“跑龙套”公务员谈政府系统“OA”的建设与运用

“跑龙套”公务员谈政府系统“OA”的建设与运用政府“OA”(办公自动化建设就似一台唱了三十余年的“大戏”,“剧本”随着政府职能转变和管理体制的变革也在不断修改与完善。作者以“参演”十几年的实践经历,在此谈谈推进“OA”建设进程中如何提高“OA”运用的个人作用以及相关的问题。一、对“OA”的认识“OA”是计算机和通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。正是这种结合的逐步提升,使传统的办公方式得以改变。而且,通过“OA”改善管理思想和管理手段的实践过程是无止境的。政府工作的重点不外乎“调研、信息、督查、协调与服务”诸方面。办文、办会、办事是为最常见的体现方式。目前,政府网络建设已提供了部分实现“OA”的可能性,要真正全面实现“OA”,除硬软件设施的配套外,需要依托建设进程更多地物化我们思维中的科学管理内容,要根据职能转变不断赋于“OA”以新的内容。首先是强化面向个人通信的应用。要求办公室人员最大程度地利用电子邮件方式收发办公信息,以方便办公,节约纸质邮件费用,及时处理办公事宜。二是面向信息共享的应用。主要是收集、处理、检索信息,向不同权 限的群体发送不同内容的信息,通过管理工作信息让自己使用信息并掌握管理的主动权。三是面向工作流的应用。这方面仅采用了对各项工作的目标管理全程操作。在已确定和分解了目标后,对其进行控制、监督、加速目标实现的进程。比如不定期在网上发布政务信息刊用(口内情况,利用网上督查促成部门重视和完成信息报送工作,再如对各部门岗位目标和重点工作实施情况的不定期网上督查。特别是抗非典时期,成立非典办的当天,即利用政府网平台建立了通讯网,使抗非典信息由下而上的日报及专报、简报制得以顺利实施。最大程度地运用“OA”系统应对了突发疫情的发生和处理,为日后建立突发事件预案提供了经验。由此,通过网络的作用,沟通反馈及时发现工作流中的阻塞现象并通过督查反馈及时解决了不少问题。几年来,口内各办公室人员依托“OA”既成为各项工作流的执行者,也是部门工作的管理者,工作协同性及时效性均有提高。四是面向决策支持的应用。这是信息依托“OA”技术中最高层次的应用。诸如工作过程中对市领导关心的问题,需要即时了解的情况,通过网上检索,采集处理信息,提供决策参考服务。只是目前尚在等待三网一库的建成完善,以便提升个人应用的效应。二、目前“OA”运用的缺陷剖析。“OA”建设的目的是通过先进成熟的计算机通讯技术手段建成的高质量、高效率、智能化的办公系统。为政府领导决策和日常办公管 理提供信息服务,提高办公效率,减轻工作人员负担,节约办公经费、改变传统管理思路和模式,提高管理人员和工作人员素质,从而实现政府工作决策科学化,无纸化。那么,某市的“OA”建设目前所处的状况是否适应这一目的的实现,又有哪些尚待关注的事宜呢?从97年至今,某市政府网建设基本实现了基于二代邮件系统的公文和信息的网络传输。政务网联结了140家市级部门和6个县(市、区,30余家部门实现局域网运作和“OA”;目前正在进行的两站一系统建设也将为政务公开、审批系统互动,便民服务和全市共享办公平台实现现有“OA”联接与交换以及政务登录、收集与交换等项目的实现提供最大的可能。应该说由于领导重视,投入到位,“OA”建设现状是令人振奋的。但仍觉得有些小缺陷务必给予关注。1、缺乏建设与应用统一性。从目前情况看,由于对计算机及其应用体系的认识参差不一,计算机本身及其功能的闲臵情况较普遍,这就易导致单机使用的工作效率达不到应有的水平。尤其是目前双轨制的较长时期并存,使个体操作停留在双重处理的不协调、纸张大量浪费及重复劳动的状态。事实上“OA”建设最重要的意义恰恰是应用,表现为包括领导在内的整个系统对其有一定的认识,重在应用与建设的统一性或者说同步性。2、缺乏强制应用机制。严格地讲,“OA”建设是一项领导工程。 “一把手”原则很关键。领导如率众“亲征”应用是最好的干预手段。同时从领导角度在不同场合多宣传,多要求,多强调,多督查,甚至于一两句关键的话,均可成为推动应用高潮的超强催化剂。当前要的就是这样的一种最有成效的行政协调。应该相信,随着“OA”建设的发展,技术含量会日益增加,行政协调量也会相应增加,单靠信息技术部门的力量不可能完全解决全面普及应用的问题。因而有足够的技术支撑与包括领导影响力在内的行政协调才能促成同步普及应用的局面。3、缺乏信息多向流动机制。信息共享是政府“OA”建设的目标之一,建设原则应强调打破条块分割,提高政府部门间的协调协作水平和政府工作的透明度。如何把分散式信息处理所产生的业务信息与共享信息资源互为一体,同时明确授权范围,是今后值得思考解决的大问题。4、缺乏统一的技术标准(文档、流程、管理、监督。本市至目前所使用的二代邮电系统及将推进的二网一系统建设奠定了使用统一技术标准的基础,这方面将有相当的工作量需要展开。三、如何有效实现“OA”运用的个人作用。众所周知,政府管理信息网络化是一场势在必行的革命。强调的 就是政府的管理、监督功能的实现,或者说是用电子网络技术来制约行政行为的随意性和暗箱操作。这其中,每一位公务员承担着学习适应与尽快掌握应用相应技术的责任。作者认为,这也许是今后几年作为公务员自身建设的一项最紧迫,最重要的任务之一。因此,作者设想(大到行政首长,小到跑龙套的公务员是否应有三个调整点。一是迅速达成认识的同步性。电子政务的实现不仅依托三网一库的数据平台,更在于具备相当水平应用技能的人员。而每一位从事政务工作的人员必须迅速达成认识的同步性,即每位工作人员都是实现这一目标不同环节的具体操作者,这是网络化工程应用必然的需求,任何一个环节受阻,则无法实现政府政务工作流程。作者在工作实践中曾尝试“倒逼法”制约各办公室人员最大程度地实施“OA”同步性。如办公室人员务必每天四次以上上网检索,及时迅速处理各类政务工作任务;通过实施反馈信息的时点监测(回执等提升督查及相应工作的效率等方法,使各相关人员认识到,不养成及时上网的习惯则不能了解上级相关工作内容要求,更不能达成系统内外的协同效应。二是迅速达成培训的同步性。考虑到目前及今后工作协同性的日益加强,大量的工作流应用程序会出现,相应的业务技能非个别人承担即可解决问题,所以作者在工作中利用网上同步培训进行指导。虽赛飞 OA 培训学院 然这是浅层意义上的尝试，但容易达到同步提高效应。诸如日常工作 流程中包含诸多电子政务应用子系统， 通过网上培训不仅可以减少培 训的工作量，而且因为办公自动化应用系统以电子邮件为统一入口， 其系统易用性已经提供了这样做的条件，作为用户的操作者，在网上 了解需要处理的工作，接受同步培训是轻而易举的事。 3、迅速掌握技术上的协同性。有了认识及培训的同步性，更为 重要的就是各环节迅速掌握“OA”应用技术方面的协同性。作者目前 尚不熟悉将出现的许多新情况，诸如：大量复合文档型数据信息处理 赋于个人什么职责？大量工作流应用中， 群组为完成某项业务所进行 的工作转交有哪些内容？如何操作等。但可以想象， （以办文为例） 即便是从一个文件的起草 （发起流程） 均要经过相关环节的处理 ， （签 署、会签） ，到发出文件、归档入库的终点，其流程互相连接，交叉 式循环进行，在这项既是起点也有可能是终点的过程流中，每一个操 作者如何做才是达标的？这涉及到技术运用方面的协同性， 需要迅速 学习，时刻准备适应。 唯有认识、 培训、 应用本身及之间的协同性， 方可真正达到 “OA” 应用带给政务工作的协同效果，才能有序地提升政府工作效能。 四、实现“OA”务必具备好的“剧本”与“导演” 赛飞 OA 培训学院 诚然，一介公务员谈“OA”建设的全部是力不能及的事。但正如 文前所言，一台“OA”大戏没有科学细致不断完善的策划（剧本） ， 加上切实有力的组织指挥（导演） ，恐难以有效地全面实现“OA”建 设及应用并达成政府管理的理念。 好剧本必有重头戏。有资料显示：目前国内许多地区碰到的一个 难题就是系统规划和具体实施之间的矛盾。有可能出现的局面是：因 建设周期长， 尚未到应用阶段， 其规划已滞后， 失去可行性。 “OA” 所以 建设作为一项高技术、高投入，牵涉面广，周期较长的系统工程，搞 好建设规划亦即有个好“剧本”当是重头戏。 首先，规划重点应是现状、应用需求分析。由此来制定切实可行 的总体目标和阶段目标。 并且还得从系统的同步运行角度兼顾各级各 部门的平衡发展，可以考虑首先选择一个单项作为突破口，如完善联 结省、市、县、区的办公业务网，统一个人办公平台，电子邮件系统， 在此基础上， 再统一开发推广通用应用软件系统， 要允许 “远粗近细” 的规划，并随时作必要的调整。 其次，充分认识技术发展与行政协调的关系。以龙套者眼光站在 导演位置上的思考是：十几年的“OA”建设过程显示一个不争事实： 离开强有力的行政协调， “OA”将一事无成。一方面，每一位个体从 认识到接受，再到自觉应用成为具有多种技能的“OA”应用主体，是 赛飞 OA 培训学院 一个复杂的磨合过程；另外， “OA”具体项目不论是需求分析、总体 设计、数据标准制定、采集信息数据，每步环节都少不了行政组织强 有力的协调。 因此， 为避免较长的建设周期与应用效果间的矛盾冲突， 应有一家统一的“OA”协调机构，使技术通过行政协调“将相和”就 能更大程度上避免人财物的浪费。 通过对系统建设的行政干预形成新 型的办公方式，尔后再通过“OA”桥梁为电子政务开道，最终达到信 息资源共享目标。 再则， “OA”电子政务方面的人才建设（主演）也是个重点。好 的“OA”应用系统是靠既懂政府工作又擅长软件开发的复合型人才， 在应用中开发出来的，特别是某市这样已具一定建设规模的状态，随 着电子政务项目外延的不断扩大，应用形式将围绕政府部门内部、政 府部门之间和政府部门与民众之间这三条主线展开。 所以作者的感觉 是：有一个统一的“OA”协调机构，选定软件开发先期重点，注重复 合型人才的引进和培养是当前最需要做的事