供应商管理手册.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除供应商管理手册1.0 目的对本公司采购业务人员的工作和本公司供方的管理工作进行明确规范，使公司的供应链工作保持高效率、低成本。确保我公司生产的顺利进行及所采购的产品或选择的服务满足质量要求。2.0 适用范围采购部员工的工作和供方管理工作的培训。3.0 XX公司员工工作原则3.1 礼品和馈赠：凡XX公司员工，不论其职务高低，均不得出于个人利益收受任何礼品、小费、现金、样品等形式的馈赠。这是本公司的一项基本原则。这些馈赠包括：娱乐活动票卷、现金或商品形式的回扣、给某个员工的特别折扣、样品、供方支付费用的旅行、节日礼物等形式。凡收到上述馈赠，各位员工务必将其退回，所需费用由对方负担。请客吃饭也是一种馈赠。如有必要与供方一同进餐，本公司员工和供方应各自付账。上述原则适用于XX公司所有员工。如发现XX公司任何员工出于任何个人利益向供方索取任何个人报酬，请告之XX公司高层领导。3.2 采购人员与供方谈价必须两人同时在场，共同确认。3.3 如果发现任何供方主动向XX公司员工提供上述各种形式馈赠的，则每发现一次，XX公司将给予该供方10000元人民币的处罚，直接在货款中扣除。重复发现，则取消其供货资格并追究相应的法律责任。4.0 新供方的管理： 新供方：尚未与我公司建立真正的供货关系，经采购部工作人员初步调查、联络，有意向与我公司建立供货关系的潜在供应商。4.1 填写我司，对该公司的基本情况进行简述,主要是品质保证能力，生产能力,仓储面积，供货周期，生产淡旺季，公司概况，主营产品，主供客户群体等背景资料。4.2 进行产品报价，税率，显示性价比优势，同时提供营业执照和税务登记证和ISO质量体系证明文件，以证实其合法性。4.3 进行打样和试样，打样时一并提供以下资料a. 免费样品至少5件，根据试验要求可适当增加。b. 做，内容包括： ； 爆炸图或零件图、电器原理图、接线图； 零件型号、规格、引用标准； 铭牌图、丝印、模印标志图； 性能参数和适用环境条件； 产品机械寿命和电器寿命； 主要部件和组成材料型号:例如：电机主要物料表零件名称：电机 规格：120V/60Hz 25W 型号：H58-12A部件或材料名称型号供方测试标准认证号塑胶线架PA66南亚UL1278E12345温度保险丝AUPO P4雅宝UL1278E12345漆包线2UEW 1.1*1150*2650恒兴UL1278E12345引线1015 16AWG永税UL1278E12345 ROHS指令限制化学物质检测表： 例如：自攻螺钉ROHS指令限制化学物质检测表为XX公司提供产品 名称：自攻螺钉 型号：ST4.2X8序号供应商部件名称原料名称项目检测含量（ppm）报告编号测定方法（机构）是否合格铅Pb镉Cd汞Hg六价铬(Cr6+)多溴联苯(PBBs)多溴联笨醚(PBDEs)1马钢螺钉基材5.0钢丝505NDNDNDNDXXXXSGS合格2永锐镀层白锌52ND3NDNDXXXXSGS合格5注：行数不够，可任意填加。 使用注意事项。c. 提供产品CCC、VDE、UL、CB等认证证书和测试报告。d. 依提供所有零件及材料的最近一年期内的ROHS检测报告，所有报告须是加盖有公司公章的原件。e. 正式报价单，报价单必须要有成本分析明细（如：材料成本、人工成本、税率、合理利润等）。注：第一次样品不合格，重新送样品时需重新按第a、b项执行，否者不再安排测试。4.4 实地考查 根据供方填写的和其它途径了解的信息，由XX供方管理小组到新供方进行实地考查。考查内容： 供方生产能力，工厂设施，设备先进程度，供货保障能力和持续发展能力； 供方的ISO质量管理实施状况和质量管理体系的有效性； 检验、试验设备，产品测试能力与效果等品质保障能力； ROHS指令和WEEE指令的实施和控制能力及保障体制； 人权及社会责任。4.5 适用整机认证报备样品合格，供方实地考查合格，特别是供方ROHS控制体系考查和ROHS检测报告检查，方有资格进行认证报备。 零件或物料在与XX公司现有使用物料同等品质条件下价位合适，则可作为备用合格供方，在XX有认证报备需求之时进行增加报备。 零件或物料在与XX公司现有使用物料同等品质条件下，价格上有比较大的优势，则由采购部申请，公司领导批准后交认证工程师进行加急增报，报备证书下来后方可使用。 该零件或物料在与XX公司现有使用物料同等品质条件下，价格上优势不明显，但供方愿意承担相应的认证报备费用的，由供方书面做出承诺，并在申报认证之初交清认证费用，XX可加急增报，报备证书下来后方可使用。4.6 供方供货前合作事宜4.6.1 合同与相关辅助合同的签订a 必须依产品零件技术要求和适用企业/行业/国家/国际标准与XX公司研发中心签订技术合同/产品技术规格书，以使产品的生产和制做必须符合企业/行业/国家/国际标准。b 心须与XX公司品质部签订，以使每批供货产品符合XX公司品质要求并在出现品质问题时能够得到及时处理和持续改善。c 必须与XX公司品质部签订以确保贵司每批产品使用的材质保持与确认样品及技术图纸一致，并且所使用的每种材质符合XX公司或和指令的要求。d 在签订上述三个协议要求后，再与XX公司采购部签订，规范双方的合作与经营行产为，并明确责任，以保证XX公司生产计划的顺利进行。4.6.2 价格的确认a 供货前每个零件和材料必须以书面型式向XX公司报价，报价单必须用成本分析表。b 报价单必须注明 报价当月主要材料市场行情价基础，如铜价?、铝价?、ABS材料价? ； 必须对应XX公司图纸号或料号或机型号； 必须注明税率、正常交期、最小采购批量等信息； 报价单必须注明产品品质符合的标准和及的符合申明。c 报价单须经采购主管签字审核及XX公司成本委员会指定人员签字批准后方为生效。d 经批准后的价单格单由采购部传真到供方处，并确认。e 经批准后的价单格单原件交财务存档，复印件交采购部文员存档。4.7 供货要求4.7.1 采购单a XX公司以ERP下达的正式采购单，所有采购单必须有财务签章或签字方为有效。供方在收到采购单后，二个工作日内盖章回签，回签时必须注明交货日期。在双方沟通并确认后的交期内，未能及时交货或是在已接近交期3天内才通知XX公司不能如期交货的。XX公司将依据交期延误条款从确认的交货日期第二天早上8:00开始计时，以每小时500元计算交期延误费，每天按20小计算。b 在生产过程中及时与XX公司采购人员保持良好沟通并反馈生产进度，重要记事必须用书面传真或邮件形式保存沟通记录。c 因XX公司生产场地限制，供方交货必须按XX公司采购员每周发出的的交期和数量进行交货，不得提早和推迟，以及超数量交货。d 客供物料的领用:如有需XX公司提供部分物料进行加工的供方，在收到订单号为M字头的订单后，应积极联络XX采购部，在最短的时间内（12个工作日内）按XX公司的表中客户单号，对应的采购单项次中的(标志号)填写XX公司统一印制的到XX公司料帐组处打单，凭ERP系统打印的到XX仓库办理领料手续，并领取相应的物料。注：特殊情况下，因为价格或期它原因，ERP系统会限制采购单的下达，此时采购员会下达来代替采购单的执行（注：手工采购单仍然需要采购主管签字和财务盖章后方可生效），此单与正式采购单具有同等法律效力，当价格确认后，XX公司会以ERP下达的置换进行交货。4.7.2 交货a 每种零件必须用统一的包装，每箱包装的数量必须相同，同一批货同一零件只允许一个尾数箱，并须注明尾数箱字样。b 包装箱必须达到的基本要求，每个包装箱必须用XX公司统一印制的物料标识卡进行标识，否者XX公司可以据收。c送货时必须填写XX公司统一印制的进行交货。有XX公司相关授权人员签字并且盖有XX公司“收货印章”的XX公司的为双方财务对账的唯一凭证，供方公司自己的任何形式的送货单，不管XX公司有无人员签收，都不能成为XX公司财务付款依据。d 送货单必须按XX公司的统一要求进行填写，如果填写错误，造成XX公司不能正常录入到ERP系统的，XX公司将以每一张罚款人民币10元进行处罚，同时将有改单的此笔货款延期一个月结算。e 交货时，应由供货方送货员运送到指定位置并与XX公司仓管员双方共同确认数量，双方确认数量后，由XX公司仓管员签字，并加盖收货章。只有仓管员签字并同时加盖收货章的凭证方为有效交货凭证。对于只有仓管员签字或只有加盖收货章二者之一的在对账出现问题时，XX公司不负责任。f 交货流程:货到XX公司 交送货单到采购确认 到料账处打单 将货物送到指定地点 由仓管员与供方送货员共同确认数量 由仓管员签字并加盖收货章。4.7.3 批量不合格品的处理批量供货，XX公司品质部判定不合格。供方在收到XX书面信息后4个小时内到XX公司进行处理，XX处理的方法有五种：a 退 货-供方需在收到退货信息后一个工作日内到XX办理退货手续，并积极与采购跟单员确认是否需要补回相应的良品物料。b 让步接收-在双方确认品质状况后，对该批物料折价5%-30%计算XX品质损失费。c 挑选使用-在双方确认品质状况后，对该批物料进行挑选，不良品退回供方，并及时补数到XX公司，如供方在规定的时间内不能到XX公司挑选，而由XX公司代为挑选的，XX公司按10元/小时*实际发生工作时间计算费用，挑选出的不良品和挑选过程中造成的不良品退回供方处，并在1个工作日内补齐数量。d 加工使用-在双方确认品质状况后，由供方派人到XX公司进行加工。如供方在规定的时间内不能到XX公司加工，而由XX公司代为加工的，XX按10元/小时*实际发生工作时间计算费用。挑选出的不良品和加工造成的不良品退回供方处，并在1个工作日内补齐数量。e 报 废-供方送到的产品XX公司品质部认为有严重质量隐患，可能会造成误用或混用的。在双方确认品质状况后，XX公司将进行强制性和不可修复性破坏，然后方可退回到供应商处。4.7.4 正常供货批次，在XX公司生产组装过程中发现并挑出的不合格品，XX会在每天统计一次，并退回到仓库，由仓库打印退货单传递给XX采购跟单员，由采购跟单员联络供应商，并协助办理退货手续。a 供方在每次送货之时，应到仓库清理并退回不良品。b当月的退货不良品,不论供方是否拿走，已从XX公司财务账上扣掉此笔不良品货款。c 退回的不良品在没有采购员同意的情况下，退多少必须在5个工作日内补回多少数量。d 供方连续两次送货都没有派人到XX确认并清理拿走退货的不良品，或XX公司采购部书面通知后7个工作日内未拿走的，XX将强行报废处理，残值将为XX公司所有。4.8 供方供货须知4.8.1 XX公司每年都会与供方签订一次，合同有效期一年。在当年内XX公司会按会同约定的付款条件与供应商进行结算货款并根据合同约定的条款进行约束双方经营行为。没有与XX公司签订采购合同，XX公司付款中出现问题，责任由供货方负责。4.8.2 与XX公司签订的、是针对供方所提供产品的品质约束性要求，是长年有效的。即在所提供产品的自然寿命期内出现质量问题都有提供备件修理和承担品质损失的责任。4.8.3 XX公司每月会对供方供货业绩进行评估，评估结果会在XX公司张榜公布。D级供方XX公司会发出要求供应商改善。评估依据为a 月交货品质合格率；b 月交货准时率；c 品质问题处理的及时性、有效性、品质改善能力；d 价格和服务。4.8.4 XX公司财务结算月为上月26日当月25日，当月送货从26日下月10日前为对账时间，在双方财务对账无误后，请立即开立发票送到XX公司财务部。4.8.5 XX公司采购部每月1820日为供方进行上月应付账款申请，按合同约定的要求进行网上付款，有下列情况会影响到供方的货款：a 当月的交货,在规定的时间内双方财务部门没有对清账目。b 供方对清账后没有在采购请款日(每月1820日)之前开立发票到XX公司财务部。c 供方开立的发票金额少于或多于当月应付款。d 转厂供方送货前没有及时做关封到XX公司，或送货数量大于关封额度，导到送货物没有录入到ERP系统。e 当月不良品没有及时退走并补回良品给XX公司。f 出现弄虚作假或重大质量问题，被XX公司罚款处理。g 供方连续两月的供货业绩评估被评为C、D级供方会延期一个月的付款，此种情况XX公司会发出延期付款通知给该供方。4.8.6 每月收到的货款少于当月应收款时，该供方需在收到款当月18日前以书面形式通知到XX公司采购部，以便在下月应付款中及时补上申请。4.8.7 在供应商供货过程式中应付账款中至少要有110万元留在XX公司财务帐上，做为质量保证金，供货终止一年后结清。4.8.8 有XX公司委外物料加工的供方，每月30日前须盘点一次，将XX提供的物质、原料、半成品、成品、盘点数量传真到XX采购部，否则会以当月委外实际数量的价值暂扣当月货款，直到账物清楚为止。4.8.9 有XX委外物料加工的供方，每月30日前需将当月加工制程过程中损坏造成的不良品退回XX公司，XX公司根据正常的损耗计算物料需求，必要时XX公司会补回适当数量，超过损耗部分由该供方承担，XX公司将在该供方的当月货款中进行扣除。4.8.10 XX公司每年不定期的会到供方现场进行年度跟踪审查。供方必须严守“XX公司员工工作原则”的要求，积极配合XX公司的审厂工作，审厂结果会影响到后面的订单量，请在平时注意公司内部的管理，并保存我司产品生产过程的相关生产、检验和试验记录。审厂内容. 供方生产能力，工厂设施，设备先进程度，供货保障能力和持续发展能力； 供方的ISO质量管理实施状况和质量管理体系的有效性； 检验、试验设备，产品测试能力与效果等品质保障能力； ROHS指令和WEEE指令的实施和控制能力及保障体制； 人权及社会责任。5.0 已供货的合格供方的管理： 已供货的合格供方：按XX公司“供方评估控制程序”要求，评定合格，已经与XX公司相关部门签订了技术合同、质量保证合同、材质保证书、采购合同，并且已经给XX公司批量供货了一段时间的供应商。5.1 进行打样和试样，打样时一并提供以下资料a 免费样品至少5件，根据试验要求可适当增加。b 做，内容包括： ； 爆炸图或零件图、电器原理图、接线图； 零件型号、规格、引用标准； 铭牌图、丝印、模印标志图； 性能参数和适用环境条件； 产品机械寿命和电器寿命； 主要部件和组成材料型号:例如：电机主要物料表零件名称：电机 规格：120V/60Hz 25W 型号：H58-12A部件或材料名称型号供方测试标准认证号塑胶线架PA66南亚UL1278E12345温度保险丝AUPO P4雅宝UL1278E12345漆包线2UEW 1.1*1150*2650恒兴UL1278E12345引线1015 16AWG永税UL1278E12345 ROHS指令限制化学物质检测表： 例如：自攻螺钉ROHS指令限制化学物质检测表为XX公司提供产品 名称：自攻螺钉 型号：ST4.2X8序号供应商部件名称原料名称项目检测含量（ppm）报告编号测定方法（机构）是否合格铅Pb镉Cd汞Hg六价铬(Cr6+)多溴联苯(PBBs)多溴联笨醚(PBDEs)1马钢螺钉基材5.0钢丝505NDNDNDNDXXXXSGS合格2永锐镀层白锌52ND3NDNDXXXXSGS合格5注：行数不够，可任意填加。 使用注意事项。c 提供产品CCC、VDE、UL、CB等认证证书和测试报告。d 依提供所有零件及材料的最近一年期内的ROHS检测报告，所有报告须是加盖有公司公章的原件。e 正式报价单，报价单必须要有成本分析明细（如：材料成本、人工成本、税率、合理利润等）。注：第一次样品不合格，重送样品时需重新按第a、b项执行，否者不再安排测试。5.2 供方供货前合作事宜5.2.1 合同与相关协议的签订a 必须依产品零件技术要求和适用企业/行业/国家/国际标准与XX公司研发中心签订技术合同/产品技术规格书，以使产品的生产和制做必须符合企业/行业/国家/国际标准。b 心须与XX公司品质部签订，以使每批供货产品符合XX公司品质要求并在出现品质问题时能够得到及时处理和持续改善。c 必须与XX公司品质部签订以确保贵司每批产品使用的材质保持与确认样品及技术图纸一致，并且所使用的每种材质符合XX公司或和指令的要求。d 在签订上述三个协议要求后，再与XX公司采购部签订，规范双方的合作与经营行产为，并明确责任，以保证XX公司生产计划的顺利进行。5.2.2 价格的确认a 供货前每个零件和材料必须以书面形式向XX公司报价，报价单必须用成本分析表。b 报价单必须注明 报价当月主要材料市场行情价基础，如铜价?、铝价?、ABS材料价? ； 必须对应XX公司图纸号或料号或机型号； 必须注明税率、正常交期、最小采购批量等信息； 报价单必须注明产品品质符合的标准和及的符合申明。c 报价单须经采购主管签字审核及XX公司成本委员会指定人员签字批准后方为生效。d 经批准后的价单格单由采购部传真到供方处，并确认。e 经批准后的价单格单原件交财务存档，复印件交采购部文员存档。5.3 供货要求5.3.1 采购单a XX公司以ERP下达的正式采购单，所有采购单必须有财务签章或签字方为有效。供方在收到采购单后，二个工作日内盖章回签，回签时必须注明交货日期，在双方沟通并确认后的交期内，未能及时交货或是在已接近交期3天内才通知XX公司不能如期交货的。XX公司将依据交期延误条款从确认的交货日期第二天早上8:00开始计时，以每小时500元计算交期延误费，每天按20小计算。b 在生产过程中及时与XX公司采购人员保持良好沟通并反馈生产进度，重要记事必须用书面传真或邮件形式保存沟通记录。c 因XX公司生产场地限制，供方交货必须按XX公司采购员每周发出的的交期和数量进行交货，不得提早和推迟，以及超数量交货。d 客供物料的领用:如有需XX公司提供部分物料进行加工的供方，在收到订单号为M字头的订单后，应积极联络XX采购部，在最短的时间内（12个工作日内）按XX公司的表中客户单号，对应的采购单项次中的(标志号)填写XX公司统一印制的到XX公司料帐组处打单，凭ERP系统打印的到XX仓库办理领料手续，并领取相应的物料。注：特殊情况下，因为价格或期它原因，ERP系统会限制采购单的下达，此时采购员会下达来代替采购单的执行（注：手工采购单仍然需要采购主管签字和财务盖章后方可生效），此单与正式采购单具有同等法律效力，当价格确认后，XX公司会以ERP下达的置换进行交货。5.3.2 交货a 每种零件必须用统一的包装，每箱包装的数量必须相同，同一批货同一零件只允许一个尾数箱，并须注明“尾数箱”字样。b 包装箱必须达到的基本要求，每个包装箱必须用XX公司统一印制的物料标识卡进行标识，否者XX公司可以据收。c 送货时必须填写XX公司统一印制的进行交货。有XX公司相关授权人员签字并且盖有XX公司“收货印章”的XX公司的为双方财务对账的唯一凭证，供方公司自己的任何形式的送货单，不管XX公司有无人员签收，都不能成为XX公司财务付款依据。d 送货单必须按XX公司的统一要求进行填写，如果填写错误，造成XX公司不能正常录入到ERP系统的，XX公司将以每一张罚款人民币10元进行处罚，同时将有改单的此笔货款延期一个月结算。e 交货时，应由供货方送货员运送到指定位置并与XX公司仓管员双方共同确认数量，双方确认数量后，由XX公司仓管员签字，并加盖收货章。只有仓管员签字并同时加盖收货章的凭证方为有效交货凭证。对于只有仓管员签字或只有加盖收货盖二者之一的在对账出现问题时，XX公司不负责任。f 交货流程:货到XX公司 交送货单到采购确认 到料账处打单 将货物送到指定地点 由仓管员与供方送货员共同确认数量 由仓管员签字并加盖收货章。5.3.3 批量不合格品的处理批量供货，XX公司品质部判定不合格。供方在收到XX书面信息后4个小时内到XX公司进行处理，XX处理的方法有五种：a 退 货-供方需在收到退货信息后一个工作日内到XX办理退货手续，并积极与采购跟单员确认是否需要补回相应的良品物料。b 让步接收-在双方确认品质状况后，对该批物料折价5%-30%计算XX品质损失费。c 挑选使用-在双方确认品质状况后，对该批物料进行挑选，不良品退回供方，并及时补数到XX公司，如供方在规定的时间内不能到XX公司挑选，而由XX公司代为挑选的，XX公司按10元/小时*实际发生工作时间计算费用，挑选出的不良品和挑选过程中造成的不良品退回供方处，并在1个工作日内补齐数量。d 加工使用-在双方确认品质状况后，由供方派人到XX公司进行加工。如供方在规定的时间内不能到XX公司加工，而由XX公司代为加工的，XX按10元/小时*实际发生工作时间计算费用。挑选出的不良品和加工造成的不良品退回供方处，并在1个工作日内补齐数量。e 报 废-供方送到的产品XX公司品质部认为有严重质量隐患，可能会造成误用或混用的。在双方确认品质状况后，XX公司将进行强制性和不可修复性破坏，然后方可退回到供应商处。5.4.4正常供货批次，在XX公司生产组装过程中发现并挑出的不合格品，XX会在每天统计一次，并退回到仓库，由仓库打印退货单传递给XX采购跟单员，由采购跟单员联络供应商，并协助办理退货手续。a 供方在每次送货之时，应到仓库清理并退回不良品。b当月的退货不良品,不论供方是否拿走，已从XX公司财务账上扣掉此笔不良品货款。c 退回的不良品在没有采购员同意的情况下，退多少必须在5个工作日内补回多少数量。d 供方连续两次送货都没有派人到XX确认并清理拿走退货的不良品，或XX公司采购部书面通知后7个工作日内未拿走的，XX将强行报废处理，残值将为XX公司所有。5.5 供方供货须知5.5.1 XX公司每年都会与供方签订一次，合同有效期一年。在当年内XX公司会按会同约定的付款条件与供应商进行结算货款并根据合同约定的条款进行约束双方经营行为。没有与XX公司签订采购合同，XX公司付款中出现问题，责任由供货方负责。5.5.2 与XX公司签订的、是针对供方所提供产品的品质约束性要求，是长年有效的。即在所提供产品的自然寿命期内出现质量问题都有提供备件修理和承担品质损失的责任。5.5.3 XX公司每月会对供方供货业绩进行评估，评估结果会在XX公司张榜公布。D级供方XX公司会发出要求供应商改善。评估依据为a 月交货品质合格率；b 月交货准时率；c 品质问题处理的及时性、有效性、品质改善能力；d 价格和服务。5.5.4 XX公司财务结算月为上月26日当月25日，当月送货从26日下月10日前为对账时间，在双方财务对账无误后，请立即开立发票送到XX公司