办公word软件实用功能介绍

办公word软件实用功能介绍 主要内容 主要内容 样式 目录 段落 内容 样式 目录 段落 样式设置 如何设置多级标题自动编号如何修改标题样式 目录生成 如何生成目录如何更改目录格式 段落排版 如何设置段落换行与分页如何设置项目符号与编号如何利用样式快速修改格式 样式设置 如何设置多级标题自动编号 样式设置 在 列表库 中没有想要的样式 怎么办 样式设置 标题样式修改 注意 因各级标题样式大多是基于正文格式的 修改正文可能会同时改变各级标题样式的格式 所以一定要先修改正文 若最后才改正文 很可能各级标题都得重新改过 小建议 为了避免修改正文样式时标题样式可能发生的改变 最好重新设置一个正文样式 样式设置 标题样式修改 一般情况下 一般标题都是另起一页 所以一级标题的段落设置中可以设置 段前分页 目录生成 自动生成目录的前提 各级标题必须是格式化的 即设置了大纲级别 而不是手工输入 段落排版 如何设置段落换行与分页 与下段同页 此项在处理表格 图片时比较好用 一般排版时要求表格或图片的解释文字与该表格或图片在同一页 如果解释文字在表格或图片上方 那么可以为解释文字所在段落设置该项 如果解释文字在表格或图片下方 那么可以为表格或图片所在段落设置该项 段落排版 如何设置项目符号与编号 项目符号的设置方法和编号的设置方法类似 下面以编号为例进行介绍 段落排版 如何调整列表缩进量 段落排版 如何利用样式快速修改格式 假设现有文档的正文字体为宋体 字号为五号 行间距为1 5倍 在编辑过程中想把所有正文的字体改为仿宋 字号为小四 行间距为单倍 那么如何快速修改呢 主要内容 页眉 页脚 页码 内容 页眉 页脚 页码 插入页眉 基本设置方法同一文档中多种页眉设置方法怎样删除和添加横线 插入页脚 基本设置方法同一文档中多种页脚设置方法 插入页码 基本设置方法同一文档中多种页码设置方法 插入页眉 基本设置方法 插入页眉 同一文档中多种页眉设置方法 同一文档中多种不同页眉的实现关键在于 分隔符 中 分节符的下一页 和 链接到前一条页眉 这两个功能的使用 插入页眉 怎样删除和添加横线 一 删除横线1 双击页眉 2 选中整个页眉段落 注意一定要选择段落标记 3 单击 开始 功能区 4 在 段落 中单击边框线下三角按钮 5 在边框线列表中选择 无框线 选项 6 双击文档正文部分取消页眉编辑状态 二 添加横线1 双击页眉2 选中整个页眉段落 注意一定要选择段落标记 3 单击 开始 功能区 4 在 段落 中单击边框线下三角按钮 5 在边框线列表中选择 下框线 或 上框线 选项 6 双击文档正文部分取消页眉编辑状态 插入页脚 插入页脚和插入页眉的方法类似 这里就不详细讲了 插入页码 基本设置方法 插入页码 同一文档中多种页码设置方法 多种页码用的较多的地方是文档目录页码格式 I II III 和文档正文页码格式 1 2 3 或者 第1页 共5页 第2页 共5页 的区分 同一文档中多种不同页码的实现关键在于 分隔符 中 分节符的下一页 和 链接到前一条页眉 这两个功能的使用 插入页码 同一文档中多种页码设置方法 例1 目录页码格式是 I II III 正文页码格式 1 2 3 方法 前提是正文开始页设置了 分节符 这里不用取消 链接到前一条页眉 例2 目录页码格式是 I II III 正文页码格式 第1页 共5页 第2页 共5页 方法 前提是正文开始页设置了 分节符 并取消了 链接到前一条页眉 主要内容 表格 插图 链接 内容 表格 插图 链接 设计表格 文档中表格按顺序自动编号 题注 绘制斜线表头表格内数据排序自动添加行序号跨页的表格标题行重复显示怎么解决表格内文字显示不全的问题 绘制图形 图片按顺序自动编号 题注 如何绘制自选图形快速插入SmartArt图形如何对插入的图片进行裁剪如何调整图片显示 创建链接 如何创建书签如何创建超链接如何设置交叉引用 设计表格 文档中表格按顺序自动编号 题注 设计表格 绘制斜线表头 一条斜线的表头 设计表格 绘制斜线表头 两条或多条斜线的表头 方法一 把光标定位到表格内 上方会出现 设计 菜单 通过 设计 菜单下的 绘制表格 来实现 个人感觉用的这种方法斜线的位置和方向不太好控制 设计表格 绘制斜线表头 两条或多条斜线的表头 方法二 在 插入 菜单中 形状 下拉框中选择一种线条形状 然后根据需要直接到表头上画相应的斜线即可 如果绘画的斜线颜色与表格不一致的话 可以选择刚画的斜线后点击上方的 格式 形状轮廓 选择需要的颜色 设计表格 表格内数据排序 设计表格 自动添加行序号 表格的第一列有时候是序号 对于较长的表格 如果手动输入编号的话太费时 特别是有时候编号写好之后还可能会增加行或者删除行 之后又得重新编号 这时就希望这一列能够自动编号 方法是 先选中要自动编号的区域 然后按照添加编号的方式进行操作 设计表格 跨页的表格标题行重复显示 如果在Word中制作的表格有多页 往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头 方法一 选中表格标题行 标题行有多行时要选定多行 功能区会显示 布局 选项卡 在 数据 中单击 重复标题行 按钮 设计表格 跨页的表格标题行重复显示 方法二 选中表格标题行 在右键菜单中点击 表格属性 打开 表格属性 对话框 选中 行 选项卡下的 在各页顶端以标题行形式重复出现 前的选项框即可 设计表格 怎么解决表格内文字显示不全的问题 原因1 可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高 方法 选中表格 右键选择 表格属性 打开 表格属性 对话框 在 行 选项卡下 行高值是 框中 选中 最小值 则可 如果清除 指定高度 复选框 word会自动调整文本的高度 原因2 可能需要调整单元格中文字的缩进量 方法 选中表格 选择 开始 菜单的 段落 下三角按钮打开 段落 对话框 在 缩进和间距 选项卡的 缩进 区域重新指定缩进量则可 绘制图形 图片按顺序自动编号 题注 文档中图片按顺序自动编号的方法与表格按顺序自动编号的方法类似 这里不再详细说明 绘制图形 如何绘制自选图形 可以直接使用Word2010提供的线条 箭头 流程图 星星等形状组合成更加复杂的形状 新建绘图画布是为了方便操作 很好地控制所绘制图形的位置 否则的话绘制的图形是浮于文字上方的 不好控制位置 也不利于整体调整 绘制图形 如何绘制自选图形 点击绘图画布 在上方功能区会出现 格式 菜单 在 插入形状 区域选择需要绘制的形状 按下左键拖动鼠标即可绘制图形 如果在释放鼠标左键以前按下Shift键 则可以成比例绘制形状 如果按住Ctrl键 则可以在两个相反方向同时改变形状大小 将图形大小调整至合适大小后 释放鼠标左键完成自选图形的绘制 通过 格式 菜单下 形状样式 区域 可以调整图形的颜色 形状等 绘制图形 快速插入SmartArt图形 使用该功能可以快速制作漂亮的流程图 层次结构图 列表等图形 该功能在兼容模式 doc格式 下有时会受到限制 因此建议在新的文件格式 docx格式 下使用该功能 绘制图形 如何对插入的图片进行裁剪 1 单击选中需要进行裁剪的图片 在 格式 菜单下 大小 区域中点击 裁剪 按钮 鼠标箭头会变成裁剪的形状 2 用鼠标拖动图片周围的8个方向控制柄 可以对图片进行相应方向的裁剪 同时可以拖动控制柄将图片复原 直至调整合适为止 3 将鼠标光标移出图片 单击鼠标左键将确认裁剪 绘制图形 如何调整图片显示 问题1 插入图片显示不完整一般都是因为图片是嵌入型 而行距设置为固定值的原因 只要选中图片或图片所在段落 选择 开始 菜单中 行和段落间距 下拉框 将行距设成单倍行距 1 0 即可 绘制图形 如何调整图片显示 问题2 有的图片总是处于页面的顶端 想拖下来放到其他地方 但就是拖不下来 有的图片位置不会随着前面段落的删减而改变插入位置 这是因为图片格式的设置问题 一般是设置了浮于文字上方 选中图片 在 格式 菜单下 自动换行 下拉框中选择 嵌入型 则可 在右键菜单中选择 设置图片格式 打开 设置图片格式 对话框 在版式选项下设置为 嵌入型 创建链接 如何创建书签 书签主要还是用于定位 设置完书签后 在编辑文档过程中 如果想要快速进行定位 那么打开 书签 对话框 在书签列表中选中合适的书签 并单击 定位 按钮即可 创建链接 如何创建超链接 链接到现有文件或网页 创建链接 如何创建超链接 链接到文档中的位置通过超链接可以链接到本文档的顶端 标题和书签 也可以链接到其余文档的书签 如果想要链接到文档中的文字或图表 那么需要先在文档中的文字处插入书签 创建链接 如何设置交叉引用 通过插入交叉引用可以动态引用当前Word文档中的书签 标题 编号 脚注等内容 在编辑文档过程中 经常会编写 如图2 3所示 这类文字 但是在文档编辑过程中 可能会由于增减章节或者增减图片导致图片的序号发生改变 这时通过手工调整会比较麻烦且费时 利用交叉引用功能可以自动更新引用图片的编号 前提是图片的序号是通过插入题注来实现的 将鼠标指针指向插入的交叉引用处将显示题注名称 按住Ctrl键并单击交叉引用文字可以跳转到目标位置 文档中图增减之后 选中全文或者部分正文 然后点击右键菜单 更新域 则可 主要内容 权限 保存 恢复 限制权限 用密码进行加密限制编辑 自动保存 设置自动保存时间 文档恢复 文档异常关闭后恢复文档 正常 关闭后恢复 限制权限 用密码进行加密 通过 用密码进行加密 把文档设置为需要使用密码才能打开此文档 限制权限 限制编辑 通过 限制编辑 设置控制其他人可以对此文档所做的更改类型 比如将文档设置为只读等 自动保存 设置自动保存时间 您是否遇到过这样的事情 用Word工作了很长时间 写了许多文字 但是文件还没有来得及存盘 却突然遇到停电或死机 为了减小如突然断电致使没来得及保存等情况带来的损失 在使用word中需要让word在一定的时间间隔进行自动保存编辑的文档 文档恢复 文档异常关闭后恢复 能够恢复的前提 设置了文档自动保存时间间隔 场景 正在编辑word文档时 突然断电或者计算机异常导致文档未保存就关闭了 恢复方法 这种情况下再次打开文档时 一般会出现 文档恢复 提示框 这时点击最近自动保存的文档 即可恢复到该时间点文档的内容 但是这个时间点之后编辑的内容会丢失 如果未出现 文档恢复 提示框 怎么办 可参考文档 正常 关闭后恢复方法 文档恢复 文档 正常 关闭后恢复 能够恢复的前提 设置了文档自动保存时间间隔 场景 正在编辑word文档时 由于打开的word窗口太多 要关闭其他的文档 结果一不小心操作失误 点击 不保存 按钮后正在编辑的文档被关闭了 使得工作成果付之东流 恢复方法 这种情况下 默认会认为是正常关闭文档 所以不会对编辑后的文档进行保存 但这时也有一种恢复方法 在以上两种恢复方法中 由于都是恢复的文档自动保存的那个时间点的文档状态 因此 该时间点之后编辑的内容是无法恢复的 为了避免重复工作量 建议及时手动保存文档 设置字体 拼音指南 带圈数字 上标下标 带圈字符 其他内容 字体 上标下标 上标 比同一行中其他文字稍高的文字 如脚注引用标记 下标 比同一行中其他文字稍低的文字 下标通常用于科学公式中 快捷键如下 下标 ctrl与 再按一次取消 上标 ctrl shift与 再按一次取消 若要同时设置上标和下标 怎么做 同时选中要设置为上标的文字和要设置为下标的文字 之间用空格隔开 把要设置为上标的文字放在空格前面 要设置为下标的文字放在空格后面 然后选择 开始 段落区域 中 中文版式 下拉框中的 双行合一 即可 选择要设置为上标的文字 在 开始 选项卡上的 字体 组中 单击 上标 或者按Ctrl Shift 对于设置为上标的文字 想要恢复的话再重复执行一遍上述操作即可 下标的设置方法类似 字体 带圈字符 使用word时 经常会遇到 请在最合适的选项前打 的问题 如 优秀 良好 一般 怎么做呢 方法是 先通过插入特殊符号插入 然后通过带圈字符在 外加框 当改变带圈字符的字号时 因圈号和圈内字符的字号变为同样大小 结果导致字符溢出圆圈之外 解决方法为 选中此带圈字符后 重新打开 带圈字符 对话框 选择 缩小文字 样式或 增大圈号 样式后单击 确定 按钮即可 可以在一个字外边加上方框或者圆圈 选中要夹方框或圆圈的字然后相关操作即可 如果要为多个字加上方框可以选择 开始 字体 字符边框 实现 字体 带圈数字 带圈数字是带圈字符的一种 在使用Word2010编辑文档的时候 经常需要输入带圈数字 如果输入10以内的带圈数字 可以通过 插入符号 功能实现 如果输入10以上的带圈数字 则可以通过 带圈字符 功能来实现 除此之外 还可以通过输入Unicode字符加快捷键的方式快速输入20以内的带圈数字 例如要输入 则只需输入字符 246a 不含引号 然后按下 Alt X 组合键 则字符 246a 会转换成 字体 拼音指南 有时遇到一些我们不认识的生僻字 如 阌 要想知道这个字怎么读 可以借助Word2010中 拼音指南 功能给这些生僻字加上拼音和声调的注释 常用快捷键和小功能 ctrl a全选ctrl c 复制ctrl x剪切ctrl v 粘贴c