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红红杉杉树树信信息息技技术术有有限限公公司司 网网 站站 电电 话话 400 672 1386 红杉树网络视频会议用户操作手册 版本 V 4 1 红杉树网络视频会议用户操作手册 2 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 版权声明 本文档版权归红杉树信息技术有限公司所有 未经红杉树信息技术有限公司所有书面许可 任何单位或个 人不得以任何形式或任何手段复制或传播本文档的一部分或全部内容 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved This document is proprietary to InfowareLab Inc which regards information contained herein as its intellectual property Under the copyright laws no part of this document may be copied translated or reduced to any electronic medium or machine readable form in whole or in part without prior written consent of InfowareLab Inc 红杉树网络视频会议用户操作手册 3 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 前 言 随着互联网的日益普及和快速发展 在企业中 传统的通讯方式如电话 传真等由于无法达到 面对 面 的沟通效果 不能满足人们日益增长的交流需求 红杉树视频会议系统 InfowareLab Conference 是红杉树信息技术有限公司推出的新一代实时互动工作平台 企业无需投入高昂的成本 就能 轻松拥有高质量 高稳定 易部署的视频会议系统 满足音视频通信 数据交互 远程共享和协助等需求 有效支持工作会议 业务培训 协同办公等工作 达到降低沟通成本 提高工作效率的业务目标 红杉树视频会议系统广泛应用于以下行业场景 表1 1 行业应用场景 行业内容 政府远程工作会议 政府采购会议 远程统计与协作 政府招投标会议 人事 招聘与考核 群众政务咨询 信访 公共卫生指挥 金融金融工作会议 远程客户服务 办公会议 电子商贸 远程咨询 操作指 导 路演 远程招聘与培训 企业企业例会 远程商务谈判 协同办公 远程招聘 代理商渠道商远程培训 技术研讨 行政办公 内部培训学习 分支机构会议 远程客服 远程 监控 医疗远程会诊 远程医疗咨询 远程医学交流 教育网络教育培训 远程家教辅导 考场监控 家长会 异地学术交流 远程 教学观摩课 公检法 部队远程会议 远程协同作战指挥 远程警务指挥 远程审讯 远程探监 法 庭直播 应急指挥 运营电信级视频会议服务 即时通讯服务 VOIP PSTN 资讯与媒体电视互动 远程采访 远程咨询 远程商务 红杉树网络视频会议系统支持多样化的会议接入方式 参加者可以通过互联网 局域网 企业内网 无线网络 PSTN有线电话网络和移动通信网络进入会议 红杉树网络视频会议用户操作手册 4 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 红杉树视频会议应用场景 企业专网 企业专网 充分考虑企业内网带宽保障的有利条件 可进行多路高清的音视频会议 互联网 互联网 考虑到互联网的网络不稳定性 能够根据各参加者的网络情况自适应的分发数据 保障数据和语 音 视频等流畅传输 局域网 局域网 对于通过互联网接入的局域网内终端电脑 可以自动穿透防火墙等安全系统接入视频会议 无需 做特殊设置 满足通过公司办公者参加视频会议的需要 电话 手机接入 电话 手机接入 集成PSTN有线电话网络和移动通信网络 不在电脑旁边的参加者可使用固定电话或手机 参加视频会议 会议室接入 会议室接入 通过在会议室部署PC终端 会议专用高清摄像机 等离子显示器或投影仪 音频设备等会议 设备 方便多人一起加入视频会议 另外还支持H323设备接入 与硬件视频会议进行互通 笔记本或笔记本或PC加入 加入 通过无线或有线网络 个人使用笔记本或PC加入视频会议 快速方便 满足企业内部的 协同工作需要 红杉树网络视频会议用户操作手册 5 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 阅读指南 手册目标 本手册主要为红杉树网络视频会议使用人员提供了使用红杉树网络视频会议软件的详细用户手册 阅读对象 本手册是为所有红杉树网络视频会议人员所编写的 手册构成 本手册基本上由八部分组成 1 第一部分 红杉树网络视频会议系统简介 简单介绍了了红杉树网络视频会议系统 2 第二部分 会议管理 描述了红杉树网络视频会议管理 3 第三部分 会议室界面 描述了红杉树网络视频会议界面 4 第四部分 主持会议 描述了主持会议的主要功能操作 5 第五部分 会议演示 描述了会议演示的主要功能操作 6 第六部分 参加会议 描述了参加会议的主要功能操作 7 第七部分 音视频和文字交互 描述了音视频和文字交互 8 第八部分 Outlook集成 描述了红杉树网络视频会议与Outlook的集成 手册约定 本手册遵循以下约定 1 注 的意思是请读者注意那些需要注意的事项 2 警告 的意思是请读者千万注意某些事项 否则将造成严重错误 红杉树网络视频会议用户操作手册 6 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 目录 1红红杉杉树树网网络络视视频频会会议议系系统统简简介介 9 1 1系统介绍 9 1 2概念介绍 9 1 2 1用户身份 9 1 2 2会议类型 9 1 2 3会议角色 10 2会会议议管管理理 11 2 1会议安排 11 2 1 1预约会议 12 2 1 2即时会议 12 2 1 3固定会议 12 2 1 4周期会议 12 2 2出席会议 12 2 2 1会议列表 12 2 2 2会议号入口 12 2 2 3会议链接加入 12 2 3我的会议中心 12 2 3 1我安排的会议 12 2 3 2被邀请参加的会议 12 2 3 3被邀请旁听的会议 12 2 3 4我的报表 12 2 4帮助中心 12 2 4 1测试会议 12 2 4 2下载中心 12 3会会议议室室界界面面 12 3 1菜单栏 12 3 2工具栏 12 3 3视频窗口 12 3 4参加者列表 12 4主主持持会会议议 12 4 1分配角色 12 4 2设置权限 12 4 2 1统一权限设置 12 4 2 2单独权限设置 12 4 3发布公告 12 4 4点名 12 红杉树网络视频会议用户操作手册 7 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 4 5录制会议 12 4 6锁定会议 12 4 7延长会议 12 4 8结束会议 12 5会会议议演演示示 12 5 1共享文档 12 5 1 1打开共享文档 12 5 1 2演示PowerPoint动画文档 12 5 1 3文档共享工具栏 12 5 2共享桌面 应用程序 12 5 2 1共享桌面 应用程序 12 5 2 2程序共享工具栏 12 5 3共享白板 12 5 4影音播放 12 5 4 1影音播放 12 5 4 2影音播放工具栏 12 5 5协同浏览 12 5 5 1协同浏览 12 5 5 2协同浏览工具栏 12 5 6文件传输 12 5 6 1新建文件共享 12 5 6 2取消文件共享 12 5 6 3下载共享文件 12 5 7分组会议 12 5 7 1新建分组会议 12 5 7 2加入分组会议 12 5 7 3退出分组会议 12 5 7 4结束分组会议 12 5 8答疑 12 5 8 1答疑工具栏 12 5 8 2提问问题 12 5 8 3回复问题 12 5 8 4修改问题 12 5 8 5冻结问题 12 5 8 6删除问题 答案 12 5 8 7保存答疑内容 12 5 8 8公开问题 12 5 8 9自动公开所有问题 12 5 9问卷调查 12 5 9 1新建问卷调查 12 5 9 2修改问卷调查 12 5 9 3导出问卷调查 12 5 9 4导入问卷调查 12 5 9 5发布问卷调查 12 红杉树网络视频会议用户操作手册 8 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 5 9 6结束问卷调查 12 6参参加加会会议议 12 6 1查看权限 12 6 2申请权限 12 6 3举手 12 6 4参加问卷调查 12 7音音视视频频和和文文字字交交互互 12 7 1音频交互 12 7 1 1测试和配置声卡 12 7 1 2设置音频参数 12 7 1 3主持人远程音频设置 12 7 1 4在会议中发言 12 7 1 5调整麦克风或扬声器的音量 12 7 1 6提高计算机音频质量的提示 12 7 2视频交互 12 7 2 1设置视频参数 12 7 2 2主持人远程视频设置 12 7 2 3打开 关闭视频 12 7 2 4云台控制 12 7 2 5窗口布局 12 7 2 6视频窗口的视频展现 12 7 2 7H 323集成 12 7 2 8双屏显示 12 7 3文字交互 12 8OUTLOOK集集成成 12 8 1启动即时会议 12 8 2安排预约会议 12 红杉树网络视频会议用户操作手册 9 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 1红杉树网络视频会议系统简介 1 1 系统介绍 红杉树视频会议系统 InfowareLab Conference 是红杉树信息技术有限公司推出的新一代实时互动工作平台 企业无需投入高昂的成本 就能轻 松拥有高质量 高稳定 易部署的视频会议系统 满足音视频通信 数据交互 远程共享和协助等需求 有效 支持工作会议 业务培训 协同办公等工作 达到降低沟通成本 提高工作效率的业务目标 红杉树视频会议系统基于最新的H 264视频压缩算法 采用高效的AGC 自动增益 AEC 回声消除 NS 噪音抑制 VAD 静音检测 技术及自动检测包机制 网络防抖动算法等音频优化手段 并且具有强大的数据协作能力 具有跨网络 分布式 动态均衡 数据分流 带宽自适应等特性 在各种网络环境下都能稳定使用 1 2 概念介绍 本节介绍一下红杉树视频会议系统的一些重要的概念 便于快速理解此用户使用手册 用户身份 系系统统管管理理员员 系统管理员拥有视频会议系统的最高权限 可在后台进行用户管理 组织管理 角色和权限管理 多级服务器 管理 会议管理和即时通讯管理等 详见 管理员帮助手册 会会议议安安排排者者 会议安排者拥有会议管理的所有权限 能安排 编辑 取消四种会议类型 预约会议 即时会议 固定会议和 周期会议 并可邀请所有用户参与到各会议中 注注册册用用户户 注册用户能在组织结构中显示 可查看被邀请参加的会议和被邀请旁听的会议 同时会收到相应的邮件提醒 但没有会议安排的权限 匿匿名名用用户户 匿名用户可查看公开会议 若知道该公开会议的密码且会议不要求登录 匿名用户就能参加到公开会议中 1 2 2会议类型 预预约约会会议议 预约会议指将来某段时间内的一次性会议 会议安排者可邀请参加者和旁听者 指定主持人 设置会议的参数 主持人 邀请者和旁听者都会收到相应的邮件 邮件中有会议链接和密码等信息 即即时时会会议议 会议安排者能立即开启会议 不需要任何的安排 并可将收到的邮件发送给参会者 固固定定会会议议 固定会议在一段相当长的时间内都存在不会结束 可被任意多次开启 即使所有人都退出会议 固定会议仍可 被开启 而预约会议当所有人退出后 会议就处于结束状态 不能再被开启 红杉树网络视频会议用户操作手册 10 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 周周期期会会议议 会议安排者能根据一定的规则安排周期性的会议 如每几天 每个工作日 每周几等 无需重复安排 适用于 企业单位的例会 1 2 3会议角色 主主持持人人 是会议的主要管理者 在会议中 可以分配角色 管理权限 设置会议参数等 主主讲讲人人 是会议的主要发言者 在会议过程中可进行转换 主讲人可以进行发言 共享文档 并使得参加 者跟随主讲人的内容切换 默认是主持人 主持人也可以把该角色赋给参加者 助助理理 是会议中的协助者 在会议过程中可以协助创建投票 进行答疑 或分配权限等 参参加加者者 是会议中的主要参加者 主持人可以在会议中分配给参加者权限或角色 使其进行视频 语音和 数据的交互 旁旁听听者者 是会议的旁听者 在会议中可以接受语音 视频以及数据的共享 不能够和其他的参加者进行交 互 红杉树网络视频会议用户操作手册 11 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 2会议管理 会议安排 会议安排者或系统管理员拥有安排预约会议 即时会议 固定会议和周期会议的权限 系统管理员将会议安排 者这个角色分配给用户后 分配角色请见 红杉树网络视频会议管理员手册 该用户就可登录到红杉树视 频会议系统来安排会议 输入会议系统的URL或IP地址进入会议系统首页 见图2 1 首页 若没有登录 会议列表中显示的是公开会议 图2 1 首页 点击首页右上角的 登录 进入登录页面 见图2 2 登录窗口 输入用户名和密码登录系统 图2 2 登录窗口 登录入口 红杉树网络视频会议用户操作手册 12 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 预约会议 在红杉树视频会议系统的左边导航菜单栏中 点击 会议安排 预约会议 进入预约会议界面 如下图 图2 3 预约会议的主信息 预约会议包括四部分 主信息 邀请参加者 高级设置 邀请旁听者 注 若未开通旁听者服务 则没有 邀请旁听者 分栏 主主信信息息 在主信息页面 需要确定主题 密码 开始时间 结束时间 允许提前加入时间 会议模式 参加人数 视频 数目 主持人及会议描述等信息 具体请见图2 3 预约会议的主信息 带 为必填项 以下是对主要字段的解释 主主题题 此会议的主题 默认为 用户名 的会议 密密码码和和确确认认密密码码 参加者加入此会议的密码 开开始始时时间间和和结结束束时时间间 此会议的开始时间和结束时间 允允许许提提前前加加入入时时间间 确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间 若在此时间范围之外 不可开启或加 入会议 会会议议模模式式 主持人控制模式和自由模式 主持人控制模式指进入会议时 除主持人具有所有权限之外 其 他参加者只有答疑 下载 注释和公共聊天四种权限 自由模式指所有与会者进入会议时就已经拥有所有 的权限 同时主持人仍具有设置参加者权限的权力 参参加加者者人人数数 此会议的参加人数 不能大于许可人数 视视频频数数目目 主持人和参加者在会议中能打开的视频路数 不能大于许可视频数 红杉树网络视频会议用户操作手册 13 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 主主持持人人 会议的主持人默认为会议安排者 即本人 也可更换主持人 点击 更换主持人 弹出组织结构 组对话框 见图2 5 组织结构 组 会会议议描描述述信信息息 会议安排者可填写关于次会议的描述信息 不不公公开开 选择此会议是否公开给未被邀请的用户 参参加加者者必必须须登登录录系系统统 指所有参加会议的人必须先登录系统后才能够进入会议 注 会议密码是否必须和是否允许提前加入会议可在 系统管理 会议管理 系统设置 中设置 邀邀请请参参加加者者 会议安排者可邀请参加者 通过 从组织结构添加 从通讯录添加 和 添加新用户 这三种方式 见图 2 4 邀请参加者 系统会根据高级设置中的邮件设置主动向参加者发送邮件 图2 4 邀请参加者 从从组组织织结结构构中中添添加加 通过组织结构和用户组来邀请参加者 请见图2 5 组织结构 组 组织结构和组都在系统管理由系统管理员进行管理 组织结构和组下面的成员都为注册用户 红杉树网络视频会议用户操作手册 14 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 5 组织结构 组 从从通通讯讯录录添添加加 通过通讯录来邀请参加者 请见图2 6 通讯录 通讯录分为个人通讯录 个人通讯组 公司通讯录和公司通讯组 在通讯录列表中 选择要邀请的用户 点击 添加参加者 这些用户将会显示在参加者列表中 全部选择完 毕后 点击 邀请 邀请参加者列表中的所有勾选用户 并回到 邀请参加者 界面 注 用户是否有权限查看公司通讯录和公司通讯组在系统管理中设置 图2 6 通讯录 红杉树网络视频会议用户操作手册 15 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 添添加加新新用用户户 若要邀请新用户 非注册用户且不在通讯录中 在邀请参加者的下方点击 添加新用户 弹出 添加新用 户 的对话窗口 见图2 7 添加新用户 姓名和电子邮件地址为必填项 输入用户基本信息后点击 添加 可继续添加其他新用户 全部添加完成后点击 确定 按钮 图2 7 添加新用户 批批量量删删除除 在图2 4 邀请参加者的参加者列表中 若不想邀请某些用户 可勾选并点击 批量删除 高高级级设设置置 会议安排者可对此次会议进行高级设置 见图2 8 高级设置 如网络带宽 视频类型 音频模式 H323互通 邮件设置和页面布局 图2 8 高级设置 网网络络带带宽宽 指视频文件在单位时间内使用的数据流量 也叫码率 是视频编码中画面质量控制中最重要的部分 同样分辨率下 网络带宽越大 压缩比就越小 画面质量就越高 范围64Kbps 2048Kbps 默认为256Kbps 视视频频类类型型 指视频分辨率 视频分辨率的高低决定了画面的大小和精细程度 范围176 144 720 576 默认 为320 240 音音频频模模式式 高清语音 32kbps采样 宽带语音 16kbps采样 窄带语音 8kbps采样 红杉树网络视频会议用户操作手册 16 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved H323互互通通 设置此次会议是否与H323进行互通 若勾选 可选择硬件终端参数 即红杉树视频会议系统传给H 323硬件终端设备的视频参数 邮邮件件设设置置 设置此次会议的邮件提醒 在何种情况下 通过哪种语言来发送邮件 页页面面布布局局 进入视频会议时窗口显示的默认布局 注 若未开通H323服务 H323互通选项将不会显示 邀邀请请旁旁听听者者 预约会议可邀请旁听者 旁听者在会议中只能听和看 没有任何权限也不可以被分配权限 若此会议允许旁听 则可邀请用户作为旁听者的身份进入会议 见图2 9 邀请旁听者 旁听者和参加者是通过密码来控制的 故此会议允许旁听者时 会议密码和旁听密码都为必填项 且两者必须 不同 同邀请参加者 会议安排者可通过组织结构 通讯录 添加新用户的方式来邀请旁听者 系统会通过电子邮件 的方式来通知这些用户 电子邮件中有相关的会议链接和旁听者密码 图2 9 邀请旁听者 完完成成安安排排 所有参数都设置完成后 点 完成安排 按钮 进入会议信息确认表单 见图2 10 会议详细信息 点击 确认 完成会议的安排 返回会议列表 系统将按照事先设置的规则向参加者发送电子邮件 点击 开始会 议 直接开启此会议 点击 返回 返回会议安排界面 重新安排 红杉树网络视频会议用户操作手册 17 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 10 会议详细信息 2 1 2即时会议 会议安排者能立即开启会议 不需要任何的安排 点击 即时会议 进入即时会议安排界面 如图2 11 即时会议 即时会议的基本会议信息有主题 密码 持续时间 参加人数和会议模式 高级设置中的参数都采用默认值 会议信息填写完后 点击 开始会议 直接开启此会议 会议安排者会收到一份电子邮件 邮件中有相关的会 议链接 会议密码等信息 可转发给他人让其加入会议 图2 11 即时会议 2 1 3固定会议 若某个项目组会经常性地进行讨论 希望在一段时间内有个常设的会议室 参加者随时都可以进入会议并进行 讨论 会议安排者可安排一个固定会议 固定会议在一段相当长的时间内都存在不会结束 可被任意多次开启 即使所有人都退出会议 固定会议仍可被开启 主主信信息息 红杉树网络视频会议用户操作手册 18 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 点击 固定会议 进入固定会议安排界面 见图2 12 固定会议的主信息 需要确定主题 密码 开始时间 结束时间 参加人数 会议描述等信息 图2 12 固定会议的主信息 主主题题 此会议的主题 默认为 用户名 的会议 密密码码和和确确认认密密码码 参加者加入此会议的密码 开开始始时时间间和和结结束束时时间间 此会议的开始时间和结束时间 可设置成一段相当长的时间 参参加加者者人人数数 此会议的参加人数 不能大于许可人数 会会议议描描述述信信息息 会议安排者可填写关于次会议的描述信息 允允许许提提前前加加入入时时间间 确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间 若在此时间范围之外 不可开启或加 入会议 邀邀请请参参加加者者 邀请参加者同预约会议的邀请参加者 具体见 邀请参加者 固定会议被邀请的参加者能在会议时间范围任意加入会议进行讨论 并有所有的权限 也可申请成为会议 主持人 高高级级设设置置 高级设置同预约会议的高级设置 具体见 高级设置 2 1 4周期会议 会议安排者能根据一定的规则安排周期性的会议 如每几天 每个工作日 每周几等 无需重复安排 适用于 企业单位的例会 主主信信息息 点击 周期会议 进入周期会议安排界面 见图2 13 周期会议的主信息 需要确定主题 密码 开始时间 结束时间 定期模式 重复范围 会议模式 参加 人数 视频数目 主持人和会议描述等信息 红杉树网络视频会议用户操作手册 19 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 13 周期会议的主信息 主主题题 此会议的主题 默认为 用户名 的会议 密密码码和和确确认认密密码码 参加者加入此会议的密码 开开始始时时间间和和结结束束时时间间 此会议的开始时间和结束时间 只有时分 没有日期 允允许许提提前前加加入入时时间间 确定此会议主持人和参加者能提前加入的时间 若在此时间范围之外 不可开启或加入会 议 定定期期模模式式 会议重复模式 每 天 表示每几天开一次会 如每1天表示每天都按时开会 每个工作日 表示周一至周五每天按时开会 每 周一 表示每周几开会 可复选 每月 号 表示每月几号开会 重重复复范范围围 设置会议重复在什么时间段有效 会会议议模模式式 主持人控制模式和自由模式 主持人控制模式指进入会议时 除主持人具有所有权限之外 其他参 加者只有答疑 下载 注释和公共聊天四种权限 自由模式指所有与会者进入会议时就已经拥有所有的权限 同时主持人仍具有设置参加者权限的权力 参参加加者者人人数数 此会议的参加人数 不能大于许可人数 视视频频数数目目 主持人和参加者在会议中能打开的视频路数 不能大于许可视频数 主主持持人人 会议的主持人默认为会议安排者 即本人 也可更换主持人 点击 更换主持人 弹出组织结构 组对 话框 会会议议描描述述信信息息 会议安排者可填写关于次会议的描述信息 不不公公开开 选择此会议是否公开给未被邀请的用户 参参加加者者必必须须登登录录系系统统 指所有参加会议的人必须先登录系统后才能够进入会议 注 会议密码是否必须和是否允许提前加入会议可在 系统管理 会议管理 系统设置 中设置 邀邀请请参参加加者者 红杉树网络视频会议用户操作手册 20 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 邀请参加者同预约会议的邀请参加者 具体见 邀请参加者 高高级级设设置置 高级设置同预约会议的高级设置 具体见 高级设置 2 2 出席会议 出席会议分为两部分 会议列表和会议号入口 会议列表为视频会议系统的首页 会议列表 所有的用户都可以查看会议列表 可按照时间查看今日 明日 本周和本月的会议 见图2 14 会议列表 在今日页面中分为正在进行的会议和未开始的会议 点击主题可查看每个会议的详细信息 图2 14 会议列表 在操作中点击 加入 或 开始 进入出席会议页面 见图2 15 出席会议 输入姓名 邮件地址和会议密码后 点击 确定 加入或启动会议 注 若用户已登录系统中 则不会显示姓名和邮件地址字段 此会议若没有设置会议密码 则不会显示会议密码字段 红杉树网络视频会议用户操作手册 21 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 15 出席会议 2 2 2会议号入口 若用户知道会议号 可通过会议号入口进入到会议中 见图2 16 会议号入口 输入会议的会议号 点击 进入会议 按钮 切换到出席会议页面 见图2 15 出席会议 图2 16 会议号入口 2 2 3会议链接加入 用户可通过会议链接的方式启动或者加入会议 见图2 17 邮件模板 点击相应链接后直接打开出席会议页面 见图2 15 出席会议 若此会议要求用户必须登录系统后才能加入会议 则链接到登录页面 红杉树网络视频会议用户操作手册 22 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 17 邮件模板 2 3 我的会议中心 用户可在我的会议中心查看以下会议报表 我安排的会议 被邀请参加的会议 被邀请旁听的会议 我的报表 注 若未开通旁听者服务 则不显示被邀请旁听的会议 我安排的会议 在系统左边导航菜单栏中 点击 我的会议中心 我安排的会议 进入 我安排的会议 界面 见图2 18 我安排的会议 启动会议链接 加入会议链接 红杉树网络视频会议用户操作手册 23 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 18 我安排的会议 在我安排的会议界面 用户可查看本人安排的会议 并可进行以下会议操作 编辑会议 取消会议 开启会议 短信通知 编编辑辑会会议议 会议安排者可对固定会议 预约会议和周期会议进行编辑 点击该会议名称后面的 编辑 按钮 切换到 会议编辑页面 编辑完成后点击 完成安排 若会议时间 会议密码或者参加者有所变化时 系统会重复邮 件 提醒参加者该会议已调整 取取消消会会议议 如果计划有变必须取消会议 会议安排者点击该会议名称后面的 取消 按钮 弹出提示消息 点击 确认 正式取消会议 系统自动会给相关人员发送邮件提醒该会议已被取消 开开启启会会议议 会议安排者可启动未开启的会议 点击该会议名称后面的 开启 按钮开启会议 短短信信通通知知 若已开通短信服务和通道 会议安排者可给会议参加者发送短信通知 点击 短信通知 进入短信通知界面 2 3 2被邀请参加的会议 在系统左边导航菜单栏中 点击 我的会议中心 被邀请参加的会议 进入 被邀请参加的会议 界面 见图2 19 被邀请参加的会议 红杉树网络视频会议用户操作手册 24 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 19 被邀请参加的会议 在 被邀请参加的会议 界面 用户可查看本人被邀请参加的会议相关信息 并可进行相应操作 2 3 3被邀请旁听的会议 点击 被邀请旁听的会议 进入 被邀请旁听的会议 界面 可查看本人被邀请旁听的会议相关信息 并可进行 相应操作 2 3 4我的报表 点击 我的报表 进入 我的报表 界面 可查看本人安排的已经结束的会议信息 并可查看会议的参会名 单 点击该会议后面的 参会名单 2 4 帮助中心 帮助中心分为测试会议和下载中心两部分 测试会议 对于初次使用红杉树视频会议系统的用户 可以事先加入测试会议 下载视频会议所需的插件 并检测计算机 是否满足开会要求 保证会议顺利进行 在测试会议中 用户可对音频 视频进行检测 保证扬声器和麦克风能够正常工作 见图2 20 测试会议 红杉树网络视频会议用户操作手册 25 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图2 20 测试会议 2 4 2下载中心 点击 下载中心 进入下载中心页面 见图2 21 下载中心 可以下载包括各种手册 插件以及客户端程序等资料 图2 21 下载中心 红杉树网络视频会议用户操作手册 26 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 3会议室界面 根据提示输入会议密码 单击 进入会议 见图3 1 会议室界面 图3 1 会议室界面 菜单栏 一一级级菜菜单单二二级级菜菜单单描描述述 系系统统设设置置设置会议中的音频和视频 文文件件 退退出出 退出会议 如果是主持人需要首先把主持人角色授予其 他人 否则主持人直接退出会结束会议 显显示示工工具具栏栏控制 工具栏 是否显示 视视图图 总总在在最最前前面面设置该系统总是显示在桌面的最前端 同同步步窗窗口口布布局局主持人或主讲人暂时同步所有其它人的窗口与自己一致 与与主主讲讲人人同同步步主讲人永久同步所有其它人的窗口和数据与自己一致 关关闭闭参参加加者者视视频频主持人关闭所有参加者的视频 操操作作 关关闭闭参参加加者者音音频频主持人关闭所有参加者的音频 给给单单个个人人设设置置 权权限限 菜菜单单栏栏 视视频频交交互互 音音频频控控制制及及窗窗 口口布布局局 文文字字聊聊天天 功功能能栏栏 红杉树网络视频会议用户操作手册 27 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 申申请请成成为为主主持持人人 当主持人登陆后 系统自动生成一个密码 并显示在会 议信息中 当该主持人把角色转给其它参加者时 可以 通过输入主持人密码 拿回主持人角色 参参加加者者权权限限设设置置对所有参加者的权限进行设置 邀邀请请参参加加者者邀请其他参加者参加会议 H323呼呼出出通过H323呼出邀请参加者 H323呼呼入入参加者通过H323硬件视频设备参与会议 双双屏屏显显示示 在企业的会议室应用中 会将视频共享和文档共享分别 在不同的显示器中来显示 有效的让参会者可同时看视频和数据内容 截截图图对想要立即获取并应用的图片进行截取 截截图图时时隐隐藏藏当当前前 窗窗口口 选中该选项 在截图时就会隐藏当前会议窗口 录录制制对会议的整个过程进行录制 方便会后观看 发发布布公公告告 在会议中主持人可以发布公告 告知参加者一些会议信 息 点点名名 在会议或培训的过程中 会议的主持人或是老师希望能 够了解到现在参加者与会的情况 是在电脑前还是离开 了 鼓鼓掌掌起到现场气氛烘托的效果 锁锁定定会会议议 如果主持人在参与者都加入会议后 不希望其他无关的 参加者加入到会议中来 主持人可以锁定当前会议 这 样其他的参加者将不会加入到当前会议 起到了保护机 密 防止打扰的作用 工工具具 检检测测本本机机环环境境 用户可以在Conference中的系统设置中对音频和视频设 备进行检测 关关于于 红杉树视频会议系统相关信息 帮帮助助 信信息息 本次会议相关信息 3 2 工具栏 工工具具描描述述 打打开开文文档档用户可以打开文档进行共享 新新建建白白板板用户新建一个共享白板 程程序序共共享享进行程序共享 影影音音播播放放进行影音播放共享 文文件件传传输输上传下载文件 红杉树网络视频会议用户操作手册 28 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 协协同同浏浏览览进行协同浏览 投投票票创建 组织投票 分分组组会会议议组织发起分组会议 共共享享区区返回共享区 3 3 视频窗口 视视频频工工具具图图标标描描述述 显显示示名名称称在视频窗口显示或隐藏用户名 平平铺铺排排列列视视频频平铺排列各路视频 主主次次排排列列视视频频选择一路视频为主视频 大屏显示 其他小视频大小一致 半围绕着大 视频 视视频频同同步步主持人可以将本地的视频同步给每一个参加者 视视频频轮轮询询设置每隔多少时间轮询多少路视频 浮浮动动视视频频点击此按钮可以使视频窗口变为浮动视频窗口 停停靠靠视视频频点击此按钮使浮动视频窗口固定在会议系统客户端界面的左上角 展展开开视视频频点击此按钮最大化视频窗口 收收起起视视频频点击此按钮最大化视频窗口 红杉树网络视频会议用户操作手册 29 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 3 4 参加者列表 参参加加者者列列表表工工具具描描述述 搜搜索索搜索参会者 打打开开 关关闭闭视视频频打开 关闭相应参会者的视频 打打开开 关关闭闭视视频频打开 关闭相应参会者的音频 更更改改角角色色更改相应参会者的角色 系统提供四种角色 主持人 主讲人 助理和参加者 设设置置权权限限对相应的参会者进行单独权限设置 音音频频设设置置主持人可以对相应参会者的音频进行设置 举举手手参会者可以举手引起主持人或助理的注意 放放下下手手主持人或助理可以放相应参会者举起的手 放放下下所所有有人人的的手手主持人或助理可以放下所有人举起的手 红杉树网络视频会议用户操作手册 30 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 私私聊聊与相应的参会者进行私聊 修修改改显显示示名名称称参会者可以修改 请请出出会会议议主持人可以把相应的参会者请出会议 红杉树网络视频会议用户操作手册 31 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 4主持会议 对于大多数会议 都会有一个主持人来管理并保证其顺利进行 其他参加者通常作为参加会议的人员 偶尔通 过交谈或演示对会议起一些帮助作用 在红杉树会议系统中 会议的管理者称为主持人 主持人负责管理会议 以及向参加者发送信息 虽然主持人通常是会议的创建者 但并非一定要创建会议才能成为主持人 在下列情况下 您将成为会议主持 人 您创建了预定会议 系统会默认您为主持人 他人在创建会议的时候 制定您为该会议的主持人 在会议中 前一个主持人通过切换主持人使您成为主持人 如果您的姓名显示成红色 那么您就是主持人 作为主持人 您的权利和责任是管理会议 包括确保会议准时召开和结束 以及处理权限和角色 以及向参加 者发送信息 例如 答疑中对问题的回答和问卷调查问题 作为会议的主持人 你可以进行以下操作 分配角色 设置权限 发布公告 点名 录制会议 锁定会议 延长会议 结束会议 注 如果主持人在会议期间 意外离开 处理的规则是 主持人意外离开会议后 如果有主讲人和助理 则把主持人角色优先赋予主讲人 没有主讲人可以赋予给 助理 当主持人重新登陆进会议后 主持人角色重新还给他 如果没有主讲人和助理 赋予主持人给在线参加者中的任意一个 主持人离开后 其他的参加者的权限保持不变 分配角色 系统中有以下五种角色 支持人 主讲人 助理 参加者和旁听者 在红杉树视频会议系统里只设有一名主持 人 一名主讲人 四名助理和若干参加者和旁听者 系统中用不同的颜色来部分不同的角色 具体描述如下表 红杉树网络视频会议用户操作手册 32 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 角角色色名名 称称 数数 量量 显显示示颜颜 色色 权权限限说说明明 主主持持人人1红红色色是会议中主要的管理者 主要包括角色分配 权限设置 会议设置等 控制方面的权限和所有的操作权限 主主讲讲人人1蓝蓝色色是会议中主要的发言人 默认是主持人 主持人也可以把该角色赋给 参加者 主讲人有程序共享 影音播放 协同浏览的权限和其他所有的操作权 限 主讲人可以给参加者进行权限设置 助助理理4绿绿色色是会议中的协助者 主要包括投票 答疑 抽奖的权限和其他所有的 操作权限 助理可以给参加者进行权限设置 参参加加者者若 干 绿绿色色是会议主要的聆听者 默认拥有文件下载 公聊权限 其它操作权限 主要由主持人赋予 旁旁听听者者若 干 不不显显示示是会议主要的旁听者 没有交互的权限 只能接受语音 视频和数据 不同角色拥有不同的权限 下表详细描述了系统中角色与权限之间的关系 表示该角色拥有的 不可以取消 表示该角色不拥有的 不可以赋予 表是默认该角色不拥有 可以赋予和取消 对象 操作主持人主讲人助理参加者 打开 关闭自己的音 频 音频 打开 关闭他人的音 频 打开视频 视频同步 音视频 视频 视频轮循 布局切换布局 鼓掌鼓掌 点名点名 发布公告发布公告 邀请邀请参加者 请出会议请出会议 放下手放下手 放下所有人 的手 录制录制 其他操作 锁定会议锁定 创建白板 共享文 档 截图 操作权限 文档共享 白板 注释 红杉树网络视频会议用户操作手册 33 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 保存 翻页 上传 文件传输 下载 公聊 聊天 私聊 答疑的控制 文字交流 答疑 参加答疑 影音播放 影音播放 默认主讲 人 程序共享 程序共享 默认主讲 人 投票创建投票 分组会议创建分组会议 结束会议 结束会议 分配角色分配角色 权限管理 分配权限分配权限 主持人可以对参会者进行角色分配 具体操作如下 在参加者列表中 选中并右键点击需要分配角色的参会者 选择 更改角色 下面某个想要分配的角色 如下 图 红杉树网络视频会议用户操作手册 34 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图4 1 分配角色 4 2 设置权限 在系统中 主持人可以对所有参会者统一设置权限或对每一个参会者单独设置权限 主讲人和助理只能对每一 个参会者单独设置权限 系统中具体权限如下表 分分类类控控制制权权限限点点 打开音频 打开视频 音频视频 视频轮询 新建文档 白板 截图 注释 换页 文档共享 保存 文件上传文件传输 文件下载 公聊 私聊 文字交流 答疑 窗口布局 录制 其他权限 创建分组会议 统一权限设置 1 在菜单栏中 点击 操作 参加者权限设置 弹出权限设置窗口 如下图 红杉树网络视频会议用户操作手册 35 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图4 2 统一权限设置 2 选中需要分配的权限 点击 确定 4 2 2单独权限设置 1 选中并右击需要设置权限的参会者 选择 设置权限 弹出个人设置权限窗口 如下图 图4 3 单独权限设置 2 选中需要分配的权限 点击 确定 4 3 发布公告 主持人可以在会议中发布公告 通知所有参会者 具体操作步骤如下 1 在菜单栏中 点击 工具 发布公告 弹出公告窗口 如下图 红杉树网络视频会议用户操作手册 36 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图4 4 公告设置 2 输入公告内容和播放次数 点击 确定 后 公告就会在系统界面的右上角动态显示 如下图 图4 5 公告显示 4 4 点名 在会议进行的过程中 主持人可以通过点名功能来确认哪些参加者已经离开 哪些参加者还在会议中 利于会 议的管理 具体操作如下 1 在菜单栏中 点击 工具 点名 出现点名窗口 如下图 图4 6 启动点名 2 主持人设置点名响应的时间 点击 开始点名 启动点名 3 主持人启动点名后 参加者端弹出点名的窗口 见图3 6 回应点名 参加者点击 确定 按钮进行响应 红杉树网络视频会议用户操作手册 37 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图4 7 回应点名 4 点名时间到后 如果参加者没有响应 该窗口将自动关闭 主持人端显示点名窗口 并实时显示多少人已 经响应 时间到后 统计点名的结果 图4 8 点名结果 5 点击 开始点名 开始新一轮的点名 点击 导出结果 以CSV格式导出点名统计结果 注 点名发起后加入的人不会弹出响应窗口 点名发起后 没有响应且退出的用户 统计到没有响应 4 5 录制会议 具有录制会议权限的用户可以对当前会议进行录制方便会后参考 具体操作步骤如下 1 在菜单栏中 点击 工具 录制 弹出录制窗口 如下图 图4 9 录制窗口 2 点击开始录制 3 点击暂停录制 红杉树网络视频会议用户操作手册 38 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 4 点击结束录制 5 点击配置录制参数 如下图 图4 10 录制设置 4 6 锁定会议 如果主持人在参与者都加入会议后 不希望其他无关的参加者加入到会议中来 主持人可以锁定当前会议 这 样其他的参加者将不会加入到当前会议 起到了保护机密 防止打扰的作用 具体操作步骤如下 1 在菜单栏中 点击 工具 锁定会议 如下图 图4 11 锁定会议 2 在弹出的确认窗口 点击 确定 锁定会议 3 锁定会议后 在会议窗口的右上角会出现一个锁定的标志 如下图 图4 12 锁定标志 4 如果需要取消锁定会议 则把锁定会议前的勾去掉 见图3 4 解除锁定 红杉树网络视频会议用户操作手册 39 Copyright 2009 InfowareLab Inc All Rights Reserved 图4 13 解除锁定 4 7 延长会议 在会议管理界面如果勾选了 以安排会议的时间和人数严格控制 则会议会按照预定的时间结束 在结束之 前会提示主持人是否延长会议 见图4 14 会议结束提醒 延长会议具体操作步骤 1 会议安排的时候 会议的安排者设定会议的开始时间和结束时间 如14 00 15 00 2 会议开启后 到14 45时 也就是预定的会议结束时间前15分钟弹出对话框提示主持人 离会议还有15分 钟结束 是否需要延长会议 图4 14 会议结束提醒 3 主持人选择会议延长的时间 0 15 30 45可选 点击 确定 4 会议结束前最后5分钟和1分钟时 在会议的界面右下角显示窗口提示 离会议结束还有5分钟 1分钟 5 会议时间到 则提示 会议时间到 会议自动结束 4 8 结束会议 主持人退出会议 此会议就随之结束 具体步骤如下 在菜单栏中 点击 文件 退出 结束会议 注 如果您是主持人 并且