工作分析-人事行政部.doc

一越企业集团管理体系标准文件工作分析集团人事行政部2011年10月一、 人事行政部工作目标作为集团的重要部门，人事行政部的工作目标是：根据集团战略，通过人力资源规划等职能模块和行政管理等多项管理制度，最大限度地提高员工工作积极性、主动性、创造性，打造高绩效、高员工满意度的组织，实现集团的经营计划与管理目标，为集团的发展提供保证。二、人事行政部部门职责主要负责公司的人力资源规划、招聘与配置、绩效管理、薪酬福利、员工关系等人力资源管理工作及档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公用品管理、库房管理、车辆管理、会议室管理等行政管理工作。具体如下：（一） 人力资源规划1、根据集团战略，制定集团人力资源发展战略；2、根据集团运营状况进行组织构架的建设，规划集团各部门人员配置，拟定各部门职责及职位说明书；3、高级人才储备和梯队建设。（二）招聘与配置1、根据集团人员配置，制定招聘计划；2、招聘渠道的开发、评估及甄选；3、招聘信息的发布及简历的筛选；4、应聘者的面试、评估与录用；5、新员工的入职办理；6、员工的调动组织与跟进，及相关手续的办理。（三）绩效管理1、绩效管理方案的设计；2、绩效管理的实施与评估；3、绩效评估结果的反馈与沟通；3、绩效结果的运用。（四）员工薪酬福利管理1、员工薪酬福利体系的设计；2、核算及发放员工薪资；3、员工社保等的办理；4、其他福利的实施。（五）员工关系管理 1、企业文化的构建、倡导、维护与传播；2、建立、优化组织内部的正式沟通和非正式沟通，保障畅通无阻、无界限的沟通体系，并积极推动落实；3、各种企业文化活动的策划、实施与宣传，如生日会、员工座谈会、员工旅游、员工聚餐、尾牙等；4、员工的离职面谈与分析；5、劳动纠纷的协调及处理；6、负责向各部门提供人事政策法规相关信息，以保证公司人力资源管理的合法性。（六）档案管理1、归档范围：指公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。2、档案密级：公司档案的密级分为绝密、机密、秘密三个大级别。 3、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。4、档案的借阅与索取需经总裁办签字批准，并通过档案管理人员办理借阅手续方可。5、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；（七）印鉴管理1、公司公章由行政专员负责保管，财务章、法人章由财务主管负责保管。2、公司印鉴的使用一律由使用部门负责人许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记在印鉴使用登记表（附表1），以备查询、存档。4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经使用部门负责人签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。（八）公文打印管理1、公司公文的打印工作由总裁办负责。2、公司各部门、办公室所有打印公文、文件，必须一式二份，交总裁办秘书处留底存档。（九）办公用品管理1、公司办公用品分为基础、日常、特殊用品。2、由行政专员制定每月办公用品计划及预算，经总裁办审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部门、办公室，由部门、 办公室负责人签字领回。3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它特殊用品的须填报特殊用品领用申请单（附表3），经总裁办批准方可领用；4、公司新聘工作人员的办公用品，行政专员根据部门、办公室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；6、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库（入库单（附表4）、出库（出库单（附表5）手续。出库一定要由领取人员签字，不允许非工作人员进入库房。（十）库房管理1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。2、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收货时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。3、库房物资一般不可外借，特殊情况须由总裁办批准 ，办理外借手续。4、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。5、库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。（十一）车辆管理1、行政专员具体负责车辆管理。需用车的部门需提早一天或当天允许的情况下填报派车单（附表6），经部门负责人、行政经理签字后，方可用车。2、派车单由人事行政部签发，驾驶员必须见单出车，不得私自驾车外出。3、每次出车回来，司机应如实填写车辆管理统计表（附表7）的各项内容后交行政专员存档。（十二）会议室管理1、各部门使用会议室需提前一天至行政专员处登记（会议室使用情况登记表（附表8），以免发生时间冲突。2、使用会议室时，请联系网管或相关人员配合操作机房设备。不得随意挪动或自行使用设备。3、参加会议前或会后，行政专员应检查麦克风是否处于正常使用（-为开启，o为关闭），会议结束后应关闭所有麦克风。4、使用完毕，须切掉电源，离开会议室前，必须按照会议室原样摆放整齐，打扫干净。三、人力资源部组织构架图人事行政经理保洁人事专员行政专员驾驶员前台四、人事行政部职位说明书：1、人事行政部经理职位说明书职位名称人事行政部经理所属部门人事行政部职位编号职位级别经理直接上级总裁办直接下级 人事专员、行政专员、前台、驾驶员、保洁职位定员 1人分析日期 2011年11月使命全面负责集团人力资源体系的规划、构建，以及集团人力资源管理及行政管理工作的指导。工作职责1、 构建和完善适应公司发展的人力资源管理体系，强化人力资源管理的专业性和规范性，提升公司人力资源核心竞争力；2、 负责组织制订并完善本集团的HR部门职责、工作流程及规章制度；并确保其有效实施；3、 根据集团发展战略，全面统筹规划集团的人力资源战略，制订适应公司发展的中长期人才战略规划及整体人力资源规划，合理设置集团及各部门组织结构、合理定岗定编定员；4、 搭建集团各人力资源管理与开发体系，优化人员招聘工作，为企业的发展实施有效的战略人才引进和储备；5、 定期组织、指导和审核本公司各职位的职位说明书；6、 负责公司新员工入职面谈及劳动合同的签订7、 通过合理的离职面谈和离职数据的分析，对离职情况进行科学管理；8、 制定有效的绩效考核和员工激励方案；负责绩效管理制度的具体实施及组织绩效面谈工作；9、 完善和优化企业薪酬结构和水平，推动建立员工职业发展通道并组织实施；10、 根据集团战略目标，编制人事费用年度预算，并加以控制；员工薪资、福利等的审核和管理；11、 各种企业文化活动的策划、实施与宣传，如生日会、员工座谈会、员工聚餐、尾牙等；12、 为各部门负责人提供有关劳动法、雇佣终止、员工冲突等员工关系方面的咨询，并提供必要的支持；避免或减少劳动争议；13、 协调劳资关系，处理公司内部的劳动纠纷及争议，为公司处理劳动仲裁、诉讼提供必要的支持；14、 负责公司人力资源管理团队的建设及培养；15、 完成上级领导交办的其他临时性工作。工作联系内部沟通公司各部门外部沟通劳动部门、猎头公司等任职资格1、性别年龄：性别不限；26岁以上；2、学历专业：本科及以上，人力资源管理相关专业；3、语言：英语四级以上，普通话标准；4、工作经验： 3年以上大、中型集团化企业HR管理工作经验；2年及以上担任人力资源经理（或相当）职务的工作经验，跨区域的管理经验和能力；5、专业知识：具备现代人力资源管理理念和扎实的理论基础；对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验的积累，对人力资源管理各个职能模块均有较深入的认识，能够指导各个职能模块的工作；熟悉国家及地方社会保障制度和劳动法规、政策；6、能 力： 具有较强的语言表达能力、人际交往能力、应变能力、沟通协调能力及解决问题的能力；具备较强的领导力、执行力和服务意识，善于团队管理和组织协调，能承担较大的工作压力；具有优秀的职业素养；7、技 能： 熟练使用各种办公软件及办公设备；8、其 他： 无。KPI1、 员工满意度；2、 公司员工流失率；3、 服务流程、态度等水平；4、 人事费用；5、 部门内部员工的培训与成长；2、人事专员职位说明书职位名称人事专员 所属部门 人事行政部职位编号职位级别 专员直接上级 人事行政经理直接下级 职位定员 1人分析日期2011年11月使命 协助经理完成招聘、面试、入职、社保、离职等相关人事事务。工作职责 1、负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见。2、负责员工人事档案管理。3、协助人事主管进行员工招聘的面试，负责报到及解聘手续的办理,接待引领新进员工。4、负责新进员工试用期的跟踪考核,晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。5、负责员工技能培训方案,技能测评的督导与跟进。6、负责公司人事文件的呈转及发放。7、负责草拟,解释公司的福利保险制度,组织办理入保手续,联络退保等事务。8、协助人事经理处理人事方面的其他工作。工作联系内部沟通 公司各部门外部沟通 社保局、外事局、公积金管理中心等任职资格学历：大专及以上学历，人力资源相关专业；年龄：23-28岁；经验：一年以上人事方面工作经验；性别：女士优先；能力：沟通能力、组织能力、协调能力；其他：心态积极，进取心强，形象良好，有较强的责任心。KPI1、 员工满意度；2、 公司员工流失率；3、服务流程、态度等水平。3、 行政专员职位说明书职位名称行政专员 所属部门 人事行政部职位编号职位级别 专员直接上级 人事行政经理直接下级职位定员 1人分析日期2011年11月使命 协助经理完成等相关人事事务。工作职责1、 负责公司档案室的管理工作；2、 负责公司印鉴管理；3、 负责公司办公用品的采买和收发；4、 负责库房管理；5、 负责公司商务车管理；6、 负责物业费、电棒充值等事务；7、 负责公司会议室使用登记；8、 负责早上开门及下班锁门工作；9、 领导临时交办的其他事务。工作联系内部沟通 公司各部门外部沟通 物业、印刷公司、办公用品等任职资格为人诚实，进取心强，形象良好，必须有极强的工作责任心。KPI1、员工满意度；2、服务流程、态度等水平。4、 行政前台职位说明书职位名称行政前台 所属部门 人事行政部职位编号职位级别 员工直接上级 人事行政经理直接下级 职位定员 2人分析日期2011年11月使命 集团的形象窗口，接待来访客户及转接来访电话，员工考勤机的管理和文件的收发工作。工作职责1. 负责外来人员的接待、登记、安排等候和及时传达； 2. 负责电话总机的接转工作；3. 负责公司传真件的收发工作； 4. 负责公司报刊杂志的订阅、收发和结算，外来文件信函的收发；5. 负责员工考勤监督和统计； 6. 负责前台安全工作； 7. 协助行政人员或其他有需要员工的文字处理、复印等工作； 8. 负责办公用品库存管理、发放领用登记、使用统计等工作； 9. 协助行政部门的其他事务性工作； 10. 完成领导交代的其他任务。工作联系内部沟通 公司各部门外部沟通 物业等任职资格年龄：22岁-25岁；学历：中专及以上学历；具有相关服务礼仪的专业知识；经验：一年以上工作经验，能熟练使用各种办公自动化软件；能力：能吃苦耐劳，亲和力强，竭诚为客人服务，有责任心，对待工作积极热情； 其他：160cm以上，体型匀称，形象气质良好；KPI1、员工满意度；2、服务流程、态度等水平；3、出勤率。5、 驾驶员职位说明书职位名称驾驶员 所属部门 人事行政部职位编号职位级别 员工直接上级 人事行政经理直接下级 职位定员 1人分析日期2011年11月使命负责公司商务车辆及随行人员的安全，车辆养护及年审等。工作职责1、 负责总经理外出用车以及客户接待等集团用车；2、 及时办理车辆养路费、保险费、营运费的交纳和年审、办证、换证事宜；3、 牢固树立“安全第一”的思想，自觉遵守交通法规；4、 严禁酒后开车，不定时对所负责的车辆进行一次全面的安全检查。发现问题，及时处理；5、 在负责车辆人员的调度下出车，不擅自外出，不跑私车；6、 经常维护、保养好车辆，保持车内整洁，努力降低修车费用和燃料消耗；7、 随领导出车，注意遵守保密纪律；8、 完成领导交办的其他任务。工作联系内部沟通 公司各部门外部沟通道路管理部门，4S店等。任职资格1、 身体健康、精力充沛、能承受工作压力；2、 大专以上学历，三年以上驾驶相关工作经验；3、 形象好，气质佳。技术熟练，有一定的社交礼仪知识； 4、 熟悉上海道路交通，住杨浦区，五角场附近优先； 5、 诚实诚恳，性格温和，为人机警；6、 有工作需要可在夜晚出车。KPI1、员工满意度；2、服务流程、态度等水平；3、出勤率。6、 保洁员职位说明书职位名称保洁员 所属部门 人事行政部职位编号职位级别 员工直接上级 人事行政经理直接下级 职位定员 1人分析日期2011年11月使命集团内部的环境优雅、整洁等。工作职责1、 负责公司办公区过道、电梯间、茶水间、餐厅等公共场所卫生的清扫，保持所有公共场所的卫生整洁，地面干净、无尘土、无积水、垃圾、污迹；无卫生死角；每天认真打扫每个区域，保持干净；2、 每天擦抹公司办公区域内所有的家具等，保持无灰尘、污渍。3、 负责会议室、贵宾厅会前、会后的清扫、整理工作； 4、 负责打扫各独立办公室的地面卫生，地毯每天需清洁一次，保持尘土、纸屑、污迹；5、 洗手池无皂迹、无污点,无污垢，做到经常擦拭，保持表面光亮、整洁； 6、 每天保持公司所有的饮水机、烟灰缸的清洁，及时清理、保持无脏物、表面无灰尘。7、 保持所有公共场所玻璃窗在视线内无灰尘、蜘蛛网、印痕，每周擦一遍以上。8、 墙面天花板卫生，整洁美观，无蜘蛛网、灰尘、印痕、污迹，做到每周至少清扫一遍； 9、 垃圾箱位置设置合理、数量充足，无外溢现象，按时清倒垃圾桶内的垃圾； 10、 每周将前台水池更换水一次，池子保持清澈、无异味；11、 负责清扫工具的保存与管理。12、负责工作日每日中午12点前为公司员工热饭。13、完成领导安排得其他工作。工作联系内部沟通 公司各部门外部沟通物业等任职资格1、身体健康、吃苦耐劳； 2、热爱保洁工作岗位；3、为人正直，有较强的工作责任心和敬业精神；4、有商务楼保洁工作经验；5、熟悉保洁器具和物料使用者优先。KPI1、员工满意度；2、服务流程、态度等水平；3、出勤率。五、 人事行政部业务流程（一）人力资源板块业务流程1、根据集团战略，制定集团人力资源发展战略；2、根据集团运营状况进行组织构架的建设，规划集团各部门人员配置，拟定各部门职责及职位说明书；3、根据集团人员配置，制定招聘计划；4、招聘渠道的开发、评估及甄选；5、招聘信息的发布及简历的筛选；6、应聘者的面试、评估与录用；7、新员工的入职办理；8、员工的调动组织与跟进，及相关手续的办理；9、绩效管理方案的设计；10、绩效管理的实施与评估；11、绩效评估结果的反馈与沟通；12、绩效结果的运用；13、员工薪酬福利体系的设计；14、核算及发放员工薪资；15、员工社保等的办理；16、其他福利的实施。（二） 行政管理板块业务流程1、公章管理流程；2、领取资料流程；3、车辆管理流程；4、办公用品申领流程。（三）人力资源板块业务流程图各部门人事经理人事专员人事经理培训人力资源规划优化招聘渠道；发布招聘信息工作分析、招聘计划筛选简历邀约面试中高级职位初试筛选初级职位初试筛选部门复试背景调查录用审批办理员工档案管理入职面谈、签订劳动合同入职培训办理入职手续岗前培训安排工作试用期跟进 员工在职培训发展规划与实施人事信息更新 转正办理Yes培训指导、考核、激励、目标管理等No离职分析离职面谈人才培养选拨计划招退工、社保办理离职办理薪酬核算及发放员工调动、晋升办理内部招聘选拨优化完善HR体系绩效管理注：各职位或部门名称下方的模块为各职位或部门所负责的工作内容。（四）流程说明1、根据集团战略，人力资源经理和各部门充分讨论，制定集团人力资源规划，并更新完善各部门工作分析（含部门组织架构、人员配置、工作职责等，形成职位说明书），制定招聘计划；2、招聘专员根据集团的招聘计划，优化招聘渠道并发布招聘信息；3、招聘专员筛选收集到的简历，电话或E-mail邀约面试，安排面试；4、应聘者的初试，初级职位由招聘专员初试，中高级职位由人力资源经理初试；5、人力资源部根据初试进行评估筛选，并安排用人部门复试；根据情况，可将初试和复试共同或合并进行；6、在通过复试后，招聘专员根据情况对应聘者进行背景调查，以保证应聘者的真实性；如通过背景调查，招聘专员和部门沟通新员工入职事宜，并办理录用审批手续、通知新员工入职；7、新员工入职当天，招聘专员为其办理入职手续，并和培训发展部协调，安排入职培训；8、新员工入职一周内，由人力资源部经理和新员工面谈，并签订劳动合同；9、薪酬绩效专员更新员工信息，归入档案；并在一个月内办理员工的用工及社保事宜