【毕业学位论文】（Word原稿）政务档案管理系统的设计与实现-软件工程

中图分类号： 学校代码： 10055 密级： 公开 硕 士 专 业 学 位 论 文 政务 档案管理系统的设计与实现 要 I 摘要 目前，档案管理工作很多还局限在传统的人工管理阶段，而随着网络技术的发展，人工管理已经不适应现代管理工作的需要，建立一个完善的管理系统变得越来越重要。 建立 档案管理系统， 能够 提高 档案管理工作者的工作效率 ，使其从 工作重负中解放出来，还可以打破传统的一些档案在利用方面的很多局限性，让档案的管理者可以从以前比较封闭的档案管理模式走向最开放的管理，将转变传统的档案管理中基本的查阅职能，成为信息的采集、对数据进行管理同时实现服务的职能，这样可以实现档案信息和资源的最优化的配置、让档案管理走向优质并且高效的信息化管理。档案管理系统的建设主要是为了适应信息化建设和档案事业发展的要求，是实现档案信息化的基础。 本课题主要针对基层政府机构的档案管理系统进行研究，首先对档案管理系统的研究背景和意义进行 阐述，并对国内外的研究情况进行分析。接着对本系统所采用的软件开发模式和关键技术 系结构、 架进行了详细分析。然后对系统的设计原则、系统设计目标、系统总体需求等内容进行描述分析，再对系统的体系结构、数据库、系统用例及系统的主要功能进行设计，最后对系统各项主要功能进行了实现，并对系统进行了测试，测试结果证明，系统可以达到预期目的。 本文所设计的 基层政府机构的档案管理 系统，以可靠性高、灵活性高的特点，具有广泛的实际推广价值。同时，系统设计方案对从事相关研究的人员具有一定的参考价值。 关键字 ： 管理 信息系统 电子政务 档案管理 I t to of of so is of of of to to to of to to of to of is in to to of of is of of at is of of at 2EE VC in on on of on In of At to in 录 录 摘要 . I . 录 . 一章 绪论 . 1 第一节 课题研究背景和意义 . 课题研究背景 . 1 题研究意义 . 2 第二节 国内外现状分析 . 国外目前状况进行分析 . 3 内现状分析 . 4 第三节 电子档案系统参考标准 . 管理方面的规范和标准 . 5 务方面使用的规范和标准 . 5 术方法的规范还有准则 . 6 第四节 论文主要研究内容 .五节 论文组织结构 .二章 系统开发及相关技术 . 8 第一节 软件工程开发模型 .二节 数据库技术 . 数据库范式 . 9 据建模 . 9 第三节 系结构 .四节 台下的实现 .五节 本章小结 .三章 系统需求分析 . 13 第一节 功能需求 . 录 V 案管理系统功能概述 . 13 计管理 . 14 据档案的管理 . 16 统化的管理 . 20 第二节 非功能需求分析 . 可靠性 . 24 用性 . 24 扩展性 . 24 定性 . 25 全性 . 25 第三节 系统设计目标 .四节 本章小结 .四章 档案管理系统总体设计 . 27 第一节 系统运行环境 . 27 第二节 设计系统的体系结构 . 27 计系统的整体功能 . 系统层次结构 . 28 第三节 系统数据库设计 . 设计数据库的原则 . 29 计数据库的目标 . 30 计系统数据库概念的结构 . 30 据库逻辑结构设计 . 32 第四节 本章小结 .五章 系统详细设计 . 36 第一节 系统管理设计 . 系统登录设计 . 36 统对用户的管理 . 38 统对菜单的管理 . 38 统对角色的管理 . 40 数管理 . 40 目 录 机构管理 . 40 第二节 档案管理设计 . 系统对档案检索的管理功能 . 41 统对档案登记的管理 . 42 案的调阅和管理 . 42 案的修改和管理法 . 43 案的归还及其管理办法 . 43 案出现损坏时的管理办法 . 43 第三节 统计管理的设计方法 . 44 案的调阅历史及其统计管理办法 . 44 案调阅出现损坏情况下的统计管理 . 45 何进行超期统计的管理 . 45 第四节 本章小结 .六章 系统实现 . 47 第一节 系统部分功能实现 . 47 统管理实现 . 实现文档的管理功能 . 54 案统计管理实现 . 56 第二节 系统测试 . 57 试环境 . 测试结果 . 58 第三节 本章小结 .七章 总结与展望 . 60 第一节 工作总结 .二节 下一步工作展望 .考文献 . 61 致谢 . 63 个人简历 在学期间发表的学术论文与研究成果 . 64 第 一 章 绪论 1 第 一 章 绪论 第一节 课题研究背景和意义 题研究背景 目前信息技术的快速发展，人类已经进入了信息化社会，信息也已经成为推动社会经济发展的主要动力之一， “ 信息资源 ” 已经成为 世界广泛认同 的 最宝贵、最重要的资源之一 。 档案信息作为社会信息资源中最可靠的原生信息，是社会信息 系统中 的重要组成部分 。从上世纪九十年代开始，在我国电子计算机还有互联网方面的技术快速发展，成为了带动政府 机关以及很多行业提高工作效率的方法之一，特别是利用计算机管理档案已经成为政府办公自动化建设的主要课题之一。档案管理系统的建设主要是为了适应信息化建设和档案事业发展 的要求，是实现档案信息化的基础。档案管理系统的建设可以为社会各项事业的发展提供便捷的服务，使得在信息获取、传递等方面不受时间和地域的限制，更加便捷的满足信息的获取需求。 如今，采用计算机进行档案管理系统不断的改善，从开始的微机单机版系统和海量的光盘存储系统发展成为网络版系统。在这期间，开始是采用人工辅助档案，一件一卷进行管理，现在发展成为档案的信息 化管理，让档案管理工作找到了新方向，同时进行创新。 以前使用的档案大多利用人工进行管理，这种状况和目前信息化快速发展的社会格格不入，同时还存在着很多的问题，主要表现在下面的几个方面中： （ 1）档案调阅工作量大、时间长，效率低下，并且每次使用后，还要再次整理归档，容易出现差错； （ 2）档案保密性差，能够出入档案室的工作人员都可以进行档案的查阅，没有分权限进行管理，对档案的使用过程不能很好的监督，不能确保档案特别是机密档案的安全性； （ 3）档案查阅过程不规范，容易存在人为的修改原始档案的可能性，形成虚假档案，而 较短时间内又不易发现； （ 4）原始档案备案相对困难，一旦发生火灾、水灾等灾害， 档案容易毁坏并且无法修复； （ 5）有 关部门无法在工作需要时对档案进行远程调阅，无法满足远程办公和第 一 章 绪论 2 信息共享的功能； （ 6）使用的空间大 随着计算机网络、图像处理和存储技术的快速发展，电子档案管理系统已经可以有效解决传统档案管理存在的问题，利用计算机进行档案的管理和传统的人工管理方式相比，有着不可比拟的优势，主要体现在： （ 1）日常档案查询可以使用电子影像档案，不仅减轻工作人员的工作量，还可以避免差错，提供工作效率，并在一定程度上 保障原始档案的安全性； （ 2）在进行档案查阅的时候使用分级权限来管理，每次进行档案调阅的时候都会有记录，这样就提高了档案的安全性； （ 3）档案可以使用刻录光盘还有扫描等的方式进行保存，并且不能进行修改，保证了原始档案的真实性； （ 4）可以支持远程查阅方式，实现信息共享； （ 5）对数据进行备份并长时间进行保存，即使出现意外性灾难，也能使数据得以恢复； （ 6）将处理过后的档案存放到专门的档案室，只有必要时才进行查阅，可以节约大量的办公空间。 在 2001 年 8 月的时候，我国在“开展国家 863 计划十五周年庆典的成就展会”上面 展示出了“国务院的 绝密文档管理系统”，这些展出，体现了我国对政府公文以及档案信息化的管理已经步入到了一个新的发展方向。目前，我国将信息化发展的重点转移到了电子政务的建设上，为信息化的档案管理方法提供了很好的发展空间。 题研究意义 档案管理系统的建设在信息化建设发展过程中具有重要的意义，具体体现在如下五个方面： （ 1）档案管理系统的建设，可以改善档案管理工作，提高工作效率。档案信息化，可以打破传统的在利用档案方面的很多局限性，让档案的管理部门走向了开放化的管理，摆脱了传统的比较封闭的管理 ，实现了将传统档案在管理和查阅方面的基本功能转化为现在对信息的采集，对数据进行管理以及服务等职能，实现了档案的信息资源进行合理的配置、为科学管理提供了比较优质并且高效的管理方式。 第 一 章 绪论 3 （ 2）档案管理系统的建设，可用档案资料信息来支持科学决策和服务管理。完整、可靠的信息资料及快速的综合分析能力可对决策的及时性、正确性、科学性提供保证。 （ 3）档案管理系统的建设，能够为科学研究、知识普及等提供智能化的服务。系统的建设，可以实现一次投入，多次产出的良好效果，可以实现网络远程服务以及进行资源共享等一些功能。还可以缩短对 文献进行二次编辑的时间，从而就提高了档案的有效性。 （ 4）随着网络技术的快速发展，电子政务已经日益普及。档案管理人员要提前进入到电子文件的管理工作中，提前将各种档案形式转向电子化，将信息发挥到最大的效益。 （ 5）档案管理系统的建设，电子档案管理可以加快与国际接轨的步伐，逐步形成将 电子信息中的资源进行管理的中心。 第二节 国内外现状分析 外目前状况进行分析 20 世纪 90 年代开始，我国计算机技术和现代的通信技术开始结合起来，在世界很多国家对于档案的工作已经向数字化以及网络化方面的发展。目前档案进行 数字化、网络化方面，美国是走在世界前列的，同样，欧美其他发达国家如英国、加拿大等推进了档案信息化建设工作。 （ 1）美国档案信息化建设情况 “ of 工程（幽谷）已经展示出了美国在独立战争之前还有以后很长时间中南边和北边两个区域的发展资料，使用的就是现代化技术进行保存的 1。 “ 加利福尼亚采用的就是数字化图书馆管理系统和加利福尼亚”工程，就是使用现代化技术将加利福尼亚大学的博物馆以及图使馆的所有资料进行这里的一个数字化图书馆 2。 在美国的档 案管理是集档案、图书、资 料一体化的管理模式，同时 美 国 政府还把档案进行信息化管理归到 我们国家以后再进行信息管理的整体设计和规划中。在 2005 年，美国的记录署（简称为 和美国国家档案一起 开发了联邦政务架构档案与记录管理纲要版本 3， 目前已经成为了美国政府各级对第 一 章 绪论 4 电子政务进行设计参照的统一标准体系其中之一。由于 影响，美国政府已经有了对档案系统进行导航的系统。现在档案信息的导航系统可以将全国的很多档案馆进行隐藏的信息通过互联网都可以对数据进行检索，这样在全国就实现了数据可以在网上查询、信息进行检索以及利用的目的 。美国目前是世界上第一个将档案信息一体化的国家。 在 2006 年时 ，美国国家档案馆与 司合作，将历史珍贵影片搬上互联网，为美国建设“没有围 墙”的档 案馆迈出了坚实的一步 4。 （ 2）英国档案信息化建设情况 在上世纪 90 年代的中期，英国的国家档案馆也同样制定了将档案信息进行管理和实施的计划，同时在 1995 年的时候，英国的公共档案馆已经使用了互联网上面为大家提供的网络远程技术和在线进行服务等方面的研究。 1999 年时，英国的国家档案馆还进行指定并且颁布了电子文件方面使用管理系统需要的功能 ， 2002 年英国国家档案馆与政府文件管理领域的有关专家合作对 1999 年的报告进行了修订 5在 2003 年 1 月，英国的国家档案馆同时制定并且在自己的网站上面还颁布了电子文件的管理的鉴定和保护的方法，同时还研制了对电子文件进行接收和利用的长期战略及通用标准 7，还提供给软件开发商和各部位使用，最大限度的减少管理费用和繁复的劳动。 英国在将信息档案化管理上面主要都是根据英国国家档案馆进行信息化建设方向发展的，英国国家档案馆保存着世界上很多国家的档案，对电子文件开始管理比较早的国家，同时还在国际互联网上开通了自 己的网上档案馆。 内现状分析 档案管理在我国各级政府机构的正常运作的过程中发挥着积极的重要的作用，特别是对于机构设置繁多、资料文献复杂的部门来说，档案管理工作已经成为他们工作的重心之一。目前，我国各级政府特别是基层政府机构的档案管理工作存在如下共同点： （ 1）档案种类繁多、范围广、数量众多。如在基层政府机构里，就有财会、党政管理、基本建设、历史文化、思想政治、人员信息等，不仅包含纸质档案，还包含电子档案，并且每年还会产生新的卷宗。 （ 2）档案管理工作量大、档案处理过程繁杂。几乎所有的档案都要经 过收集、整理、分类保管等步骤，都需要耗费大量的工作。如人事部门的档案包括第 一 章 绪论 5 采集录入、整理、移交、归档、移送、保管、调阅等内容。 （ 3）档案调阅、检索过程频繁无规律。在工作中经常会碰到各种各样的调阅、检索请求，由于调阅、检索的频繁性、无规律性，导致查询到确切答案的几率很低，常见的档案管理办法或是档案管理软件基本不能满足大量调阅、检索的需要，造成了工作效率低下，并且给档案管理工作提出新的更高的要求。 （ 4）档案管理工作没有统一的评价标准，常常导致统计的数据没有准确的结果。目前，各级档案管理工作都还处在人工管理阶段 ，现有的档案管理方式已经不能满足当前工作的需要，随着网络技术的发展，档案管理工作的智能化、自动化就显得尤为迫切。 第三节 电子档案系统参考标准 档案管理系统建设应该遵循相应的规范和标准，其中有在管理方面的规范和标准、针对业务进行的规范和标准、在技术方面的规范和标准。 理方面的规范和标准 在管理方面的规范和标准主要是针对数字档案管理和对信息这方面资源进行统一管理的方法，其中还包含了对于计算机方面的标准和安全、数字档案进行管理的员工、使用的用户还有针对设备方面的管理方法、资源合法性的确认等。合 法性的确定主要指的是数字档案能否作为法律凭证加以使用，其中，合法性是 指的是信息资源要具有真实性，这个时候就要在信息资源进行回收还有利用的时候使用一些技术，保证这些资料没有被人擅自改动，以这些为前提，在使用一些规章制度还有法律法规时，针对某个行业的标准将数字档案在合法方面进行多重认定 。 务方面使用的规范和标准 在业务方面使用的标准同时是数据规范，主要是对于政府机构在使用电子档案时对业务进行处理的规范和管理方法。其中主要是针对政府机构的规范化管理、电子文件进行规范化管理、进行数字档案的录入还有存储 格式方面进行规范、载体的标准还有在鉴定式的标准，同时还有很多相关方面的规范，例如在电子文档在录入式的规范等。 第 一 章 绪论 6 术方法的规范还有准则 一般情况下，档案管理系统使用的都是公共标准，其中技术方面的标准也是电子信息在管理方面的标准 8。例如，经常使用的电子文件格式是文字型、图像型、音频电子文件格式等，其他还有一些技术标准，如数字水印、数据传输、加密算法等方式。 第四节 论文主要研究内容 本论文是基于基层政府机构当前档案管理存在问题的基础上进行研究的，档案管理系统的出现就是由于目前最基层的政府机构迫切 的需要将档案进行电子化管理，其目的减轻工作人员负担，缩短档案调阅、检索过程，确保原始档案真实性、实现信息共享、档案管理信息化。本文主要研究内容有如下几点： （ 1） 对系统开发模型及相关技术进行分析，结合本系统实际，本论文采用的是基于体系结构的开发模式和 层体系结构。 （ 2）对系统做详细的需求分析，主要包括系统设计原则、系统可行性分析，及包括系统管理、统计管理、档案管理等主要内容的需求做详细分析。 （ 3）要将档案系统进行很详细的设计，其中就有对整个的系统结构方面的设计，系统的数据库设计、系统详细功能包括 系统管理、统计管理、档案管理等主要功能的 设计，最后再实现系统的一部分功能。 第五节 论文组织结构 本 论文总共有 七 章，以下是 本论文的 组织结构： 第一 章 ：论文的绪论。其中主要讲述了对课题进行研究时的背景还有社会意义，国内外当前的发展现状及目前电子档案在管理、业务、技术等方面的规范参考参考标准。 第二章：系统开发及相关技术。主要内容包括传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、变换模型、基于构件的开发模式和基于体系结构的开发模式的软件开发模型及数据库技术、 系结构， 台下的实现和 术，确定本系统采用的软件开发模型基于体系结构的开发模式。 第三章： 系统需求分析。主要内容包括系统设计原则：先进性和成熟性、第 一 章 绪论 7 经济性和实用性、完全性和稳定性、可扩展性和易维护性、兼容性、标准型和开放性；系统可行性分析、系统设计目标及包括系统管理系统管理、数据录入管理、存储备份、档案查询和管理、档案安全管理等主要内容的需求分析。 第四章：档案管理系统 总体 设计。主要包括系统 运行环境、 系统体系结构设计、系统数据库设计等。 第五章： 系统详细设计。主要包括对系统管理、档案管理、统计管理等主要功能进行详细的分析和设 计。 第六 章：系统实现。主要包括系统实现平台、系统主要功能的实现，主要有系统管理模块、数据录入管理、数据存储备份管理、档案查询和管理等，最后对系统的应用进行测试。 第七 章：总结和展望。 对本文的主要工作进行简要的总结，并对开发系统过程存在的问题进行说明，最后对下一步工作做了展望。 第 二 章 系统开发及相关技术 8 第 二 章 系统开发及相关技术 第一节 软件工程开发模型 系统的软件开发主要指的是在开始的需求、内容的设计、代码的汇编、系统进行测试和运行方面的维护，这些阶段再加上活动还有实现任务在结构方面的框架、从而得到了软件在开发活动中每 个阶段之间的关系。一般情况下，可以使用一个生命周期来表示系统软件在开发的过程、进行的活动以及需要任务的框架和结构。现在经常使用的典型模型有：传统瀑布模型、改进的螺旋模型、面向对象的喷泉模型、变换模型、基于构件的开发模式和基于体系结构的开发模式等 9。 基于体系结构的开发模式是一个映射的过程，首先将功能设计空间映射到结构设计空间，再由结构设计空间映射到系统设计空间的过程。 一般情况下，基于体系结构的软件开发模型将软件开发过程划分为体系结构需求、设计、文档化、复审、实现、演化等六个子过程 10。 基于体系结 构的开发模式实现的 6 个过程如图 示。 体系结构需求 体系结构设计 体系结构文档化 体系结构复审 体系结构实现 体系结构演化 第 二 章 系统开发及相关技术 9 图 于体系结构的开发模式实现的 6 个过程 在软件开发的初始阶段，选择合理的软件体系结构是非常重要的。设计好的系统结构会随着需求还在不断变化，随着需求的不断变化以及对系统的技术方式的理解进一步加深，体系结构是可以有所演化的。在建立体系结构的初期，选择一个合适的体系结构是很有必要的。因此，根据对档案管理系统的设计分析，在系统所采用的是基于 体系结构的开发模式 。 第二节 数据库技术 据库范式 在数据库中的很多关系都要满足大多数在范式方面的要求。现在的 关系数据库中已经有的范式有六种： 1234561。 其中 一范式（ 1需要满足的条件最低的范式。第二范式（ 2 在达到了一范式中的所有条件以后才能达到更多 条件的范式，下面的范式要求条件也是这样类推的。一般说来，数据库中的关系只需满足第三范式（ 3条件就可以了的。 据建模 因为数据模型的内容是问题域和解域所共享的知识模型，所以可以用问题域的语言来描述它，也可以用解域的语言来描述它，还可以用介于二者之间的语言来描述，故产生了以下三种常用的数据模型 12： （ 1） 概念数据模型。它反映了人们对现实世界的认知与理解，是从现实世界到人类大脑的映射。故它以问题域的语言解释数据模型，由一系列应用领域的概念组成。 （