商友培训课程 PPT课件

制作 民生百货电脑部 1 商友商业信息管理系统 BFV7 5 商友系统简介商友商业信息管理系统V7 5 以下简称商友系统 是由北京长益信息科技有限公司开发的一套功能全面的商业信息管理系统 系统由进货 销售 库存 会员 结算 报表等多个功能子系统组成 各子系统间是即相对独立 又互相协作的关系 整个系统涵盖了商场各方面的业务环节 全方位地监控 管理着商场的业务活动 制作 民生百货电脑部 2 商友系统 BFV7 5 的组成 系统管理供应商管理合同管理订单管理商品管理进货管理收银台管理计划管理生鲜管理库存管理 物价管理促销管理会员管理结算管理销售管理批发管理综合分析自定义查询总经理查询 制作 民生百货电脑部 3 商友系统架构 商友系统是一套基于C S架构 即客户机 服务器模式 的商业ERP系统 客户机 c 即安装在各部门办公室的电脑以及前台收银机中的客户端程序 采用DELPHI C 等开发工具进行开发 服务器 s 即数据库服务器 硬件采用两台IBMP550系列的小型机做双机热备 数据库系统采用SYBASESQLServer12 5大型数据库系统 制作 民生百货电脑部 4 业务管理特点 单品管理即一品一码 全程控制 属性 名称 规格 货号 质地 中有区别的商品即定为一个品种 即所谓一品 进价核算即财务帐务处理 以进价核算库存 结转成本 批次管理即商品的进销存调等业务活动是采用批次的概念来进行管理的 商友系统成本核算原则 先进先出 统一结算即财务部门在电脑系统的辅助下 统一结算货款及进行相应的帐务处理 制作 民生百货电脑部 5 经营合作方式 经营合作方式即商场与供货商之间的商品供销方式 系统分为四种经营合作方式 经销代销联营租赁 其中经销 代销被统称为 自营 制作 民生百货电脑部 6 经营合作方式 经销商场按照权责发生制的原则与供货商签署经销进货合同 商品所有权归商场 结算方式 预付货款或帐期结算 按照权责发生制 商品所有权归属公司 在会计核算中使用库存商品科目 结算方法包括 预付货款 合同签章生效后 公司按合同 或订货清单 预付供货方货款 付款后 供货方发货 帐期结算 根据合同签订的账期天数进行货款结算 商品的销售性质为品种 制作 民生百货电脑部 7 经营合作方式 代销供需双方签署代销商品合同 商品所有权不属于商场 但由商场统一进 销 存管理 结算按实销实结 商品所有权不属于公司 但由公司统一进 销 存管理 在会计核算中使用受托代销商品科目 结算方法采用按销售成本 销售数量乘以进价 结算 商品的销售性质为品种 制作 民生百货电脑部 8 经营合作方式 联营商场划出一定的经营场地 由商场和供货商共同经营管理 结算时根据商品的销售额 按合同约定的保底金额及扣率进行 商场提供一定的经营场地 由商场和供货方共同经营管理 商品库存由供货方自行管理 实行统一收款 统一销售凭证 按照销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算 分为核算库存的商品 其商品销售性质为品种 不核算库存的商品 商品的销售性质为大类 品种 制作 民生百货电脑部 9 经营合作方式 租赁商场划出一定的经营场地 由商场和供货商共同经营管理 结算时一般约定固定的租金额 或根据商品的销售额 按合同约定的保底金额及扣率进行 商场提供一定的经营场地 由商场和供货方共同经营管理 商品库存由供货方自行管理 实行统一收款 统一销售凭证 按照约定固定的租金额 或销售额的扣率或保底金额的扣率进行结算 分为核算库存的商品 其商品销售性质为品种 不核算库存的商品 商品的销售性质为大类 品种 制作 民生百货电脑部 10 商友系统重要基础信息 部门供应商 往来单位 合同商品信息库存地点 制作 民生百货电脑部 11 1 部门 部门的主要组成要素 1 部门代码 编码规则 222代码分3级 每级为2位数字2 部门名称 对部门职能的描述3 部门类型 采购型 销售型 配送型 制作 民生百货电脑部 12 商友系统的部门结构框架范例 进销分离 1 部门 制作 民生百货电脑部 13 海南民生百货商场的部门结构框架 进销合一 1 部门 制作 民生百货电脑部 14 部门设置 部门编码规则 代码分3级 每级为2位 1 部门 制作 民生百货电脑部 15 2 供应商 往来单位 A 概念 供应商是指为商场提供商品的供货单位 B 主要组成要素 1 供应商代码 编码方式 自定义码编码长度 6位2 供应商名称供应商全名 简称3 合作方式 经销 代销 联营 租赁 制作 民生百货电脑部 16 3 合同 概念 合同是商场与供应商之间订立的关于商品销售的协议 主要合同属性 合同号 由系统自动生成 合同号的有关位数具有一定的含义 是合同的有效标记 在保存新建的合同信息时 系统会自动生成合同号 合同号的倒数第三位表示合同类型 0 经销 1 代销 3 联营 5 租赁 例如某合同号为15000 则表示该合同为经销合同 合同号为15300 则表示该合同为联营合同 制作 民生百货电脑部 17 3 合同 主要合同属性 合同组号 系统在保存合同时 自动生成合同号 合同号倒数第三位前的位数即表示合同组号 例如某合同号为15000 则15为该合同的合同组号 合同组号的意义在于 当某合同续签时 系统会根据该合同的组号 将续签的合同归纳为该合同组里 例如合同号为15000的合同续签 则系统生成续签合同的合合同号为15001合同号示例 制作 民生百货电脑部 18 主要合同属性 手工合同号 财务用来设置供应商的编号 合同类型 经销 代销 联营 租赁合同状态 未审核 待启动 试销 正常 到期 终止 清退采购部门 商品的进货部门 在本系统里 采购部门只能是部门类型为采购型的部门 供货单位 合同签署单位之一 为商场提供商品合同有效期 该份合同的起始时间到结束时间 必填项 系统默认为一年试销期天数 如输了天数 则合同审核时状态为 试销 试销期满后 日处理时自动转为正常状态 如不输或输零 则合同审核时自动转为正常状态 3 合同 制作 民生百货电脑部 19 合同在业务管理中的核心作用 3 合同 制作 民生百货电脑部 20 4 商品信息 商品代码商品条码商品名称拼音码商品分类货 型 号花色规格商标 商品信息即商品的基本标识信息 主要包括 计量单位产地商品类型 品种 大类 经营合作方式 经销 代销 联营 租赁 生产厂家结算扣率增值税率零售单价 制作 民生百货电脑部 21 4 商品信息 商品码 指商品的编码 分为下面两种 a 商品代码 指商品在商友系统中的识别编码 长度为6位 生成方式为系统按流水方式自动生成 b 商品条码 指商品包装上的EAN码或商场自定义的商品条码 制作 民生百货电脑部 22 拼音码 即由商品名称 商标名称等信息的每个汉字拼音的第一个字母组成的字符串 拼音码在查询信息时经常需要用到 为信息查询提供了极大的方便 4 商品信息 制作 民生百货电脑部 23 商品类型 商品类型分为品种 大类 第一类 品种 指数量式商品 即销售时将商品售出数量输入收款机 系统再根据商品零售单价自动计算销售金额 是常用类型 第二类 大类 指金额式商品 即商品没有固定售价 在销售时根据实际情况直接输入销售金额 4 商品信息 制作 民生百货电脑部 24 4 商品信息 商品分类 根据商品用途定义的商品类别 分类代码分3级 每级为2位 商标 即商品品牌 品牌代码是由系统自动生成的长度为六位的流水码 制作 民生百货电脑部 25 4 商品信息 包装含量 商品件数 商品数量 包装含量 指一个商品包装中含几件商品 商品件数 指商品包装的个数 商品数量 指商品细数 商品数量 商品件数 包装含量 制作 民生百货电脑部 26 产地 产地的代码分3级 每级2位 第一级 01国内 02国外第二级 产地名称的拼音码头两位 如广东是GD 北京是BJ 黑龙江是HL 第三级 长度为两位的流水号 计量单位 如个 包 本等等 4 商品信息 制作 民生百货电脑部 27 商品价格零售单价 商品的卖出价格 含税价 进货单价 商品的购进价格 分含税价 不含税价两种 4 商品信息 制作 民生百货电脑部 28 5 库存地点 库存地点分为两种 仓库 柜台 商品分配到销售部门参加销售 即存放于柜台 库存标记为 销售标记 存放于此的商品才可以卖出 系统默认的销售库存地点为 01柜台 是所有销售部门的柜组销售库存地点 所有上柜销售的商品均要以此作为库存地点 制作 民生百货电脑部 29 1 使用鼠标鼠标键操作 我们假设用户习惯用右手使用鼠标 单击 按下再释放鼠标左键一次 双击 快速按下再释放鼠标左键两次 单击鼠标右键 按下并释放鼠标右键一次 通常出现一个快捷菜单 2 登录与退出2 1 登录使用商友系统时 必须先登录 然后才能使用 在 商友系统 主窗口中 用鼠标双击商友系统的图标 出现 登录对话框 见下图 输入登录名及口令 用鼠标单击 好了 键即可 例如 某操作员 用户名为1234口令为7890 输入方法如下图 口令不可见 显示 符号 制作 民生百货电脑部 30 2 2 待处理任务窗口由于每位操作员的权限不同 其业务处理范围也不同 为了使用户及时了解工作完成的情况 系统为每位操作员提供了一份待处理任务清单 当用户每次登录后 将首先看到自己当前的工作状况 如下图所示 双击某单据记录 系统将自动调出未处理的单据 等待您去处理 这是系统的预警策略之一 制作 民生百货电脑部 31 2 3 其它 菜单系统中有一项 其它 菜单 提供一些常用的系统功能 修改操作员口令清除所有表格设置更换操作员显示待处理任务清除表格设置显示设置 制作 民生百货电脑部 32 2 4 退出各项业务结束后 要退出商友系统 退出时 选择 窗口管理 菜单中 退出 项 或者点击主窗口右上角的 图标 均可关闭系统 制作 民生百货电脑部 33 3 单据对话框的使用3 1 单据 对话框中常用功能键 1 功能键形式a 单据界面下方的功能按钮添加 添加一条记录 删除 删除一条记录 修改 重新编辑当前单据中的内容 保存 确认某项操作 并存盘 放弃 取消某项操作 不存盘 打印 打印当前的单据 退出 退出对话框 审核 对单据的有效性 准确性进行确认 执行审核后的单据不允许修改 此功能有操作权限控制要求 终止 停止正在执行的单据 此功能有操作权限控制要求 制作 民生百货电脑部 34 b 在单据明细列表中 使用 Ctrl Delete 组合键删除一行记录 这类单据如 合同 订货单 进仓单 退货单等等 其中通常含有商品信息 品牌 商品分类等明细列表 利用此组合快捷键 实现删除行信息的功能 例如 下图所示进仓单 选中商品明细列表中第二行的 塔那卡日霜 按 Ctrl Delete 键 再点 OK 就可删除 制作 民生百货电脑部 35 3 2 单据 对话框中的颜色标识每份单据的信息内容各具特点 在众多信息中 有些信息是系统业务处理必须的数据 有些信息用户可以根据需要选择性地输入 为了防止必输项的漏输 不输 系统使用了醒目的靓蓝色标识这些信息栏 以提示用户 制作 民生百货电脑部 36 3 3 单据中的快速查询按钮在商友系统的许多操作界面中设置了快速查询键 操作界面功能主要涉及到单据录入 数据查询 查询 录入的内容包括人员 供货单位 生产厂家 商标 商品 地区等基本信息 界面格式为 查询按钮 信息录入栏 使用时 在 信息录入栏 内 直接输入相应的代码 如果您不能准确输入信息代码时 可以单击这类 查询按钮 进行快速查找 所有快速查询的操作方法相同 下图是常见快速查询按钮 制作 民生百货电脑部 37 下面介绍一下 供货单位 人员选择 商品代码 快速查询按钮的使用方法 a 供货单位填写供货单位时 可以直接输入代码 当代码不明确时 单击 供货单位 按钮 出现如下图所示对话框 这时 您可以在图中 单位名称 框中输入单位名称中的部分字符 再按键盘的 Enter 键 系统将显示所有名称中含有这些字符的单位 例如 选择所有名称中含有 内蒙古 一词的单位 示例如下 制作 民生百货电脑部 38 b 商品代码 条码 商品的录入可通过两种方法完成 方法一 在商品代码栏里直接手工输入商品代码 然后利用 Enter 键回车定位 此商品的相关信息会显示于表格中 方法二 鼠标点击 商品代码 栏两次 会出现一个 快速查询按钮 帮助您选择商品 单击此按钮 将出现 选取商品 对话框 制作 民生百货电脑部 39 3 4 单据处理界面中的单据查询按钮在商友系统的众多 单据处理 界面的左上角有一个 记录编号 按钮 通过此按钮可以设定条件查询已经录入系统的单据 从而对它们进行修改 审核等相应操作 例如 打开单据界面 以合同处理为例 制作 民生百货电脑部 40 4 关于查询4 1 查询风格 查询条件 界面和 查询结果 界面整合在一个界面中分页切换式操作 即 输入 查询条件 单击 查询 按钮 显示 查询结果 若要更换条件 则选择 查询条件 页签 切换到 查询条件 界面 随后或修改原来的查询条件 或重新输入条件 再单击 查询 按钮 显示新的 查询结果 这样的方式 使反复的查询操作非常方便 在 查询条件 界面中 还有两个不错的选项 查询结果累加 保留每次查询结果 将新的查询结果记录追加显示在其后 多次查询的结果显示在一份报表中 您可对这样的累加查询结果进行统一处理 就象一份报表一样 这样的方式 非常适合对局部数据的追加查询 清空查询条件 将所有条件清除 重新录入查询条件 制作 民生百货电脑部 41 查询条件窗口 制作 民生百货电脑部 42 查询结果窗口 对于查询结果 您还可以调整窗口的字体 选择 其他 菜单中 显示设置 的 设置查询窗口字体 功能 制作 民生百货电脑部 43 4 2 查询条件商友系统支持多种组合查询条件 正确输入各种限定条件 将会得到符合条件的信息 学会正确地使用系统提供的查询功能 可以迅速获得我们预期想要的结果 下面我们将举例介绍如何输入查询条件 4 2 1 精确查询若要查看某项信息的具有特定值的记录 可以在对话框该信息栏中输入要寻找的值 例如 查询零售单价为518元的商品 步骤 在 商品基本查询 以对话框的零售单价中输入 518 单击 查询 键 制作 民生百货电脑部 44 4 2 2 使用NOT操作符查询有时希望查看除特定值外的信息 要实现这一点 需要使用NOT 非 操作符 在选择条件前面输入NOT用以描述所不要看到的值 NOT操作符可以加在精确值 范围 通配符或其它操作符前 在下文中将要学习范围和通配符模式 例如 查询除 挂壁 以外的所有商品信息 制作 民生百货电脑部 45 4 2 3 进行模糊匹配查询商友系统提供了两个通配符供用户查询时使用 1 使用 通配符进行单个字符匹配 通配符匹配任何单个字符 字母和数字 可以使用若干个 字符以指定某种模式 注意 一个汉字是作为两个字符处理的 例如 查询商品 休闲服 休闲裤 的信息 可在商品名称条件中录入 休闲 来进行查询 2 使用 通配符匹配任一系列的字符 通配符可匹配含有任何数目的任一系列 该系列中可包括空白 包含空格 若已知要寻找的模式中有多少字符 可以使用 通配符代替 通配符 例如 查询商品名称含有 莎 字在前 瓶 字在后的所有商品的信息 可在商品名称条件中录入 莎 瓶 进行查询 制作 民生百货电脑部 46 表1说明了各种方式下使用 通配符可以得到什么结果 表2说明了各种方式使用 匹配通配符时可以预期得到的结果 制作 民生百货电脑部 47 4 2 4 指定AND条件查询在查询时 有时被查询的结果希望能够满足多个条件 这种类型的操作称为逻辑and 与 and意味着所有的条件都被满足 使用时在查询对话框的一个信息项中输入多个条件 各个条件之间用逗号相隔 逗号 作为and的运算符 通知系统要查询所有满足条件的信息 商友系统查询功能中各信息项之间关系也是AND查询 只是操作时省略了 and 运算符 范围匹配查询范围匹配查询即指定一定范围内的值进行查询 这是一种比较常见的查询操作 进行范围查询时除了and运算符外 另外比较关键的部分是比较运算符 制作 民生百货电脑部 48 4 2 5 指定OR条件查询除了逻辑and运算外 系统允许用户逻辑or 或 运算 逻辑or运算就是只要满足了两者中的任一个 或多个中任一个 的条件时就实现了值匹配 注意 指定条件与 or 运算符之间用空格隔开 例如 查询商品名称为休闲或金利来西服的商品的基本信息 可在商品名称的查询条件中输入 休闲 or金利来西服 来进行查询 4 2 6 将AND条件和OR条件进行组合查询例如 查询商品名称为休闲或金利来西服 并且价格大于100的商品的基本信息 可在商品名称的查询条件中输入 休闲 or金利来西服 在价格的条件中输入 100 来进行查询 制作 民生百货电脑部 49 4 2 7 按指定日期查询以上方法均适用于指定日期查询 日期输入的格式为 年 月 日 三者之间用 隔开 如2002 04 12 这一设置与Windows操作系统中的日期设置必须一致 因此Windows操作系统中的日期分分隔号必须设置为 4 2 8 给查询结果排序当屏幕显示查询结果后 将鼠标移至报表的任一标题栏 如商品代码 按鼠标右键 报表按此栏 商品代码 的升序进行排序 再按一次鼠标右键 则降序进行排序 制作 民生百货电脑部 50 4 2 9 查询结果与右键快捷菜单在一些列表中 当用鼠标右键单击记录时 系统将显示与此记录有关的明细说明 或显示快捷菜单 方便及时地响应您的操作 例如 查询库存商品信息时 右键操作显示商品批次或供货单位信息 查询供货单位信息时 右键操作显示供货单位详细信息或供应商品信息 查询结果 除了可排序功能外 系统具备的 窗口管理 菜单 还提供了专用于设置 查询结果 信息列表的系列功能 是用户报表处理的有利工具 制作 民生百货电脑部 51 5 窗口管理在上面我们介绍了查询条件的使用 通过 查询条件 的设定 我们可以获得所需的 查询结果 对于查询结果 我们可以通过 窗口管理 菜单中的功能进行再处理 调整报表的显示模式 以达到最好的观察效果 若联接了打印机 则可打印报表 系统通用菜单 窗口管理 的子菜单和快捷按钮的功能与使用方法 制作 民生百货电脑部 52 5 1 层叠报表和平铺报表5 2 打开 关闭系统功能模块列表和图标显示5 3 关闭全部报表5 4 排列图标 制作 民生百货电脑部 53 5 5 设置报表显示设置报表的显示内容 使用好这项功能 对于观察各类报表的效果来说 非常有意义 下面我们将以查询进仓单为例介绍此功能的操作方法 1 显示标题用户可以定义显示标题 输入任意字符 报表显示及打印时均使用设置后的标题 2 设置报表显示列对话框左侧显示了报表的可显示列 用鼠标单击某列名右侧 显示 设置项 取消设置框中 标记 单击 退出 按钮返回 查询结果 界面时 该项将不显示于报表中 若要恢复起显示权 则进行相反操作 设置时 还可以为报表预设置 a 统计值 求和列 显示最大值 最小值 平均值 合计值 b 表格字体 分为使用系统定义的字体 系统缺省设置 和自定义字体 自定义时 单击自定义按钮 出现图示对话框 您可选择喜欢的字体 改变 制作 民生百货电脑部 54 c 斑马条 用浅黄色按间隔行数标识行 使报表数据显示更清晰 美观 d 增加字段 选择已有的字段 重新组合运算 按约定的算法 进行简单的运算 产生新的列表项 点击 增加字段 项 弹出下图的窗口 制作 民生百货电脑部 55 e 恢复初始设置如果对所设置的字段不满意 可以使用 恢复初始设置 按钮 将设置恢复至系统的初始设置值 等待重新设置 3 设置报表排序属性选择 排序 页签 出现如图对话框 制作