如何做好客户服务.ppt

如何做好客户服务 一 处理投诉工作的重要性 1 使消费者对企业更满意 更喜欢我们的产品 2 扩大销售 树立好的口碑 起到一传十 十传百的效果 3 更好的维护企业的品牌 形象及企业的权益 二 处理客服应具备的几点要求 1 要有高度负责的精神 处理投诉不拖拉 不推诿 第一时间要主动处理 若处理不了 要及时汇报上级主管 以防事态扩大 2 要具有相关的产品知识 生产设备 工艺 流程 质量控制 产品特点 在处理投诉时应具有应变能力 3 要有良好的沟通技巧 人是需要被理解 被尊重的 要允许对方说话 发牢骚 甘当出气筒 让消费者感受到 我是上帝 别去赌气 较劲 应客气 有礼貌 吉凶祸福 往往只在一念或一句之差 4 要学习相关的法律知识 涉及到原则问题 不能妥协 解决问题时要依据 消费者权益保护法 产品质量法 食品卫生法 5 客服人员的个人形象 衣帽整洁 举止言行大方得体等基本礼节 6 以不变应万变的心态 不变 指不变的心态 万变 指应万变的投诉 投诉是五花八门 各种层次的人都有 一般投诉者有商人 白领 国家机关干部 教育者 监督部门 三 日常投诉的主要内容 1 产品知识的咨询 2 饮料中有异物 包括黑点 虫 蚊 蝇等投诉 3 果汁中有霉菌 此类投诉最多 4 饮用不当 放置时间过长变质 饮用时间过长 5 饮用后造成了身体不适 了解消费者的饮用时间 中间吃过什么东西 是不是过凉 如果产品没有变质就不会引起身体不适 6 无生产日期的产品为个别现象 不是企业有意所为 四 处理客诉的方法和步骤 1 接受投诉迅速 不拖延 让消费者感到迅速找到了反映问题的部门 企业对其反映的问题是抱认真 负责的态度 处理投诉的目的是为了挽回消费者对企业的信任 维护企业在消费者心目中的形象 2 平息怨气消费者投诉时 多带有强烈的感情色彩 具有发泄性 我们要平心静气 礼貌 认真 理智地听取客户的倾诉 在消费者盛怒之下 甘当出气筒 给消费者一个宣泄不满和委屈的机会 慢慢疏通 引导客户由怒气发泄向冷静 理智方向转变 让其在理智情况下说明情况 分散消费者心里积压的不满情绪 以利投诉的最终解决 3 澄清问题在客户理智的状态下 详细了解情况 如客户的姓名 地址 联系方式 产品规格 生产日期 开启时间 开启后的保存方法 饮用前后所进的食品 饮用后身体有何不适等 根据事情的紧急程度 确定是否有必要让客服人员立即赶到现场 如有必要 要迅速赶到现场深入了解情况 查明产生问题的原因 迅速找到解决投诉的途径 要用开放式的问法引导客户讲述事实 确定所反映问题的情况 定性问题的类型 当客户讲完整个事情的过程以后 用封闭式的问法总结问题的关键 例如 您的意思是您第一次饮用时 果汁的口味没有异常 是这样的吗 4 探讨解决 采取行动探讨解决是指投诉怎么处理 是退 换 还是赔偿 真正优秀的客户服务人员是通过两步来做的 第一步是征求对方意见 了解客户想要的解决方案 比如说 您看怎么做才会让您满意呀 您看怎么处理会比较好啊 您看除了刚才您提的两点以外 还有没有别的我们双方都能够接受的建议呢 这样征询意见的目的 是为了解客户的实际想法 然后第二步 提出你的解决方案 迅速地解决客户投诉的问题 5 感谢客户感谢客户是最关键的一步 是维护客户的一个重要手段和技巧 客户服务人员需要说三句话来表达三种不同的的意思 再次为客户带来的不便表示歉意 感谢客户对于企业的信任和惠顾 向客户表决心 让客户知道我们会努力改进工作 6 礼貌的重复当客户坚持无理要求时 告诉客户你能做什么 而不是你不能做什么 若客户坚持其要求 而这种要求根本不符合国家的有关法律 法规时 应认真解释并礼貌地重复 不能用 不行不行 或 你别做梦了 等不适当的语言 不要直接回绝客户 如果客户放弃了 投诉处理就结束了 如果客户依然不放弃 那就需要你的上级主管来决定如何解决 礼貌告辞 五 投诉来源 1 消费者投诉2 监督部门投诉市场抽查 库房抽查 接到不合格报告 从监督部门通知日期算起企业有15天的申诉期 要把工作做在前头 及时和监督部门沟通 防止有媒体借机钻孔炒作 处理不好会影响企业 市场监督辑查 以工商为主 到市场取样 以标签为主 不涉及内容物 例如100 标注 驰名商标 中国名牌涵盖内容 文字说明 纯天然 鲜 等 消费者直接投诉到监督部门 一定要一个懂得政策和产品知识的人去处理 因为监督部门要提问并记录 最终签字 按手印 作为民事诉讼的依据 3 媒体投诉媒体接监督部门不合格报告材料 不征求我们的意见 接监督部门的不合格项目就进行曝光 消费者直接找媒体投诉 媒体应该先做调查核实或将曝光稿传给企业并征求意见 有的媒体很坏 不征求意见就直接曝光 这样做是违犯记者职业道德的 六 如何处理非正常投诉 1 什么是非正常投诉在非正常心理支配下 投诉者往往采用非正常手段和方法 并往往通过非正常渠道 向企业提出的高于法律 法规 政策 惯例规定的要求而使企业难以实现或根本无法实现 并对企业产生负面影响 甚至给企业造成重大损失 称之为非正常投诉 2 非正常投诉特征无理索赔 索赔逐步升级 手段升级不断施压 不走正道走斜道 不出具法定证据 恶意炒作 这些行为违犯国家政策 法律法规 使企业难以接受 3 如何应对非正常投诉靠法律 这是基础 靠政府 这是保障 靠社会舆论 这是导向 这是企业维护自身合法权益的法宝 是企业妥善处理非正常投诉的不二法则 八 处理投诉心态 我们的销售人员在处理某些有权有势 有来头的消费者 如国家机关 一些重要单位等等 的投诉时 处理投诉过程中会有危难情绪 但是我们必须面对 逃避是解决不了问题的