自动化办公系统功能模块介绍

皓峰通讯-建设装饰行业信息化专家一、 皓峰建筑装饰行业功能模块目录适用于200用户以下（含200用户）企业功 能 模 块说 明1、 协作平台（集团版）OA+人力资源系统2、经营管理系统项目登记到中标的投标过程管理。包含登记、备案、预审、投标以及对项目经理、证件、接待考察管理、合同管理3、项目管理系统开工管理，项目开工阶段的资料移交、合同交底、四大计划的管理，施工管理，工程施工整个阶段的各项工作管理竣工管理系统工程完工后所有需要后续的管理与服务4、材料管理材料采购计划、审批、询价合同签订及仓库入库、退库、班组领料、盘点、移库的管理 5、财务管理系统 各类材料合同付款、及应收应付款及实际收付款管理（非金蝶用友做账系统）6、决策支持系统提供领导所需各种辅助决策的数据分析报表皓峰装饰行业系统功能列表1、OA、人力资源管理模块个人办公系统邮件系统1. 具有内部邮件查收、删除、转发、回复、功能2. 具有设置虚拟工作组收发邮件（行政组、经理组等）3. 具有邮件灵活群发（部门+部门；部门+人员；人员+人员）4. 具有重要邮件的收藏功能5. 具有发件人可以查看收件人查阅邮件时间的详细记录短信息1、 具有内部短信息查收、删除、转发、回复功能2、 具有备短信息点对点收发功能3、 具有短信息灵活群发功能（部门+部门；部门+人员；人员+人员）通讯录功能1、 个人通讯录（方便分类记录个人客户的联系方式）2、 企业通讯录（方便查阅企业内部员工的联系方式）公告通知1、 具有公告通知查收、删除、修改功能2、 具有公告通知类别设定（系统公告、奖励公告、会议通知等）3、 具有设置需审批的公告通知、进行公告通知审批的功能4、 具有公告通知灵活群发功能（部门+部门；部门+人员；人员+人员）5、 发布人可以查看哪些人员已经查阅公告以及查阅时间的详细记录文件柜系统1、 具有个人文件柜建立、删除、修改2、 具有包括共享文件柜的建立、删除、修改（树状权限设置，不同权限的用户可以访问不同的文件）。工作管理系统工作日志管理1. 具有工作日志分类别进行记录2. 具有建立工作日志的功能3. 具有工作日志查询人员的设置日程安排管理1、 具有日程安排2、 具有日程安排的查询3、 具有日程安排短消息提醒功能公文管理系统公文管理1、工作流程的灵活自定义,并可根据公司的管理制度变化而自由设定。2、具有领导可以进行公文审批和查看已批公文功能。3.具有领导手写签名的功能4、 具有表单的自由设计。可根据公司的需要自由设计不同的表单。（比如人事类型的员工请假单；行政类型的办公用品申请单、资产调拨单等）。5、具有字段控制，公司各种文件的审批需要哪些领导完成，可以由系统中的流程严格控制，不会出现冒名签字等现象。6、具有公文数据的导出功能（以EXCEL、WORD形式）7、具有包括员工可以查询工作流程的审批步骤。行政办公系统办公用品1、具有按办公用品类别（办公桌、A4纸、喷墨等）管理功能2、具有员工申请、使用办公用品功能3、具有领导进行办公用品审批4、具有办公用品最低库存警报功能5、具有录入办公用品详细信息功能6、具有提供可循环利用的办公用品归还功能7、具有办公用品申请审批步骤查询8、具有已发、已申请办公用品管理9、具有办公用品数据的导出图书管理1、具有员工进行图书借阅、归还，查看自己图书申请审批步骤2、具有图书分类管理（业务类、技术类、管理类等）功能3、具有领导对图书进行审批，查询已批、待批的图书申请功能4、具有录入图书详细信息功能（库存位置、出版社等）车辆管理1、具有用车申请、使用、归还，查看自己车辆申请审批的步骤2、具有对司机、车辆进行管理功能3、系统自动生成用车记录4、具有分类管理车辆（东风车、商务车、面包车等）5、具有车辆管理员设定6、具有领导可以对车辆进行审批7、具有用车时间、归还日期、目的地记录资产管理1、资产分类管理（如办公设备、物业用品、电器设备等）功能2、具有人员对资产进行申请、使用、归还功能3、具有对资产的供应商、用途、来源、位置等进行记录管理4、具有领导对审批资产进行审批，查询已批、待批资产功能5、具有对资产的原、现责任人、批准人、批准日期进行记录管理6、具有员工可以查看自己资产申请审批流程的步骤7、具有可以对资产管理数据导出人事管理系统人事管理1、部门管理（包括设上级部门、设置十级的虚拟流程部门领导）2、根据公司的实际情况对工作用户组进行设置（一般用户组、公告通知组、车辆管理组、收发邮件组等），有新员工入司先分配到一般用户组，再根据工作范围分配到公告通知组等。可以直接往工作组中加入人员。3、对员工资料统一管理，可以设定员工负责的部门。4、对人员进行编制5、人事异动管理6、薪酬变更管理7、员工离职管理，每一位离职的员工都将保存在员工离职库中，而不是直接删除，如需复职，在离职库中点复职按扭就能实现。8、人事参数设定（学历、学位、政治面貌、职称、民族等）企业论坛系统讨论区1、具有设置论坛管理员等系统参数2、具有管理论坛帖子和收发帖子3、具有按照部门分权限建立讨论区个人设置系统个人设置1、个人密码修改2、常用模块快捷方式设置3、个人资料修改系统管理系统设置模块1、添加新员工，为员工分配角色和用户组2、用户组权限修改3、每一项操作是否记录设置、系统配置设定4、系统日志、流程角色人员、印章管理、电子签章控件下载报表中心报表中心1、 可以生成各类办公用品领用表2、 可以生成各类图书借阅表3、 可以生成车辆使用情况表4、 可以生成薪酬福利变动表5、 所有报表均为客户自己设计、生成（限对应模块有的字段）6、 每张报表均可以设定权限查看人员7、 每张报表均可以设定管理人员11、预留和其他系统的接口知识管理系统知识库1、 公司制度知识库、岗位知识库、学习园地，支持各种文档资料发布；2、 资源中心，包括公司日常管理解决案例、公司各种电子资料、技术文档、图片资料的上传发布，组合条件的文档检索、查阅及阅读权限设定；3、 灵活的知识管理分类、知识管理员管理设定功能；4、 文档的增加、编辑、删除功能，重要文档防拷贝、防打印、防下载控制；5、 支持文档点评、推荐、版本管理、收藏功能2、经营管理模块模块功能子菜单功能描述经营管理1、项目登记1、来公司注册登记的项目统一进入系统进行管理，避免项目重复或者遗漏。2、项目办理2、已登记过的项目的后续办理入口（如报名备案，预审或投标），各项日常事务的办理均在此唯一入口进行办理，避免公司各项繁杂事务的混乱。3、报名备案3、登记完未报名的项目，用于业务办理人员非常清楚目前项目办理状态、并且在公司备案后可以在一定时间对项目进行保护。4、资格预审4、在预审阶段的项目管理，以便公司相关人员更好服务于公司目前的项目。5、项目投标5、处于投标状态的各项目的管理，并且相关人员辅助配置五大员以及各类项目所需资料。6、投标审批6、投标文件编制后，经过公司各级项目领导的审查修改，审批后方能进行对外投标。7、投标跟踪7、投标跟踪包含了投标过程的计划与任务管理，用于投标阶段的各项工作进行计划到任务分配管理。8、开标情况8、主要包含了投标结果的填写，对整个开标过程的记录和价格计算，可以算出每次投标各个单位的投标报价的下浮率。证件管理9证件管理1、对公司所有的企业证件、人员进行数据导入系统生成证件库，同时设置证件的过期提醒及预警办理、及过期证件信息等2、在项目投标过程中可以在直接在证件管理模块进行预约及申请需要用到的证件，可以实时的查看各个证件的动态。3、可以快速通过证件查询模块查询证件位置，便于证件的跟踪，可以根据项目名称查询该项目使用了哪些证件，也可以根据证件查询到证件现在是使用哪个项目上等功能。委托书管理10、委托书管理1、可以在系统上根据等级的工程名称直接开具介绍信、法人代表证明书、法人授权委托书等常用的单据。2、可以根据委托书的查询功能，查询哪些项目是否开具了介绍信、委托书的情况。合同管理1、施工合同对所有的施工合同进行登记，形成施工合同统计月报2、设计合同对所有的设计合同进行登记，形成设计合同统计月报3、分包合同对所有的分包合同进行登记，形成合同月报4、委托合同对所有的施工合同进行登记，形成合同月报5、合同汇总对所有的项目合同进行统计与分析3、项目管理模块功能模块子菜单功能概述开工管理1、资料移交项目中标之后，投标中心对中标资料进行移交，并移交给多个部门。2、合同交底在合同管理中，把重要性的条款及要求进行提出。3、施工立项对于所需要的人员精简配置，关键岗位必须配置的要列明清楚人数。4、四大计划进度计划：在整个项目中，需要做好项目进度的控制，在什么阶段需要做什么事情，都需要明列清楚。劳动力计划：项目中，人员配备的安排，精确到周或者月。材料总计划：通过项目部和材料采购中心、成本控制中心的结合，可以在材料总计划很好的控制材料的成本。资金计划：项目中，每月需要用到的材料款、人工费、办公费用等等都需要做好相应的计划工作。施工管理5、资金管理资金对比：计划资金与实际资金的对比，如有超出，有相应的提醒。月度资金支付：项目部提交每月资金支付的情况。代开发票申请：项目部向公司提交开发票的审批。履约保函申请：项目部向公司提交开履约保函的审批。预付保函申请：项目部向公司提交预付保函的审批。项目应收款：查看项目应收款的报表统计。6、进度管理进度确认函：进度确认函中体现施工的进度和完成合同的百分比，甲方和监理单位的签字和盖章通过扫描上传。进度对比：计划的进度与实际的进度对比，如有超出，有相应的提醒。7、质量管理质量检查：检查分布工程和子分布工程完成的情况，并可以对不符合要求的进行原因的填写。8、签证管理项目签证台帐：记录审核签证发生的原因、业主批复的情况，签证的金额等。9、项目经理管理项目经理周报表 ：每周对工程的现状如实反映，并且以上传图片的方面体现各部分的情况。项目经理月报表：每月对工程的现状、进度、应收款的情况进行反映。10、项目考核对质量、工期、技术、安全、材料、劳务等进行评定考核。11、其它管理包含管理人员通讯录、甲方人员通讯录、人员备案 等。竣工管理1、移交1、现场移交：竣工后把现场移交给甲方。2、资料移交：将各种相关设计资料、图纸以及说明书等文档移交给甲方。2、撤场1、撤场人员：相关人员撤离现场。2、临设：临时设施的处理。3、办公设备：工地所有办公设备的移交管理。4、后勤：工地根据实际情况安排后勤事务。5、资料归档：所以需要整理的资料进行分类归档。3、结算结算上报：根据最终的项目结算上报领导审批。结算审批：根据权限审批项目的结算报告。4、保修1、保修合同：竣工移交后按照所签订的保修合同开始进入保修期。2、责任方明细：根据合同的关键 条款约定双方所需要承担的服务责任。3、保修记录：根据实际的保修记录公司所进行的售后服务情况。5、回访1、回访单：项目结束后，定期回访客户。劳务管理1、劳务考察1、对劳务班组进行考察与评定2、对劳务班组进行工程分项议价的管理2、劳务合同1、劳务合同：对劳务合同进行管理。2、劳务签证：对工程变更导致增加用工量的管理。3、劳务结算1、根据劳务工资结算情况生成人工费用报表。2、劳务结算：相关班组完工后用工量的最后结算。3、月度付款：对工人工资支付进行管理。4、实际收方：实际用工量的登记管理。4、材料管理模块功能模块子菜单功能概述供应商管理1、供应商资料统一格式，汇总生成公司所有合作的供应商的资料。2、供应商评定表通过评定形成个合格供应商库、以供公司材料采购使用。3、合格供应商定期进行供应商的级别审定，对于后期合作不好，不合格的供应商，打入黑名单不再合作。询价造册4、询价造册对合同材料、各类零星材料的价格进行分类管理登记造册，以便工地选择各类急需材料备用。降低公司材料采购成本。材料计划5、材料采购材料采购计划：通过材料总计划中的材料，去制定材料采购的分计划，数量和单价都有严格的控制。材料采购订货单：根据材料的不同去选择不同的供应商进行审批。材料总计划变更：计划外的材料或者是设计变更等情况进行变更的编写。6、材料合同合同签订：根据领导最后核定的价格和供应商进行合同协商最总形成正式采购合同。库存管理7、材料验收材料到货后仓管和材料员根据合同规定对材料进行验收。8、材料入库仓管根据合同对材料数量确定办理入库手续。9、材料出库施工人员领料，仓管根据规定手续办理领料出库手续。10、库存盘点仓管及材料员定期对仓库库存进行盘点，形成材料相关报表。11、退料登记对于不合格的材料进行退料处理，并进行登记。供应商结算12、材料结算月结供应商的结算管理5、财务管理模块财务管理1、工程款管理工程款的收款登记管理，形成每个施工项目的收款台账记录2、设计款管理设计款的收款登记管理，形成每个设计项目的收款的台账记录3、发票管理对每个项目工程的发票进行统一的登记管理4、收据管理对每个项目工程的收据进行统一的登记管理5、保函管理对于每个项目的保函进行统一登记管理，便于办理和查询保函业务6、外经证管理对于每个项目的外经证进行统一登记管理，便于办理和查询7、保证金管理