XX公司设备销售合同管理办法【精】.doc

XX公司设备销售合同管理办法【精】 XX公司销售合同管理办法11总则1.1为了规范XX有限公司（以下简称“XX公司”）销售合同的合同行为，加强合同管理，防范经营风险制定本办法。 1.2本办法所称合同，是指以XX公司名义与平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各种与销售有关的具有履约性质的法律文件，包括但不限于合同、协议、澄清、纪要、承诺等。 1.3合同管理的主要内容包括合同调查、合同评审、合同谈判、合同签订、合同执行、合同文档管理、合同信息安全保密、合同考核。 1.4本办法适用于XX有限公司。 22职责2.1市场部作为合同归口管理部门，负责合同及相关资料的存档管理、对X公司的销售合同实行统一集中规范管理。 2.2合同管理相关部门在合同管理过程中按照部门职责划分担负不同的责任。 2.3合同管理职责分工2.3.1市场部1)合同专用章管理；2)负责法人授权和合同编号的台账管理；3)对合同管理流程进行检查、评价和整改；4)组织、协调合同后评估工作，并存档；5)负责合同管理制度的建设及修改；6)合同分发；7)负责进行法人授权申请、合同编号申请、合同评审申请；8)负责与交易对方组织合同谈判和签署；9)负责参与合同文本审查和合同的联合评审；10)参与合同履行后评估工作；11)配合项目管理部门或其他部门履行合同及相关手续。 12)负责合同技术文件的编制；13)负责就合同中技术问题进行评审；14)负责就合同标准文本草本中的技术条款进行审查；15)参与合同履行后评估工作；16)配合其他部门进行技术问题谈判；17)牵头组织合同后评估工作。 2.3.2项目管理部1）负责合同的履行；2）参与合同履行的后评估工作。 2.3.3服务部1）负责质保期合同的履行；2）负责合同关闭相关工作；3）参与合同履行的后评估工作。 33合同分类与编号按照文件部门文件、表格、合同、证书、制度编号办法对合同进行分类管理与统一编号。 44合同调查与评审4.1市场部应该对签署合同的单位进行调查，评估风险。 4.2按照合同评审管理办法，由市场部组织评审。 55合同谈判5.1X公司销售合同谈判将依照合同评审管理办法等相关商务制度执行。 5.2合同谈判的签字人员必须是获得公司法人授权的人员。 5.3与投标文件不一致的条款，应该及时请示，按照有关制度按流程评审，如情况紧急，必须获得相关领导同意，并事后及时按照制度补流程。 66合同签订6.1合同签订前必须按照合同评审管理办法进行评审，签约人应办理具有有效期限制的法人授权委托书，得到项目授权后方可以X公司的名义签订合同。 6.2销售经理负责合同的逐级审查。 合同签署前，应该通过市场部负责科长、副部长或部长、主管市场部的公司领导逐级审查。 6.3文本经审查后，销售经理应申请合同编号，相关项目授权人签字，经市场部综合管理组按照公司印章管理办法的要求审核签字人的合法性后最终加盖合同专用章（不需要加盖合同专用章的涉外合同除外）。 6.4合同签订后合同按国家相关法律、法规或规章的规定应当向有关政府部门备案或报请审评的，销售经理应当配合市场部综合管理组按相关的规定及时履行相关程序手续。 77合同执行7.1合同签订后，市场部应在2个工作日内将合同分发，相关所有材料移交至项目管理部，由项目管理部负责合同执行。 7.2合同执行过程中，若出现合同重大变更，项目管理部门应按照项目管理办法组织评审。 7.3合同执行中，对合同的任何实质性修改（包括补充协议和会议纪要）都必须经过市场部对应项目合同授权人签字确认并加盖公司合同章。 7.4合同出现纠纷时，项目管理部门应当按照相关规定或制度处理。 88合同关闭8.1合同中途解除的，项目管理部门应当处理完合同结算等事项后，将全部合同材料归档后方为结束。 8.2合同履行完毕而终止的，由服务部处理完合同结算等事项后，将全部合同材料归档。 99合同文档管理9.1合同文档是指合同管理过程中涉及的各种评审、会签、合同文本资料等，按照分类由市场部、项目管理部、服务部分别归档管理。 9.2市场部管理的文档资料包括1)合同专用章使用（借用）登记及年检记录；2)合同后评估材料原件；3)合同往来传真与函件的原件等；4)相关合同台账，如法人授权台账，合同编号台账、合同后评估材料台账、合同传真和函件台账等；5)合同文本、合同附件和补充协议；6)合同评审材料；7)合同谈判过程材料及相关会议纪要、备忘录等；8)合同文本、合同附件和补充协议；9)合同往来传真与函件的复印件件等；10)上述合同文档的相关台账。 9.3项目管理部门管理的文档材料包括1)合同履行过程中的各种协议、会议纪要、备忘录；2)按合同要求提交给业主的各种文件、证明材料；3)上述合同文档的相关台账。 9.4服务部管理的文档材料包括1）合同履行过程中的各种协议、会议纪要、备忘录；2）各种收支、承付、催款凭证；3）各种执行期间出现的质量记录、维修记录等；10合同信息安全保密按照合同评审管理办法执行，合同实行分级保密制度，任何接触合同信息的部门和个人必须遵守X公司保密管理制度，不得其透露给任何不属于本职工作需要范围内的第三方。 11合同管理考核本办法所称合同管理考核是对合同管理过程中，合同管理相关部门的履职情况进