财务基础工作规范

财务基础工作规范财务基础工作规范 为了加强公司财务基础工作 建立健全财务制度 规 范财务工作程序 提高会计人员素质 完善公司财务管理 秩序 根据 中华人民共和国会计法 的有关规定 结合 公司具体情况 特制定本规范 1 1 机构设置及人员配置机构设置及人员配置 根据公司发展需要 本公司下设财务部 并相应配置 专业会计人员 指定会计负责人 2 2 职业道德职业道德 本公司财务人员应爱岗敬业 熟悉法规 依法办事 客观公正 搞好服务 保守秘密 3 3 职责和权限职责和权限 3 3 1 财务人员的职责 3 1 1 按国家财务制度的规定 认真编制并严格执行财 务计划 预算 遵守各项收入制度 费用开支范围和开支标准 分清资金渠道 合理使用资金 保证完成财政上缴任务 3 1 2 按照国家会计制度的规定 记账 算账 报账 报 税 做到手续完备 内容真实 数字准确 账目清晰 日清月结 按期核算 3 1 3 按照银行支付规定 合理使用贷款 加强现金管 理 做好结算工作 3 1 4 按照经济核算原则 定期检查分析财务计划 预 算的执行情况 挖掘增收潜力 考核资金使用效率 揭露 经营管理中的问题 及时向领导提出建议 3 1 5 按照国家会计制度的规定 妥善保管会计凭证 账簿 报表等档案资料 3 1 6 遵守 宣传 维护国家财政制度和财经纪律 同一 切违法乱纪行为作斗争 3 1 7 财务人员应及时掌握国家的相关政策 及时提供 给公司 为公司争取最大的利益 3 2 财务人员的权限 3 2 1 财务人员有权要求相关部门 人员认真执行公司 批准的计划 预算 遵守国家财经纪律和财务会计支付规定 如有违反 会计人员有权拒绝执行相关事宜 并向领导报 告 如若私自执行或知情不报者 根据国家有关法律和制 度 相关责任人应承担法律责任或处罚 3 2 2 财务人员有权参与本单位的财务计划编制 制定 定额 鉴定经济合同 参加有关经营管理会议 有关部门 人 员提出的关于财务的合理化建议 应加以采纳 以提高公 司各方面的效益 3 2 3 财务人员有权监督 检查有关部门的财务收支 资 金使用 收支计量和财产保管等情况 有关部门及人员应积 极配合 提供资料 3 3 岗位职责 3 3 1 财务总监 3 3 1 1 建立健全财务管理体系 制定公司财务制度 规定及办法 并监督实施和修订 3 3 1 2 协助公司领导人对公司的经营发展 基本建 设 投资等重大问题做出决策 3 3 1 3 根据公司中长期经营目标 组织编制公司年 度财务预算 财务收支计划 信贷计划和控制标准 3 3 1 4 分析审核各项收支费用及预算计划 并对其 执行情况进行检查 审核财务情况说明书和经济活动分析 报告 3 3 1 5 拟定资金使用 筹措方案 对资金运作和纳 税筹划进行总体控制 3 3 1 6 组织实施成本预测 计划 控制 核算 分 析 考核 督促本单位降低消耗费用 3 3 1 7 参与重大经济合同经济协议的研究拟定和审 查 3 3 1 8 对日常会计业务工作进行管理 监督 检查 3 3 1 9 向公司领导报告财务状况经营成果 审查对 外提供会计资料 3 3 1 10 组织会计人员的业务培训与考核 支持会计 人员依法行使职权 3 3 1 11 负责本单位财务机构设置 人员配备 对专 业职务设置和聘任提出方案 3 3 1 12 与财政 税务 银行 证券 会计师事务所 相关政府部门 中介机构保持良好的关系 3 3 1 13 完成领导交办的其他工作 3 3 2 财务经理 3 3 2 1 根据公司经营目标制订部门年度财务工作计 划 并落实执行 3 3 2 2 审核部门财务报表 撰写部门财务情况说明 书和经济活动分析报告 3 3 2 3 编制执行年度财务预算及收支计划 对财务 运行状况进行控制 核算 分析 考核 促进相关部门费 用消耗的控制 提高经济效益 3 3 2 4 安全保管 正确使用财务印章 3 3 2 5 对日常会计业务工作进行管理 检查 考核 3 3 2 6 对经济合同和经济协议进行复核和审查 3 3 2 7 向财务总监报告财务状况经营成果 审查对 外提供会计资料 3 3 2 8 对会计人员的业务进行培训与考核 支持会 计人员依法行使职权 3 3 2 9 完成领导交办的其他工作 3 3 3 会计 3 3 3 1 负责办理各项业务的财务手续 对经济业务 进行审核 核算和记录 3 3 3 2 利用 中油 财务软件等工具 及时编制审 核记账凭证 记账 结账 出具财务报表 登记会计账簿 编制会计报表 办理其他会计事项 做到日清月结 3 3 3 3 及时核对帐表关系 账账关系 账实关系 保证账表相符 账账相符 账实相符 3 3 3 4 负责财务资料的收集 统计并提供数据 3 3 3 5 本年度的财务资料的保管 年度结算后财务 资料的移交 3 3 3 6 及时办理涉税手续 3 3 3 7 完成领导交办的各项工作 3 3 4 出纳 3 3 4 1 严格按照国家有关现金管理和银行结算制度 的规定办理现金收付和银行的结算业务 3 3 4 2 及时核对现金和银行日记账 并结出余额 每日清点库存现金 做到帐实相符 发现长短款时及时向 领导汇报 做出处理 3 3 4 3 每日编报货币资金日报表 月末编制银行余 额调节表 对未达帐项应及时查询 对于有问题的未达帐 项书面报告主管领导 3 3 4 4 严守保险柜密码 确保公司资金安全 3 3 4 5 保管好印章 空白支票 空白收据 3 3 4 6 部门可用资金不足 3 万元时 应及时报告主 管会计和财务总监 3 3 4 7 完成领导交办的各项工作 3 3 5 库管员 3 3 5 1 保持库房卫生干净整洁 库房商品分类存放 数量准确 3 3 5 2 及时配合业务人员准确 及时的收发商品 3 3 5 3 每日及时根据商品的收发在 管家婆 中登 记入账 不得迟延 3 3 5 4 对发出商品的 出库单 回执进行保管和管 理 3 3 5 5 对应收账款有监督和催收的责任 3 3 5 6 每月末做好盘点工作 出具盘点表与会计对 账 及时处理盘盈盘亏商品 3 3 5 7 完成领导交办的各项工作 4 4 核算的一般要求核算的一般要求 4 1 基本账目设置 4 1 1 按照国家统一的会计制度规定设置会计科目和 会计账本 4 1 2 账目设置种类 总账 明细账 现金日记账 银 行日记账 4 2 会计核算 4 2 1 核算依据 真实性 合法性 一致性 4 2 2 应当办理会计手续的核算内容 款项和有价证 券的收付 财物收发 增减和使用 债权债务的发生和结 算 资本 基金的增减和经费的收支 收入 成本 费用 的计算 财务成果的计算和处理以及其他需要办理的项目 4 3 会计年度 自公历元月一日起至十二月三十一日 止 4 4 以人民币为记账本位币 4 5 原始凭证 4 5 1 原始凭证要素 凭证名称清晰 有填制凭证的 日期 有填制人员姓名 经办人员签名盖章 接受凭证单 位名称 经济业务内容完整 经济业务的数量 单价 金 额准确 4 5 2 遗证 从外单位取得的原始凭证如有遗失 应 当取得原单位盖有公章的证明 并注明原来原始单据的号 码 金额 内容等 由经办单位负责人 会计主管和单位 领导批准后才能代替原始凭证入账 如确实无法取得原始 凭证的 当事人应写出详情 由经办单位会计负责人 会 计主管和单位领导批准后才能代替原始凭证入账 4 6 记账凭证及要求 4 6 1 所有发生业务 要求会计当天必须制作记账凭 证 并要求当天的 管家婆 软件与财务软件数据必须相 符 财务经理 财务总监抽查发现有不符现象 相关凭证 的制作人员负责解释并承担相应责任 4 6 2 中油 财务软件中的凭证制作由会计人员负 责完成 管家婆 中的账务处理由库管员负责完成并对 中油 软件的数据进行审核 发现问题及时处理 现 金日报表 由出纳负责完成并对 中油 软件的数据进行 审核 发现问题及时处理 月末成本数据从 管家婆软件 中取数 其他单据会计处理后交其他会计审核 4 6 3 会计人员应根据审核无误的原始凭证 按业务 内容填制记账凭证 收付款凭证还需出纳人员签字盖章 4 6 4 会计审核无误后将记账凭证打印出来 并将原 始票据附在相应的记账凭证后面 月末财务部进行整理装 订予以保管 年度终了移交档案部门管理 4 6 5 记账凭证要素 填制凭证的日期 注明凭证名 称和编号 经济业务摘要完整 明确经办部门 人员 业 务内容 应记会计科目方向及金额正确 标明记账符号 所附原始凭证张数 填制人员 稽核人员 记账人员 会 计主管人员的签名或印章 4 6 6 记账凭证填制要求 审核无误 内容完整 分 类正确 连续编号 4 6 7 记账凭证的书写要求 要求填制会计凭证应清 晰 工整 阿拉伯数字不得连笔写 大写数字要规范 4 7 按月份填制记账凭证汇总表 4 7 1 记账凭证汇总表的编制要求 填制记账凭证汇 总表的日期 编号 会计科目名称 按照相同的会计科目 对记账凭证进行归类 将相同会计科目的本期借方发生额 和贷方发生额分别加总计算汇总金额 将每一会计科目的 合计金额汇入汇总表中 结计汇总表的本期借方发生额和 贷方发生额的合计数 双方合计数应相等 4 8 会计账本的登记要求 4 8 1 准确完整 注明记账符号 书写留空 正常记 账应使用黑蓝墨水 特殊记账使用红墨水 顺序连续登记 结出余额 过次承前 4 8 2 定期打印总账和明细账 4 8 3 总账的登记 可以采用直接根据各种凭证逐笔 登记也可以根据记账汇总凭证登记 4 8 4 明细账的登记 根据原始凭证 原始凭证汇总 表和记账凭证每天登记 债权债务明细账和财产物资明细 应当每天登记一次并结出余额 以便对帐 4 8 5 日记账应当根据办理完毕的收付凭证随时按顺 序逐笔登记 4 9 结账的要求 4 9 1 结账前必须将本期发生的各项经济业务全部登 记入账 4 9 2 结账时应当结出各账户期末余额 需要结出累 计发生额的应当在摘要栏注明本年累计字样 年度终了结 账时 所有总账账户应结出全年发生额和期末余额 4 9 3 每月的 27 日进行结账 27 日如遇节假日 则 提前一天结账 为保证能够正常结账 各部门应积极配合 及时催取进项发票 提前开具销项发票 结账日后不再开 票 次月 1 日正常开具发票 4 9 4 年度终了 应把各账户的余额结转到下一年度 4 10 对账的要求 账证核对 账账核对 账实核对 4 10 1 建立 健全核查制度对财产物资 财务收支进 行核查 4 10 2 固定资产 低值易耗品应当至少每半年进行一 次盘点 库存商品每月末进行一次盘点 现金每日盘点 银行日记账每月末根据银行对账单核对进行核对 并由出 纳做出银行余额调节表 主管会计进行审核 往来账户每 年至少核对两次 会计每月定期清查库存现金 库存商品 4 10 3 对账实不符的情况要及时向单位领导人报告 查明原因 做出处理 4 10 4 每月末财务部出纳按部门出具个人 还款通知 单 催收欠款 各相关人员仔细核对 如有问题及时通知 财务部核查 借款人员应按照 还款通知单 规定的还款 日还款 4 10 5 每周五下午会计出具往来单位应收账款及应付 账款余额明细表并在公布栏公示 各部门应认真核对 对 余额有异议时 应于当日向财务部提出核对要求 由财务 部于一周内统一安排对账 需要与对方核对的 还应做出 相应的对帐函 赊销商品的收款期限原则上不得超过 15 日 或参照合同中约定的条款收款 4 10 6 对账工作应在月度和年度计划中列出 4 11 财务报表制度 4 11 1 会计报表要根据登记完整 核对无误的会计账 本记录和其他有关资料编制 4 11 2 通常月末 季末 年末编制资产负债表 损益 表 费用明细表以及各项对外报表 4 11 2 1 对外报送的财务报表要根据国家统一规定进 行编报并按照规定日期准时报出 会计应在每月七日前完 成国税与地税的报税工作 4 11 2 2 公司内部财务报表 1 现金日报表 每天下班前出纳将当日所有收付款票 据逐笔作现金日报表 要求摘要栏应能完整反应业务情况 打出一张签字后连同原始票据一同交给会计审核 会计应 认真审核 审核无误后在日报表上签字 返还给出纳 出 纳负责将会计审核后的电子版日报表给总经理发送邮件 将审核签字后的日报表报财务总监 2 会计应在每月最后一天将本月 资产负债表 部 门月度费用表 部门月度业绩表 在公示栏上公示 各 部门在当日对上述报表进行核对 对报表的内容有异议时 当日与会计进行核查处理 报表核准后报部门财务经理并 于 2 日交财务总监 作为当月的部门经济指标的考核依据 3 出纳每月 27 日结账时出据 个人欠款催收明细表 并在公布兰中公布 4 会计每周五 出据 应收账款催收明细表 并在公 布兰中公布 5 库管员每月 27 日 出据 库存商品明细表 4 11 3 报表之间 项目之间有对应关系的数字应当一 致 有衔接关系的数字应当相互衔接 4 11 4 每年 1 月编制财务预算报告 上年财务决算报 告 4 11 5 重大经济业务应有预算 结算报告及经济分析 报告 5 5 会计移交程序会计移交程序 5 1 交接准备 5 1 1 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当 填制完毕 尚未登帐的要登记完毕并结出余额且在最后一 笔余额后加盖印章 在账簿使用日期栏目填写移交日期 5 1 2 整理移交资料 对未了事项和遗留问题写出书 面说明材料 5 1 3 编制移交清册或移交清单 列明移交账簿 会 计报表 公章 现金有价证券 支票簿 发票 文件其他 会计资料和物品等内容 5 1 4 实行会计电算化的应列明密码及数据盘等 5 1 5 会计主管或会计负责人移交时应将财务会计工 作 重大财务收支问题和会计人员情况向接替人员介绍清 楚 5 2 交接程序 5 2 1 移交人员须将本人经管的会计工作在规定的时 间内全部向接替人移交清楚 接替人员应按照移交清册或 清单认真逐项点收 5 2 1 1 现金要根据会计账簿记录的余额进行当面点 交 不得短缺 接替人发现不一致时移交人员须在规定的 时间内负责查清处理 5 2 1 2 有价证券要与会计账簿一致 有效证券面额 与发行价不一致时 按会计账簿交接 5 2 1 3 会计凭证 账簿 报表和其他会计资料必须 完整无缺 不得遗漏 如有短缺 必须查明原因 并在移 交清册或清单上注明 由移交人负责 5 2 1 4 银行存款账户余额要与银行对账单一致 如 有未达帐项应编制银行存款余额调节表 调节相符 5 2 1 5 各种财产物资和债权债务的明细账余额要与 总账有关账户核对 对重要实物要实地盘点 对余额较大 的往来账户要与往来单位或个人核对 5 2 1 6 公章 收据 空白支票 发票 科目印章及 其他物品须列入清单 逐项交接清楚 5 2 1 7 实行电算化的 交接双方应在电子计算机上 对有关数据进行实际操作 确认有关数据正确无误后方可 交接 5 3 监交 5 3 1 一般财务人员办理交接手续 由部门会计主管 或财务负责人负责监交 5 3 2 会计机构负责人 会计主管人员办理交接时由 财务总监负责监交 5 3 3 财务总监办理交接时由公司总经理或副总经理负 责监交 5 4 交接后有关事宜 5 4 1 会计工作交接完毕后 交接双方和监交人须在 交接清册或清单上签名盖章 并注明问题和意见 5 4 2 接管人员应继续使用移交前账册 不得另立账 册 以保证会计记录的前后衔接 内容完整 5 4 3 移交清单或清册一式三份 交接双方各执一份 存档一份 5 4 4 交接后的责任 移交人员对移交的会计凭证 账 簿 会计报表 会计资料的真实性 合法性承担法律责任 即 便接替人员在交接后发现交接前资料存在真实性 合法性的 问题 仍由原移交人负责 6 6 会计资料的保存和管理会计资料的保存和管理 6 1 会计凭证应当及时传递 不得积压 制作会计凭 证要连续编号 6 2 会计凭证登记完毕后要按照编号连同所附的原始 凭证及凭证汇总表折叠整齐按期装订成册 并加具封面 注明记账凭证日期 凭证种类 起讫号码 装订人在装订 线封签处签名盖章 6 3 对于附件过多的原始凭证可以单独装订同时在记 账凭证上注明 附件另订 6 4 会计凭证每月末装订一次 会计账本及报表每年 装订一次 于年度终了统一归档保管 6 5 原始凭证不得外借 其他单位如因特殊原因需要 使用原始凭证时经本单位财务负责人同意可以复制 6 6 年末须指定专人将会计凭证 账本 报表 资料进 行整理 编制清单 分类移交档案管理部门存放 6 7 会计档案的建档 保管 销毁应按照 会计档案 管理办法 的有关规定及公司要求进行 7 7 监督监督 7 1 会计人员应当对本单位的经济活动进行会计监督 7 2 会计监督的依据是 中华人民共和国会计法 和 国家统一会计制度制订具体实施办法或补充规定 财务管理制度财务管理制度 为使公司的财务管理走向规范化 标准化 使公司财务 管理有据可依 促进财务管理持续 有效的发展 特制定 本制度 货币资金管理制度货币资金管理制度 1 公司现金适用范围 员工工资 津贴 奖金 福利费 出 差人员必须携带的差旅费用 工作需要借用款额 由总经 理批准的其他支出 国家规定个人报账等使用现金出外 超过 200 元原则上应用支票结付 2 公司货币资金收支管理制度 2 1 在国家银行开设结算账户 企业的一切收入应该及 时解缴银行 一切支出除规定可以支付现金的除外 其他 一律通过银行办理转账结算 2 2 公司库存现金限额留存 平时每天留存 10000 以内 节假日不得留存现金 2 3 严格遵守国家相关支付和结算制度的规定 办理 货币的收支业务 2 4 现金的收入 支出和保管 应由专业的出纳人员办 理 非出纳人员不得经管现金 3 货币资金的收付程序 3 1 每笔收款业务 开据收款收据 3 2 每笔资金的收付款业务 由会计根据合同 立项表 等相关信息 逐笔核准确认 对不合理的收支款项拒绝办 理 对合理的收支款项要求清楚填列 经办人 经办部门 事 由 数量 金额 合同号等 业务金额能与相应财务记录对应的 原则上要求标明相应合同号 出库单号等相关信息 便于 日后查账 3 3 支付手续 会计审核签字后交财务经理签字 财务 总监签字 然后交总经理签字 总经理签字后出纳付款 遇紧急业务发生同时总经理不在公司又无法联系时 由财 务总监和副总经理共签字 代总经理行使批准权利 手续 齐全后出纳方可办理支付 票据处理后出纳盖章签字 3 4 出纳收付款项后应及时在货币资金日报表中录入相 应的收付款记录 3 5 业务人员给财务交款时不得发生收据单位名称及 发票单位名称或出库单上的单位名称不符的情况 特殊情 况有此现象时 应由经办人 部门经理 财务经理 总经理签字 后财务方可收款 收款单备注中应详细说明 3 6 公司员工因公借用现金 应填写借款单 并按照公 司对不同业务的财务管理要求办理相应手续 手续齐备后 交主管会计审核并办理相应的资金支付手续 原则上此业 务完成的一周内办理报销手续 无特殊理由超过一周尚未 办理手续的 在其当月工资中扣清 公司员工的所有借款 应做到专款专用 不得私自改变借款用途 前帐不清 后 帐不借 对一次借款不足 需要追加使用款项时 追加款 项应重新填写借款单办理相应支付手续 不得挪用其他款 项 主管会计审核报销票据时应注明支付现金还是冲借款 出纳审核后付款 3 7 公司规定原则上不得私人借款 3 8 公司以外人员借款 需由总经理同意签字办款 账 务处理时直接计入 其他应收款 借款人 如借款人与某 个单位有关 则应计入 应收账款 某单位 借款人 在 与该单位对帐时将此借款一并通知总经理 4 责任 业务部门经理对业务发生的真实性负责 主 管会计对审核后的单据的核算准确性负责 出纳人员对付 款金额的准确性负责 5 货币资金报账时间 每周二 四为公司报账日 包 括支付货款及费用报销 特殊情况另行处理 必须当日逐 笔登记 做到日清月结 会计根据可收付的原始票据在财 务软件编制凭证后由出纳逐笔审核确认收付款项 现金账 的余额与实际库存现金一致 不得以白条抵库 费用报销制度费用报销制度 1 本规定定义的费用是指公司各部门为管理和组织经 营业务而发生的各项费用 包括招待费 差旅费 汽车费用 交 通费用 办公费用 水电费等 2 费用报销必须持有原始单据 国家规定的各项正式 发票 发票需加盖开具单位的 发票专用章 发票内容必 须真实 准确 合法 正规 单位及地址必须填写全称 若发 票不符合要求 财务人员有权要求报销人员更换发票 取 得符合规定发票后才予以报销 否则除总经理批准的情况 外都不予报销 票据丢失不予报销 3 所有费用必须在发生一周内报销 原始票据日期距 报销日期超过一周的财务不予签字 由部门经理及总经理 签字后方可办理报销手续 4 报销人员必须在费用单据上签字 经部门经理确认 后由主管会计审核签字办理支付手续 票据处理后出纳盖 章签字 5 购买办公用品由行政部按照采购计划 取得发票及 发票清单后 经部门经理确认后由会计审核签字按支付程 序办理支付手续 6 业务报销或支付必须持 业务执行立项表 进行 7 因公外出人员的市内交通费不予报销 公司人员因 工到周边县市当日返回的 长途车票据实报销 外埠市内 交通补助 10 元 天 误餐补助 10 元 天 没有误餐和住宿 补助 8 公司人员因公出差 先在行政部前台进行登记确认 返回后也应及时登记 报销费用时经办人应填写差费报销 单 由经办人部门经理签字 由行政人事部按照前台登记 结合住宿发票 车票 机票等能够证明出差时间的原始凭 证确定出差天数 出差不足 12 小时的按半日计算 超过 12 小时不足 24 小时的按一日计算 审核签字后交会计审核 会计根据差旅费报销标准审核票据后 按货币资金的支付 程序办理支付 差旅费标准如下 地区 住宿 费 每天 误餐补 助 每天 市内交通费 补助 每天 外省 省会 特区城市 100 0 0 20 0020 00 外省 其他 60 0015 0020 00 省内 地区 40 0015 0010 00 市边 周县 30 0015 0010 00 9 对公司固定资产的维修 必须向行政部提前申请 经主管领导核实后 报总经理批准后方可维修 维修时涉 及商品采购的由电子商务部办理 维修费用的报销按本制 度的第 3 条办理 行政建立固定资产备查账簿 行政财务 共同监督 会计档案管理制度会计档案管理制度 1 凡是本公司的会计凭证 会计账簿 会计报表 财务软件 资料 财务软件备份和相关重要文件 均应存档 2 会计凭证应按月编号顺序每月装订成册 标明所属 期间 册数 标号起止 单据张数 由会计人员签名盖章 当年凭证由会计保管 往年的由公司行政人事部档案管理 员保管 3 会计报表应分为月报季报年报 及时归档 当年报 表由主管会计保管 填写目录 往年的由公司行政派专人 保管 4 会计档案不得携带外出 凡外人查阅 复制 摘录会计 信息 须经财务总监及总经理的批准 业务过程财务管理制度业务过程财务管理制度 1 本制度规定的业务包含 工程施工业务和商品销售业 务以及商品采购业务 2 销售项目跟踪过程中发生的费用 业务发生部门应 按项目建立 业务执行立项表 商品销售按客户建立 工 程施工业务按工程项目建立 3 业务人员在签订 销售合同 前 编制合同预算 部 门经理批准签字后交财务审核签字 审核后交总经理批准 4 公司所有的采购或销售业务的发生 必须以 销售 合同 为基础 5 销售合同盖章时 行政必须按合同填写 业务执行 立项表 并进行专门登记 6 销售过程中 所有财务收支的发生 必须按规定填 写 业务执行立项表 7 若销售执行过程中 需继续增加相关销售业务的 必须签订补充 销售合同 并在第一次建立的 业务执行 立项表 中予以说明 8 行政部 财务部 电子商务部的各项业务必须以为 销售服务为原则 遇到制度未尽事宜应站在公司立场上积 极解决 凡借故制度 对销售业务产生不良影响或业务部 门投诉的 一经查明 给予相关责任人 50 100 元的罚款 并在当月工资中扣除 9 所有业务发生的财务管理必须遵照本制度执行 业务执行立项表业务执行立项表 项目名称 建立日期 销售合 同编号 销 售合同 金额 补 充销售 合同编 号 业 务负 责人 此栏由行政在加盖合同章时建立填写此栏由行政在加盖合同章时建立填写 摘要金额摘要金额摘要金额摘要金额 材料采购 人工费用 其他费用 补充预算 预算人员 业务经理 财务审核 总经理 合合 同同 预预 算算 此栏由业务人员配合商务人员在执行业务时填写此栏由业务人员配合商务人员在执行业务时填写 摘要 采购 销售 合同号 合同 金额 已收发 商品金 额 收付 款金 额 已开 发票 金额 其他 收入 费用 财务 审核 总 经理 批准 收收 付付 款款 及及 合合 同同 执执 行行 过过 程程 结算结算 相关票据粘贴栏相关票据粘贴栏 此栏粘贴出入库单 发票填开明细表 收付款凭据 客户收取发票签收等 注 空格不足时 可注明附明细表 续页填写 合同管理制度合同管理制度 1 公司业务发生均需签订相应合同 合同一式三份 行政存档一份 盖章时收存 财务做账一份 在第一笔业 务发生时做入凭证 负责为业务服务的商务人员在执行业 务时保管使用 采购 销售过程中与其他单位公用 一份 业务结束时由财务部交行政部作为已完成业务存档 2 所有业务合同必须由行政在盖章时 分别按 购 销 字 连续编号 编号要求标明备案年份 月份 日期 总 编号 总编号设置为 4 位 如 购字 200609010025 此编号表明该合同为购货合同 于 2006 年 9 月 1 日备案是 全年的第 25 份合同 3 合同订立要求的财务信息 3 1 采购 销售合同样本 陕西创为科技有限公司 采购陕西创为科技有限公司 采购 销售 合同销售 合同 甲方 需方 乙方 供方 一 乙方向甲方提供标的物的名称 型号 单位 数 量 金额等 或工程项目的内容及金额 序号产品名称规格型号单位数量单 价金 额备 注 1 2 3 4 5 6 合计 大写 注 空格不够用 可以另接 二 质量要求及技术标准 三 乙方对质量负责的条件及期限 四 提 供 货地点 方式 五 装货标准及包装物的供应与回收 六 运输方式及达站港的费用承担 七 验收标准 方法及提出异议期限 八 备品 配件工具数量及供应方法 九 合理损耗标准及计算方法 十 成套设备的安装调试 十一 结算方式及期限 十二 标的物所有权自 时起 转移 但买受人不履行合同约定的付款义务时 标的物所 有权属于 所有 十三 违约责任 十二 合同纠纷的解决方式 十三 本合同解除的条件 1 买受人所需货物原材料因非主观性价格变化 使出 卖人无法按合同价格进行生产销售 2 不可抗力状况的出现 3 一方提出后 经双方协商同意解除的 十四 其他约定事项 供方 章 需方 章 单位名称 单位名称 单位地址 电话 单位地址 电 话 邮政编码 邮政编码 纳税人识别号 纳税人识别 号 开户银行 开户银行 银行帐号 银行帐号 签订日期 签订日期 3 2 对于在合同中不便签订的条款 另行签订附件 内容如下 3 2 1 对结算不要发票的 必须在附件中说明 需要 发票的注明发票类型 及发票信息 3 2 2 若在以前合同的基础上 补充签订业务内容的 应予以说明此合同是某编号合同的补充 3 2 3 需要回扣的金额 或虚开发票的金额 3 2 4 其他未尽事宜的约定 4 合同完全履行后 方可办理结算业务 5 结算完成后 由财务交行政入档保存 采购管理制度采购管理制度 1 商品采购原则 1 1 商品采购要以不积攒库存商品为原则 采购商品的 数量不超过订货数量 库房存在的商品不得重复订货 订 货要能带动库存销售 单价不得超过上次同类商品进货价 格 如遇涨价等特殊情况须报总经理批准后办理采购及入 库手续 电器商品若有针对某销售单位的大折扣订货 应 在订货合同中标明进货单价及对应销售单位 否则电子商 务部不与采购 财务不予办理入库 1 2 低值易耗品 固定资产采购 要以部门提出的计划 和预算或总经理批准的报告为依据 采购部门按照节约成 本的原则 制定 采购合同 2 商品采购程序 2 1 业务人员将 销售合同 或工程材料采购清单 交电子商务部 电子商务部根据 销售合同 或工程材料 采购清单以及库房中可销售商品数量 按照商品采购原则 制定 采购合同 并审核 确认签字 2 2 电子商务部将 销售合同 及 采购合同 交财务 部主管会计复核 会计全面审核后签字交回电子商务部 2 3 采购合同 经财务审核后 交行政部进行全面审 核 行政审核后方可加盖合同专用章生效执行 3 责任 3 1 业务人员对合同商品的品种 数量和销货时效负责 业务部门对近期很可能发生 发生的可能性 85 的订货 合同 有提前告知电子商务部的义务 3 2 电子商务部对采购商品的数量 金额的控制负责 并应负责商品送达库房 对于专门客户的专门订单若到货 商品可以直接送达客户的 应提前与会计沟通 经主管会 计同意后 按照成本节约原则 负责商品送达客户 同时 要求库管人员配合做好入库出库记录 3 3 会计对采购商品的单价 金额审核负责 3 4 行政对合同的要件及涉及法律责任负责 4 电子商务部每月 27 日向财务部提供库存状况报表 说明库存商品的构成情况 分清有订单库存和无订单库存 库房管理制度库房管理制度 1 库房是公司资产存放重地 一般人员不得进入 2 库房钥匙由财务部库房管理员保管 3 因业务需要进出货物 必须按公司规定履行相应手 续 在库管人员在场的情况下 方可进入库房 4 特殊情况需紧急出入货物 库房管理员不能到场的 情况下 可由财务部经理批准后 指定两名财务人员代行 库管责任开库进出货物 财务经理联系不上 则请示财务 总监 5 违反以上规定 私自打开库房进出货物 当事人承担 由此造成的一切责任 6 所有出入库业务 没有合同 库管不予收发 如有特 殊情况必须由经办人 部门经理 财务总监 总经理签字后方 可收发 库管人员负责在 2 个工作日内督促业务部门补办 手续完毕 不及时督促或经督促不及时办理者 视情节给 予相关人员 50 元以上处罚 财务可在发放工资时扣清 7 库管人员收发商品时 应根据合同或协议与会计沟 通 经会计同意后 方可办理出入库 出库时 应结合 管家婆 数据开据 出库单 将 出库单 交会计记账 后 进行商品的正确发放 入库时 将到货商品按照合同 准确核对 收入库房 填制 入库单 经办人签字后及时 交会计做账 在 管家婆 中录入数据 对商品出入库当 日未办理手续或当日没有录入相关的财务软件的 经抽查 发现 对当事人处以 20 元罚款 并在当月工资中直接扣除 8 库房收货时 入库单 应由电子商务部的采购人员 库管人员同时验收签字 9 责任 库管人员对出入库商品数量的准确性负责 主管会计对出入库商品的单价 金额控制审核和及时入账 负责 业务人员对出入库商品的正确性及销售货物的收款 负责 10 库存商品的损耗 公司规定损耗在当月销售额的 0 2 以内公司与库管各承担 50 0 2 0 25 由库管承 担 100 超过 0 25 库管承担 80 主管会计承担 20 11 账务处理 11 1 主管会计根据 出库单 的会计联或有客户签收 的 出库单 回执联进行账务处理 凡经办人员出货后 交回的回执联有客户签收的 记入 应收账款 部门 客户 没有客户签收的一律挂 应收账款 部门 业 务员姓名 此类业务人员的挂帐原则上要求不超过 3 天 主管会计对业务人员负督促责任 对督促不办者 月末从 工资中扣除 业务人员负责让客户签收 待客户签收或收 回货款时冲减 应收账款 部门 业务员姓名 的金额 转入 应收账款 部门 客户 等 11 2 对于公司员工领用的商品 库管应开据 出库单 要求领用人和领用部门经理签字后库管方能出库 财务将 列入个人的 其他应收款 部门 人 实物 并交与行 政部门备案 领用人交回库房时 应由技术人员检验并在 入库单的备注中注明 库管对检验合格的商品办理退库手 续 开据红色出库单 交财务冲账 11 3 购进的商品是公司自用的设备 应确定相应的实 物负责人 在办理 入库单 的同时办理 出库单 出 库单 中的领物单位栏填写相应的责任人 作为其他应收 款