以 ＂设备合同 ＂为切入点的企业工程设备 档案 管理初探.doc

以 设备合同 为切入点的企业工程设备 档案 管理初探 一。 一。 一一。 一。 一一。 羞隧以“梭合同”为企业工程粳畚档案管理翱探宝山钢铁股份有限公司刘丽霞【摘要】冶金制造企业的工程设备档案几乎占据了整个工程项目档案的50，因此，工程设备档案管理的优劣直接影响到整个工程项目档案的质量。 本文结合企业实际，针对钢铁企业工程设备档案的管理特性，阐述了以“设备合同”为切入点的工程设备档案管理方式以及所取得的成效。 企业工程设备档案是指工程项目建设阶段形成的有关设备文件，主要包括设备合同文件、设备开箱文件、设备竣工文件等。 对于冶金制造企业来说，通常一个工程项目的设备档案几乎占据了整个工程项目档案的50。 因此，工程设备档案管理质量的优劣直接影响到整个工程项目档案的管理质量。 那么，如何将上述设备文件收集齐全并逐一对应、系统，确保工程设备档案的完整性、成套性和系统性，便于今后为生产顺行、设备维护提供高效利用，这是项对钢铁企业来说倍感重要但也颇具难度的工作。 近几年，笔者通过参与本企业工程项目档案管理的实践，对工程设备档案管理有了进一步的认识。 工程设备合同有标准设备合同与非标设备合同业罗泾工程项目为例对企业工程设备档案管理谈点务素质和政治素质的不断提高，本单位档案保密管借阅、销毁进行全程监督控制。 理工作得以有条不紊地开展。 保密工作无处不在，军工单位档案保密管理工 三、认真实现军工档案工作与保密工作的协调作尤为重要，信息化为档案工作者带来了机遇和挑统一保密工作无小事!它涉及到我们工作的方方面面。 档案管理与保密管理工作密切相关。 随着信息化时代的到来，档案工作的服务方式与传统档案服务利用方式相比发生了巨大变化。 我们要树立信息化服务的理念，使服务于军工生产的信息越来越广。 由于档案服务方式的转变，档案保密工作随之也发生了新的变化，由原来只控制管理纸质文件到现在媒体的多元化，我所正在把保密工作融入信息化管理，通过信息化系统对涉密文件从生成、归档到战，我们必须努力提升自身的业务能力和政治素养，及时更新理念，跟上时代步伐，利用信息化推动档案管理工作，不断完善军工单位的档案保密管理工作，为军工单位科研生产提供更为快捷、安全的服务。 参考文献1】河北省档案局最新档案法律法规业务规范标准选编【2】张尚瀛档案工作理论与实践【M】北京华艺出版社，xx(潘欣)避蓦耕究一2m01。 7一女廿“j*搴一-一。 一一?一。 一感想，以供探讨。 一、以“设备合同”为主线收集设备文件。 确保其完整性在本企业签订的设备合同的“设备供货方权利和责任”条款中明确规定了为保证设备设计和施工进度的需要，设备供货方必须按时提供准确的资料，并对资料的成套性、完整性及其内在质量负责等内容。 同时，设备供货方所提供的主体设备清单以及技术资料的交付要求分别以技术附件的形式加以约定。 因此，“设备合同”成为工程项目档案管理人员在各个阶段收集设备文件的指南。 1设备交货前有关设备资料的收集依据“设备合同”，在设备详细设计完成后十五天内，档案管理人员需收集设备供货方提供的耐火、保温和隔音材料、填充(油)料、时效性耐材等的清单及图纸资料。 设备如有留现场制作的部分，档案管理人员还需收集设备供货方提供的完整、准确、成套、清晰的制造图。 在设备发运前六十天，档案管理人员需收集设备供货方提供的产品说明书、设备装配图、设备的随供件清单、易损件图纸及备品备件清单等。 在收集过程中，为提高技术资料交付的质量，更好地促进与设备厂商之间的沟通，档案管理部门拥有直接催交权，即在“设备采购方权利和责任”条款中明确规定了设备供货方未按附件规定的时间提供设备文件或提供的设备文件不完整时，档案管理人员有权代表项目单位(即设备采购部门)直接向设备供货方进行催交或要求补充提交相关设备文件。 2设备交货时开箱文件和特种设备使用许可文件的收集依据“设备合同”，设备交货三十天内要进行开箱检验。 开箱文件的收集内容有装箱单、装箱资料清单、产品合格证、检验记录、使用说明书以及设备安装图等。 此外，在设备交货时，应根据设备随供件清单注重对特种设备(如锅炉压力容器、起重设备、计量设备、消防报警设备、防爆电气仪表、放射性元件、无线电设备以及某些危险性较大的特种设备等)提供的相关文件材料盼收集，如报验及申请使用许可证等材料，此乃今后特种设备使用单位办证、审证所必需的文件。 3设备交货后设备竣工文件和总目录的收集依据“设备合同”，在设备负荷试车考核后4634个月内，档案管理人员应收集设备供货方提供的设备竣工文件和总目录，包括纸质文件和电子文件。 如在收集过程中遇到问题，同样可直接与设备供货商联系，催讨相关资料。 由于设备合同按设备性质分为引进设备合同、国内设备A类合同、国内设备B类合同等，不同类型的合同其设备文件的交付要求则有所不同。 因此，档案管理人员应充分了解各类设备合同的相关内容和要求，收集时严格把关。 如所交付的图纸是否完整，设备制造竣工图上是否加盖了“设备竣工图”章，图面是否清晰，电子版格式是否符合要求，等等。 同时，可将设备供货方提交的整套设备竣工文件提交给企业生产运营单位进行准确性的复核，并在设备制造竣工图审核确认单上签字后反馈。 档案管理人员应根据设备供货方提供的“资料交付总目录”，在半个月内完成已收集的全部设备文件的核对工作。 档案管理部门拥有工程设备相应费用的支付确认权，即在“支付条件”条款中设立了“设备资料交付款”与“设备第一笔尾款”等关卡，设备供货方按技术附件规定的设备文件全部交付完毕后，需经档案管理人员签收确认，设备采购部门才能按合同确定的设备资料交付款项金额支付相应款项或尾款，以确保设备文件的完整收集。 二、以“设备合同”为单位设备档案，确保其成套性罗泾工程是上海市重大建设工程，设备采购数量庞大，若按通常作法以设备台套来整编设备档案具有很大的难度，主要原因是成套性的设备合同不是以设备台套来签订并按设备台套来提供相应技术资料的，主体设备及其配套件分别订立设备合同的情况非常普遍，配套件往往还与多个主体设备相关。 如以设备台套来整编设备档案，则无法按台套来拆分，况且由档案管理人员判断拆分依据难度很大。 因此，以设备合同为单位进行设备档案的不失为一种便捷且有效的管理方式。 过程中，可以针对不同和种类的设备文件提出不同的管理要求和管理方式。 1设备合同文件的每一份设备合同从谈判、签订直至执行完毕，形成的文件一般包含谈判资料、招投标文件、合同文本及其技术附件和相关协议、设备合同拟签审批表、拟选供应商报表、谈判记录表、拟签供应商报表等。 这些设备合同文件均由企业内部的工程设备采购部门在合同执行完毕后向档案管理部门归档。 因此，可以对工程设备采购部门提出相关要求，即以合同为单位进行收集，并以项目为单位进行归档，在合同执行完毕且项目验收前向档案管理部门集中归档。 上述要求在企业内部以制度形式固化，明确了归档责任和要求，从而确保设备合同文件的成套性归档和。 2设备开箱文件的设备运抵现场后，本企业委托设备开箱单位进行开箱检验。 因此，设备开箱文件可以责成开箱单位进行并归档。 为了确保设备开箱文件的编制质量，档案管理部门编制了开箱文件编制注意事项和合格证编制办法等若干宣贯材料，其中提出了设备开箱文件以设备合同为单位并有序排列，成套开箱图纸一套组成一卷，若一个合同涉及多个设备则按设备排列或组卷等要求。 此外，档案管理人员深入现场向开箱人员进行宣教，在促进设备开箱文件编制工作标准化和规范化的同时，也确保了设备开箱文件的成套性。 3设备竣工文件的按合同规定，设备负荷试车考核后，设备供货方需重新以纸质文件和电子文件形式向建设方提供所有详细设计终版图及技术资料。 这些设备竣工文件由设备供货方(无论国内国外)直接向建设方档案管理部门提交。 因此，档案管理部门必须充分了解和掌握一个工程项目中所签订的所有不同类型的设备合同情况，时，一个工程项目的设备档案原则上按设备文件的、设备合同、单体设备为序进行。 如分引进设备合同、国内设备合同等，其下以设备合同为单位进行组卷，若一份合同内涉及多台设备，其下再以设备为单位进行组卷，不同专业的竣工图按专业分别成套组卷，相关的技术说明、操作手册等按设备组卷，以确保设备竣工文件的成套性。 三、以“设备合同”为依据验收设备档案。 确保其系统性档案管理部门在工程项目建设阶段以设备合同为单位编制的设备合同一览表以及在工程项目档案完毕后以设备合同为单位整编并形成的设备档案案卷目录是最终检验设备档案系统性的检索工具和重要依据。 I设备合同一览表的编制设备合同一览表由各项目档案管理人员将每次接收的设备合同(此合同非归档合同，而是项目管理人员作为“工具书”的合同)归纳汇总而成，其内容包括每份合同的合同号、设备编号、设备名称、制造厂家、数量、合同类型及设备编码等相关信息。 由于罗泾工程设备数量大