档案安全管理制度(2013修订).doc

Q/HX*有限责任公司企业标准*-*文件及档案管理制度 20120803发布 20120806实施*有限责任公司 发 布*有限责任公司企业标准 *-*文件及档案管理制度1 范围 本标准规定了公司文件的编制、发布、使用、评审、修订、档案管理等职责和管理要求。 本标准适用于公司安全生产规章制度、设备、技术、工艺操作规程、营销、财务、质量等文件及档案的管理。2 引用标准国家档案局企业档案管理规定CHALCOQHX/QP0401 文件控制程序CHALCOQHX/QP0402 记录控制程序Q/HX-A0402 标准文件编号规定Q/HX-A0403 标准文件编写规定3 定义、符号、缩略语3.1企业文件资料 是在基建、生产、科技和机关活动中形成的文字、图样、声像等不同形式的载体的记录。 是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成主要有党群工作、行政管理、经营管理、质量管理、消防、安全管理、生产工艺、产品、科研技术、基本建设、设备仪器、财会工作、干部、员工档案。4 职责4.1总经理负责文件的批准发布。4.2公司领导主管负责文件的审核。4.3 综合管理部负责公司体系文件、安全文件、行政文件的的签发，行政文件的编号，按文件标准格式的打印，组织文件的校对、复印、登记发放，收回作废文件、作废文件的处置和文件资料的档案管理。4.4 其它部门4.4.1安全规章制度由安全环保部负责起草。经相关部门会签后，由总经理签发。4.4.2其他各部门负责本部门的设备、技术、工艺、操作规程等文件的编写、修改，经审核后，统一将文件和资料按期及时交综合管理部归档，形成本部门文件目录，文件分类存放，防止文件丢失。*有限责任公司2012-08-03发布 2012-08-06实施Q/HX-1401-20124.3 各责任部门、档案文件管理人员详见流程图（标准附录A）5 管理内容与方法5.1 文件管理5.1.1文件的编制由各部门进行文件编制、修订，评审，具体内容见CHACLOQ-HX/QHSE-P-0401文件控制程序的规定。5.1.2 文件的发布由文秘人员接到需发文的行政文件和体系文件、安全文件，及时传到主管公司领导进行审核，并报总经理批准。5.1.3 行政文件编号由综合部按行政文件编号格式进行编号；体系文件和安全文件按文件编号格式进行编号，具体见Q/HX-A0402标准文件编号规定的要求。5.1.4综合部对经批准签发的文件格式按行政文件格式和标准文件格式统一编制，组织文件校对，并按主管领导和公司部门的使用份数进行复印、登记发放。5.1.5 体系文件、安全文件、行政文件由综合部统一建立文件总目录和分类清单，并保证文件清单的时效性。5.1.6文件的使用由各部门按发放的文件要求严格执行，文件要分类标识和存放，按使用要求进行发放到相关岗位，保证岗位人员熟悉岗位的技术、管理、安全要求。5.1.7文秘书人员收到外来文件后，应及时处理按收文登记本的项目，逐项填写登记、编号，并按拟文办意见或领导批示迅速送发有关领导和部门阅办。急件随到随送，不得积压和延误。5.1.8 传阅文件应送指定人员阅读，不得任意扩大传阅范围，收退文件均应直接经文秘书人员办理，不得横传他人，综合管理部应随时掌握文件去向，加快运转速度，避免漏传和延误，文件传阅后应签署姓名和日期，尽快退回综合管理部，不得积压，节假日或出差离厂前，不论文件是否阅完，都应将文件退还综合管理部。5.1.9 阅办文件应按领导批示或拟办意见先送分管领导和主办部门，后送需要阅知的领导和部门，以保证承办部门和承办人在规定时限内办理完毕，承办部门应将办理结果简明扼要地写在文件处理单的有关栏目里，并由承办人签署姓名和日期。5.1.10 拟办文件应力求及时，准确，为防止遗漏和延误办事，文秘人员应做好公文的催办清退工作，建立催办制度。5.1.11 加强公文的安全保密工作。要严格遵守阅文范围，妥善保管文件，防止丢失和失泄密；要保持文件的完整性，传阅中不得拆页、掉页、破损；领导或各部门人员参加会议，出差带回的文件、资料应及时交综合管理部进行登记编号，个人不得私自留存，复印件应按上级规定履行批准手续，并按原本文件进行管理。5.1.12文件和记录的期限和处置，按文件和记录价值和使用期限进行存放和处置，具体见文件的CHALCOQHX/QP0402记录控制程序规定要求。5.2 档案管理 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，严格执行本企业文件材料归档要求和档案管理、使用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。5.2.1 归档要求5.2.1.1 归档的文件材料必须完整、准确、系统地反映各项工作的真实内容和历史面貌。5.2.1.2 归档的文件材料必须字迹清楚、图面整洁、不得用铅笔、圆珠笔、复写纸及易退色的书写材料书写、绘制。5.2.1.3 归档的竣工文件、竣工图纸必须整理装订，组成案卷，由主管单位或工程负责人审查签字。5.2.1.4 归档的照片、录音带、录像带，必须标明摄制时间、地点、内容、作者，归档的计算机磁盘须注明产生的时间、来源、名称、适用设备。作者或者拷贝时间及拷贝者。5.2.1.5 归档的文件材料应经综合管理部档案室检查验收，符合要求方可办理移交手续。5.2.1.6 归档的文件材料应编制移交目录一式两份，移交时交接双方进行清点，并在移交清单上签字。5.2.1.7 归档的竣工文件、竣工图一式两份，其它的归档文件一式三份，行政管理文件一式一份。5.2.2 归档范围5.2.2.1 凡是反映本公司工作活动和基本历史面貌，在办理完毕后具有查考利用价值的文件材料都要归档。5.2.2.2 凡是在生产工艺、基本建设、消防、安全管理（安全生产文件；事故、事件档案、安全教育培训档案、安全检修档案、关键设备设施档案、职业卫生管理档案、特种作业人员管理档案、重大危险源和事故隐患及整改档案、安全措施项目档案、安全计划总结档案；检查、整改记录、职业健康检查与监护记录、安全生产会议记录、应急演习信息、维护和校验记录、安全生产法律法规、安全生产规章制度、安全操作规程、法定检测记录、安全活动记录、承包商和供应商信息）设备进出口业务、经营销售等活动中形成的有利用和保存价值的图纸、图表、技术成果、技术文件、技术标准、合同等文字材料、计算材料等文件材料都要归档。5.2.2.3 凡是反映本公司工作活动、生产技术管理、质量管理、设备管理、消防、安全管理、建设工程面貌的照片、录像、电脑磁盘均属归档范围。5.2.2.4 质量和环境管理体系文件和记录按CHALCOQHX/QP0401、CHALCOQHX/QP0402的规定发放和归档。5.2.3 归档时间5.2.3.1 基本建设施工文件材料来文时归档。5.2.3.2 生产技术、消防、 安全管理文件材料由各部门移交档案室登记分发时归档。5.2.3.3 行政、党群工作形成的文件在第二年七月份之前归档。5.2.3.4 基本建设工程从决策到建厂投产过程中形成的文件在工程建成以后全部归档。5.2.3.5 工程竣工图和交工资料在工程交工验收后归档。5.2.3.6 设备开箱文件材料应在设备开箱完毕时归档。5.2.4 归档文件的管理和存档期限5.2.4.1 档案室对归档的文件材料进行系统整理、组卷。5.2.4.2 企业文件材料分类按四川省档案局编印工业企业档案分类表执行。5.2.4.3 企业文件材料组卷遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于保管和利用。5.2.4.4 卷内文件排列顺序按文件的重要程度和时间顺序排列。5.2.4.5 企业文件材料的形成、积累、归档应纳入各部门的工作计划和职责范围。5.2.4.6 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。5.2.4.7 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。5.2.4.8 企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。5.2.4.9 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。5.2.4.10 文书档案按年度问题分类、排列；基建档案按工程、字项、专业分类、排列，设备档案按专业分类、排列。5.2.4.11 编制案卷总目录、分类目录、专题目录、重要文件目录。5.2.4.12 档案的排列顺序是从上到下，从左到右。5.2.4.13 企业档案按其整体价值划定保管期限，保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。5.2.4.14 安全文件保管期限的基本原则a、对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存；b、对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存；c、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。5.2.5 档案的使用和借阅5.2.5.1 借阅人根据工作需要到综合部进行借阅，并进行借阅登记，并在借阅期限内，归还档案室，如有丢失、损坏将按原文件价值进行赔偿或进行其他适当的处置。5.2.5.2 开展档案信息资源的开发利用，充分发挥档案的服务功能。5.2.5.3 按使用者的需要，进行登记，经公司领导签字同意，进行档案复制。5.2.5.4 企业做好档案统计。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。5.2.5.5 企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。5.2.5.6 企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。5.2.6 档案的鉴定、销毁5.2.6.1 企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。5.2.6.2在部门主管安排监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。5.2.7 档案的移交5.2.7.1 若文档负责人离职，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的视情节轻重予以责任人相应处罚。5.2.7.2 新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保管的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。6 档案库房安全管理6.1 严格执行企标Q/HX-A14012012档案管理规定，加强防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘管理。库房应坚固、安全，与办公室、阅览室分开，库房属机要重地，非档案人员不得入内。6.2 库房须随时保持整洁卫生，档案柜架排列必须整齐、美观，存取方便。保持库房内的温