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跨越平凡 让您的PPT独具特色 讲师 刘名发 2013 01 04 我要怎么做才行 PPT修炼两大利器 蜕变 从思想开始 技能 是提升之源 利器二 技能 一 基础操作 1 初识PPT编辑页面 2 认识和设置工具栏 巧用自定义工具栏 3 快捷键操作 最常用的快捷键15个 F5 幻灯片播放 Shift F5 播放当前幻灯片 Enter 6 切换幻灯片播放张数 Esc 退出幻灯片播放 or Ctrl A 全选 3 快捷键操作 快速缩小字体 快速显示黑屏 W 快速显示白屏 快速放大字体 Ctrl Ctrl B Ctrl 鼠标左键 快速复制 最常用的快捷键15个 3 快捷键操作 撤消 粘贴 复制 Ctrl Z Ctrl C Ctrl V Ctrl X 剪切 F4 重复最后一次操作 最常用的快捷键15个 Ctrl A选择全部对象或幻灯片Ctrl B应用 解除 文本加粗Ctrl C复制Ctrl D生成对象或幻灯片的副本Ctrl E段落居中对齐Ctrl F激活 查找 对话框Ctrl G激活 网格线和参考线 对话框Ctrl H激活 替换 对话框Ctrl I应用 解除 文本倾斜Ctrl J段落两端对齐Ctrl K插入超链接Ctrl L段落左对齐Ctrl M插入新幻灯片 Ctrl N生成新PPT文件Ctrl O打开PPT文件Ctrl P打开 打印 对话框Ctrl Q关闭程序Ctrl R段落右对齐Ctrl S保存当前文件Ctrl T激活 字体 对话框Ctrl U应用 解除 文本下划线Ctrl V粘贴Ctrl W关闭当前文件Ctrl X剪切Ctrl Y重复最后操作Ctrl Z撤销操作 79个快捷键汇总 Ctrl F4关闭程序Ctrl F5还原当前演示窗口大小Ctrl F6移动到下一个窗口Ctrl F9最小化当前演示文件窗口Ctrl F10最大化当前演示文件窗口Ctrl Shift C复制对象格式Ctrl Shift V粘贴对象格式Ctrl Shift F更改字体Ctrl Shift P更改字号Ctrl Shift G组合对象Ctrl Shift H解除组合Ctrl Shift 减小字号Ctrl 将文本更改为下标 自动调整间距 Ctrl Shift 将文本更改为上标 自动调整间距 Ctrl Shift 幻灯片放映 激活 设置放映方式 对话框Ctrl Shift 幻灯片浏览视图 显示大纲模式Ctrl Shift 普通视图 幻灯片视图 Alt F5还原PPT程序窗口大小Alt F10最大化PPT程序窗口Alt F9显示 隐藏 参考线Alt R G组合对象Alt R U取消组合Alt R R T置于顶层Alt R R K置于底层Alt R R F上移一层Alt R R B下移一层Alt R A L左对齐Alt R A R右对齐Alt R A T顶端对齐Alt R A B底端对齐Alt R A C水平居中Alt R A M垂直居中Alt R A H横向分布Alt R A V纵向分布 Alt R P L向左旋转Alt R P R向右旋转Alt R P H水平翻转Alt R P V垂直翻转Alt I P F插入图片Alt V Z放大 缩小 Alt S幻灯片设计Alt N幻灯片布局Alt U图形Shift F3更改字母大小写Shift F4重复最后一次查找Shift F5从当前幻灯片开始放映Shift F9显示 隐藏 网格线Shift F10显示右键快捷菜单F2在图形和图形内文本间切换F4重复最后一次操作F5开始放映幻灯片F12执行 另存为 命令 放映时按F1出放映帮助 请熟记相关快捷键 放映时快捷键操作23个 Ctrl P 使用画笔E 清除画笔Ctrl E 指针更改为橡皮擦B 黑屏W 白屏 几个非常常用的 4 演讲者能看到备注 而观众看不到 投影 演讲者电脑 设置步骤 在图中高亮的部分选中 显示演讲者视图 单击确定后就完成了设置 投影 演讲者电脑 工具 选项 编辑 5 增加撤消操作次数 母版和模板概念母版 可编辑设计模式模板 设计好的格式 6 快速调用模板 6 1 自带母版 设计模板 6 2 使用插入幻灯片 打开别人的PPT文件 在设计模板中点击 浏览 6 3 设计自己的母版 满足个性化要求 如何制作幻灯片母版 赖祖亮 小木虫 赖祖亮 小木虫 6 4 同一个PPT应用不同母版 更改一张幻灯片的母版更改多张幻灯片的母版更改所有幻灯片的母版 7 快速将WORD文字转化为PPT 1 打开word文档 全选 2 打开PPT 普通视图 点击大纲 3 定位第一张幻灯片 粘贴 4 设计文字格式 5 定位到分页处 回车 即可创建一张新的PPT 6 如果需要插入空行 按 Shift Enter 二 常用技巧 PPT提升六大实用技巧 一 大段文字如何简化 提 提炼出重点 删 删去形容词及不重要的内容 分 分为几个PPT阐述 常用方法 差 从字体 颜色 段落 形状等分为差异 一页PPT中不超过7个概念不要换行不要超过10 12行只用一层缩进小标题不用倾斜或艺术化字体 少就是多 如果实在精简不了怎么办 思路一 提炼关键词 大标题表达中心思想 小标题是本段关键词 这里是大标题要点一正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本要点二正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本要点三正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本正文文本 思路二 利用行间距留白 思路三 巧妙排版 横向无时间顺序 横向有时间顺序 纵向无时间顺序 纵向有时间顺序 案例 PPT信息量太大怎么办 自我评价 我是哪一类讨好型 最大特点是不敢说 不 凡事同意 总感觉要迎合别人 活得很累 不快活 责备型 凡事不满意 总是指责他人的错误 总认为自己正确 但指责了别人 自己仍然不快乐 电脑型 对人满口大道理 却像电脑一样冷冰冰的缺乏感情 打岔型 说话常常不切题 没有意义 自己觉得没趣 令人生厌 表里一致型 坦诚沟通 令双方都感觉舒服 大家都很自由 彼此不会感到威胁 所以不需要自我防卫 思路四 充分利用备注 思路五 拆成多个页面 讨好型 责备型 电脑型 打岔型 表里一致 思路六 要点一条条显示 讨好型 讨好型 责备型 讨好型 责备型 电脑型 二 图片 图形 如何能出效果 1 尽量让图片融入内容 2 除非不得已 尽量选用白底色图片 3 必要时 应用PS一下图片再用 4 图片风格要与表达内容一致 5 巧用排版 常用方法 利用网格快速对齐大量图片 有时候 PPT上要放置很多图片 有好的办法吗 常用图片布局 沿版心线调整 简单稳定版面 图片横放或竖放 增加紧迫感 最为经典的构图法则 上下分离 将版面视觉区隔 辅助的文字和图片用框架收纳住视野 活用模版大大提高制作效率 制造立体感 组合效果 简单到神奇 组合图形 单一图形 组合应遵循的规律 从简单到复杂 从背景往前景 从放大到缩小 图形组合后可对整体进行放大缩小 渐变填充基础 为何有些图形看起来会鲜活呢 渐变 阴影 三维 示范 绘制自选图形 圆角矩形 在文本框中输入 示范 两字 示范 设置填充色参见右图 设置文字格式黑体 阴影 双击圆角矩形弹出此对话框 阴影样式选17号 简易立体按钮制作 三 表格怎样才好看 1 尽量不要用黑框 2 应用间隔色 3 尽量不要超过7行或7列 4 数据尽量简洁 5 重点地方要有差异强调 6 能用图形的尽量不要用表格 7 应尽量拆分复杂表格 注意事项 下半年华南地区销售业绩提升非常快 举例说明 下半年华南地区销售业绩提升非常快 下半年华南地区销售业绩提升非常快 下半年华南地区销售业绩提升非常快 10 80 90 25 25 50 55 17 70 四 图表该如何做 常用方法 1 要熟知每种图表的使用场合 2 图表尽量突出重点 3 尽量用最简单的图案 4 最好有动画 阶梯图1 55 可编辑 阶梯图2 我的e家共享版套餐 凡参加 我的e家 e8A E系列套餐 签订2年入网协议并预存相应费用的客户 即可获赠或升级宽带无线猫一部 我的e家田园版套餐 宽带无线猫赠送 结合农村地区现有固话 宽带资费标准 融合 我的e家 原e8D包月套餐 针对性地推出 我的e家 e8D田园版包年套餐 充分发挥电信综合业务优势 利用固话付费 小灵通捆绑的方式 并结合超级无绳产品优势推出e6B固话 小灵通共享计费新套餐 终端 e8 e6 我的e家套餐签约 矩阵图 循环图 环状图 维恩图 网民在线视频收看习惯最主要有三种方式 甘特图 区域准备 根据区局上报小区进行定点的网络升级改造以支撑ITV规模发展 网络升级 区营维中心上报符合要求的规模小区 营销准备 营销方案确定 大规模推广 跟踪评估 活动区域的宣传 渠道营销全面开展 活动区域宣传 完成 户 完成 户 完成 户 完成 户 98年 第三季度股东投票决定向慈善机构捐款 2000年 第二季度千年虫事件使市场陷入低潮全面启动销售计划 公司收回2亿美元 1998 1999 2000 2001 98年 第一季度公司宣布97年的盈利为2000万美元 99年 第二季度比尔盖茨开始接管公司公司表面上发展混乱 2001年 第四季度数字告诉公路项目赢得了蓝筹股的地位 2002 标题 时间轴图 拓扑图 政府自建会议电视系统 创意图 常见形式 天平 钟摆 漏斗 齿轮 柱状图 柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况 折线图 折线图可以显示随时间而变化的连续数据因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势 柱形图与折线图结合 饼图 饼图显示数据系列中各项大小与各项总和的比例 块数目限制在4 6块 用颜色或碎化方式突出最重要的块 条形图 条形图显示各个项目之间的比较情况 面积图 面积图强调数量随时间而变化的程度 也可用于引起人们对总值趋势的注意 对多种类别进行不同项目的对比反映了数据相对中心点和其他数据点的变化情况可以清晰地反映事物的整体情况 性别对手机选购的影响 雷达图 946 973 989 1 078 1 110 1 195 1997 1998 1999 2000 2001 2002 利润 销售收入 巧妙利用立体图形和动画 10 000 20 000 Solution 21 626 18 122 9 807 7 984 7 467 10 266 14 073 7 810 ERPCRM DWKMS GWEDMSWCMSMailingCommunityB2BFAX 图表与说明结合 员工最认同的企业成功关键因素是员工的艰苦工作 销售收入企业规模利润 期望的长期目标 1979 199719981999200020012002 2005 2010 H股上市 中国加入WTO 营业收入翻番资产总额翻番人员减半 15亿元可转换债券 A股上市 收购转炉配连铸 收购大型厂 收入100亿利润5亿 收入200亿利润同比增长 改革开放 成立 中期目标 收入120亿利润6亿 资产规模 63亿元63 8亿元69 7亿元95 7亿元102亿元120亿元200亿元 增资配股8亿元 图标修饰 图表简化 并标注文字 箭头等 2000年各主要厂商的国内市场占有率 其中进口厂商所占比例大约50 左右 图标修饰 标注文字 第一层面拓展并确保核心业务的运作 产生稳定的现金流和利润 第二层面发展壮大新兴业务 第三层面开创未来业务机会 埋下业务种子 企业的发展 图标修饰 重点地方标注文字 趋势线 强调表达 使用标注 图框 项目 09年6月 08年12月 1 改善措施一改善措施改善措施改善措施 项目 09年6月 08年12月 2 改善措施二改善措施改善措施改善措施 3 改善措施三改善措施改善措施 其他改善措施 五 逻辑构思如何提升 逻辑视觉化的工具 金字塔原理 30年经典著作咨询顾问必读书 逻辑视觉化的工具 金字塔原理 应用金字塔原理后 制作时间 文字密度 内容条理 原理1 学会从结论说起 一个糟糕的汇报者 假如他学习了金字塔 老板 我最近在留意原材料的价格 发现很多钢材都涨价了 还有刚才物流公司也打电话来说提价 我又比较了几家的价格 但是还是没有办法说服他不涨价 还有 竞争品牌 最近也涨价了 我看到 对了 广告费最近花销也比较快 如果 可能 老板 我认为我们的牌子应该涨价20 而且要超过竞争品牌 因为第一 原材料最近都涨价了30 物流成本也上涨了 第二 竞争品牌全部都调价10 20 我们应该跟进 第三 广告费超标 我们还应该拉出空间 可以做广告 老板 你觉得这个建议是否可行 金字塔原理构建实例 葡萄 桔子 酸奶油土豆 苹果 牛奶 鸡蛋 胡萝卜 黄油 不是建立了金字塔你就成功了 市场份额为什么不能快速放大 产品 价格 渠道 促销 同层分类组织 金字塔中任何级别内容都必须是其下级内容的总结 每个分组中的内容必须属于相同类型的内容 每个分组中内容必须按逻辑进行排列 例如因为缺少低价品 高价商品销售慢 自然回款周期长 两种建立金字塔结构的方法 一 如果你对业务很熟悉 自上而下法 快速列出中心思想 列出分析问题的经典框架 分析可以获得的素材将素材放进对应的框架下 完成金字塔 两种建立金字塔结构的方法 二 如果你对业务不太熟悉 自下而上法 零星的素材想办法搜集更多 构建初步的框架结构不断发现新的素材材料 框架结构逐步完善调整素材材料分类给框架补充新的内容 形成完整的框架结构和完整的内容支撑好的金字塔结构可以不断重复复用 六 特效 动画 如何出彩 动画 吸引眼球的关键 没有动画就没有PPT 一颗心 心 一支笔 一只钟 1 动画基础 动画不是万能的 何时制作动画 边做PPT边做动画还是做完时一起弄 没有动画是万万不能的 建议先做PPT最后设计动画 便于批量操作对于复杂动画可先做 有灵感时应先做动画 好的动画需对时间轴有较深刻的了解 2 动画时间轴的概念 点击发生 1 2 3 连续发生 1 2 3 同时发生 1 2 3 间隔发生 1 2 3 3 动画解析1 转动的钟 钟面 分针 时针 分针 时针 4 常用动画效果举例 擦除 内向溶解 彩色打字机 阶梯状 压缩 飞入 展开 光速 挥鞭式 百叶窗 扇形展开 圆形扩展 放大 缩小 陀螺旋 透明 劈裂 渐变式回旋 玩具风车 动作路径 在PowerPoint中可以利用 自定义动画 来制作闪烁文字 但无论选择 慢速