体系文件之招聘、转正及档案管理规定

深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 人事聘用、档案及人员转正管理规定 密 级： 发放编号： 编 制：易龙军 审 核：邱大云 批 准：周宏泉 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 1. 范 围 适用于公司本部、本地项目处及异地分公司的员工招聘、档案及转正管理工作。 2. 控制目标 通过系统化的招聘、档案及转正管理保证招聘工作的质量，维护公司人事档案的完整。 3. 职 责 3.1 人事行政部 1) 公司人事行政部 a) 制订公司年度人员招聘计划； b) 本部各部门人员和深圳区域管理处及分公司主任级（含）以上管理人员的招聘、转正和员工档案管理； c) 办理公司本部及深圳区域统一招聘的新员工的报到、转正手续，档案管理。 2) 管理处、分公司指定人事行政管理管理部门 a) 组织本管理处或分公司的人员需求调查，向公司人事行政部提供本单位年度聘用人员需求或补充计划； b) 组织实施本管理处或分公司基层员工的招聘、转正并报公司总部人力资源部备案； c) 办理本单位招聘新员工的报到手续和员工档案管理。 3.2 深圳区域管理处及总部各部门 1) 提供本部门年度人员需求或补充计划； 2) 参与对本部门新员工的招聘、试用期的考核鉴定工作。 3.3 异地管理处及分公司经理 1) 审核本单位人员年度招聘计划； 2) 审核本单位主任级以下员工的招聘录用、转正异动，并上报相关资料交公司行政人事部审核； 3）按公司规范保管本单位员工人事档案。 3.4 公司领导 1) 分管领导负责分管区域年度招聘计划审核，管理处主任级以上人员的招聘、转正审核； 2) 总经理负责年度招聘计划审批、异地管理处主任以上人员以及深圳区域管理处管理员类员工的面试；并负责所有公司所有管理员累员工的录用、转正审批。 1 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 3.5各职级人员定义 3.5.1 管理类员工 包括行政、财务、客服、收款员等非基层类员工 基层员工 指安全员及保洁员，但安全主管/安全队长、保洁主管不在此类 3.6权责权限 3.6.1 招聘面试及录用转正权限 职级 管理处/分公司 相关部门 人事行政部 分管副总 总经理 管理处主任及以上 一面/审核 二面/审核 终面/审批 异地管理类员工 终面/审批 备案 异地基层员工 终面/审批 备案 深圳管理类员工 一面/审批 二面/审批 三面/审核 终面/审批 深圳基层员工 终面/审批 备案 3.6.2 档案保管 职级 管理处 分公司 人事行政部 管理处主任及以上 保管 异地管理类员工 保管 扫描件 异地基层员工 保管 扫描件 深圳区域员工 保管 4. 流程说明 4.1 原则 4.1.1 坚持公平、公正、公开的原则。所有应聘者机会均等。不因应聘者的性别、民族、宗教信仰和推荐人不同而给予不同的考虑。 4.1.2 坚持内部优先原则。对公司内符合招聘职位要求及表现卓越的合适员工，将优先给予选拔、晋升。其次再考虑面向社会公开招聘。 4.1.3 坚持亲属回避原则。招聘、面试、录用过程中，与应聘者有亲属关系的工作人员应回避，确为招聘所需的，报公司人事行政部审批。 4.2 招聘计划和需求 4.2.1 人事行政部根据公司领导审批通过的年度人员编制计划，组织各部门进行年度人力资源需求分析，确定需要招聘的岗位及人数，制定年度公司人员招聘计划及相关费用预算，报 2 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 公司领导审批后组织实施招聘。 4.2.2 用人单位（含本部部门、本地管理处、异地分公司）因工作需要，需超出编制或改变原年度招聘计划的，由部门负责人填写招聘需求申请表报分管领导审核、总经理审批。对新设岗位的需附拟该岗位的岗位说明书。 4.3 招聘渠道 4.3.1 招聘工作应根据招聘岗位、需求数量、人员要求、到岗时间和招聘费用情况，选择适合的招聘渠道，在满足招聘需求的情况下节约招聘成本。 4.3.2 招聘渠道通常有：内部的调整、推荐；人才中介机构、猎头公司的推荐；参加招聘会；报纸杂志刊登招聘广告；网络信息发布与查询等多种形式。 4.4 内部推荐与自荐 4.4.1 内聘信息公布：当空缺职位招聘困难或超过 30 个工作日没有招聘到合适的人选时，由人事行政部按标准格式制作内部空缺职位表，在公司公告栏发布通知。通知中需明确应聘报名开始和截止时间、应聘材料投递地址、内部评审时间等。 4.4.2 应聘报名：公司各级员工均有权根据内部空缺职位表所列的主要工作职责及规定的任职资格，向人力资源部门推荐或自荐候选人，并将候选人的个人简历、身份证、学历证书及相关证件的复印件提交人事行政部，同时在简历上注明推荐人的姓名、部门和电话。 4.4.1 评审和录用：人事行政部和用人部门根据职位说明书进行初步筛选。对初步筛选合格者，人事行政部组织用人部门负责人进行内部评审，然后按对应的等级任免权限报相应领导审批。被录用员工应按岗位变动管理规定中的规定办理相应调动手续。 4.4.2 推荐成功和奖励办法 1) 如被推荐人不符合空缺职位要求，推荐人不享受任何奖励。 2) 如被推荐人符合空缺职位的要求，且已通过最终面试，但没有被公司录用，给予推荐人表 扬、纪念品。 3) 如被推荐人被公司录用并顺利经过试用期成为正式员工，推荐人可获得通报表扬和相应的 奖励。 4) 本奖励政策不适用于：推荐人为被推荐人的直接或间接主管。 4.5 外部招聘 4.5.1 外部招聘要根据岗位和级别的不同采取有效的招聘方式。具体招聘方式如下： 3 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 1) 广告招聘 通过相关电台、电视、报纸、杂志及互联网络发布招聘广告。招聘广告的编写要做到真实、 合法、简洁。招聘广告要包括以下内容：公司的基本情况；政府和劳动部门的审批情况； 招聘的职位、数量与基本条件；薪资和待遇；报名的时间、地点、方式及所需的资料；其 他有关注意事项。 2) 人才招聘会招聘 在选择招聘会时应挑选对公司有价值的招聘会，展位准备要有吸引力，资料准备要齐全。 4.5.2 初步筛选 1) 报名截止后，根据招聘岗位的要求，由人事行政部进行初选。审查求职者的简历和相关 资料，并根据收集到的求职者信息按标准的毕业生和有工作经验者申请表分类建立外部人 才库。 2) 人事行政部将符合条件的应聘人员资料推荐给用人部门，与用人部门商定面试人员和初 试时间，原则上不应超过 3 天。 4.5.3 初试 1) 人事行政部以电话形式通知应聘人员参加面试时间、需携带资料（如学历、证书、身份 证等原件）和注意事项； 2) 初试前，应聘人员需提供真实的履历表，提供相关证书证件的原件以供复印存档，若日后发现有提供虚假材料的欺骗行为，将会受到取消公司成员资格的处理； 3) 初试由人事行政部组织和协调，按审批权限安排相关部门或领导主考。初试主考人组织对应聘人员的智力、品德、综合素质、专业技能进行初试和评价，并将评语填写在面试评估表相应栏目内； 4) 初试主考人应在面试时向应聘人员详细宣讲公司业务内容、企业发展方向及企业文化，岗 位描述和公司薪酬、保险福利待遇、绩效考核方法等； 5) 初试主考人可酌情对初试合格的人员进行笔试和测评。 4.5.4 复试 1) 人事行政部将初试通过人员的初试意见、笔试、测评结果递交用人部门的负责人，确定 复试人选和复试时间，原则上不应超过 3 天。 2) 复试按相关审批权限由相关部门或领导主持，提出面试意见和录用建议并记录在面试评 4 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 估表相应栏目内。 4.5.5 录用审批 1) 人事行政部须对复试合格的主任级（含）以上人员进行背景调查，填写员工背景调查记录； 2) 人事行政部与用人部门协商，根据公司薪酬标准提出员工薪酬建议，按相应的审批权限规定，办理新进人员录用审批手续。 3) 人力资源部门负责对确认录用的人员下发录用通知，明确告知拟聘岗位、薪资水平、入职 时间，需提供资料、证明等，必要时可进行面谈。 4) 对经复试或审批后不予录用的人员，由人事行政部负责通知其不被录用或暂不录用；对 有储备价值的应聘资料按岗位进行分类，存入公司人才储备库。 4.5.6 员工报到程序 1) 对被确定录用的人员，人事行政部与用人部门确定到岗时间，提前一周通知本人，被录 用员工必须在规定时间内到人事行政部报到，如在发出录用通知 15天内不能正常报到者， 可取消其录用资格。特殊情况经审批后可延期报到。 2) 入职人员办理入职手续时应携带的相关资料包括： a) 本人身份证、户籍证明原件； b) 最高学历、学位证书，专业技术职称、资格，特殊岗位执业资格证书原件； c) 一个月之内的区级以上医院体检报告原件； d) 一寸红底彩色照片 1张； e) 上一家服务单位离职证明或解除劳动关系证明； 3) 人事行政部应对入职员工提供资料进行详细审查，对有虚假者不予办理入职手续。同时 还应指定专人,协助新员工办理报到手续和入职引导。 4) 入职员工报到事项有： a) 填写员工入职信息登记表； b) 签订试用合同； c) 申领办公用品和其他用品； 5) 人力资源部门根据试用人员的相关资料在员工一周内建立其个人档案，档案一般包括学历证明、身份证明、资格证明、健康证明、考试记录等。 5 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 a) 公司本部、异地公司主任级以上员工及深圳区域所有员工档案由人事行政部办理并保存； b) 异地公司主任级以下员工原始档案由项目/分公司按保存，但需扫描报备人事行政部； c) 员工档案属于机密文件，除直接上级外，任何人借阅员工档案需报人事行政部并经总经理审批； d) 员工档案保存期限为员工在公司劳动关系存续期及离职后两年。 4.6 试用期管理 4.6.1 入职培训 1）人事行政部或项目在办理完毕新员工入职手续后，组织对新员工的入职培训，并对培训结果进行考核。入职培训的主要内容有： a) 公司简介：公司组织结构、规模、业务方向等； b) 企业文化：公司发展史、工作目标、管理理念、行为准则等； c) 管理制度：员工手册、公司行政管理、人事管理、财务管理制度等； d) 行为规范：员工日常行为规范、办公礼节礼仪等； e) 各部处对报到的新员工安排至少一天的岗前培训，培训的内容一般包括岗位说明书、相关的工作流程、该岗位在工作中可能遇到的问题及解决方法。 4.6.2 试用时间 1） 新员工自报到入职之日起进入试用期，试用期原则上为三个月，期满后公司认为欠满意，但认为有必要继续试用的，可延长试用期，试用期最长不得超过六个月。 2）新员工工作满三个月时，管理处（本部由人事行政部）及时通知新员工填写实习报告，交给用人部门负责人进行转正评估。 4.6.3 转正审批 1）新员工在试用期间发现有下列情况者，公司可随时停止试用，予以解雇： a) 发现提供不实经历或虚假入职资料者； b) 严重违反公司规章制度，给公司造成损失者； c) 工作成绩欠佳，且工作态度不正，经指导不能提高者； d) 试用期间无故旷工超过 2 个工作日天或事假累计超过 7 天者。 2）分公司/管理处制定人事管理员（本部由人事行政部）将已批准的员工转正表交人事行政部（相关资料按权限予以存档），。 6 深圳市龙吉顺物业有限公司 编 号：GPM-RL-01 版 本：2.0 管控体系文件 生效日期：2016-10-01 3）员工转正的审批权限按录用审批权限执行。 4）人事行政部门按照国家合同法相关规定，组织员工签订劳动合同。 6. 相关记录 6.1 年度员工招聘计划 6.2 招聘需求申请表 6.3 员工入职登记表 6.4 录用审批表 6.5 员工背景调查记录 6.6 内部空缺职位表 6.7 录用通知函 6.8 职务任免及工资审批表 6.9 员工转正/工资审批表 6.10 员工档案目录 6.11 员工手册签认单 7 年度员工招聘计划表 年 需要补充人员类别 所需条件 人招聘完招聘方式 需求单位 数 成日期 类别 拟聘岗位 性别 年龄 学历 专业 经理/主 任级 主管级 管理员级 安全 员及保洁 员 其他 人事行政部意见： 分管领导意见 总经理意见 R-RL-006/2.0 招聘需求申请表 需求部门： 日期： 数性年学编内/岗位名称 职称 专业知识与技能要求 量 别 龄 历 编外 需求部门负责人意见： 人事行政部意见 分管领导意见： 总经理意见 R-RL-007/1.0 员工入职登记表 编号： 入职时间： 年 月 日 姓名 性别 项目 职位 出生年月 最后学历 专业 毕业时间 近期一寸 免冠照片 联系毕业院校 政治面貌 电话 基职称级别 专业 取得时间 本情资格级别 专业 取得时间 况 婚姻状况 计生情况 血型 身高 籍贯 身份证号 社保号 户口 家庭地址 现住址 服役 服役地 兵种 年限 学校名称(高中起点) 专业 证件 起始时间 教育 情况 单位名称 工作岗位 主要职责 证明人 起始时间 工作 情 况 最佳工作经验及特长： 姓名 工作单位 与本人关系 联系电话 家 庭 情 况 发生紧急情况 与本人关系 联系电话 时联系人 附件：学历证 职称证 资格证 身份证 健康证 计划生育证明 一寸免冠彩照 张 其它： 1、以前有无违反治安条例或国家法律法规等行为。（ 有 无） 2、以前有无精神病史或家族遗传病史等。 （ 有 无） 申 报1、保证以上内容及所提供的资料真实，否则愿意接受公司处理及承担由此引起的一切后果；2、保人证接受公司提供的工作环境，工作条件；3、保证遵守公司的各项规章制度。 声声明人： 明 年 月 日 R-RL-008/2.0 员工录用审批表 编号： 填表时间： 年 月 日 姓 名 性 别 出生年月 学历 职称 录 用 审 批 用人 部门 意见 面试人： 年 月 日 人力 资源 部评评价人： 年 月 日 价 分管 领导 评价人： 年 月 日 录用 所属部门 职别 职位 试用期共 个月， 试用期定级： 元/月 自 年 月 日至 年 月 日。 薪金 待 遇 转正后： 元/月，其他说明： 董事长（核定权负 责人）审批 审批人签名： 年 月 日 转正审批 审批人签名： 年 月 日 R-RL-009/2.0 员工背景调查记录 姓 名 年 龄 性 别 最后学历 毕业院校 应聘岗位 个人基本情况 调查内容 调查结果 调查人 联系方法、电话真实性 家庭（居住）、通讯地址真实性 学籍、学历证书真实性 执业资格、其他资料真实性 工作经历 调查结果：工作时间、职位、薪金水平、工作能力、业被调部联系电话 绩（表现）、离职原因、人际关系、沟通能力、同事评工作单位 门（人） 价、个性 综述： 最终调 查意见 录用建议：录用 不录用 调查时间： 年 月 日 调查责任人： 说明： 1.主任级以上（含）岗位录用前必须进行背景调查，其他岗位可根据需要酌情进行背景调查。 2.员工背景调查记录作为员工入职必备资料存入员工内部档案。 R-RL-010/1.0 内部空缺职位表 职位名称： 所属部门、岗位： 直接主管： 主要工作职责： 1 2 3 4 5 任职资格要求： 学历： 年龄/性别： 外语/电脑能力： 相关工作经验： 性格/能力/态度： 公布日期： 要求上岗日期： 联系人及电话： R-RL-011/1.0 录用通知函 先生/小姐： 您好! 承蒙应聘本公司，经过慎重筛选，我公司已初步决定聘用您到我公司 部门 岗 位任职，你的报到日期为 ，试用期为 个月。您的试用期岗位工资为人民币 元（税 前）。 恭喜您被录用，请携带下列打“”的资料到公司报到： 体检表。 一寸彩色免冠相片2张。 身份证、毕业证书、学位证书（本科及本科以上者）、职称证书原件及复印件。我公司将进行查验，根据员工手册有关规定，持假证件者一经发现将立即终止聘用。 已婚者需结婚证原件。 有独生子女者需独生子女证原件。 本录用通知书的有效性将基于你合格的体检证明和有效的学历、身份证明。 您有义务对您的薪资内容保密，不将其告知第三方。 报到后，我们会为你做职前介绍，并安排您完成入职培训。祝您在我公司工作愉快！ 如有疑问或困难，请与我们联系。 联系人： 小姐/先生 电话： 深圳市龙吉顺物业管理有限公司（盖章） 年 月 日 R-RL-012/1.0 职务任免及工资审批表 姓名 性别 民族 出生日期 籍贯 婚否 专业 文化程度 身高 体重 特长 政治面貌 所属部门 编号 类别 试用 调岗 待岗 借调 外派 现职务 入司 (新录用人员时间 不填此项) 拟任命 时 间 年 月 日 年 月 日 职务 拟免 免职时间 年 月 日 职务 任免事由：（新录用人员不填此项，不够可另附页说明） 部门意见：（新录用人员不填此项） 工资级别 班长津贴 综合加班费 其 它 工资标准及福利 住房补助 (此项由人力资源部填写) 通讯费补助 执行时间 此标准自 年 月 日起执行 人力资源部经理意见 分管领导意见 总经理意见 R-RL-013/1.0 员工转正考核表 页次1/2 姓名 部门 职位 入职时间 考核时间 1请写出您的日常主要工作职责： 2您对公司及所在部门的管理运作有何意见或建议？(以下空格不足可附纸填写) 3实习报告：（用A4纸张规范填写附后） 部处负责人签阅意见： 考核项目 评价 评 语 优 良 中 差 本人自评/签名： 完成工作质量 员工自评： 主管评分： 优 良 中 差 工作效率/能力 员工自评： 主管评分： 优 良 中 差 工作态度 员工自评： 主管评分： 优 良 中 差 完成工作可靠性 员工自评： 直接主管意见/签名： 主管评分： 优 良 中 差 服务至上 员工自评： 主管评分： 优 良 中 差 批评与自我批评 员工自评： 主管评分： 优 良 中 差 团队协作 员工自评：