办公设备设施和用品管理办法.doc

办公设备设施和用品管理办法（HBQYZH04） 1 目的通过对办公用品的采购、领用、发放进行控制，以减少漏洞，规范管理。2 适用范围适用于办公用品的管理。本规定所指办公用品是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公用具，传真机、电脑、打印机等办公器具设备，电视、空调等家电设备。3 职责办公室负责办公设备设施和用品的管理。各收费站耗材类办公用品实行费用包干制度，自行管理。4 管理规定4.1 采购记账管理规定机关耗材类办公用品由办公室统一集中采购。办公用品管理人员根据平时消耗和库存情况及时提出采购申请，由处主管处长批准后实施采购。4.1.1 耗材类以外的办公用品由各部门、各收费站报书面申请，经办公室主管主任审核，处主管领导审批。4.1.2 采购人员根据采购计划采购物品，要认真负责，坚持物美价廉，货比三家，在入库之前，确保物品的完好无损。如有损坏，属对方原因负责退还，属自身原因自行赔偿。4.1.3 采购的物品到货后，由采购人持采购计划和购货发票连同采购的物品送交办公室主管主任、办公用品管理人员验收，办公用品管理人员根据采购计划和购货发票对采购的物品进行验收，验收无误后，填写一式三联的入库单，其中存根联办公室留存，记帐联交付采购人员用于报销，回执联由办公用品管理人员用于登记库房台帐。4.1.4 采购的物品验收入库后，办公用品管理人员应按其类别、品名分门别类码放整齐，并负责物品的完好无损，如有非正常情况的损坏，自行赔偿。4.2 采购4.2.1 属于固定资产的 1） 需新增固定资产的（固定资产应同时具备两个条件：使用年限在一年以上；单位价值在2000元以上），必须填写固定资产购置审批单（见附1表），并报处相关科室，经核实、处领导批准后，方可购置。需报项目办审批的，待项目办批准后方可购置。2） 从有关单位无偿或有偿调入的资产，也要按照上述办法，办理验收、分配使用、登记、记帐等手续。调拨资产，填写固定资产内部调动通知单（见附表3），一式三份，资产原单位、被调入单位及处相关科室各一份。4.2.2 属于低值易耗品的1） 不具备固定资产条件的，一般应算做低值易耗品或其他流动资产（单价在100元以上，使用期1年以上的不足固定资产标准的所有资产）。2） 低值易耗品的采购程序。根据业务需要，由各单位、科室填写购置审批表，由相关科室统一汇总，经主管处领导或办公室主任批准后，严格按计划采购。4.2.3 固定资产购置后由处相关科室填写固定资产分配使用单一式三份，处相关科室和计财科、使用单位各一份，分别作为资产登记和记帐的依据。所购低值易耗品一律经保管员验收、核实后发放。4.2.4 采购物品经验合格后，由财务部门填写财产卡建立财产档案，并报办公室备案建档，财产实物则由使用单位保管。4.2.5 各项财产的使用说明书、保证书等有关资料应由处办公室和所属单位办公室保管，各单位（部门）使用时，以影印本代替。4.3 盘点和报废4.3.1 办公室每年12月底需办理一次财产盘点，核对财产数量，并由计财科依据盘亏、盘盈资料，调整财产金额。4.3.2 不堪使用的财产需报处领导批准按规定手续办理报废。4.4 办公室用品的领取4.4.1 各部门及收费站根据需要在每月二十日之前填写办公用品领用登记表，交由处办公室。领用时，经办公室主管主任审批后，凭以领用所需的物品。办公用品管理人员每月汇总一次办公用品领用登记表，据以登记仓库台帐。月底做到帐实相符，帐物相符，帐表相符。4.4.2 办公用品的使用人作为责任人，负责从公司领取办公用品的安全和正常使用，使用人所在部门和收费站负责人作为监管人负有监督和管理职能。4.5 日常管理4.5.1 各使用单位对所使用及保管的财产需定期保养及细心使用，财产发生损坏时需负损坏责任，并视情节轻重给予处罚。4.5.2 办公设施1) 各科室和单位所配桌椅、沙发、铁皮柜、饮水机、电脑、电话、空调只供办公专用。2) 电脑、空调要严格按有关说明书使用；若出现故障，请及时通知专业人员。3) 要爱护桌椅、沙发，不乱扔烟头。4) 周末或外出学习、开会，要拔掉电脑、空调、饮水机总开关。4.5.3 大小会议室1) 管理处的大、中、小会议室由专人负责管理；2) 会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁；3) 每次会议之前，管理人员应进行电源核查、配备饮用水、水果（必要时）等工作；4) 会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁；5) 与会人员要爱护会议室内的公用财物，损坏赔偿，不许将室内物品移作他用。4.5.4 办公大楼管理4.5.4.1 节水、节电1) 上班时间，宿舍内一切电器必须关闭。2) 休息时间，办公室内的电器必须人走关闭电源。3) 龙头用毕必须关闭，做到节约用水，保障日常生活需要。4) 严禁发生长明灯、长流水现象。4.5.4.2 维修办公大楼出现问题的，由办公室联系施工单位进行维修。5 记录5.1固定资产购置审批单（ZH-04B01）5.2固定资产分配使用单（ZH-04B02）5.1固定资产内部调动通知单（ZH-04B03）5.1低值易耗品购置审批单（ZH-04B04）5.4办公用品领用登记表(ZH-04-B05)ZH-04-B01固定资产购置审批单年 月 日申请单位资产名称规格或型号所需资金资金来源申请单位负责人申请单位经办人财务审核主管科室主管处长处长审批固定资产报销时必须附此审批单ZH-04B02固定资产分配使用单（ ）固管字 号年 月 日 金额单位：元编号类别及名称厂牌规格及型号全新或非全新原值净值使用年限年使用月数折旧率%大修占折旧附属设施年月名称件数财产管理单位公章主管财务财产管理使用单位公章主管财务财产管理填写一式四份：财产管理单位和使用单位各二份。ZH-04B03固定资产内部调动通知单（ ）固管字第 号年 月 日 金额单位：元编号名称厂牌规格及型号技术状况原值折旧净值使用年限使用月数已使用年月折旧率%大修占折旧率字号年月附属设备财产管理单位公章主管财务财产管理固定资产编号设备名称规格单位数量单价合价调入使用单位公章主管财务财产管理调出使用单位公章主管财务财产管理填写一式六份：财产管理单位、调出、调入使用单位各二份。ZH-04B04低值易耗品