教学秘书毕业论文.doc

广西职业技术学院毕业论文（设计） 第 7 页浅谈高校系教学秘书的工作覃淑青摘要：高校教学秘书有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性，由于工作方向、目标的差异，使得系级教学秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上要联系自身实际、着眼本系发展。教学秘书是教务、教师、学生三者之间的纽带和桥梁，起到沟通的作用。探讨高校教学秘书的工作，对加强教学秘书的发展和提高教学管理水平具有十分重要的意义。关键词：教学秘书 性质 特点 上传下达 辅助 服务 管理随着时代的发展，秘书涉及到的领域越来越广，现如今高校办公室秘书已是秘书工作领域的一部分。教学秘书工作是高校工作的一个重要环节，是连接学院教务处工作与各院系教学工作的桥梁和纽带，他的地位既是从属地位的，但又是处在相对独立的地位的。教务处对学校的教学组织和实施，大部分是通过各院系的教学秘书下达、执行和反馈的。因此教学秘书在高校管理工作中承担着沟通协调、处理事务、参与政务、做好服务等基本职能，需要协调内外、联系上下，处理好各种关系。1、教学秘书的性质教学秘书是高校教务处和系部教学主任的助手，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学院、教务处、系部领导、教师和学生之间的纽带，被高校教务处和系部主任双重领导，用图示如下：（教务处）（系领导）教学秘书（教师）（学生） 图教学秘书，其工作性质应定位于既是教学工作管理者，又是服务员，而管理从本质上讲也是服务，作为教学秘书，这种服务更具体、更直接。始终要落实于服务教学、科研、老师、学生。教学秘书负责处理系内的有关教学教务，保证本系个专业教学计划的正常执行，完成学生的学籍管理和处理，负责管理信息的收集、综合、整理工作，为部门和上级领导提供决策依据，及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处，使教务部门能按时解决和调整。同时要辅助领导处理好行政与教学及科研等工作，必须做到领会领导的意图，自觉地服从领导，在思想上与领导共振，在行动上与领导步调一致。2、教学秘书工作主要特点：2.1辅助性院系领导通常肩负教学管理和教学双重任务，工作千头万绪，不可能事事都考虑得很周全，这样就需要教学秘书及时拾遗补缺，提醒领导在什么时间完成什么工作等。教学秘书一方面要辅助教务处与系领导完成各项任务外，还要把教务处的文件精神及时传达给教师和学生，并及时做好及时沟通与协调。以便教学工作得以更好的进行。2.2服务性高校的管理工作服务于教学，教学秘书的工作对象为教务处、院系领导、教师和学生，其工作目标是尽可能为领导、教师和学生提供一切可能的帮助。使得教师能更好地教书育人，学生能更好地学习成长。如把教务处的有关通知、要求传达给教师和学生，执行教务部门和院系领导的工作指令，为院系领导提供教学数据，为教师调换课程，为学生安排考试等。高校教学秘书的工作，从根本上讲，管理就是服务，服务即是管理。只有服务性得到很好地体现，你才能得到学生和教师地信任，才能得到学生和教师地配合，高校教学秘书的工作才能做好；只要服务性得到很好地体现，高校教学秘书的工作，其过程会更轻松，效果会更好。 2.3阶段性阶段性教学构成了高校的整个教学过程，具体实施教学管理的教学秘书工作自然而然地具有较为明显的阶段性。教学管理工作时间主要集中在学期的开始、期中、期末三个阶段。学期初要提前将新学期的上课时间、地点通知给教师和学生，将学生的成绩进行汇总，在此基础上安排补考和重修、辅修等事项，做好新学年的一切准备工作。期中阶段时间相对宽松，主要是按照教务处的要求，完成期中教学检查的各项工作，如召开学生座谈会，将学生对教师的看法，教师听课情况，对教学的要求等及时反馈给院系领导和教务处；期末主要是完成与考试有关的一系列工作，如安排考场、安排监考、分装试卷、登录考试成绩等。对所有教学环节进行收尾和总结，还要重新制定或修改教学计划，排定课表，为下学期的工作做好铺垫。2.4专业性教学秘书工作专业性很强，教学秘书必须要了解本院系培养目标，熟悉本院系所开课程的教学大纲、教学计划、课程设置、教材征订以及学分、学时分配、教室的分配等。在学期进行中还要负责教师调课、停课、临时使用教室等事宜。同时还要了解各年级、各专业的学生基本情况，了解教师授课情况。2.5繁杂性教学秘书的繁杂性主要表现在工作难度大，既有常规性日常管理工作要做，又有突发性的教学情况要处理，工作重，责任大。工作内容包括教学管理中的专业、课程、课时、师资、学生、班级、试题、成绩、实习、毕业等方方面面，头绪多，工作量大，许多工作都牵涉到具体人和物，甚至涉及教师和学生的切身利益。教学秘书如果有一件事做不好，就有可能影响到部门甚至整个学校教学工作的正常运行，甚至还会造成教学事故。2.6积累性和档案性院系实施教学活动、教学研究、教学文件等是不可缺少的重要历史记录，极具保存价值，是学院改革发展的见证，也是促进教学创新、提高教学质量、教学过程的重要信息来源，教学秘书对有保存价值的文档，如教学日历、教学大纲、教案、讲稿、学生的毕业论文、教师的工作量统计和学生成绩登记册等等要进行归档保存。3、教学秘书的工作职责3.1严格执行教学计划教学计划是学校培养人才和组织教学过程的主要依据，它体现了学校培养人才的模式和质量要求，是组织教学过程、安排教学任务、确定教学编制的基本依据。由教研室主任提交教学计划，教学秘书要严格执行教学计划，以确保达到教学计划中培养目标的质量要求。其次，在执行教学计划的过程中，可能会遇到现有教学计划不能满足当前行业发展对专业人才要求的情况，应及时将情况反映给教研室主任，或提出进一步修改、完善教学计划的想法和思路，以便可以更好的改进。3.2 日常教学管理3.2.1 教务安排方面涵盖:课程安排、教室安排、调课、各种数据统计积累、考试安排、协调监考教师和考场，包括英语B级、四级、计算机在内的多种资格考试的报考工作、试卷的印制、考试成绩和试卷的收纳及整理归档工作等。在学期初要做好学生选修或重修的手续。在期中教学检查、教师之间的相互听课、学生座谈收集学生建议并反馈给领导及相应教师，以便改进工作，保证教学的顺利进行，进而保证师生关系以及师生与学校关系融洽的工作。为了保证正常的教学秩序， 对于个别教师因事请假后的停课、调课情况， 还要及时通知有关教师和学生， 避免教学事故的发生， 最后， 还要检查、落实教师的补课情况， 保证教学计划的正常执行。学期末，完成与考试有关的一切事务。对于提前考试的科目，安排教室及监考教师。所有考试结束后，还要回收学生期末考试试卷向各位教师发出教务处相关录入成绩的通知，打印成绩单，将成绩返回教务处考试与学籍管理科。并及时通知考试不及格的学生准备下学期的补考。还有就是要认真做好下个学期的编排课表，一旦排课表有冲突，则会影响学生的上课，有可能会造成教学事故。这些都关系到每一个学生的利益，所以就要求教学秘书更加耐心、细致地做好每一项工作，并增强责任意识。3.2.2 教学方面包括:教学日历、教室日志、教学计划、授课计划、课程大纲收纳整理、教学工作量记录核实，教师的工作量汇总、组织教师填写教学日历、调整教学秩序等，另外还有教材征订工作。3.2.3 学籍管理:教学秘书要将新生入学花名册、学生登记表、学生成绩登记表、学生成绩汇总表、毕业生花名册等整理归档。每年每学期进行学期、学年学生学籍的统计和处理，掌握本系学生学籍异动情况，协助教务处办理休学、退学、转学、处分手续。对应届毕业生资格初步审查，整理毕业生的相关档案并做好移交工作。3.2.4 整理教学档案:教学秘书还要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料归档、保存工作。本系各个专业教学计划、重要教研活动记载、教学研究项目和成果、教学工作总结及各项教学经验材料的整理和归纳。如教学日历、教学大纲、教案、讲稿、学生的毕业论文、教师的工作量统计和学生成绩登记册等有价值的文档。4、 教学工作的管理教学秘书有责任将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院系领导，提出自己的看法，把领导的决策向下传递，把教师和学生的意见向上反馈，做好上传下达的工作。及时向院系领导反映教学中发现的问题和学生的现状，使领导全面了解教学情况，做出正确的判断和决定，使问题能够得到及时解决。5、教学秘书的职能和作用5.1教学秘书的职能：5.1.1协调职能在实际的工作中，教学秘书面临着教学职能主管部门、教研室、教师和学生等层面的纵向协调，也涉及到教学部门之间、教学部门与有关职能部门之间的中介。这就决定了教学秘书必须具备协调的能力。教学秘书必须协调教务处、各院系、各科室，以及教师和学生之间的各种关系，具体说来，既要做到“上传下达”，及时准确地完成上级主管部门和领导的各类指令性工作，又要做到“下情上送”，将教学过程中的一些情况及时反馈上来，还要做到“协调左右”，在领导与教师之间、教师与学生之间起到沟通信息、协调关系的作用，其工作的好坏，不仅影响着全系的教学管理工作，而且还间接影响着教学质量。5.1.2教育职能这是教学秘书的一般职能。向学生介绍有关信息和学籍管理的知识，通过日常的沟通，了解学生学习情况和学习中的困难，为学生排忧解难。教学秘书在与学生联系与接触中做出表率，以文明服务、礼貌待人、认真工作等职业道德和完美的人格力量，潜移默化地影响着学生。即所谓“管理育人”。5.1.3检查督促职能教学秘书是联结“教”与“学”，即教师与学生关系的纽带，他们要了解和检查教师的教学情况和学生的学习情况，检查督促各个教学环节的落实情况，发现问题，及时汇报、及时解决，以保证教学质量和提高教学效果。教学秘书从事的主要是教学行政管理工作，就是为与此相关联的各个环节进行服务。这项职能包括教学运行管理、教学程序管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，都在紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，以保障教学活动正常、有序地开展。52 教学秘书在教学管理工作中的作用5.2.1桥梁和纽带作用教学秘书既是教学管理工作的实施者，同时又是院系教学活动制定者的助手，在方案制定过程中起着重要辅助作用。教学秘书在工作中接触面最广，既与领导接触，也与教师接触，并且直接接触学生，既要把领导的决策向下传递，又要把教师和学生的建议和意见向上反馈。在领导、老师和学生之间起到承上启下上传下达的桥梁和纽带作用。5.2.2 助手和参谋作用在教学管理中，教学秘书有责任有义务当好院系领导的助手和参谋，根据自己的实际工作经验，积极主动地向领导提出制定新培养方案的意见和改革完善教学管理体制等方面的建议。通过督促、检查等手段使培养方案得以顺利实施。5.2.3 为教学、科研、教师、学生服务的作用教学秘书工作是将综合性管理与服务融为一体的工作，具体体现在为教学科研服务，为广大师生员工服务的。通过教学运行管理、学籍管理、教材管理、教学档案管理、教师授课情况及工作量管理、课程评估管理、等工作得以实现。服务是为了工作更好的进行。6、 教学秘书的应具备能力6.1沟通能力教学秘书的沟通能力是做好其他方面工作的基础和前提（表达能力又是沟通的基础），在我看来，可以说是最首要的基本素质。高校教学秘书应该把沟通能力作为最基本的素质在日常工作中进行锻炼和培养，从而更好地改善关系，调动人的积极性，创造良好的工作环境。6.2统筹能力高校教学过程具有很强的规律性，有相对固定的程序，表面上看，教学秘书的日常工作在很大程度上只是一个“按部就班”的过程。真实情况并非如此，虽然从大的方面看，教学管理只是一年又一年的重复；但从小的方面看，教学管理却充满了变化。教学秘书在日常管理中需要表现出其主动性、灵活性和创造性，而统筹能力就是基础。同一时间段，往往会有多项工作需要完成，此时，我们要做到心中有数，有意识地运用“统筹”的原理安排工作。统筹能力表现在不同的事情区别对待，区分缓急，区分难易，区分重要性，把最急迫、最重要的事情先做，把有限的个人精力合理地分配到各项工作中去。这样才能做到遇事不慌、沉着冷静、有条不紊，在有限的时间把全部事情做好。6.3 计算机的操作能力随着计算机在管理中的广泛应用，高等学校的教学管理逐步走向现代化、科学化。同时校园网的建立以及大量管理型软件的研制与应用，诸如排课系统，学籍管理系统等等， 教学秘书必须不断学习，掌握现代化办公设备的使用技能。6.4 创新能力：教学秘书要对教学管理工作要有见解，善于发现问题并积极思考解决的方法; 要开拓创新，不断探索教学管理的新途径、新方法，做到与时俱进、不断提高。要不断自我学习，优化知识结构，增强驾驭教学管理工作的能力。在工作中找到新方法，增强应变能力，将现代教学管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代管理技术，进行教学管理工作。只有这样，才能在教学秘书这个平凡的工作岗位上释放更多的能量。7、 教学秘书应具备的素质：教学秘书必须及时捕捉教学信息；及时处理各个教学环节中存在的问题，及时协调各方面的关系。教学管理过程中必须注重人的管理，充分调动教师、学生及各类人员的积极性。同时秘书必须具有事业心和责任感，还要具备精明干练的办事能力、综合分析能力、组织协调能力、语言文字表达能力。在处理事物中具备忙而不乱、杂而不烦、疏而不漏、有条不紊的工作能力及较强的应变能力和业务能力。综上所诉，教学秘书在对学校的教学、管理等工作中起着非常重要的作用。高校教学秘书在工作中应找准自己的位置，把握好自己的角色定位，要正确认识教学秘书工作的性质、特点、职能、作用等方面，要充分发挥自己的职能作用，做到稳定教学秩序、深化教学改革，提高教学质量，并努力提高自身素质，强化服务意识和奉献精神，以使教学秘书在高校的教学管理工作中发挥更大的作用。参考文献：1王鸿奎高校教学秘书工作的几点初步体会D中国科技信息2008年第9期，170-171