2 3 通报的种类 表彰性通报批评性通报情况性通报 3 二 通报的格式与写法 1 标题 发文机关 事由 文种或者 事由 文种 或者 发文机关 文种 2 主送机关通报有的写主送机关 有的不写 发文级别偏高 内容较重要的通报要写主送机关和落款 4 3 正文一般由主要事实 事实评析 决定和要求组成 表彰性通报的正文内容着重介绍先进典型值得人们学习 效法的主要事迹 要写清时间 地点 人物及基本事件过程 并据此分析先进典型的精神实质和意义 然后作出表彰决定 最后发出号召 提出要求 5 通报 奖惩通报 标准格式一 关于表彰 的通报最近 事迹 体现了 评价 为 目的主旨 决定给予 意图主旨 希望受表彰的 要珍惜荣誉 再接再厉 号召大家学习他们的先进事迹 以他们为榜样 为 做出贡献 分旨 印章 年 月 日 6 批评性通报的正文内容 要写清楚错误事实或现象 对错误性质或危害的分析 惩罚决定或治理措施 提出希望要求 以便受文单位能够高度重视 7 通报 奖惩通报 标准格式二 关于 批评 的通报最近 劣迹 体现了 评价 为 目的主旨 决定给予 意图主旨 希望大家从此事吸取教训 引以为戒 防止此类事件再度发生 分旨 印章 年 月 日 8 情况性通报的正文内容 通报的缘由和目的 通报情况与信息 在明确情况的基础上 对受文单位提出希望和要求 4 发文机关和日期通报的发文机关即发通报的机关或单位 置于正文右下方 并标明日期 凡省略落款者 都需有带发文机关名称的版头 发文时间则一律标出 不得省略 9 通报 情况通报 标准格式最近 在 发生 问题 事故 进行了调查 查明这些问题 事故 为 一级依据 为了吸取教训 防止类似问题 事故 重复发生 一级目的 现通报如下 一级意图主旨兼过渡语转以下一级分旨 主要表现为 一 二 三 情况 处理 二级事实依据 上述问题 事故 说明 一 二 三 原因 危害 二级道理依据 为此 特规定如下 二级意图主旨兼过渡语转以下二级分旨 一 二 三 印章 年 月 日 10 4 发文机关和日期通报的发文机关即发通报的机关或单位 置于正文右下方 并标明日期 凡省略落款者 都需有带发文机关名称的版头 发文时间则一律标出 不得省略 11 五 通报的写作要求 要及时迅速 通报内容必须典型 具有代表性 通报材料必须真实准确 要经过调查核实通报的表达方式是以叙述事实为主 议论应严谨精当 分寸适度 12 第四节报告请示 一 报告 一 报告的概念 特点和种类1 报告的概念报告是适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 的公文 13 2 报告的特点 单向性 报告是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议时使用的单方向上行文 不需要上级机关给予批复 陈述性 报告在汇报工作 反映情况时 所表达的内容和使用的语言都是陈述性的 事后性 在机关工作中 有 事前请示 事后报告 的说法 多数报告 都是在开展了一段时间的工作之后 或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报 但建议报告没有明显的事后性特点 应该尽量超前一些 14 报告的类型 1 工作报告 凡是用来向上级汇报工作的报告 都是工作报告 可分为综合工作报告和专题工作报告两种 2 情况报告 如本单位出现了正常工作秩序之外的情况 譬如说发生了事故 出现了意想不到的问题等 对工作产生了一定程度的影响 应该及时向上级将有关情况进行汇报 即使对工作没有太大影响 一些有倾向性的新动态 新风气 新事物 新情况 必要时也要向上级报告 3 建议报告 对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑 切实可行的设想之后 将其归纳整理成意见 办法 方案 上报供上级机关采纳或参考 4 答复报告 答复上级机关询问 上级询问什么 就答复什么 不能答非所问 一定要慎重 5 报送报告 向上级报送文件 物件时使用 正文通常非常简略 只需写明 现将 报上 请指正 请查收 即可 具体内容都在所报送的文件里 15 二 报告的结构和写法 报告一般由标题 主送机关 正文和落款四部分组成 1 标题和主送机关报告的标题应是完整规范形式的 即由发文机关 事由 文种构成 报告的主送机关与请示的主送机关一样 只能是一个 需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式 2 正文报告正文多由报告缘由 报告内容 报告结语组成 1 报告缘由 是正文的开头部分 通常是说明报告的目的 原因 概括报告的基本内容或基本情况 一般都比较简短 缘由部分的结尾是惯用过渡语 工作报告和情况报告常以 现将有关情况报告如下 引出下文 回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求 16 2 报告内容 是各类报告正文的主体部分 我们重点介绍一下工作报告 情况报告的写法 工作报告的正文主体 一般包括四个层次的内容 其结构顺序为 基本情况概述 主要工作及其成绩 经验及做法 存在的问题 今后的工作安排意见或打算 实际写作过程中 第一个层次即主要工作情况的概括叙述 也有上移到 报告缘由 部分的 工作成绩比较突出时 第二层次应写得详细 具体一些 工作中存在的困难或问题比较突出 尤其是失误比较严重时 则应详写第三层次 并对产生问题的原因作出分析 有些工作报告的正文是以所做的几项或几个方面的工作为线索分条列项表述的 这时应注意每一条项中一般也应包括基本情况 成绩及具体做法等 至于存在的问题和今后的打算两个层次 则大都在条项表述完成以后总起来写 不分散在每一条项中 工作报告 其内容的侧重点应是所做的主要工作 今后的打算 成绩 经验和存在的问题则视实际情况而定 有成绩和经验 应很好地总结 有问题 困难或失误 应毫不隐瞒地提出来 17 三 报告写作的注意事项 1 材料要真实 向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度 如实汇报 无论是成绩还是失误 都应该全面 真实地反映 不能报喜不报报忧 也不能夸大和虚构 上报的公文应该在调查研究 全面掌握本单位情况的基础上撰写 2 除综合性的报告外 都要遵守一文一事的原则 一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况 尤其是专项报告更应做到专文专用 3 严格使用文种 尤其应当注意不要与请示混用 报告事项不得夹带请求事项 否则会因 报告 不需批示或批复 而影响请示事项的处理和解决 18 工作报告 标准格式一 关于 的报告 主送机关 年 在 的正确领导下 在 的大力支持下 在 的共同努力下 工作取得了显著成绩 依据 现将 情况报告如下 意图主旨兼过渡语 一 成绩1 二 成绩2 三 成绩3 19 报告 工作报告 标准格式一上述成绩的取得 是 正确领导 大力支持的结果 也是 上下同心同德 开拓创新的结果 回顾一年来的工作 主要有以下几方面体会 一 体会1 二 体会2 三 体会3 以上 虽然取得了一些成绩 但同上级要求和先进单位相比还有很大差距 存在以下问题 今后意见1 2 3 分旨 印章 年 月 日 20 标准格式二 关于 的报告 主送机关 现将我 报上 请指正 附件 印章 年 月 日 21 情况报告 标准格式 关于 的报告最近 在 发生了 事故 一级依据 现将情况报告如下 一级主旨兼过渡语转下述一级分旨 年 月 日 事故情况 事故发生后 领导十分重视 责成 立即赶赴现场抢救 抢救过程 同时 对事故进行了认真调查 调查认为 这次事故是一起 事故 酿成事故的直接原因是 1 2 3 事故原因 根据调查结果 对事故责任者进行了处理 1 2 3 善后处理 为认真汲取教训 防止同类事故再次发生 我们采取了以下措施 一 二 应对措施 印章 年 月 日 22 标准格式 关于 的报告最近 在 发生了 事故 一级依据 现将情况报告如下 一级主旨兼过渡语转下述一级分旨 年 月 日 事故情况 事故发生后 领导十分重视 责成 立即赶赴现场抢救 抢救过程 同时 对事故进行了认真调查 调查认为 这次事故是一起 事故 酿成事故的直接原因是 1 2 3 事故原因 根据调查结果 对事故责任者进行了处理 1 2 3 善后处理 为认真汲取教训 防止同类事故再次发生 我们采取了以下措施 一 二 应对措施 印章 年 月 日 23 报告 答复报告 标准格式 关于 的报告 主送机关 根据 要求 依据 现将 报告如下 主旨兼过渡语转以下分旨 时间 地点 人员 过程 原因 结果 印章 年 月 日 24 二 请示 一 请示的概念 特点和种类1 请示的概念请示是 适用于向上级机关请示 批准 的公文 25 2 请示的特点 1 期复性 要求受文机关 单位回复 批复 一般不得越级请示 确需越级 要同时抄报给被越过的直接上级机关 2 单一性 一文一事 一事一报 3 针对性 必须针对本机关没有对策 没有把握或没有能力解决的重要事件 问题 不得动辄就向上级请示 那样看起来像是尊重上级 实际上是把矛盾交给上级 自己却躲避责任的表现 4 时效性 所涉及的情况和问题 都有一定的迫切性 应该及时写作 及时发出 给上级决策研究的时间 否则就有可能耽误解决的时机 上级也会注意及时的批复 26 5 超前性请示必须在办理事项之前行文 6 呈批性需要直接的 批复 属于双向行文 7 隶属性发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示 27 3 请示的种类 一种是请求指示的请示 遇到新情况 新问题 无规可依 无章可循 因而没有对策 需要上级机关给以指示 对有关方针 政策和上级机关发布的规定 指示有疑问 需要上级机关给予解释和说明 与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧 需要上级机关裁决 一种是请求批准的请示 请求批准有关规定 方案 规划 请求审批某些项目 指标 人 财 物的审批或调配 基建项目 人员编制 设备物资购进指标等审批等 请求批转有关办法 措施等 一种是请示批转的请示 28 二 请示的结构和写法 请示一般由标题 主送机关 正文 落款四部分组成 1 标题 请示的标题由发文机关名称 事由和文种构成 首先 标题应做到一题一事 指事具体 一文一事 是请示行文的规则 因此 标题中应该避免以 和 及 连及两事或多事的错误 同时 标题应指事具体 即要明确请示的具体内容 不能笼统含糊 其次 请示的标题应用词准确 表意完整 一份请示到底是请求指示 请求解决还请求批准 标题中应该反映出来 让上级机关一看标题就能明了请示内容 29 最后 请示标题应该避免出现 双请 情况 即在一个标题中出现两次 请 字 如 关于请求 申请 解决扩建教学楼经费的请示 前边的 请求 应该去掉 写成 关于解决扩建教学楼经费的请示 请示文种本身包含了请求 申请等含义 2 主送机关 原则上一份请示的主送机关只能是一个 这是由文种的性质和用途决定的 如果主送机关有两个或多个 由于没有明确的牵头部门 就容易贻误工作 或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复 或因上级机关各有答复 出现分歧而无法执行 因此应杜绝请示的多头主送现象 对主送机关以外的有关上级机关可用 抄送 处理 30 3 正文 主要包括请示缘由 请示事项和结语等项内容 1 请示缘由 即正文的开头部分 需要明确 为什么请示 的问题 一般需要简要陈述情况 写明请示的原因和理由 正文的缘由部分 是上级机关作出答复的重要根据 因此 这部分在写法中要求情况真实 理由充分 同时 缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点 如情况不真实 理由不充分 所请示事项就难以立得住 也由此降低了解决问题的可能性 尤其是请求解决的请示 缘由部分要尽量写得详尽些 缘由部分写完 一般用 现就有关问题请示如下 过渡 31 2 请示事项 请示事项是正文的主体和核心部门 每个请示只能是一个事项 而且要写得具体 明确 这部分主要写请示的具体内容 请求指示的 事项部分要明确提出问题和要求 请求解决的 正文主体部分则应明确提出需要上级支持 帮助或解决的具体事项 同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性 解决的要求应提得合理 适度 请求批准的 主体部分应提供本机关 部门的具体意见 措施 方案 要避免以决断的口吻行文 对本机关的意见 措施 方案等均应表述为 拟 怎么办 而不能表述为 决定 怎么办 32 3 请示结语 常另起占行 惯用的请示用语有 请予审批 请予批准 当否 请批复 等 但不能使用 以上请示如无不妥 请批转 执行 或 当否 请批转 之类的呈转性用语 4 落款 请示的落款为请示单位名称和成文日期 请示单位名称一般为加盖请示单位公章 成文日期为汉字的年 月 日 请示还应该在附注处标明联系人和联系电话 以便于上级机关与请示机关及时沟通 33 四 请示写作的注意事项 1 要严格遵守行文规则 请示公文具有固定的行文规则 必须严格遵守 这些规则主要包括 一文一事 只能主送一个机关 不得越级请示 不得将请示直接主送领导同志个人等 2 严格遵循请示内容真实 理由充分的原则 内容真实 就是不能为了让上级领导批准而虚构情况或片面地讲情况 提问题 理由充分 就是请示的原因必须讲清楚 这是上级机关能否批复的依据 3 请示的语气要平实 恳切 用词准确 以事实引起上级机关的重视 34 标准格式一 关于 的请示 主送机关 目前 事实依据 根据 道理依据 为了 目的主旨 现拟 意图主旨 由 分旨 当否 请审批 意图主旨兼结语句 印章 年 月 日 35 标准格式二 关于 的请示 主送机关 目前 事实依据 根据 道理依据 为了 目的主旨 现拟 意图主旨 由 分旨 当否 请审批 意图主旨兼结语句 印章 年 月 日 36 标准格式三 关于 的请示 主送机关 为了 目的主旨 现拟 理由如下 一 事实依据 二 道理依据 当否 请审批 意图主旨兼结语句 附件 分 分旨 印章 年 月 日 37 报告 和 请示 是为数不多的上行文文种 是下级机关向上级机关呈报的公文 但是 两个文种在以下几个方面却有不同 1 行文目的不同 报告 的目的在于汇报工作 反映情况 提出意见或建议 回答上级机关询问 以便上级机关了解本单位情况 能够有针对性地予以指导 而 请示 的目的 是为解决某一问题 请求上级机关作出指示或予以批准 所以 报告是陈述性公文 请示则是呈批性公文 38 2 行文时间不同 报告 是在工作结束后或工作正在进行中行文 而 请示 则必须要在事前行文 不能先斩后奏 3 答复的形式不同 报告 不要求上级机关回复 而 请示 则要求上级机关及时批示或批复 39 第五节批复函 一 批复 一 批复的概念 特点和种类1 批复的概念批复是 答复下级机关的请示事项 时使用的文种 是下行文 40 2 批复的特点 1 行文具有被动型 2 内容具有针对性 3 效用的权威性 4 态度的明确性 41 3 批复的种类 1 请示性批复 2 批准性批复 3 批转性批复 42 二 批复的格式和写法 批复的标题 发文单位即行文主体 既不能不写 也不能随意略写或简化 事由大致有两种写法 一种是用表示关联范围的介词 关于 加上请示或批复的事项来表述 如 国务院关于1991 2000年全国治沙工程规划要点的批复 另一种是在 关于 和请示或批复事项中间再插入一个表态动词 同意 来表述 如 国务院关于同意开放 航空口岸的批复 43 批复的正文一般由三部分组成 引语引述来文作为批复的依据 方法有四种 第一种是结合请示的日期引述 如 年 月 日来文收悉 第二种是结合来文的日期和文号引述 如 年 月 日 号文收悉 第三种是引来文日期和来文名称 如 年 月 日 关于 的请示 收悉 第四种是引述来文日期和请示事项 如 年 月 日关于 问题的请示收悉 44 批复的主体 应针对下级机关请示的事项 表示同意与否的态度 有时还要阐述同意或不同意的理由 答复请示事项针对性要强 答复要明确具体 简明扼要 表达要准确无误 批复的结尾写法有三种 第一种是提行写 此复 或 特此批复 第二种是写希望和要求 给执行请求事项的答复指明方向 第三种是秃尾 就是请示事项答复完毕就告结束 此种结尾方法使用的频率越来越高 45 5 批复的写作要求 慎重明确一文一批复 46 二 函 一 函的概念特点和种类1 函的概念函是 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 的公文 47 2 函的特点 1 用途的多属性 如询问或向有关主管部门请求批准 这一点与请示相似 主管部门答复有关部门请求的审批事项 与批复相似 用作答复有关部门请求的批准功能 具有指挥作用 但就与有关部门商洽工作或对某一问题的回答这一点来说 又没有指挥功能 2 内容的单一性 函的主体内容具有单一性的特点 一份函只宜写一个事项 3 写作使用多种语气 由于行文方向不一 功能各异 因而函没有统一的语气 商洽工作用商量语气 请求对方回答问题用询问语气 答复对方问题用肯定或否定语气 需要主管部门批准用请求语气 48 3 函的种类 按行文关系分发函 复函 按内容分告知函 商洽函 询问函 请求函 答复函 按形式分公函 便函 49 没有版头 标题和发文字号的函 属便函 不列为正式公文 正因为函具有多属性的特点 所以它成为公文中最轻便 快捷的一个文种 实际工作中这一文种的使用频率特别高 常见的主要有以下几种类型 1 商洽函 用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作 如商调工作人员 联系参观学习 商请提供帮助和支援等 这是实际工作中最常用的一类函 2 询问函 用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或征求意见 50 3 告知函 用于主动告知对方某一情况或事项 这是不一定需要对方答复的一类函 目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求 这类函的作用及功能与通知相同 4 请批函 用于向有关业务主管部门请求批准 这类函的作用 功能与请示相近 区别在于 函 是请示 有关主管部门 请示 是请示 上级机关 请批函不具备请求指示的功能 5 复函 用于回复对方的询问函 请批函和商洽函 即对对方询问的事项 请求批准事项及商洽事项作出答复 51 三 函的格式和写法 1 函的标题 正式公函 其标题也由发文机关 事由 主要内容 文种组成或省略发文机关名称的写法 重庆市人民政府关于申请重庆交通学院更名重庆交通大学的函 交通部关于支持重庆交通学院更名重庆交通大学的函 2 函的主送机关 多数函的主送机关只有一个 也有涉及多个主送机关的情况 52 3 函的正文 发函缘由 是函的开头部分 主要用来说明发函的根据 目的 原因等 如果是复函 则先引用对方来函的标题 发文字号 然后再交代根据 说明缘由 然后常用 现将有关情况说明如下 现就有关问题函复如下 等一些