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合同审核及费用报销注意事项 GQ Compliance合同审核及费用报销注意事项xx0701V3冯玉莲、刘世彦信任（Trust）+合作（Team work）+效果（Effective）+效率（Efficient）2第一部分合同审核注意事项冯玉莲平等自愿公平诚实信用遵守法律法规和公序良俗主体地位平等。 合同人应当遵循公平原则确定各方的权利和义务。 合同当事人依法享有自愿订立合同的权利，不受任何单位和个人的非法干预。 公序良俗就是公共秩序和善良风俗。 1、合同有效的基础是什么？?对于年满16周岁而不满18周岁,但是以自己的劳动收入为主要生活的公民,为完全民事行为能力人。 民法上自然人的概念专指有自然生命的人，具有权利主体这一身份而言。 当你的客户是自然人时，请留存清晰的身份证复印件。 注意客户签名须与身份证上姓名一致。 2、TA可以和我们签订合同么？-自然人11输入网址.gsxt./index.html44输入名称、统一社会信用代码或注册号33选择企业所在省份22点开导航3- 1、TA可以和我们签订合同么？-法人其他组织输入要查询的企业名称示例查询演示北京嘉寓点击红色字体进入示例查询演示北京嘉寓可见企业状态为存续ok!基础信息健全，ok!示例查询演示北京嘉寓存在行政处罚（还好不是违法行为）示例查询演示北京嘉寓没有异常，OK!示例查询演示北京嘉寓不是失信人，OK!示例查询演示北京嘉寓11输入网址.tianyancha./22选择查公司33输入名称44点击进入3- 2、TA可以和我们签订合同么？-法人其他组织进入查询后，总公司和分公司都出现了。 点击红色字体进入找到我们要查询的总公司。 分公司也可以顺带查询一下。 示例查询演示沈阳好美迪基本情况汇总一目了然。 点击蓝色字体查询存在失信人信息，打开看看！示例查询演示沈阳好美迪点击蓝色字体查询公司拒绝与有失信人信息的客户合作，除非款到发货。 示例查询演示沈阳好美迪不得约定如合同有效期限内价格保持不变。 应当约定如主要原材料价格上下浮动5%，双方可协商调整本合同价格。 4、价格约束条款审核审批权限大区经理账期2个月以内，20万额度以内分管副总经理账期3个月以内，30万额度以内总经理特殊情况内容审核长期合同当年12月25日前结清全部货款。 项目合同明确供货周期，供货完毕的结款期限。 付款方式推荐1.账期(优先）；2.账期+额度限制（逐步减少直至取消）；不接受商业承兑汇票（特殊情况除外）；给予资金占用的，诉讼管辖法院需选择在我方。 质保金需明确起算时间，质保期最多为2年。 5、付款方式审核如果客户要求的供货周期较短，又必须按照合同供货的。 处理 1、办事处经理确认是否有足够的备货。 如果有，办事处提供说明确认不会逾期。 则合同条款可以接受。 如果没有，则不接受合同条款，以免产生违约供货责任。 2、如果办事处已协调生产系统，短期内有望完成供货的，则删除合同中逾期供货的违约责任后接受合同条款，付款周期须分管副总审批同意。 交付周期20-25天订制产品30-35天 6、供货周期审核货到2个工作日内完成验收。 ?验收，视为交付。 ?验收前的风险由我方承担，验收后的风险由客户承担。 ?如果验收时间较长，如7个工作日，货物出现毁损灭失的风险时，必然双方出现争议，不利于问题的解决。 ?大公司一般明白这个道理。 但个别小公司还是需要沟通。 7、验收时间审核容易出现的问题违约责任不对等，如果不是我方的责任过分大，我们也可以接受。 违约金约定过高？?如合同标的额为20万，约定逾期供货需每天向甲方支付合同总额的5%作为违约金。 算下来，违约金每天就10000元，明显过高。 ?一般情况下我们的违约金在每天300元以内可以接受，但要视情况而定。 ?所以，签署合同时需格外注意，需结合标的额进行计算。 8、违约责任审核合同中“我方义务”中一般会要求我们提供各种证照，需要仔细核对，这些证照我公司是否都有。 提供证照?营业执照?节能认证?产品备案证明（国家已取消）?法人证（国家已取消）何种方式？返货？返现？折扣?折扣必须与价格同时审批（不得仅审批价格再审批折扣）；?折扣在客户付款额的基础上测算。 样品须提供明细、核算金额。 9、权利义务条款审核履约保证金?履约保证金质保金?形式现金或银行保函?金额2万-10万不等现金形式?投标保证金转化?支付现金?在货款中扣除?上期合同延至本年度银行保函形式?需到银行办理?财务部给予协助如果上次是与客户的关联公司签订合同并交纳到关联公司的，办事处须将上次的金额取回，或通过财务手续，转到新客户名下。 10、履约保证金条款审核涉及到知识产权的附随义务要格外注意，如打标。 因知识产权侵权赔偿额度较高，我们将无法承担。 所以，该条款在合同签署时需要慎之又慎。 客户享有商标所有权。 客户须提供商标证并出具授权书。 商标客户具有该项目的开发权。 客户须提供具有开发权的书面文件并出具授权书。 项目标附随义务是相对于主合同义务而言。 11、附随义务条款审核仲裁的效力很容易被推翻，还需要诉讼才能解决。 且仲裁案件仍然需要到法院办理保全和执行手续，不利于有效的解决争议。 仲裁法第十三条仲裁员应当符合下列条件之一（一）从事仲裁工作满8年的；（二）从事律师工作满8年的；（三）曾任审判员满8年的；（四）从事法律研究、教学工作并具有高级职称的；（五）具有法律知识、从事经济贸易等专业工作并具有高级职称或者具有同等专业水平的。 为什么我们不接受仲裁？ 12、争议解决条款审核?标的额大小写必须一致；?注意检查并确保公司名称正确书写亚萨合莱国强（山东）五金科技有限公司；?注意检查合同中的时间应写为合同签订所在年份，如xx年；?盖章页内容不允许排版在两页上；?福优倍特产品不允许与国强产品签署在一份合同中；?注意检查客户名称前后必须一致，杜绝合同开头是一个公司，盖章处是另一个公司；?合同附页中不允许出现我公司某某分公司字样；?合同附页授权书中不允许出现业务员代收货款授权；?注意检查备案合同时客户方仅有个人签字，未加盖合同章或公章的情况。 13、其它条款审核26第二部分费用报销注意事项刘世彦提交人（业务/票据的真实性及完整性）分管副总（业务存在性及合理性）合规部（制度、流程及单据合规性）总经理（综合控制及特殊审批）存在性审核合规性审核额度审核单据审核流程图特殊审批备案制度、流程及单据的合规性业务的存在性（真实性）、合理性及完整性审核基础如各种途径提交的申请（接受的途径如下图标所示），总结报告，报销单等提交材料；检查内容如是否符合制度要求，是否有合理授权，票据是否合规；特殊事项如非常规业务，制度未涵盖的业务X X合规要点审核单张报销单据金额小于4万元；内部手写收据、废票、过期票不得报销，坚决拒绝假票；检查明细单据是否真实、合理、有效；如根据出差的时间，检查报销的日期是否在规定范围内，检查车票、住宿、接待是否真实发生在有效期内。 报销票据金额不超过单据金额；原则是一致，当单据金额小于报销金额的不得报销； 1、报销单注意事项 1、所属部门; 2、出差时间及报销时限； 3、经办人、部门负责人、列支中心负责人; 4、大小写金额； 5、字迹清晰工整，无涂改。 注意事项合规报销单示例1合规报销单示例2不合规报销单不合规原因?此张所属部门空白?大小写金额算错?涂改常见错误?所属部门不填?列支中心负责人未审批?大小写金额不一致?单据张数未填写?越级审批?涂改*注上述常见错误必须注意，如有发生一律返回重新走报销流程；必须是税务局、财政局、行政事业单位统一印制的发票收据称发票抬头必须是公司全称【亚萨合莱国强（山东）五金科技有限公司】增值税专用发票，须填写公司名称、税号，地址及开户行等信息增值税普通发票，须填写公司名称、税号，地址及开户行信息暂未有强制要求任何发票须加盖发票专用章或公章真伪发票查询网址国家税务总局发票查验平台s:/inv-veri.chinatax./ 1234562、发票/票据注意事项注意加盖发票专用章或公章注意填写公司全称和税号注意开票日期示例1注意盖章注意开具的品名注意盖章示例2注意座位等级,A级F F级不可，需签批注意公司名称及税号填写，专用发票还需填写地址和银行信息示例3业务提成、房租、质量索赔费用、个例应酬，替代发票情况说明?烟酒、化妆品、洗浴类发票及票据的不得报销；?会议费、服务费大于3000元的，附内容说明；?住宿费大于5000元的，附详细说明；?办公用品大于1000元的，附明细说明；?自7月1日起，开具办公用品，电脑耗材，食品等内容的发票，需要提供税务开票系统提