管理文秘-第六章信息管理 PPT课件

1 第六章信息管理 6 1信息工作概述6 2信息工作程序图6 3信息的收集与整理6 4信息的传递与存储6 5信息的开发与利用6 6信息的反馈 2 6 1信息工作概述 6 1 1信息的含义及类型对事物的特征和变化的客观描述 是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现 文字形态 声像形态和记忆形态 6 1 2信息的特点1 客观性 2 共享性 3 开发性 4 传递性 5 时效性 6 存储性 7 可塑性 8 无限性 3 6 1 3信息对秘书工作的意义秘书人员辅助领导决策的依据 秘书人员处理日常事务的依据 秘书人员起草文书的基础 秘书人员协助管理 协调关系的依据 4 6 1 4信息工作的基本要求及时 准确 全面 适用 6 1 5目前最急需的信息预测性信息 动态性信息 反馈性信息 综合性信息 6 1 6秘书信息工作的特点普遍性 紧迫性 开拓性 5 6 2信息工作程序图 6 6 3信息的收集与整理 6 3 1信息的收集1 范围政策法规信息 社会动态信息组织内部信息 国际信息同级相关信息 贸易信息客户信息 交际信息 7 2 渠道信息网络渠道 大众传播媒介渠道文书渠道 调查渠道会议渠道 图书馆渠道关系渠道 信访渠道档案渠道 信息机构渠道3 方法1 观察法2 询问法3 问卷法4 阅读法5 交换法6 索取法7 购置法8 网络法4 原则价值性原则 时效性原则 层次性原则 针对性原则 全面系统性原则 8 6 3 2信息整理1 分类方法1 字母分类法 2 主题分类法 3 来源分类法 4 地区分类法 5 数字分类法 6 时间分类法 2 筛选方法1 查重法 2 时序法 3 比较法 4 测评法 3 校核方法1 溯源法 2 比较法 3 核对法 4 逻辑法 5 调查法 6 数理统计法 9 4 综合分析方法1 点面结合法 2 定性定量分析法 3 预测分析法 5 信息加工的形式1 编写信息简报 2 信息资料的编写 10 6 4信息的传递与存储 6 4 1信息传递的方法当面对话召开会议1 语言传递接打电话电台传送电视传输文本2 文字传递表格图表 11 表格示例 12 柱状图 13 饼状图 14 折线图 15 框图 16 组织图 17 6 4信息的传递与存储 3 电讯传递传真电子邮件摄影 摄像4 实物及辅助设备传递投影实物展示 18 6 4信息的传递与存储 6 4 2信息的存储1 方法登记编码存放排列检索2 方式手工存储 计算机存储 电子存储 缩微胶片存储 19 6 5信息的开发与利用 6 5 1信息的开发1 形式剪报 剪报 索引 目录编制 文摘简讯 调查报告 资料册和综述 2 方法汇集法 归纳法 纵深法 连横法 图表法 转换法 20 6 5信息的开发与利用 6 5 2信息的利用1 信息利用服务的途径 1 信息检索服务 信息复制服务 信息发布服务 数据库检索服务 网络信息检索 电子期刊利用 2 信息加工服务 3 定题 查询利用服务 4 信息咨询服务 5 网络信息服务 21 6 6信息的反馈 6 6 1信息反馈的形式1 正反馈和负反馈2 纵向反馈和横向反馈3 前反馈和后反馈6 6 2信息反馈的方法1 口头反馈2 书面反馈3 通讯反馈 22 注意事项 既报喜也报忧做到快准结合做到深浅结合做到冷热结合 23 信息的保密 1 注意事项 主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密 1 口头信息 交谈 电话 来访 会议 2 书面信息 登记 签收 传递 封存 整理 送交 复印 传真 缩微 粉碎 3 电子信息 电脑 打印 核对 密码 杀毒 备份 2 保密范围 1 文件 2 会议 3 科技 4 特定信息 人事 财务 产品 客户 24 问题讨论 1 为什么说 在一定程度上 秘书工作就等于接收 变换 传输信息的工作 2 秘书收集信息的渠道和方法有哪些 3 秘书如何做好信息整理工作 4 秘书如何准确 快速地传递信息 5 秘书如何做好利用与反馈工