邮件规范与技巧 PPT课件

1 2 效 率 EFFICIENCY 养成用邮箱的好习惯 早上上班的第一件事情 打开电脑 打开企业邮箱 查看邮件邮箱是工作的平台使用好邮件 遵守一些邮件沟通规范和技巧 能大大提高你的工作效率邮件可提高沟通效率好好使用邮件 从今日做起 Page 3 邮件使用重點邮件使用原則注意事项邮件的发送对象郵件格式 目录 Page 4 E MAIL使用着重点 我們的工作區域是在同一辦公樓 使用email的時機應著重在 会议记录呈报上司事情的处理状况及专案update转发外来干涉公文 客戶要求 公司规定对外联络 Page 5 E MAIL使用原則 沟通不仅仅是书面文字 还包括口头交流 语音语调和身体语言 因此 不要只是发送电子邮件 应互相交谈 并且尽可能坐下来讨论 E Mail作为沟通的工具之一 不具丝毫生命活力 也不带任何感情色彩 它的主要用途是对外联络那些无法进行面对面沟通或者电话沟通的远程客户和厂商 对内沟通应该多采用面对面或者是电话 这样不但可以快速有效地解决问题 而且可以加深和促进双方的感情交流 Page 6 E MAIL使用注意事項 Page 7 凡与工作有关的E Mail请CC两级 威保组织结构为 董事長 总经理级 含副总 特助 协理级 经 副 理级 臺籍幹部 主任 課长级 股长级 办事员级E Mail CC 两级 例如 经 副 理发出的Mail请 CC 至董事長 总经理 主任 課長級发出的E Mail请 CC 至协理 邮件发送对象的选择 搞清楚TO CCTO 收件人 也就是要主要阅读这邮件的人 CC 即抄送相關人員 Page 8 与 工作 有关的E Mail CC 给上司 是一项 职业道德 与尊敬 与 工作 有关的E Mail CC 给上司 也是与上司最好的沟通方法 拉近距离 与 工作 有关的E Mail CC 给上司 更可以 籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈论的内容观念不正确者 及时提出纠正 为什么要CC给第二级主管 Page 9 FW 身为一个领导 用得最多的就是转发 每天很多事情 分轻重缓急 很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理 转发后加个批示XXX pls follow 请处理 简单明了 有些事情你无法决定 或者说超出你的权限 也需要转发给领导 请求领导批示 还有一些不是需要批示 只是给领导一个信息 最忌讳的是什么都不写就原文转发 或是仅仅写个FYI foryourinformation 仅供参考 领导不是你的下属 FYI的语势却是平等的或者是从上到下的 邮件发送对象的选择 Page 10 全部答复 可能产生一大堆不必要的邮件如果我给12个人发送了邮件 请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复 而不是大家收到12 12 144封 回信时注意保持线索想回复对方的回复 就不要创建一封新邮件 因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联 一旦失去关联 双方就难以跟踪邮件的次序 尤其是经过多次收发的邮件 邮件发送对象的选择 Page 11 及时回复Email 邮件发送对象的选择 1 收到他人的重要电子邮件后 应即刻回复对方 因为这是对他人的尊重 2 理想的回复时间是2小时内 特别是对一些紧急重要的邮件 3 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 但一般不要超过24小时 4 如果事情复杂 你无法及时确切回复 那至少应该及时的回复说 收到 我正在处理 一旦有结果就会及时回复 5 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件 你确只回复 是的 对 谢谢 已知道 等字眼 这是非常不礼貌的 记住 及时作出回应 哪怕只是确认一下收到 如果你正在出差或休假 应设定自动回复功能 Page 12 邮件格式 邮件主题称呼与问候邮件正文邮件附件邮件署名 Page 13 邮件主题 主题是接受者了解邮件的第一信息 因为要提纲挈领 使用有意义的主题行 这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性 注意以下几点 1 一定不要空白标题 这是最失礼的2 标题要简短 不要冗长 整个邮件内容放在标题处3 标题要能反应文章的内容和重要性 切记使用含义不清的标题 如 王先生收 4 一封信尽可能只针对一个主题 不在一封信件内谈及多件事情5 可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题 引起收件人注意 但适应度 特别不要随便就用 紧急 之类的字眼 6 回复对方邮件时 可以根据回复内容需要更该标题 不要RE RE一大串 Page 14 称呼与问候 恰当地称呼收件者 拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人 这既显得礼貌 有明确提醒某收件人此邮件是面向他的 要求其给出必要的回应 在多个收件人的情况下 可以称呼大家 all 如果对方有职务 应按公司規定職務尊称对方 如 X協理 如不清楚职务 则应按通常的 X先生 X小姐 称呼 但要把性别搞清楚 不熟悉的人不宜直接称呼英文名 对级别高于自己的人也不宜称呼英文名 称呼全名也是不礼貌 不要逮谁都用个 dearxxx 显得很熟络 杜絕使用 X老總 X老闆 或其它人不知道的小名稱呼對方 Email开头结尾最好要有个问候语最简单的开头一句 Hi 中文的写个 你好 结尾常见的写个 BestRegards 中文的写个 一切顺利 就可以了 Page 15 邮件正文 Email正文要简明扼要 行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情 如果具体内容确实很多 正文应制作摘要介绍 然后单独写个文件作为附件进行详细描述 正文行文应通顺 多用简单词汇和短句 准确清晰的表达 不要出现让人晦涩难懂的语句 最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件 千万不要学唐僧 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度 等级关系 邮件时对内还是对外的性质的不同 选择恰当的语气进行论述 以免引起对方不适 尊重对方 请 谢谢之类的语句要经常出现 电子邮件不可轻易地转给他人 因为对别人意见的评论必须谨慎而客观 Page 16 邮件正文 Email的正文应多用1234之类的列表 将事情说明清楚如果事情复杂 最好用1 2 3 4的列几个段落进行清晰明确的说明 保持你的每个段落简短不冗长 没人有时间仔细看你的长篇大论 一次邮件交代完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚 说准确 不要过两分钟之后再发一封什么 补充 或者 更正 之类的邮件 这会让人很反感 尽量避免拼写错误和错别字 注意使用拼写检查这是对别人的尊重 也是自己态度的体现 如果是英文Email 最好把拼写检查功能打开 如果是中文Email 注意拼音输入法带给你的弱智词同音别字在邮件发送之前 务必自己仔细阅读一遍 检查行文是否通顺 拼写是否有误 Page 17 邮件正文 无论是撰写邮件还是转发或答复邮件时 我们通常使用的字体默认为12号宋体合理利用图片 表格等相识来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件 单纯以文字形式很难描述清楚 如果配合图表加以阐述 收件人一定会表扬你的体贴 不要动不动使用 之类的笑脸字符在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚与轻佻 Email不是情书 所以 之类的最好慎用 只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合 Page 18 邮件附件 附件是邮件的一个重要组成部分 注意以下几点 如果邮件带有附件 应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名 不可用外星人才看懂的文件名正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件 因在正文中说明打开方式 一面影响使用如果附件过大 不宜超过2MB 应分割成几个小