邮件系统-用户手册v2(加短信).doc

中国能源建设集团有限公司用户手册中国能源建设集团有限公司邮件系统用户手册二一一年十二月目 录1基本功能11.1登录邮箱11.2界面概览11.3收信21.4写信32移动终端访问43网络硬盘53.1功能说明53.2操作说明54安全设置74.1黑名单设置84.2白名单设置94.3反垃圾级别94.4过滤器设置95全文搜索106特色功能116.1客户端插件116.2邮件召回116.2.1功能说明116.2.2操作说明126.3会话模式136.4代收邮件136.5邮件跟踪156.6群发功能156.7截图功能166.8邮件列表176.9邮件加速176.10发邮件时短信提醒设置176.11手机号码资料设置196.12收邮件时短信提醒设置22I1 基本功能1.1 登录邮箱打开IE浏览器，输入地址进入邮箱登录界面，输入账号与密码登录。1.2 界面概览登录邮箱后，系统默认进入欢迎页，左侧为主要功能区，右侧为内容展示区，页面如下图。下面将简单介绍界面上的各个功能操作。1.3 收信1) 登录邮箱后，点击界面左上角的收信按钮，进行收信。未读邮件的发件人和标题名字都会加粗显示。2) 在收件箱列表中，点击相应的邮件，即可在新的标签页中查看邮件内容。3) 标记：选中信件，单击导航菜单的图标，可选择把邮件标记为未读或已读。4) 标红：对于比较重要的邮件，为了避免忘记，您可单击主题后面的小红旗进行标红。如果以后需要查看标红的重要邮件，可单击导航菜单的图标，选择已标记。5) 回复：如果您想回复发件人，单击一封邮件，选中菜单栏中的图标即可。6) 全部回复：发信人选择了“抄送”的，选择全部回复，可以回复至这些抄送人。7) 转发：如果您想把邮件转发给其他人，单击页面菜单栏中的图标，选中“转发”。8) 移动：如果您想把邮件移动到其他文件夹，您可选中单封或多封邮件后，选中菜单栏中的图标。9) 删除：选中单封或多封邮件，单击菜单栏上的按钮即可,删除的邮件移动至”已删除”文件夹，需要彻底删除邮件需要在“已删除”文件夹下选中邮件后再次删除。10) 搜索：如果想搜索某封重要邮件或发件人，可在邮件系统界面右上角输入关键字，系统将自动匹配关键字，进行全文搜索。11) 容量：收件箱的空间总容量为2G。1.4 写信1) 点击左侧邮件列表上面的按钮进入写信页面。2) 收件人：如果收件人是外部人员，用户直接在收件人输入框中输入对方的邮箱地址；如果收件人是企业内部员工或者已经添加到通讯录的联系人，用户可以进行快捷操作：a) 点击“收件人”按钮，在弹出的通讯录窗口中勾选收件人。b) 在收件人输入框中，可以输入对方的中文名字、邮箱地址或者邮箱后缀、系统能自动显示相关的邮件地址。3) 存草稿：用户在写信过程中需对当前的邮件内容进行保存，可单击，邮件将自动保存到草稿箱中，以后用户可在草稿箱中打开邮件完成编辑。4) 群发单显：用户在进行多个收件人群发时，通过点击“使用群发单显”，每个收件人收到邮件后只看到自己是唯一的收件人，而看不到其他收件人。5) 添加附件：a) 后缀为exe和bat的文件，不能直接作为附件发送；b) 添加的附件大小不能超过9M。当附件超过9M时，将提示“上传数据大小超出限制！“并且”发送“按钮变成灰色，无法点击；c) 可以同时选择多个附件进行添加。6) 超大附件：a) 后缀为exe和bat的文件，不能直接作为附件发送；b) 最大可上传1 G的单个文件；c) 支持同时上传多个附件，这些附件可以发送到任何邮箱；d) 通过超大附件上传的文件将存放到文件中转站，中转站中的文件存在的有效期为7天，中转站的空间总容量为1G；e) 您可以通过续期功能让上传的附件保存更长时间；f) 如果您删除了附件，或者附件已过期，则收件人将无法下载。7) 网盘附件：a) 后缀为exe和bat的文件，不能直接作为附件发送；b) 添加的附件大小不能超过9M。当附件超过9M时，可以点击发送，但是会弹出“超出最大可发送邮件大小限制”的告警信息；c) 上传到网络硬盘的单个文件最大值是 100 M，网络硬盘的空间总容量为2G。8) 发送邮件：当相关信息填写完毕后，点击按钮，发送邮件。如果发送按钮为灰色时，则表示相关信息填写有误，例如附件大小超出限制。2 移动终端访问移动终端（iPad、iPhone、Androin、Symbian）访问已成为未来移动办公的新趋势，公司邮件系统有基于移动终端访问应用的专属页面，能够为移动处理邮件提供便利。移动终端采用浏览器访问时在地址栏输入即完成登录，相关操作如同计算机上一样。移动终端采用客户端访问的，其中pop3/smtp/imap服务器都设置为即可。iPad访问登陆界面如下：3 网络硬盘网络硬盘提供了一个网络存储的空间，使用户可以将文件存放在邮箱的网络硬盘上。对于网络硬盘内的文件，用户也可方便地与朋友共享。3.1 功能说明1) 存储文件：可针对性地提供不同容量的网络硬盘，使用户存储任意格式的文件2) 共享文件：例如文档，通过网络硬盘，可以将照片轻松地与系统内用户进行共享3) 文件保密：有了共享，也就有了保密。网络硬盘功能可针对性地对文件进行保密，如只允许指定的用户才可以共享查看4) 搜索文件：当网络硬盘集聚的文件较多时，使用搜索功能，就可以很方便地在众多文件中找到所需的文件。强大的搜索功能，可以指定关键字、所在文件夹、存放时间、文件大小等内容5) 打包下载：网络硬盘可以对多个文件夹内容进行打包下载，方便用户在短时间内下载所有文件3.2 操作说明1) 打开：在左侧主要功能区点击网络硬盘，打开网络硬盘标签页。2) 上传：点击上传按钮，选中本地文件进行上传。用户可以上传的单个文件最大为 100 M3) 下载：用户可以选择单个文件夹时，点击页面的“下载”按钮，或直接单击索引中文件夹后的“下载”链接，系统将自动把文件夹的所有内容打包压缩为zip格式，并以当前目录名为文件名（如“根文件夹.zip”）下载到本地计算机中。4) 共享：在想要共享的文件夹下点击“属性”，在文件夹属性页面中，选择共享方式。例如：“对本组织公开”。这个其他用户就可以点击按钮下的“查看站内用户共享”，输入该用户的邮箱账号（例如: 用户只需要输入test）。4 安全设置点击邮件界面右上角的“设置”，在设置标签页中找到“安全设置”一栏。里面包含了：黑名单、白名单、过滤器、反病毒、反垃圾级别。4.1 黑名单设置黑名单即把需要拒绝来信的邮件地址增加到黑名单中，用户以后将再也不会收到该地址发送的邮件。1) 增加黑名单：在文本框中输入黑名单邮件地址，单击“添加”按钮，则系统将把该地址增加到黑名单列表中，需要添加多个邮件地址，只需要重复该操作即可，最后单击“确定”完成黑名单设置。2) 删除黑名单：删除黑名单即恢复收取该地址发送来的邮件。在黑名单列表中选中需要删除地址，取消该地址前面的复选框。删除该地址后，用户以后将可以再次收到来自该地址的信件。4.2 白名单设置发来的信件，不会做用户级过滤。用户可以设置白名单列表，只需输入邮件地址后单击“添加”即可。具体操作类似4.1黑名单（拒收）设置4.3 反垃圾级别过滤垃圾邮件的功能在不停的完善，除了在过滤器中设置之外，用户还可以在“设置”下的“反垃圾级别”中选用三种不同的保护级别。4.4 过滤器设置如果用户想把垃圾邮件拒之门外，可以利用邮箱的过滤器拦截垃圾邮件。过滤器可以为用户提供按照邮件的来源、接收者、主题、长度来设置过滤规则。通常某一类的垃圾邮件是会有相关的主题字符的，如果用户不想再收到类似的垃圾邮件，可以设置过滤在主题中有特定字符的邮件。单击 “新建过滤规则”按钮，进入过滤器设置页面，如图所示：新建垃圾邮件过滤规则方法如下：1) 当邮件到达时：使用本规则，不使用本规则；2) 检查本规则后：继续下一条规则。不继续下一条规则；3) 选择本规则的条件：根据邮件的来源、接受者、主题和长度信息中设置关键字来达到过滤功能；同时对于邮件的来源、接受者和主题还可以设置是否区分大小写；4) 选择本规则的操作：其中包括拒绝收、转发（指定用户/指定文件夹）、自动回复等一系列处理方式设置。用户根据需要可以逐步设置上述过滤条件。5) 设置完毕，单击页面下的“确定”按钮，完成设置，此时所有接收到的信件都会按照设置规则进行过滤，过滤后的信件会根据设置的处理方式进行处理。5 全文搜索在邮件系统中实现了邮件全文搜索引擎功能，通过邮件搜索引擎，客户只要输入想要搜索信件的关键词，邮件搜索引擎功能将会对所有邮箱中的邮件主题、发件人、收件人、正文、附件、大小、日期等进行全文搜索，迅速找出相关匹配的关键词。能支持对office/pdf/chm/rar/zip/tgz/7z等格式文件的搜索。只要是附件的内容中存在相关匹配词，就能迅速找到附件所在的目标邮件。如下图：6 特色功能6.1 客户端插件 /下提供了针对客户端的插件下载，安装后可以将邮件系统的组织通讯录同步至outlook、foxmail等客户端中。6.2 邮件召回用户在日常邮件交流过程中，经常会因不小心发错邮件而烦恼。为此，公司邮件系统切身从用户需求出发，推出了实用贴心的邮件召回功能，让发出的邮件也能“覆水能收”。6.2.1 功能说明1) 支持企业内部所有用户之间的邮件进行召回；支持使用Coremail系统的外部邮件的召回。（例如发往163邮箱、126邮箱、139邮箱等邮箱的邮件，可以使用邮件召回功能）2) 支持单个或者多个收件人的邮件撤回，群发的邮件可撤回部分收件人。3) 召回过程提供撤回状态说明：未撤回/已全部撤回/部分撤回/撤回全部失败。4) 如果对方已经阅读该封邮件，则该封邮件不能成功召回。5) 若成功撤回邮件，则主动撤回和被撤回双方都会看到系统的撤回通知。6.2.2 操作说明1) 召回方式一：a) 在欢迎页中，有一个邮件新功能模块，点击上面的“邮件召回”b) 点击以后，会新建一个“自助查询”的标签页，上面列出7天内发出去的邮件。点击操作栏下面的“召回邮件”进行召回。2) 召回方式二：a) 直接点击邮件页面顶部的“自助查询”b) 在弹出的“自助查询”标签页中点击“发信查询”c) 发信查询中列出7天内发出去的邮件，点击操作栏下面的“召回邮件”进行召回。召回成功后，将收到系统发送的一封提示邮件。6.3 会话模式 收、发信人间的回复，往来多次的邮件情况如下图：点击“查看邮件往来”即以会话的模式列出邮件的往来详细情况：6.4 代收邮件邮件系统支持“代收邮件”功能，登录本邮件系统可以完成多个邮箱的邮件管理。进入“设置”下的“代收邮件”功能或者导航栏“其他邮箱”右侧的“+”可进入：系统支持2个代收邮件账号，点击“添加”进行代收邮件账号的配置：6.5 邮件跟踪 系统提供邮件跟踪功能，能监测发出的邮件的实时状态，见“自助查询”下“发信查询”，显示了所发出邮件的当前状态，如下图：6.6 群发功能 采用系统的群发功能，不需要逐个选择发信对象，选择对应的组织即可，点击“收件人”后对应的组织通讯录下，选择需要发现的部门，如下图：选择“发给”按钮，如下图：点击右下角“确定”后，显示收件人的效果如下图：6.7 截图功能系统支持截图功能，但需要安装系统插件后进行截图，功能位置如下图：6.8 邮件列表邮件列表是一个便利的企业应用。企业希望对外有一个公开地址，并使客户或内部员工在写信到这个公开地址的时候，企业内的相关人员都收到同样的信件。（此功能只能由系统管理员后台进行配置，如有需求请联系系统管理员进行配置）1) 管理：管理员可设置邮件列表是否开放使用，确认该邮件列表的相关人员等。2) 用户：邮件列表可以设置多个用户，包括企业内部用户，或相关的外部用户。支持创建动态邮件列表，管理员可根据用户属性（如用户ID部门ID组织ID）快速创建邮件列表进行邮件群发，避免每次单独查找、添加用户邮件地址。3) 授权：可以通过设置，限制能发送邮件给该邮件列表的用户。对于授权用户以外的人，即使知道这个邮件列表的地址，也无法发送邮件。4) 共享：共享邮件列表，可使其显示在组织通讯录中。6.9 邮件加速在以信息资讯作为生产力资源的信息化社会，保障信息交流的畅通性，加快信息交流的速度，将大幅提高企业的生产效率。中国能源建设集团有限公司邮件系统电子邮件加速功能，采用独家先进的编码/解码技术，非常有效地压缩传输邮件内容，极大地提升系统投递速度与节约了网络的带宽资源。此外， 邮件加速功能，特别在与网易邮件系统之间邮件交往，投递速度也更快且效果明显。6.10 发邮件时短信提醒设置为了发送邮件时短信提醒收件人，需要在发送邮件时选择【短信通知收件人】，如下图所示：图1编辑完邮件点击【发送】时会弹出短信通知收件人的确认窗口，如下图：图2 确认窗口中需要对没有手机号码的收件人手工输入，输入完毕后点击【确定】即实现发邮件时短信提醒收件人功能。确认窗口中收件人手机号码系统自动生成的原因有两个：一是本邮件系统用户个人资料中进行了手机号码的设置，二是发件人对个人通讯录中联系人的手机号码进行了设置。具体设置方法参见【2 手机号码资料设置】6.11 手机号码资料设置本邮件系统用户手机号码资料设置 进