记录控制程序.doc

重庆三环建设监理有限公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系记录控制程序文件编号：SHBZ 0202-2010版 次：第一版编 制：审 核：批 准：罗朝晖生效日期：2010年 8 月 20 日受控编号：B文件会签表会签部门生产经营部合同信息部综合技术部会签人/日期杨柳王苹王大元质量、环境和职业健康安全一体化管理体系程序文件标 准 号：SHBZ 0202-2010修改状态：0标题：记录控制程序页 码：第 1 页 共 3 页1 目的和范围11 目的制订记录控制程序，按规定要求建立并保持记录，做好记录的控制，以便于：a）为CSHCS所完成的活动或取得的结果提供符合要求的证据；b）为质量、环境和职业健康安全一体化管理体系的有效运行提供客观证据；c）为质量、环境和职业健康安全一体化管理体系的持续改进提供有效信息。12 范围a）质量、环境和职业健康安全管理体系标准要求的、CSHCS质量、环境和职业健康安全一体化管理体系管理手册和程序文件中规定保存的所有记录；b）CSHCS在工程招标代理、造价咨询和工程（设备）监理活动、产品和服务过程中所需的其它记录。2 职责21 综合技术部是记录控制的主要管理部门，主要负责质量、环境和职业健康安全一体化管理体系管理评审、内外部审核记录；工程监理项目监理大纲评审记录；重要环境因素、合规性评价、危险源识别、风险评价和风险控制及质量、环境和职业健康安全活动、产品和服务实现过程等记录的保管、检查和管理。22 招标代理、造价咨询、工程（设备）监理和合同管理等各部门主要负责本部门活动、产品和服务实现过程记录的收集、编目、贮存、处理等工作。23合同信息部主要负责科技文件档案管理以及计算机软、硬件管理记录和适用的法律、法规、标准、规程、规范管理记录的贮存等工作。24 综合技术部主要负责CSHCS员工教育、培训、技能和经历记录及有关文件的贮存、管理等工作。25 生产经营部主要负责保存与招标代理、造价咨询、工程（设备）监理和合同管理项目有关要求的评审记录。26财务部负责环境和职业健康安全控制所需资金的立项、支付等记录。质量、环境和职业健康安全一体化管理体系程序文件标 准 号：SHBZ 0202-2010修改状态：0标题：记录控制程序页 码：第 2 页 共 3 页3 措施/办法31 记录的标识及要求311 记录的内容、归档保存的要求等应在有关的控制程序文件或作业指导文件中加以明确规定。312 记录应详细、准确，内容完整可靠，字迹清晰，易于识别，应具有很强的可追溯性，一旦发生问题，可通过记录查明情况和责任者，并能有针对性地采取纠正和预防措施。313 记录应有明确的标识，如名称、代号、编目等，必须注明日期，应有记录人员的签署或盖章，需要时还应有会签、审批或鉴定等手续。314 质量、环境和职业健康安全一体化管理体系的记录应规范化、标准化，综合技术部负责用统一的表格、图表、标准纸张等加以规定。32 记录的贮存和保护321 归档保存的记录应按项目或对应专业整理成套归档，归档记录应有记录名称、代号、归档人、保管人的签署，并应有归档时间。322 各有关部门的记录，应设专人（兼职）负责保管，应有专柜贮存，确保记录的安全和保密要求。323 在规定的记录保管期限内，各责任部门必须采取必要的措施，防止记录的变质、损坏而失效。传真件等保存时效短，不能满足贮存时限要求的，必须复制。原件与复制件同时保存，以防记录失效。33 记录的检索331 归档保存的记录应按工程项目、专业、时间、保存期限等分类编目，并登记造册、编制检索卡等，以便于检索和动态管理。332 CSHCS职工查阅保存的记录，必须经各部门负责人批准方可查阅。顾客或其代表在合同要求的商定期内查阅有关记录须经公司主管领导批准。质量、环境和职业健康安全一体化管理体系程序文件标 准 号：SHBZ 0202-2010修改状态：0标题：记录控制程序页 码：第 3 页 共 3 页333 查阅归档记录时，不得随意更改、涂抹。34 记录保存的期限，按相关质量、环境和职业健康安全一体化管理体系文件的规定，以及依据记录作为证据的时效性进行确定。法律、法规要求需长期保存的记录，按档案管理要求处理。35 每年对记录清理一次，对保管期满的记录应登记造册并报经公司主管领导批准，作出销毁处理、延长保管期或对破损的记录应修复或复制。4记录 归档保存的具体记录项目、