公司合同管理规定.doc

怡软汇商公司合同管理规定为强化公司合同管理，保障公司业务规范化运作，减少和防范法律风险，特制订本规定如下：一、合同的订立1.1 公司所有对外合作必须签署书面合同。1.2 公司合同的签署程序和审批权限如下：1.2.1 标的额在人民币5万元以下（不含5万）的合同，由部门经理或其授权代表参加谈判。合同签字稿经公司主管副总裁审批确认后，签发合同审批意见表。部门经理依据该意见表签署合同并加盖公司合同专用章。1.2.2 标的额在人民币5万元以上（含5万）的合同，由公司主管副总裁或其授权代表参加谈判。合同签字稿经公司总裁审批确认后，签发合同审批意见表。主管副总裁依据该意见表签署合同并加盖公司合同专用章。本条规定略见下表：合同标的额(人民币)签署人审批人5万以下(不含)部门经理主管副总裁5万以上(含)主管副总裁总裁1.3 上级领导有权谈判和签署按照本规定第1.2条由下级主管的合同。下级认为必要时，也可将由其主管的合同，提请上级领导谈判和签署。二、合同的变更合同订立后，合同双方应严格遵循合同条款，履行合同义务。一方或双方因故要求对原合同予以变更，双方应本着公平合理、平等互利的原则尽量通过友好协商的方式签署变更协议和/或补充协议。该等协议的签署程序和审批权限参照本规定第1.2条执行。三、 合同的终止3.1 合同因履行完毕而终止，各业务部门应在合同终止之日起10个工作日内填写合同终止情况说明表提交总裁办，对合同已依法履行完毕作出说明。3.2 合同因有效期届满而终止，各业务部门亦应在合同终止之日起10个工作日内填写合同终止情况说明表提交总裁办，重点对有无未了业务，有无应收未收、应付未付款项，有无未了争议等事项作出说明。3.3 合同有效期未满因双方协商而终止，双方应订立终止协议。终止协议的签署程序和审批权限参照本规定第1.2条执行。四、 合同的争议4.1 因合同的订立、解释、变更和履行而产生的争议，应尽量通过友好协商的方式解决。4.2 若争议自产生之日起60日内无法通过友好协商的方式解决，各业务部门应填写合同争议情况说明表提交总裁办，并附送与争议有关的资料。总裁办审核相关文件后出具合同争议法律建议，提请公司主管副总裁或总裁决议。五、 合同的审查5.1 公司所有合同（包括原始合同、变更协议和/或补充协议、终止协议）签署之前，须提交总裁办审查。总裁办法律专员应对合同的合法性和有效性进行审查并在3个工作日内填写合同审查建议表。5.2 有标的额或影响公司应收应付款项的合同，须在签署之前同时提交财务部审查。财务部经理应对合同财务条款的合理性、可行性和是否符合公司预算进行审查并在3个工作日内填写合同审查建议表。5.3 经总裁办和财务部审查后建议签署的合同，方可参照本规定第1.2条所述的审批权限提交公司主管副总裁或总裁审批。建议修改而受客观因素限制不能修改的合同，谈判负责人应填写合同特殊情况说明表送交有权审批合同的主管副总裁或总裁，提请特殊审批。5.4 公司聘请律师事务所拟订的项目合同及相关法律文件不受前3款规定的限制。六、 合同的备案6.1 公司所有合同（包括原始合同、变更协议和/或补充协议、终止协议）及类似法律文件，签署并由公司备案的正本为一式两份，一份交总裁办，一份交财务部，各业务部门可保存合同的复印件。6.2 本规定中所述合同审批意见表、合同审查建议表、合同特殊情况说明表、合同终止情况说明表及合同争议情况说明表、合同争议法律建议正本均一式一份，由总裁办统一保管。各业务部门可保存上述文件的复印件。七、 合同的编号归档7.1 总裁办和财务部负责对合同编号归档。有标的额或影响公司应收应付款项的合同由财务部负责编号；无标的额且不涉及公司货币资金和实物资产流转的合同由总裁办负责编号。总裁办和财务部应协调配合，保证其分别保存的合同正本的编号一致。7.2 合同编号制度同现行编号制度相衔接，按照“合同类别/部门代码 部门合同索引号/年度公司合同总索引号”的体系对合同予以编号。例示：企业发展部2000年1月签署部门第1份有经济标的额的合同，该合同同时是公司2000年度第1份合同，其合同编号可设定为A / QF 01/ 00 001 说明： 有标的额或影响公司应收应付款项的合同类别为A；无标的额且不涉及公司货币资金和实物资产流转的合同类别为B； QF表示部门代码，为该部门简称的拼音字母； 01表示该部门的合同索引号； 00表示年度为2000年； 001表示公司所有合同的总索引号。7.3 各业务部门对合同编号有知悉权。7.4 为加强合同的编号管理，各业务部门在每笔合同收付款时，应由报帐人员在报销单或收款凭单上填写统一的合同编号。总裁办法律专员亦有权对公司所有编号合同的履行情况进行不定期抽查，各业务部门应予以配合。八、 其他8.1总裁办将根据公司业务具体运作情况，逐步建立标准合同文本。各部门在对外合作中应尽可能使用公司的标准合同。8.2本