企业会议制度

第 1 页 共 7 页 公司会议管理制度公司会议管理制度 第一条第一条 根据公司规定和精细化管理要求 为进一步规范会议内容和程序 提 高公司的办公质量和工作效率 建立健全决策机制 提升公司运营水平 特制 订本制度 第二条第二条 会议要求 一 会议应根据实际工作需要召开 着眼于有效沟通 协调公司内部各方 面关系 解决问题 安排部署工作 二 会议应注重质量 提高效率 会前应做好充分准备 做到充分沟通 心中有数 对议而不决的事项提出 解决的原则与方法 各类会议力求精干 高效 工作进展和安排应明确 具体 量化 杜绝空谈和形式主义 三 讲求实效 会议议定的事项 布置的工作任务 提出的办法措施 与会人员要按照职 责分工传达 贯彻 落实 力求取得具体成果 四 严格会议纪律 会议主办部门应加强会议管理 做好会议安排 与会人员应认真准备 准 时参会 不得缺席或指定他人代表 确因个人紧急事务需要请假的 须向直属 领导请假 同时指定专人代为参会 第三条第三条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专题会议 如集团公司例会 公司专项会议 部门例会等 第四条第四条 公司各类会议及其安排如下 一 集团公司工作例会 一 集团公司工作例会每月召开一次 于每月的第一个工作日上午召开 会议由董事长主持 董事长因故不能出席时 授权公司其它领导成员主持 二 集团公司工作例会出席人员为集团公司副总 各分公司总经理 集团 第 2 页 共 7 页 各部门负责人 列席人员由董事长临时指控 三 集团公司工作例会的主要内容是 会议主持人通报重要事项 各部门 负责人报告本部门上月工作情况 对照上月会议安排 逐条逐项检查落实完成 情况 提出需要公司协调解决的问题和工作建议 提出本月工作安排方案 与 会人员讨论有关事项 会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事 项 四 集团公司工作例会由行政部负责组织和记录 议定事项形成 集团公 司工作例会会议纪要 由行政部起草 经审核后 由总经理或主持会议的其他 公司领导签发 二 公司专项会议 公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求 按照工作分工或受总 经理委托 就专项工作召开的办公会议 专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持 有关部门负责人参加 议由专项工作主办部门负责组织和记录 行政部配合 会议议定事项形成 专 项会议纪要 由专项工作主办部门起草 经行政部审核 报主持会议的公司领 导签发 三 部门 及各分公司 例会 一 部门例会 由各部门自行安排 或由各部门负责人根据工作需要决定 但必须服从公司统一安排 开会时间 参会人员等 不得与公司会议冲突 二 部门例会由各部门负责人主持 该部门全体员工参加 三 部门例会的主要内容是 部门负责人传达公司会议精神 通报公司近 期总体工作安排和面临的问题 每名员工汇报上月工作情况 提出工作中遇到 的困难和问题 解决建议和本月工作安排 与会人员讨论有关事项 部门负责 人提出部门下周工作要点 具体安排和有关要求 四 部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录 会议记录应载明会议 主持人 议题 发言概要 工作要点及时限要求 四 公司及部门其它临时性会议 另行安排确定 第五条第五条 会议计划与统筹 会议安排的原则为 小会服从大会 局部服从整体 临时会议服从例会 各类会议的优先顺序为 总经理办公会 公司领导工作例会 公司销售例会 第 3 页 共 7 页 部门会议 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制 第六条第六条 会议准备 一 会议通知遵照以下规定 1 由会议主办部门按计划表直接通知参会人员 2 会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门 3 会议通知形式一般为电话通知 但需对会议议题 需准备的会议资料 会务安排等作特别说明的会议 应以会议通知单进行书面通知 二 会议的其它准备工作遵照以下规定 1 会议主办部门应提前准备好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材 料 计划草案 决议决定草案 与会人应提交资料等 落实并布置会场 准备 好会议所需的各种设施 用品等 2 公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责 3 各部门召开会议需用公司会议室的 应向行政部书面提出 由行政部统 筹安排 第七条第七条 会议组织 一 会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 二 会议主持人须遵守以下规定 1 主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好会前准 备 2 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决的问题及目 标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议程进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言 以确保议程顺利 推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议 决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加 以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序 实施部门 达成标准和完成 第 4 页 共 7 页 时限等会后跟进安排向与会人员明确 三 参会人员须遵守以下规定 1 应准时到会 并在 会议签到表 上签到 2 会议发言应言简意赅 紧扣议题 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 4 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 5 遵守会议纪律 与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另 一未与会人处 原则上不允许接听电话 如须接听 请离开会场 6 做好本人的会议纪录 四 会议记录 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录 会议 记录应遵守以下规定 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根据需要整理 会议纪要 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 3 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 4 会议原始记录应于会议当日 会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主 持人审核签名 5 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 6 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人核准的 会议签到表 的考勤记录报考勤人员 五 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由办公室存档 备查 2 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常归档 保管 同 时将一份副本送办公室统一归档备查 3 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅应严格按 照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行 第八条 会议跟进 一 会议决议 决策事项需要会后跟进落实的 按照部门职责分工由主办 第 5 页 共 7 页 部门跟进落实 会议主持人另有指定的 从主持人指定 二 会议跟进的依据以会议决议 纪要及会议原始记录为准 三 行政部负责会议议定事项的督办和催办 定期检查会议决议 纪要及 会议记录及落实情况 并将督办和催办情况报告会议主持人 并将作为考核当 事人工作的依据 四 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门自行安排 第九条第九条 公司级会议的保密 一 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论的有关情况向 外泄露 二 会议议决事项 应严格保密 除按规定履行职责需要外 与会人员不 得外传会议讨论和议决情况 三 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作出相应处罚 第十条第十条 管理权责 一 行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督 二 会议主办部门负责会议的组织工作 并有权对违反本制度的行为提出 处罚 三 迟到 早退 缺席 1 迟到 参会人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的 计为迟到 2 早退 凡参加会议人员 如未经主持人同意在会议结束前 5 分钟提前离 开会场的 计为早退 3 缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不 参加会议的 计为缺席 第十一条 附则 一 本制度由行政部负责解释 二 本制度由总经理审议通过 经总经理批准后生效 自颁布之日起执行 三 注 1 会议实行签到制度 不准代签 补签 否则一律按缺勤处理 2 本考勤表会议结束后交行政部留存 3 缺席 病假 迟到 早退 事假请注明在备注栏 第 6 页 共 7