销售业务内部控制模块 PPT课件

1 销售业务内部控制 2 销售业务主要环节 一 编制销货通知单 销售部门 顾客订单 确定能供货 填制销货通知单 二 批准赊销 信用管理部门 了解分析信用状况 销货通知单 签署意见 三 发货 仓储部门 经信用部门核准后的销货通知单 发货 四 运货 运输部门 填制发货单 连续编号 出货依据 财务和仓库记录依据 开发票依据 开票部门 财务 3 五 开具销售发票 财会部门 审核顾客订单 销售通知单 发货单无误 开发票 预先编号 存根 记账 客户 销售等 六 记录销售业务 财会部门 发票记账联 编制记账凭证 七 收款 出纳 八 处理销货退回 4 内部控制要素分析 一 控制环境二 风险评估三 控制活动四 信息与沟通五 内部监督 5 一 控制环境 1 公司治理结构2 机构设置和权力配置3 内部审计4 人力资源政策5 企业文化6 法律环境 6 二 风险评估 1 风险识别2 风险评估3 风险应对策略 风险规避 风险降低 风险分担 风险承受 7 二 风险评估 切入点 1 接受顾客订单2 批准信用3 按销售单发货 装运货4 向顾客开具账单5 记录销售6 办理和记录现金 银行存款收入7 办理和记录销售退回 折扣 折让8 注销坏账 8 1 接受顾客订单 1 客户是虚假的 2 所接受的订单不符合企业标准 3 接受了企业库存无法满足的订单 9 2 批准信用 1 合同审批人未按规定价格和信用标准审核 2 销售业务 信用检查和信用额度审批同一人负责 10 3 按销售单发货 装运货 1 未经授权人员进入企业仓库进行有关的出货业务 2 仓库人员未经批准擅自发货 3 冒领或发货错误 11 4 向顾客开具账单 1 发票没有连续编号 2 虚构交易连续开具发票 3 没有按批准的价目表开具发票 12 5 记录销售 1 销售的确认金额 期间不正确 2 货币资金未能及时送存银行 现金被挪用 13 6 处理销售退回和折让 1 退回的商品未及时入账 入库 2 销售折让未经审批 14 7 注销坏账 1 执行坏账处理的人未经授权 2 无法收回的货款证据不真实 3 批准注销坏账理由不当 15 三 控制活动 1 职责分离控制2 订单控制制度3 销售价格政策控制制度4 批准赊销控制制度5 供货与装运货物控制制度6 销售发票控制制度7 收款业务控制制度8 退货业务控制制度 16 1 职责分离制度 1 接受客户订单与负责最后核准付款条件人员的职务相分离 2 将办理销售 发货 收款三项业务的部门分别设立 明确各自的职责与权限 不得由同一部门或个人办理销售与收款业务全过程 4 接受订单人员不能同时负责发出商品工作 5 开具发票人员不能同时负责发票的审核工作 17 1 职责分离制度 1 销售部门 编制销货通知书 作为信用 仓库 运输 开票及收款等部门履行责任的依据 2 信用部门 批准赊销 通过对顾客会计报表的审查或向其他信用机构查询 批准是否向顾客赊销 3 仓库部门 发货 根据信用部门批准或出纳部门的收款证明 核准销售单发货4 货运部门 运货 货运文件须按顺序编号 并计入送货登记簿 应持有出门证 5 会计部门 开票 核对装运凭证 经批准的销售单 经批准的销售商品价目表后开票 6 出纳部门 收款 由独立于销售收入 应收账款记账的人员收款 7 高层管理部门 坏账处理 坏账冲销经批准 且仍需登帐管理 以便提后追索 8 内审部门 内部审计 定期寄发对账单并及时清查差异 并进行账龄分析 18 2 客户订货单控制 有成交记录的客户 关注数量 突破历史记录 要求提供近期的财务报表 决定是否接受 新客户 提供能够证明资信情况的资料及报表 19 3 折扣与折让控制 商业折扣 不同数量 品种的比例现金折扣 适用的范围及不同支付时间的比例由最高管理部门批准 偶尔发生的折让 派人核实 特定情况下给予折让 20 4 发货与销售控制制度 发货通知单控制 销售部门编制 仓库部门取得发货通知单后 按要求发货 运输部门根据发货通知单 装运单发货 21 5 销售发票控制制度 1 发货通知单等连续编号 完整性 2 检查发票所列货物数量发货单实发数量3 发票价格信用和销售部门批准的价格4 定期所有发票加总合计应收账款销货合计 22 6 收款控制 1 销售收入及时入账 不得账外设账 不得擅自坐支现金 销售与收款职能应当分开 销售人员应当避免接触现金 2 建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度 信用部门 3 对已注销的坏账进行备查登记 做到账销案存 收回已注销的坏账应及时入账 财务经理授权 4 定期与客户核对往来账款 如有不符 应查明原因及时处理 23 7 退货业务控制 1 清点货物 验收 清点 检查 收货部门 2 填制退货接收报告 客户名称 退货名称 数量 日期 退货性质 原始发票号 价格及退货理由 3 调查原因 顾客服务部门 4 核准退货 退货理赔 销售部门 5 调整记录 根据销售部门填制的贷项通知单 24 关键控制点 1 接受顾客订单 1 确定顾客在已批准的顾客清单上 2 每次销售都有已批准的销售单 2批准信用 1 信用部门须对所有新顾客做信用调查 2 在销售前 检查顾客的信用额度 3 要求被授权的信用部门人员在销售单上签署意见 25 关键控制点 3 按销售单发货 装运货 1 发货 装运货都需有已批准的销售单 2 按销售单发货和装运的职责相分离 3 每次装运都编制装运凭证 4 开单给顾客 1 每张发票须有与之相配合的装运凭证和已批准的销售单 2 每张装运凭证须有与之相配合的销售发票 26 关键控制点 5 记录销售 1 销售发票与销售账和顾客账的金额一致 2 每月定期给顾客寄送对账单 6 办理和记录现金 银行存款收入 1 采用汇款通知单 2 独立检查入账 过账的金额与每月现金汇总表的一致性 3 定期编制银行存款余额调节表 27 四 信息与沟通 1 合理采用信息管理技术 收集健全客户信用资料 建立客户信用档案和数据库 并不断更新 2 定期对客户资信进行评估 28 五 内部监督 1 定期检查是否有不相容职务混岗现象 2 定期检查授权审批制度是否健全 执行情况怎样 是否越权审批 3 定期检查销售的管理情况 定期抽查核对销售业务记录 并及时处理存在的问题 4 定期与往来客户通过实地核对书面函证等方式核对应收账款 应收票据预收账款等往来账项并取得有效回执 定期检查收款的管理情况 5 定期检查销售退回的管理情况 29 29 销售部门应按照经批准的销售合同开具相关销售通知 发货和仓储部门应对销售通知进行审核 严格按照所列项目组织发货 确保货物的安全发运 企业应当加强对销售 发货 收款业务的会计系统控制 详细记录销售客户 销售合同 销售通知 发运凭证 商业票据 款项收回等情况 确保会计记录 销售记录与仓储记录核对一致 企业应指定专人通过函证等方式 定期与客户核对应收账款 应收票据 预收账款等往来款项 定期检查分析销售过程中的薄弱环节 采取有效控制措施 确保销售与收款安全 健康地进行 某生物制品厂厂长盛某通过将大量的销售货款截留在代理出口单位甚至转移货款 贪污了销售款400多万元 经调查证实 盛某采用的手段是少开发票 截留收入 通过代理出口单位将贪污的货款转移到其私人开的企业等 从中舞弊 由于该厂财务管理混乱 内部管理失控为盛某贪污行为大开了方便之门 例如 财务科习惯于根据盛某的指令开具销售发票 盛某说开多少就是多少 仓库管理形同虚设 没有完整的库存明细账及货物进出库记录 销售成本结转按估算的毛利率倒算得出 产成品因为只有总账 所以产品存货应该是多少 谁也说不清 以至于通过库存盘点 实物结存数量与按产成品总账计算出的产品单位成本大大超过售价 查账人员也正是通过以上这些不正常现象 顺藤摸瓜 才查清了盛某利用职务之便少计收入与成本从而进行贪污货款的事实 30 空麻袋 背 电脑 案例简介2003年4月初 上海火车站附近的一家电脑公司 在正常的营销业务中接到一笔生意 一家自称上海可旭科贸有限公司要购买他们所经销的电脑产品 并要求星期五下午送货上门 以支票的形式付款 然而就在一切交易手续办理完毕后不久 却发生了意想不到的事情 三天后 该电脑公司接到银行通知 支票为空头支票 价值45800元的6台电脑 就这样被骗走了 无独有偶 一天后上海徐家汇的另一家电脑公司与一家名为凌玉科技有限公司签订了一份购销电脑合同 当天12时左右 电脑公司将价值17300元的两台笔记本电脑送了过去 支票解到银行 第二天下午银行通知支票在银行无法兑现 支票上所有印章与支票应该所属的单位不符合 是张空头支票 被骗单位立即向警方报案 徐家汇警方接警后便展开了缜密地侦查 经过多天的侦查 最终将诈骗团伙的骨干成员韦巍和苏海龙抓获 随后设套追捕其他同伙 一举摧毁了这个诈骗团伙 原来这个诈骗团伙自2002年以来流窜于上海市各个区 共作案10余起 每次行骗前 各个人按事先商定的分工开始 工作 不法分子先化名找到房子后谎骗房东 先付少量定金 几天后再签合同付房租 然后以打扫卫生和搬家具为名 从房东手中骗得钥匙 随后 有专人负责刻假图章和购买办公用品 一切准备就绪后 不法分子就开始用假身份证联系客户了 根据广告 他们找到电脑公司 由对IT行业较为熟悉的同伙与电脑公司销售人员进行接触 同电脑公司利用传真签订购货合同 然后要求电脑公司先发货 货到给支票 电脑一旦到手以后 他们便逃之夭夭 31 案例点评本案是关于企业销售环节的问题 不法分子利用精心策划好的骗局行骗 造成了多家电脑经销公司受骗 不法分子多行不义 等待他们的是法律的严惩 但多家电脑公司却因此而受到不必要的损失 如果企业能够在自己的销售环节有完善的内部控制制度的话 相信不法分子不会轻松得手 先来看看一般企业的赊销业务 企业对于赊销业务应该制定授权批准制度 只有通过了赊销业务的信用批准 企业销售部门才能够接受客户的定单 否则 只能拒绝客户赊销 企业应对每个新客户进行信用调查 要求信用管理部门人员在销售单上签署赊销意见 设