管理信息系统

管理信息系统Management Information System,天津科技大学经济与管理学院,第六章 管理信息系统的系统分析,本章内容：,1.结构化系统分析任务,2.系统业务流程调查分析,3.系统数据流程调查分析,4.系统处理逻辑分析,5.系统分析报告,情景案例青钢MIS的系统分析,在和青钢签订了开发包括物资管理、产品销售管理、计划管理、生产调度、财务管理、技术管理、总经理综合信息服务等7个子系统的开发合同后，李教授为上述7个子系统分别指定了技术负责人，并为整个项目指定了总体技术负责人。 MIS课题组设计了用于调查青钢相关部门组织机构、目标功能和信息需求的3张表格。随后，李教授率领课题组成员进驻青钢，组织所有与上述7个子系统相关部门的主要业务人员开了一个动员会。,青钢MIS的系统分析2,会上由杨总经理首先阐述了企业计算机应用系统对青钢规范化管理的意义，并动员大家协助该系统的开发工作。然后由李教授及项目总体技术负责人给各位业务人员讲解了如何填写调查部门业务的3张调查表。 会后，青钢信息中心傅主任与7个子系统的相关的物资处、销售处、技术处、财务处、计划处、生产调度处、总经理办公室等部门的主管领导进行协调，分别指定了熟悉业务的人员填写用于调查各部门业务的3张调查表。,青钢MIS的系统分析3,一周以后，课题组依据调查表绘制出了青钢的组织机构图，归纳总结出了组织机构各部门的工作任务。对每一项管理业务的处理流程及所处理的数据利用相应的描述工具进行了规范化描述。 对一些调查表中无法或很难描述清楚的问题，课题组专门组织系统分析人员与相关的业务人员进行了面谈和专题调查会，在交互过程中逐步弄清了通过调查表难以了解到的系统功能及信息需求。,青钢MIS的系统分析4,系统分析人员利用各项业务和数据间的关系分析了现有的业务流程。在解决了发现的问题后，通过对各业务流程的整理归纳，提出了新系统的功能结构，并对该功能结构中的每一项功能从内容上进行了具体描述。 MIS课题组将上述所做工作整理后形成了青钢管理信息系统系统分析报告。系统分析报告经MIS课题组及青钢业务人员双方确认后，课题组进入了下一阶段系统设计阶段。,青钢MIS的系统分析5,系统分析阶段的主要工作：（1）对现行系统的详细调查（2）描述组织机构及各部门的业务（3）描述现有系统的业务流程（4）描述现有系统的数据需求（5）依据业务及数据的逻辑关系，分析现有系统的业务流程及数据类（6）建立新系统的逻辑方案,第一节 结构化系统分析任务,一、系统分析的任务,对象,现行系统,目的,完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。,原则,用户参与原则,1.详细调查、收集和分析用户需求2.确定初步的逻辑模型3.编制系统说明书,二、系统分析的工作步骤,三、系统分析的调查方法,1.查阅资料2.召开调查会3.访问4.问卷调查5.参加业务实践6.电子问卷7.电话和电视会议,一、组织结构调查,二、功能结构调查,三、业务流程图,第二节 系统业务流程调查分析,为什么要进行企业调查？,MIS建设=组织结构的重新设计,新信息系统的设计=对组织有目的的改造,组织结构设计 进行组织结构设计，确定合理的组织形式，确定公司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。,阅读材料：逾淮之橘,为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？ 由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太深的企业，联想不会去碰。,海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。,一、组织结构调查,组织结构,指的是一个组织（部门、企业、车间等）的组成以及这些组成部分之间的相互关系。,1、,组织结构调查,组织结构图,2、,二、功能结构调查,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。功能即完成某项工作的能力。,销售计划管理,案例：中石化巴陵分公司的功能结构图,中石化巴陵分公司（以下简称巴陵石化）是中国石油化工股份有限公司下属的特大型企业，拥有56套生产装置和32套集中分散控制系统DCS。2001年6月，该公司投资近500万元人民币建设实施“生产综合管理系统”。该系统已于2001年年底投入运行，目前运行状况良好。,三、业务流程图,业务流程图(TFD，Transaction Flow Diagram),企业的运作是由企业组织机构的各项业务过程实现的，业务过程是企业动态系统的组成部分。 业务流程分析（描述）是对每一项业务分析，包括哪些活动（What），这些活动由谁（Who），什么时间（When）、如何（How）处理、为什么（Why）必须有这个活动，并用描述工具将每一个业务过程描述出来。,图例说明,数据/文件存档,业务处理单位,业务处理功能描述,表格/报表制作,信息传递过程,收集/统计数据文件存档,图例说明,业务处理单位,业务处理描述,表格制作,传递,存储,（本框内容为具体流程）,业务流程图绘制举例,例:业务流程图的绘制,高校教学MIS业务流程图的绘制,图 X高校教务处组织机构图,业务流程图的绘制（续1）,现行系统业务描述：招生办每年要根据人才市场需求及现有的专业情况，制定年度招生计划，然后进行招生工作新生入学后填写的学生情况登记表报各系、部后，再上报教务处教务科。教务科将这些报表汇总后与学校招生办进行核对，准确无误后存档以备使用。学生入学前一个学期，各专业要制定教学计划，教学计划由各个系部讨论，教学主任审核后，上报教务处，由教务处出面组织进行全校讨论，协调各专业的教学计划，最后形成综合教学计划下发各系部 。,业务流程图的绘制（例1续3）,每学期期中，各系部根据教学计划制定下一个学期各个专业的教学执行计划，系、部教学主任审核后上报教务处，然后各系、部根据教学执行计划安排授课教师，选购教材。各系将落实后的教师任务分配表汇总后上报教务处。学校实施学分制管理后，在每学期开学以前要进行学生选课工作。由教务处进行统一协调，最后制定出全校课程表下发各系部和学生。,业务流程图的绘制（例1续5）,期末考试结束后，各系部将学生成绩归档并进行学籍处理，然后将成绩及学籍处理结果报教务处审批执行。教务处对学生成绩进行分析，打印出补缓考学生名单，将补缓考学生名单下发到各系部，各系部有关教师出题、判卷。学生因病或其他原因可以申请休学、复学、退学等，学生提出申请经领导批准后执行，要将执行的结果记入学生学籍管理数据库。为了促进教学改革，提高教学质量，每年教务处要进行教学改革项目的立项、验收等工作。教务处还要根据教师任课情况、学生情况制定各种报表上报省教委、学校及各有关单位。,图 高校现行教学MIS高层业务流程图,图 基本信息管理子系统业务流程图,图 学生学籍管理子系统业务流程图,图 教务管理子系统业务流程图,图 成绩管理子系统业务流程图,习题1,根据对业务流程的文字描述绘制某企业的订货业务流程图：采购员从仓库收到缺货通知后，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就填写补充订货单交供货单位。供货单位发货的同时，向采购员发出提货通知单。,习题1答案,图 某企业的订货业务流程图,习题2,根据某储蓄所存取款业务绘制业务流程图：储户将填好的存（取）单及存折送交分类处理处。分类处理按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存（取）单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存折及存款单送交存款处处理。存款处理处取出底帐登记后，将存折退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处理处，该服务台取出底帐及现金，记账后将存折与现金退给储户。从而完成存（取）款处理过程。,习题2答案,图 某储蓄所的存取款业务流程图,习题3,根据某工厂成品库管理业务绘制业务流程图：某工厂成品库管理的业务过程如下：成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台帐。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台帐，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。,习题3答案,车间,入库单,保管员,库存台账,销售科,发货单,发货员,出库单,会计科,出库并发货,第三节 数据流程调查,一、数据流程调查的内容,二、数据流程图,三、数据字典,管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图，虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。但是还是没有完全脱离一些物质要素（如产品、单据等）。,一、数据流程调查的内容,1收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单）的典型格式。,2弄清各环节上的处理方法和计算方法。,3在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。,4在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型(数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。,1现行组织机构2现行各系统或部门的业务流程3各种会议的决议4计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构5上级下达的各种文件和各项任务指标6与本单位有关的其它单位的有关信息7其它各种报表、报告、图表,数据的来源管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到：,二、数据流程图,全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,2 数据流程图的特征,（1） 抽象性,（2） 概括性,3、数据流程图的基本符号,外部实体(External Entity),处理过程(Process),数据存储(Data Store),数据流(Data Flow),外部实体,外部实体(External Entity)或外部项,外部项（外部实体）表示与处理逻辑相关的、且为系统外部的人、部门、单位等。不受系统控制，在系统以外的事物或人，它表达了该系统数据处理的外部来源和去向。为了避免在数据流程图中出现线条交叉，同一个外部项可以在一张数据流程图中出现若干次。,处理过程(Process)或处理逻辑,数据处理,在DFD中，处理逻辑表示对数据的变换，从用户的角度看就是表示系统能够“作什么”。,至少应当有功能描述部分。应使用动宾短语为处理逻辑命名。,处理逻辑必须既有输入又有输出，I/O数据流的数量并无限制。,数据流,数据流(Data Flow),数据流表示数据在系统中的流动。,在数据流的上方写上数据流的名称。例如：,可能的数据流,数据流名称的表示,数据流有时是很明显的，这时可以省略，不需要描述数据流。,多个数据流的表示,例某公司的顾客可能寄来订货单、支票、退货请求，或前来询问某件事，如果把这些数据全部表达出来，这个数据流程图就不好看了。,多个数据流的表示（续1）,第一种解决方法：,多个数据流的表示（续2）,第二种解决方法：,数据存储,用来指明数据保存的地方，并非物理地址，而是数据库的逻辑描述。,为了避免数据流程图中线条的交叉，同一个数据存储可以出现若干次。,1）基本数据流程图按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。,4、数据流程图的画法,2）数据流程图的分层,由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。 1、首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。 2、下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解。例如将将“销售处理”分解为更多的“处理”。,第1层,数据流程图绘制示例,第2层,发货单,发货单,付款通知单,P1,图 某高校现行教学MIS高层业务流程图,图 某高校现行教学MIS的TOP数据流程图,图 某高校现行教学MIS的一级细化数据流程图,图 基本信息管理子系统业务流程图,图 基本信息管理子系统数据流程图,图 学生学籍管理子系统业务流程图,图 学生学籍管理子系统数据流程图,图 教务管理子系统业务流程图,图 教务管理子系统数据流程图,图 成绩管理子系统业务流程图,图 成绩管理子系统数据流程图,3）画数据流程图的注意事项（1）关于层次的划分（2）检查数据流程图的正确性数据守恒数据存储必定有流入流出数据流父图的的输入输出数据流必须出现在相应子图中任何一个数据流至少有一端是处理框（3）提高数据流程图的易理解性简化处理间的关系均匀分解适当命名,5 数据流程图的作用,（1） 系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程；（2） 可在图上画出计算机处理的部分；（3） 根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计过度；,（4） 根据数据流向，定出存取方式；（5） 对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。,案例汽车配件公司：第一层数据流程图（环境图）,配件库存,顾客,供应商,P1,处理业务,订货单,发货单,订货单,发货单,案例汽车配件公司：第二层数据流程图,顾客,供应商,处理销售,订货单,发货单,配件库存,P1.1,采购处理,P1.2,订货单,发货单,到货通知,登记账目,P1.3,收据,应付款通知,向供应商的订货单,汽车配件公司：第三层数据流程图,顾客,采购,编 辑订货单,订货单,配件库存,P1.1.1,确 定顾 客订 货,P1.1.3,产 生暂 存订货单,P1.1.5,对 照暂 存订货单,P1.1.6,业务员,开发货单并修改库存,P1.1.4,不合格,顾客,D2,D3,可发订货,不满足的订货,登 录新顾客数 据,P1.1.2,暂存订货单,D4,到货通知,新顾客,编制销售和库存报表,P1.1.8,销售历史,D5,应收款明细账,D10,配件库存,D3,合格的订货单,检 索库 存,P1.1.7,经理,询 问库 存,库 存状 态,数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几个部分组成、各个部分之间的联系等等，但是还没有说明系统中各个成分的含义。,数据存储“定货单存档”包括哪些内容？,处理“判定定货处理方式”是如何处理的呢？,三、数据字典,数据字典的含义,数据字典（Date Dictionary 简称DD ）数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据字典。数据流图只能给出系统逻辑功能的一个总体框架而缺乏详细、具体的内容数据字典对数据流图的各种成分起注释、说明的作用，给这些成分赋以实际的内容。还对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。,数据字典的内容（1）数据项类目：数据的最小单位，描述数据的静态特性。,数据项编号：102-01数据项名称：学号别名：学生学号简述：某学生的代码类型及宽度：字符型，8位取值范围： 00000001-99999999,数据字典的内容（2）数据流类目：由一个或一组固定的数据项组成。,数据流编号：F03-01数据流名称：学籍变动申请简述：学生提出的学籍变动申请来源：学生去向：各系、院组成：申请编号+申请名称+申请日期+申请院系数据库流量：高峰流量：,数据字典的内容（3）数据存储类目：描述数据的逻辑存储结构。,数据流编号：F03-01数据流名称：学籍变动申请简述：学生提出的学籍变动申请来源：学生去向：各系、院组成：申请编号+申请名称+申请日期+申请院系数据库流量：高峰流量：,数据字典的内容（4）数据“加工”条目。,数据字典的内容（5）“外部项”条目,举例,举例,第四节 处理逻辑的描述工具,示例,（1）年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣；（2）对于年交易额在5万以上时： 如果无欠款，则给予15%的折扣； 如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%； 如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%。,订货折扣政策如下：,一、判断树,判断树,订货处理优惠待遇,年交易额5万以上,年交易额5万或以下,无欠款,有欠款,交易20年以上,交易20年以下,15%,10%,5%,0%,二、判断表,在处理逻辑中，如果判断树的条件较多，各个条件又相互结合，相应的决策方案比较多，在这种情况下用决策树表示，树的结构比较复杂，图中各项注释也比较繁琐。,条件语句,行动语句,条件项,行动项,判断表,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（1）,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（2）,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（3）,Y,Y,Y,N,Y,N,N,Y,N,三、结构英语表示法,第五节 系统分析报告,可行性分析,管理业务调查,数据流程调查,组织结构调查,