活动闭幕式及颁奖仪式策划书.doc

制 作：姚柳菁完成日期：2010年5月4日 一、 活动背景 P2二、 活动主题 P2三、 活动目的 P2四、 活动时间 P3五、 活动地点 P3六、 组织机构 P3七、 媒体支持 P3八、 邀请嘉宾 P3九、 活动流程 P4十、 前期工作准备 P7十一、 各阶段任务明细 P十二、 应急控制 P十三、 预算 P十四、 附录 P闭幕式暨颁奖仪式策划书一、活动背景 随着“绿色信息化优秀案例评选”活动评选结果的出炉，由福州市人民政府主办，福州市数字办、福州市信息化学会以及中国移动福建公司福州分公司共同承办的“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动也进入了尾声。本次活动自启动以来，在政府相关部门的高度重视和各界政企单位的大力支持下，取得了圆满成功。二、活动主题2010年“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式暨“绿色信息化优秀案例评选”颁奖仪式三、活动目的（一）总结“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动成果及经验，打造福州政企单位综合通信和全方位的信息化服务平台（二）打造移动信息专家及社会责任形象，营造良好社会经营环境，争取政府及相关领导的支持，深化移动信息化应用、以信息化产品促进政企节能减排，创造新的效益增长点。（三）动员鼓励全民参与建设资源节约型与环境友好型社会，深入广泛地开展全民节能活动，共同推进绿色“数字福州”建设,促进海峡西岸省会中心城市科学、和谐发展。四、活动时间2010年5月21日下午15:3017:30进行闭幕式暨颁奖仪式 18:0021:00进行晚宴五、活动地点福州市香格里拉大酒店三层福州厅进行闭幕式暨颁奖仪式福州市香格里拉大酒店一层夏宫进行晚宴六、组织机构（一）主办单位：福州市人民政府（二）承办单位：福州市数字办、福州市信息化学会以及中国移动福建公司福州分公司七、媒体支持（一）电视：福建电视台、福州电视台（二）广播：福建新闻广播（FM103.6）、福州巴士广播网（FM99.6）（三）报纸：福建日报、福州日报、海峡都市报（四）网络：福建省信息产业厅网站、“数字福建”网站、“福建之窗”网站、中国移动福建公司网站、福建信息主管（CIO）网八、邀请嘉宾（一）主办单位领导：略（二）承办单位领导：略（三）福建省直政务网单位、各设区市和县（市、区）政务网主节点信息化负责人：略（四）福建省内有关企事业单位和行业用户信息主管：略（五）福建省节能减排重点行业和重点企业代表：略（六）社会各界有关专家（七）获奖代表（八）媒体记者共计300余人九、活动流程（一）闭幕式暨颁奖仪式1、活动主题：2010年“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式暨“绿色信息化优秀案例评选”颁奖仪式2、活动目的：总结“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动成果及经验，展示一批节能减排的优秀案例，为福州市政企单位搭建起信息化应用成果展示平台，让更多的企业在政府的引导和帮助下，尽快地踏上信息化的高速公路。3、活动时间地点：2010年5月21日15:3017:30在福州市香格里拉大酒店三层福州厅进行闭幕式暨颁奖仪式4、活动内容：15: 30-15：50 记者和来宾签到并入场16: 00-16：10 场光调暗，大屏幕播放宣传视频（绿色信息化优秀案例评选”活动的宣传视频）16: 10-16：15 场光调亮，主持人亮相，宣布颁奖仪式的开始并介绍到场领导及来宾16: 15-16：20 主办单位领导对活动进行总结 16: 20-16：25 承办单位领导发言16: 25-16：30 主持人宣读获奖名单 16: 30-16：40 场光调暗，大屏幕依次播放获奖单位的视频16: 40-17：00 场光调亮，主持人依次邀请嘉宾上台颁奖，获奖单位代表人上台领奖17: 00-17：05 获奖单位代表人1名致词17: 05-17：10 获奖单位代表人1名致词17: 10-17：15 主办单位领导致闭幕辞17: 20-17：25 主持人宣布闭幕式暨颁奖仪式结束 17: 25-17：45 来宾退场、媒体采访 （二）晚宴1、晚宴主题：2010年“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式晚宴。2、晚宴目的：经过下午精彩纷呈的闭幕和颁奖典礼，大家再次满怀激情的相聚在晚宴盛会上，继续分享在本次活动中彼此的精彩故事，继续倡导进取、尊贵、有责任感的生活方式，共同探寻共建数字福州、齐心推进整齐增效之道。3、晚宴时间地点： 2010年5月21日18:0021:00在福州市香格里拉大酒店一层夏宫4、晚宴形式以及亮点：（1）晚宴形式： a、主题特色：精英汇聚，和谐融洽b、TONE调：温馨、典雅、和谐、绿色环保c、活动组成：晚宴、节目表演、精彩互动d、用餐安排：30张中式10人圆桌餐（2）晚宴亮点： a、福州市极具特色的关于建设数字福州的活动晚宴 b、晚宴到场嘉宾可携带家属两名 c、福州市领导、知名企业家及名流嘉宾到场 d、福建电视台、福州电视台两大强档媒体 e、精彩的节目表演 f、现场抽奖互动 5、晚宴内容：17：45-18：00 嘉宾签到：领取抽奖幸运卡片（一人一张）、节目单、活动纪念品（活动纪念台历，到场来宾每人一份，按邀请贴发放）18：00-18：05 主持人开场18：05-18：15 主办、承办双方领导致辞并宣布晚宴正式开始18：15-19：45 用餐（弦乐演奏）19：45-19：50 晚宴表演正式开始（开场舞）19: 50-20: 10 独唱（福建省艺术团著名歌唱家XXX）20：10-20: 20 小品表演（要求小品主题和本次系列活动主题相关）20: 20-20: 25 扬琴、琵琶、古筝协奏表演20: 25-20: 35 魔术表演20: 35-20: 50 现场抽奖环节（抽奖设置一等奖一名、二等奖两名、三等奖三名、幸运来宾奖十名，由出席的重要领导抽出。） 20: 50-20: 55 主持人结束词20: 55-21: 00 结束歌舞难忘今宵十、前期工作准备本次活动在整个活动中是重头戏，因此，在活动举行前期需周密布置，以确保活动的顺利开展，不因前期工作仓促准备而影响既定的实施效果。（一）筹备工作管理方式阶段式管理和项目式管理相结合（二）人员安排1、领导小组：略2、顾问：略3、项目组（1）统筹组任务： a、统筹管理活动场地的安排与调整；b、负责有关志愿者的招募与培训；c、晚宴菜点预定d、协调其他小组，开展相关工作；e、领导交办的其他工作（2）公关组任务： a、审定媒体策略，联系媒体记者及摄影人员，利用多样媒体方式对闭幕式暨颁奖仪式及晚宴进行宣传报道；b、负责闭幕式暨颁奖仪式的礼仪工作c、确定活动邀请的嘉宾并及时送出请柬；d、确定路线人数后提前联系，接待好有关领导及来宾e、确定摄影人员，准备好相关影音设备，负责整个活动的拍照及录制（3）设计组任务： a、活动场地布置设计，如拱门、背景板、指示牌等；b、物品设计，如闭幕式暨颁奖仪式的工作人员的证件、纪念品、晚宴抽奖环节的奖品等（4）节目组 任务： a、主持人的选择、形象设计及台词攥稿、审核；b、完成晚宴节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作；c、负责晚宴节目的编排及晚宴全流程的衔接；d、准备好晚宴表演所需的一切服装道具（5）后勤组 任务：a、活动费用预算确定及现场费用收集；b、活动当日对现场进行简单布置；c、准备好活动所需物资，并负责现场发放；d、监督并确保场地舞台的搭建及质量；e、活动期间场地灯光设备、音箱设备的安装;f、工作人员和志愿者服装、证件的发放（6）安保组任务：a、负责人员安检、纪律维持、后勤保障、消防撤离以及其它突发紧急情况b、做好医疗药品和医疗器械的准备，做好救护车的配备，并提前与附近医院建立联系，便于遇有需要特殊性治疗的人员能得到及时的入院诊治。c、组员手机保持24小时畅通，随时保证参赛人员的医疗救护需求。（7）机动组任务： a、活动期间，遵从各个小组的调配（三）场地选择本次活动的目的是对杰出集体与个人予以奖励，因此活动的场地一定要有档次，要引人入胜。依据福州市本地可提供的资源状况及活动的程序、预计来宾人数、来宾的背景情况，以及活动目的预计来宾的偏好等因素来综合考虑，福州市香格里拉大酒店三层多功能会议厅之福州厅能很好符合会议召开条件，而位于其一层的夏宫能确保随后的晚宴顺利举行。1、场地选择标准（1）酒店设施和服务：大厅是否整洁，接待处的是否有能力处理客人住店和离店的高峰时段，是否有足够的电梯设备，问讯处的值班状况，是否有便利服务店，服务人员的工作效率如何；（2）客房：家具、冲浴设备是否完好，光线是否充足，是否有烟雾警示器和火灾逃生资料，走道是否整洁，楼层是否有特别服务，客厅、卧室和床的类型和数量，进房和退房的时间，付款、退款方式，接受那几种信用卡，订房的程序和预交订金的方式；（3）餐饮服务：公共区、备菜区是否干净整洁，就餐高峰期服务人员是否充足，服务人员的工作态度、效率，菜单的种类、特色、价格，是否提供特殊膳食，预订的方式2、场地相关介绍： （1）酒店名称：福州市香格里拉大酒店（2）酒店星级：5 （3）酒店地址：福州鼓楼区新权南路9号（4）交通：酒店地处市中心繁华位置，距离福州火车站约6公里，乘坐出租车约15-20分钟；距离福州汽车北站约6公里，乘坐出租车约15-20分钟；距离福州长乐国际机场约60公里，乘坐出租车约60分钟。邻近公交车站（5）邻近：酒店俯瞰乌山和于山的醉人美景，是活动的理想选择。 （6）设施：酒店能接待大型会议和晚宴，有较强的服务能力，配有先进的视听及照明设施、视像/电话会议等，可最大限度地满足主办方各种活动的需求。此外还有停车场（148个免费车位）、大巴或出租车租赁、不同类型的客房、多种餐厅、外币兑换服务、商场、鲜花店、医务室、票务服务、洗衣服务、残疾人客房、健身房、游泳池等设施（7）会议厅会场名称楼层面积长*宽*高课桌式剧院式中式宴会鸡尾酒会大宴会厅3172557.5*30*7.51100150012001800福州厅358519.5*30*7.5300500300600厦门厅357019*30*7.5300500300600泉州厅357019*30*7.530600300600鼓浪屿厅/漳州厅339423.2*17*3.4-200230鼓浪屿厅318710*18.7*3.4110170100120漳州厅320713.2*15.7*3.4110170100120三明厅3526*8.6*3.4-龙岩厅314610*14.6*3.4701206080宁德厅/莆田厅/南平厅32569.6*26.7*3.4110200120160宁德厅3849.6*8.7*3.445654050蒲田厅3869.6*9*3.445654050南平厅3869.6*9*3.440456550御宴厅354m*m*3-（7）餐厅餐厅名称类型容纳人数桌数夏宫餐厅298人30桌EZ咖啡厅餐厅209人21桌韩香馆餐厅52人5桌大宴会厅会议厅999人100桌（8）客房：单人房209间，双人房151间，大床间209间，套房29间（9）预订电话：电话40065011233、注意事宜：在预定场地之前，先检查一下是否已具备了前提条件：（1）报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜；（2）报价房（酒店）应是侯选名单中较好的一个；（3）对报价（酒店）方拟订的合同条款基本接受。（四）场地布置1、闭幕式暨颁奖仪式（1）场外：a、红地毯：平铺在酒店入口前，铺设地毯可以美化、装点环境且可以平整路面防止意外发生并形成热烈的迎宾氛围b、花篮：12个，分两边6个放置在酒店入口门边c、路引：10个，分别安置在酒店停车场及红地毯两侧d、活动展板：1座，立于红地毯始端，宣传此次活动内容及主办、承办单位e、拱门：在酒店门口设置拱门1座，内容为：“2010年协力共建数字福州，齐心推进政企增效系列活动闭幕式暨颁奖仪式”F、宫灯柱：2个，在拱门两侧各设置一个宫灯柱，内容分别为：“绿色海西”、“数字福州”（暂定，文字内容由主办单位提供）g、升空气球：4个，布置在酒店入口处上方，内容为：热烈祝贺“协力共建数字福州，齐心推进政企增效“系列活动闭幕式暨颁奖仪式取得圆满成功（暂定，文字内容由主办方提供）h、竖幅：2条，布置在酒店外侧左右墙体，内容为：“协力共建数字福州，齐心推进政企增效“系列活动闭幕式暨颁奖仪式（暂定，文字内容由主办方提供）i、入口处迎宾礼仪10位j、会场专用泊车位：若干k、车辆调度人员：4位（2）场内：a、大堂引导签到人员6位，引领签到并为领导佩戴胸花，配有贵宾胸花60束b、大堂签到台左右各两处，各置签到用品（签到台、椅，金笔、签到簿）一套c、会议厅摆台：戏院式座位，可容纳300人d、舞台背景：1幅，采用活动形象大幅喷绘，搭建16米4米匠心独特的直形层次感背景板。背景板选用绿色背景为主，体现此次活动宣扬环保的标的，并使用简洁、大方的蓝黑色字标明“协力共建数字福州，齐心推进政企增效“系列活动闭幕式暨颁奖仪式2010.5.21”字样，突出本活动的主题。e、植物盆栽：100盆，放于红地毯两侧以及舞台背景下方和舞台正前方，炫染整个场地的色彩，烘托热烈气氛，使场地变得多姿。f、音响：1套，在舞台左右两侧，安放专业音响、调音台及话筒，以保证会场音质清晰、宏厚。g、颁奖礼仪小姐6名h、会议厅其他设施及工具：大屏幕1个、投影仪（多媒体投影仪）1个、电脑1台、摄像机2架、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）若干、司仪台1个、舞台1个、夹纸板若干、名片钵若干、马克笔若干、签字笔若干、插线板若干、主席台一处、指示牌若干、桌卡若干、司仪台鲜花若干、灯光照明2架、水杯320个、茶叶20包2、晚宴（1）场外：a、迎宾礼仪小姐6名，嘉宾入场道左右各两个，签到处两个b、红地毯：平铺在晚宴入口c、花篮：2个，分两边放置在晚宴入口门边d、签到台：用于嘉宾签到及领取活动纪念礼品，放于晚宴入口一边，由两名礼仪小姐和若干志愿者负责e、 气球拱门：在晚宴餐厅门口设置气球拱门1座，增加晚宴温馨和谐的气氛f、 志愿者：20人，负责接待嘉宾、嘉宾签到、引导嘉宾入场（2）场内：a、红地毯：从晚宴餐厅大门口一直平铺至舞台中部处，将整个就餐大厅分成两部分，以方便领导上台发言、获奖者上台领奖，增加晚宴隆重的气氛b、花篮：2个，放置于入门处地毯两旁c、台阶：1个，放置于舞台中部d、盆栽：30盆（可根据实际舞台宽度调整）放置于舞台边缘处，用于舞台装饰e、舞台背景：一幅，采用活动形象大幅喷绘，搭建X米的匠心独特的直形层次感背景板。背景板选用绿色背景为主，体现此次活动宣扬环保的标的，并使用简洁、大方的蓝黑色字标明“协力共建数字福州，齐心推进政企增效“系列活动闭幕式晚宴”字样，突出活动的主题。f、迎宾小姐：4人，2人用于抽奖环节，2人用于颁奖环节（五）传播策略1、媒体选择及原因：（1）户外：在新权路、八一七中路、五一中路道路两旁设置100个彩旗路灯，彩旗上写： 热烈庆祝2010年“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动圆满成功！彩旗于5月17日开始悬挂。选择原因：彩旗路灯在白天是颜色和动态的效果，在夜里能发挥照明的作用，引人注意。它起到补充大众媒体广告的作用，在视听众对此次活动认识的最后阶段，诱发行动（2）电视：在颁奖典礼前一个星期分别在福建电视台、福州电视台播放“绿色信息化优秀案例评选”活动宣传视频。时间定于18：0020:00，插播于新闻选择原因：本次活动的诉求对象主要在在福建省范围内，福建电视台和福州电视台是本土电视台，能增强此次活动在电视上的宣传效果。电视集音响、图像于一身，在传播信息过程中，能同时诉诸人的听觉和视觉，形象生动，真实感强，最易激发人的兴趣和抓住人的注意力，使人们对“绿色信息化优秀案例评选”活动有更深刻、更清晰的印象。电视由于反复暴露，是最适合提高认知率的媒体福建电视台（综合频道）媒体简介福建电视台隶属于福建省广播影视集团，于2004年2月8日正式挂牌成立。福建电视台综合频道是福建省内历史最长、受众最多的电视媒体，1960年开播。 49年的技术、资金、理念、人才的积累，奠定了强势媒体的竞争实力和市场地位。长期稳定的高收视更为众多品牌提供了优质高效的传播平台，良好的市场回报吸引广大精明的客商。投放内容宣传“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动将于5月21日举办闭幕式投放时间19:55 全省天气预报前费用4000元（10S）福州电视台（新闻综合频道）媒体简介福州电视台在福州市委、市政府和市委宣传部领导下，以“三个代表”重要思想为指导，坚持科学发展马，牢固树立政治家办台意识，始终做到把握导向，服务大局，宣传工作呈现稳步发展的良好局面，是福州市的主流媒体。福州电视台新闻综合频道又名福州电视台第一频道，于2009年改版。口号“新在福州，闻达天下”。投放内容宣传“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动将于5月21日举办闭幕式投放时间特A时段费用2500元（15S）（3）广播：于福建新闻广播（FM103.6）、福州巴士广播（FM99.6）（上下班时段：7:009:00；17:0019:00）不定时播放关于“绿色信息化优秀案例评选”活动的介绍及颁奖仪式、闭幕式的相关信息选择原因：福建新闻广播覆盖面积广，受众是整个福建省人民。福州巴士广播是在福州巴士上播放的广播，流动范围广，听众广，且广播最大的优点是不受文化水平限制，只要有听觉就能接收，因此普遍率广，到达频度高。福建新闻广播和福州巴士广播是福建本土广播，针对性强福建新闻广播（FM103.6）媒体简介2009年7月6日，福建新闻广播全新开播。作为福建省广播最具权威的主频率，福建新闻广播汇聚众多资深记者、编辑和优秀的主持人与播音员，在中国新闻奖、中国广播奖等政府和社会公众的评奖中屡获殊荣。全天24小时不间断播音，是目前全省广播各频道覆盖范围最广的频道（分别用中波和调频双频覆盖），并通过中星6B卫星覆盖亚洲地区。通过联合福建省六十六家地市级台共同打造“福建广播新闻直播网”、加盟“中国省级新闻广播直播网”、与中国国际广播电台和国内数十家平面媒体的合作，福建新闻广播不断开拓新闻资源，扩张新闻触角。投放内容“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动将于5月21日圆满落幕投放时段7:30、8:00、17:30、18:00每日投放次数2次费用900（15S）X2=1800元福州巴士广播（FM99.6）媒体简介福州所有公交车锁定播放的电台，海峡之声广播电台（国家级广播电台）的下属频道、覆盖全省80%的地区，2002年2月，由海峡之声联合福州市公共交通集团共同创建，福州全部110条公交线路、1900多辆公交车（不断增加）播音系统全天锁定该频道。投放内容“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动将于5月21日圆满落幕投放时段07:0009:15、11:0012:45、12:4513:50、17:0019:45每日投放次数2次费用400元(15S)X2=800元（4）网络：在福建省信息产业厅网站、“数字福建”网站、“福建之窗”网站、中国移动福建公司网站、福建信息主管（CIO）网首页公布关于“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动选择原因：网络宣传具有针对性，覆盖范围广泛（5）报纸：福建日报媒体简介福建日报创刊于1949年8月25日，为福建省委机关报。福建日报日均发行量32万份，面向全省发行。福建日报周一至周五均出八版(发至全省)，福建全省广告周一、周三、周五五、八版彩印(只发福州地区)；每周六、日对开4版。投放版面头版（彩色）版面规格16X35cm费用1500元福州日报媒体简介福州日报创办于1998年10月，是中共福州市委机关报，是沿海省会城市新崛起的一张综合性日报，是目前福州发行量最大、覆盖面最广 、最具影响力、最受读者喜爱的一份对开日报。福州日报立足福州，辐射八闽，面向全国。发行网络遍布福州五区二市六县。覆盖人口达640万，在各地区的车站、码头，酒店和街头有近3000个订报销售点。福州日报约60为办公场所和公共场所订报；全年固定订房占总发行数的90。全市大中专院校、职业学校、中学和小学的班级订阅率达95以上。投放版面头版（彩色）版面规格10X33cm费用1200元海峡都市报媒体简介海峡都市报创刊于1997年，由福建日报社主办福建省第一张面向全省的综合性都市生活报。海峡都市报日均发行量50万份，覆盖全省城镇，以福州、泉州、厦门、莆田、漳州等发达城市为主要发行对象。 海峡都市报设有40多个发行站、3000多个零售网点，拥有一支近2000人的发行队伍。投放版面头版（彩色）版面规格28.8X23cm费用1000元2、媒体宣传：（1）邀请福建电视台、福州电视台的多个栏目对“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式暨颁奖仪式进行新闻报道，并对主办单位领导、获奖单位代表人进行现场采访和新闻报道（2）闭幕式暨颁奖仪式开辟媒体交流时间，邀请大众主流媒体记者 现场访问、及时报道展会情况 （3）与福建省信息产业厅网站、“数字福建”网站、“福建之窗”网站、中国移动福建公司网站、福建信息主管（CIO）网合作， 对闭幕式现场进行网上直播以及对主办单位领导、获奖单位代 表人访谈直播，并于5月22日在首页刊登闭幕式的相关信息（4）邀请福建日报、福州日报、海峡都市报的记者对“协 力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式暨颁奖 仪式进行新闻报道，并对主办单位领导、获奖单位代表人进行 现场采访和新闻报道。（5）全场拍摄活动过程，制作VCD光盘（六）接待服务1、接送服务（1）接站时间：2010年5月21日上午、下午（2）承办单位：福州市香格里拉大酒店大巴或轿车租赁服务（3）统一接站地点：福州长乐国际机场、福州火车站、福州汽车南、北站（请务必于5月20日之前与公关组联系确定接站事宜）（4）不用接站的来宾，直接到签到地点：福州市香格里拉大酒店大堂接待处（5）如无特殊原因，5月21日晚宴结束后、5月22日上午分两次统一安排返程送站（6）活动场地交通图（7）接待明细表a、接送安排站 点 名 称时 间 区 间接站人员姓名联系电话福州长乐国际机场接2010年5月21日10:0015:00福州火车站送2010年5月21日20:3021:305月22日9:0011:00福州汽车南、北站b、住宿安排酒店名称接待人员接待负责人姓名及联系方式福州香格里拉大酒店需住宿的来宾3、注意要点：（1）来宾到前作好准备。（2）作好来宾的沟通协调工作。（3）对清帐目。（4）随时关注来宾的意见，并及时反映给相关人员。（5）注意价格的保密性。（6）熟知酒店接待设施的基本情况。（7）接待结束后给相应的酒店部门给予评价。（七）安全与医疗服务会场设安保组负责活动期间的安全与医疗工作。1、安全服务（1）所有人员必须凭证件进入赛场，按场馆规定配合做好安检工作。（2）所有人员不准在活动场所内和禁烟区域抽烟。（3）来宾进入活动场地后要严格服从组织人员的指挥，遵守会场秩序，在规定区域内活动，不得擅自离开。（4）活动期间如发生特殊情况，要保持镇静，服从现场工作人员指挥有序撤离。（5）安保人员发现不安全隐患及时通报赛区。（6）安保人员不得将证件转借他人。（7）来宾及工作人员要妥善保管好自己的物品。（8）会场疏散图（略）2、医疗服务（1）做好医疗药品和医疗器械的准备，做好救护车的配备，并提前与附近医院建立联系，便于遇有需要特殊性治疗的人员能得到及时的入院诊治。（2）组员手机保持24小时畅通，随时保证参赛人员的医疗救护需求。（八）志愿者招募为确保活动的顺利开展，做好活动期间的相关服务工作，活动组织机构拟招募60名志愿者进行服务1、志愿者需求（1）场地服务志愿者20人：以学生志愿者为主，重点确保活动现场志愿服务，定向、定时提供服务。（2）专业服务志愿者20人：为各个项目组正常运转提供人力、专业知识等支援，协助活动开展各方面工作。（3）公关服务志愿者20人：为活动场地提供相关礼仪、接待志愿服务。其中，礼仪小姐10人，身高1.65米左右，年龄25岁以下，着玫瑰红色旗袍，落落大方，形象气质佳，负责接待、引领签到、为领导佩戴胸花、颁奖等。2、招募条件（1）身体健康，具备参加志愿服务的基本能力和身体素质，自愿参加服务；（2）愿意接受培训及管理，在5月21日活动召开期间有充裕时间；（3）有较强的组织纪律性，有激情，富于团队精神，甘于奉献，道德品质优秀，年龄在1845岁之间，条件优秀者可放宽，有志愿者经验者优先;（4）能适应志愿活动中出现的突发情况，并能服从志愿组织的整体工作安排。3、志愿服务项目（1）场地服务：协助安保组、后勤组做好秩序维护、引导指示、应急救援等相关工作，提供场地清理、场地布置等服务；（2）专业服务：协助项目组各小组开展专业性志愿服务，协助组织和管理，开展对外联络、外语翻译、办公文印等相关工作；（3）公关服务：提供场地、嘉宾组织等相关礼仪、接待服务。4、报名与培训（1）报名时间：5月初至5月14日。（2）招募方法：社会招募与组织招募相结合。采用电话报名、网上报名、现场报名3种形式进行（可与福州市青年志愿者网配合开展）（3）志愿者培训：集中培训阶段为5月15日、16日 a、志愿者上岗前必须经过专业教师进行岗前强化培训； b、场地服务志愿者，用人部门负责进行现场培训； c、经考核合格后，志愿者才能持上岗证、服务手册，领取志愿者工作装备上岗服务。5、保障和激励（1）工作保障：制发工作证；提供工作服；提供工作期间的餐饮（2）表彰激励：颁发志愿服务证书；根据服务时间和服务效果，优 秀志愿者可获得纪念品（九）物品设计1、证件2、工作服 采用绿色，配以志愿者标志，与活动绿色主题契合。3、请柬请柬XX（组织）或XX（个人）： 为，特定于2010年5月21日下午15:30在福州市香格里拉大酒店三层多功能会议厅举行闭幕式暨颁奖仪式活动，并于18:00在该酒店一层宴会厅进行晚宴，届时敬请光临！主办方：福州市人民政府 承办方：福州市数字办、福州市信息化学会 以及中国移动福建公司福州分公司 2010年5月14日4、节目单“协力共建数字福州，齐心推进政企增效”系列活动闭幕式晚宴节目单1、开场舞2、独唱（福建省艺术团著名歌唱家XXX）3、小品表演（要求小品主题和本次系列活动主题相关）4、扬琴、琵琶、古筝协奏表演5、魔术表演6、现场抽奖环节 7、结束歌舞难忘今宵5、纪念品（活动纪念台历）6、奖品l 一等奖：一名，价值500元的具有福州特色的活动纪念漆器一套l 二等奖：两名，价值300元的具有福州特色的活动纪念茶具一套l 三等奖：三名，价值200元的具有福州特色的活动纪念折扇一把l 幸运嘉宾：十名，价值100元由中国移动福建分公司礼盒一套十一、各阶段任务明细（一）活动前三个阶段1、活动策划及准备期（2010年4月28日5月8日）本阶段主要完成：活动策划书、人员安排、晚宴节目收集、活动场地确定（1）活动策划书：由相关人员对活动进行整体策划，力求面面俱到（2）人员安排：由组织机构进行分配（3）活动场地确定：由统筹组负责。如有改动及时通知（4）晚宴节目收集：由节目组负责。采取专业演出机构提供节目和 从社会邀请人员参演两个渠道，拟选取5至7个节目2、活动协调及进展期（2010年5月9日5月14日）本阶段主要完成：活动前期宣传、志愿者招募、费用收集、物品设计制作、晚宴节目筛选及第一次排练、来宾邀请（1）活动前期宣传：由公关组负责。联络相应媒体对活动进行简单 报道（2）志愿者招募：由统筹组负责。社会招募与组织招募相结合，招 募100名志愿者进行服务（3）费用收集：由后勤组负责（4）物品设计制作：由设计组负责。包括对场地布置道具、工作证、 工作服、请柬、节目单、纪念品、奖品等的设计制作（5）晚宴节目筛选及第一次排练：由节目组负责，统筹组监督，选 取优秀节目，并进行第一次排练，地点暂定福建艺术学校本部 活动中心（6）来宾邀请：由公关组负责。确定来宾名单后，确保将设计制作 好的请柬分发到单位及个人，并根据情况相应采用电话、电传、 电邮等方式进行联络3、活动倒计时期（2010年5月15日5月20日）本阶段主要完成：活动全过程确定（包括晚宴节目单确定）、活动末期宣传、场地预订及检测、物品购买、礼仪小姐确定、主持人确定、场地舞台灯光音响确定、晚宴节目第二次排练（1）场地预订及检测：由统筹组和安保组负责。预定闭幕式暨颁奖 仪式召开场地以及晚宴举办场地。安保组在预订后对其进行检 测，确保排除一切异常情况（2）物品购买：由后勤组负责。各项目组确定活动所需道具或物品， 后勤组准备到位（3）礼仪小姐确定：由公关组负责。礼仪小姐10名，要求身高1.65 米左右，年龄25岁以下（4）主持人确定：由节目组负责。闭幕式暨颁奖仪式主持人1名， 晚宴主持人2名，要求有丰富的舞台经验、良好的形象以及出 众的表达能力（5）场地舞台灯光音响确定：由统筹组、节目组和后勤组共同协调 完成（6）活动整体彩排：由统筹组和节目组负责。节目单确定交由各部 门，加紧排练节目。地点为活动举行的场地（二）活动当日流程：略（三）活动后期工作：1、为工作人员、志愿者、演员分发奖品2、活动末期宣传：由公关组负责。联络相应媒体对活动进行跟进 报道3、费用处理4、书面总结（四）活动工作进度表活动策划及准备期（2010年4月28日5月8日）4月28日5月5日5月6日5月8日活动策划书人员安排、晚宴节目收集、活动场地确定活动协调及进展期（2010年5月9日5月14日）5月9日5月11日5月12日5月13日5月14日活动前期宣传、志愿者招募费用收集、物品设计制作晚宴节目筛选及排练来宾邀请活动倒计时期（2010年5月15日5月20日）5月15日5月16日5月19日5月20日活动全过程确定场地预订及检测、物品购买、礼仪小姐确定、主持人确定场地舞台灯光音响确定、活动整体彩排活动后期工作（2010年5月22日5月30日）5月21日5月22日5月26日5月27日5月30日为工作人员、志愿者、演员分发奖品活动末期宣传费用处理、书面总结十二、应急控制（一）闭幕式暨颁奖仪式1、若活动前秩序混乱，活动最多推迟半小时举行，此间来宾自由处理自己的时间2、在此期间，由公关组负责领导及来宾的服务工作；由安保组负责现场秩序的维持；由后勤组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管3、任一环节在进行过程中发生失误或无法顺利继续的情况时，由统筹组统一指挥安排；若仍出现问题，则视具体情况决定其继续或取消4、其它紧急情况发生时，由机动组负责处理（二）晚宴1、若晚宴开始前秩序混乱，晚宴最多推迟半小时举行，此间来宾自由处理自己的时间2、在此期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由公关组组负责领导及来宾的服务工作；由安保组负责现场秩序的维持；由后勤组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管3、上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进；任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消4、其它紧急情况发生时，由机动组负责处理（三）综合1、来宾应急方案负责人：XXX工作人员：主办方派遣10人与酒店工作人员3人主要应急任务：（1）如果距离活动召开1天之前，来宾因事不能出席活动，将迅速安排备选人员，发送请柬，以确保到场人数完整（2）如果活动召开当天来宾因事不能到场，将安排适量工作人员补充人数（3）来宾在接待时有突发状况或特殊需求时，将在合理的情况下予以协调2、停电应急方案负责人：略工作人员：主办方派遣10人与酒店工作人员5人主要应急任务：（1）确保从入场到退场全过程正常供电及用电安全，做好供电预案，一旦停电应立即启动备用电源（2）如果活动前停电超过20分钟，主持人宣布晚会改天举办。在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。（3）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由现场组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管（4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，清理会场。3、消防应急方案负责人：略工作人员：主办方派遣10人与酒店工作人员3人主要应急任务：（1）负责制定并执行好消防安全详细工作预案（2）负责在活动期间与酒店工作人员一起做好消防应急准备，例如：检查消防应急工具、安全通道等（3）负责演出舞台、演员更衣室、休息室的消防安全（