日常事务文书写作及排版要求

日常事务文书写作及排版要求一、公文的格式要求（一）用纸规格目前我国行政机关公文用纸均采用国际标准A4型（210mm297mm）。（二）印装格式印装格式是指公文的印装和装订格式，中国共产党机关公文处理条例规定：“公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。左侧装订”。（三）文面格式1.眉首部分位于公文首页上方，红色反线以上位置。包括以下要素：（根据需要，已适当删减）（1）公文份数序号（2）秘密等级和保密期限（3）紧急程度（4）发文机关标识（5）发文字号发文字号是该份公文的代号，由发文机关统一编排。发文字号由发文机关代字、年份、和序号组成。如社团字20117号，表示这份文件是校学生社团联合会2011年所发的第7份文件。联合行文只标注主办机关发文字号，用3号仿宋字体居中排布。（6）签发人注：发文字号之下4mm处印一条与版心相宽的红色反线，党的文件红色反线中间加“”。字号上方空出五行，下方空出两行，供打印文头使用。2.主体部分由标题、主送机关、正文、附件和附件说明、印章、附注等要素组成。（1）标题公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。引用被批转、转发的公文标题时，也不要加书名号。公文标题形式上可分为一行或多行居中排布；多行式标题回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题位置在红色反线下空两行，用2号方正小标宋简体字。（2）主送机关主送机关即公文的受理机关。用3号仿宋体字印刷，位于标题之下，正文之上。（3）正文正文是公文的主体部分，是该份文件的内容。注：公文书写在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，篇幅简短。语句合乎语法规范，正确使用标点符号，使用法定计量单位。正文中的层次结构序数，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。（4）附件及附件说明附件是公文正件所附的用来补充说明公文内容的有关文件、材料（图标、名单、说明等）。在形式上，附件是公文正文内容的一个有机组成部分。公文如有附件，应当在正文之后注明附件的名称。附件较多时，应注明附件的顺序和名称。发布的法规规章、转发批发的文件、领导讲话稿等都不是附件。（5）成文日期一般用小写汉字写明具体的年、月、日。（6）发文机关署名和印章印章是发文机关表示对公文负责，也是公文生效的标志。国家行政机关公文处理办法（国发200023号）中规定：“除会议纪要外，应加盖印章。”印章应清楚、端正。印章要上不压正文，下压成文日期。印章下弧无文字时，用下套方式，即以下弧压在成文日期上；印章下弧有文字时，用中套方式，即以印章中心线压在成文日期上。二、几种常用事务文书的书写要求（一）计划首先要申明一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。计划的标题一般包含单位名称、时限、内容和计划种类。具体工作计划内容的四大要素如下：1工作内容 （做什么：What）2工作方法 （怎么做：How）3工作分工 （谁来做：Who）4工作进度 （什么做完：When）缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的。最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，丧失写计划的目的”。在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。（二）总结年终总结（含综合性总结）或专题总结，其标题通常采用两种写法，一种是发文单位名称+时间+文种，如铜仁地区烟草专卖局2004年工作总结；另一种是采用新闻标题的形式，如松桃县大兴访送部的卷烟零售户诚信等级管理专题总结：客户争等级，诚信稳销量。正文一般分为如下三部分表述：1情况回顾这是总结的开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。2经验体会这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。如果不是这样，就无法让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。3今后打算这是总结的结尾部分。它是在上一部分总结出经验教训之后，根据已经取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设法、打算，成为新一年制订计划的依据。内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。对于工作总结文字表述的要求如下：1要善于抓重点总结涉及本单位工作的方方面面，但不能不分主次、轻重、面面俱到，而必须抓住重点。什么是重点？是指工作中取得的主要经验，或发现的主要问题，或探索出来的客观规律。不要分散笔墨，兼收并蓄。现在有些总结越写越长，固然有的是执笔人怕挂一漏万，但出有的是领导同志怕自己所抓的工作没写上几笔就没有成绩等等，造成总结内容庞杂，中心不突出。2要写得有特色特色，是区别他事物的属性。单位不同，成绩各异。同一个单位今年的总结与往年也应该不同。现在一些总结读后总觉有雷同感。有些单位的总结几年一贯制，内容差不多，只是换了某些数字。这样的总结，缺少实用价值。3要注意观点与材料统一总结中的经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，经验体会才能“立”起来，具有实用价值。这就是观点与材料的统一。但常见一些经验总结往往不注意这一点，如同毛泽东同志批评的那样，“把材料和观点割断，讲材料的时候没有观点，讲观点的时候没有材料，材料和观点互不联系”，这就不好。4语言要准确、简明总结的文字要做到判断明确，就必须用词准确，用例确凿，评断不含糊。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不繁，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。（三）通知事务性通知的正文写作大致可以包括三部分：第一，通知的背景、根据及目的；第二，通知的具体事项，如果内容复杂，可以分段列项来撰写；第三，结语，可以采取要求性结语，也可以采取说明性结语，或专用结语，如“特此通知”等等。（四）通报通报的标题一般也是由发文机关、事由、文种三要素组成。正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头应简明扼要地说明通报缘由，结尾应提出通报的希望和要求。表彰性通报：一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由，要求把表扬对象的先进事迹交代清楚，但要注意详略得当，重点突出。主体部分写明通报表彰决定。结尾部分提出希望和要求；批评性通报：对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。写法和表彰性通报基本一致，要求先写出事实，然后再分析评论的基础上叙写处理决定，最后提出希望和要求，希望大家吸取教训，引以为戒。（五）述职报告述职报告一般由标题、称谓、正文、落款组成。标题有公文式标题（如2010年述职报告）和新闻式标题（如忠于职守 勤政为民）两种。称谓即对听取述职报告的对象的称呼，后用冒号，有时也可省略。正文通常由开头、主体、结尾构成。开头陈述任职人的基本情况，包括职位、学历、政治面貌、认知时间、总体自我评价，要简明扼要。主体部分包括工作成绩、经验体会、问题不足。在第一部分的基调上具体展开，用事实说话，突出工作特色，点面结合，详略结合。在介绍成绩之后还要指出存在的问题，并分析原因，找出对策，但这一部分要略写。结尾部分表明今后工作态度与工作思路，照应开头部分的自我评价，表明自己的决心。三、公文排版要求（一）页面设置选择“文件（F）”“页面设置”“页边距”附签，上：2.4厘米，下：2.4厘米；左：2.6厘米，右：2.6厘米。选择“格式”下拉列表中的“段落”进行如下图所示的设置。对齐方式：左对齐。大纲级别：正文文本。缩进：左、右都为0字符。特殊格式：首行缩进 2字符。间距：段前端后均为 0 行。行距：固定值24-28磅。最后单击确定。（二）制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题方正小标宋简体，居中显示；正 文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。（三）页眉页脚的设置选择“文件（F）”“页面设置”