分公司财务指导手册.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除分公司财务指导手册l 目的为了更好的服务于销售，使之规范经营。l 范围 全国各分公司、办事处。l 职责分公司财务经理负责分公司日常帐务处理及有关财务的日常工作分公司财务经理负责指导、监督往来会计、出纳、仓管的日常工作分公司财务经理负责协调销售等各方面的事宜往来会计负责分公司与总公司、客户往来的帐务处理及对帐出纳负责分公司的直营货款、费用等的结算与帐务处理l 作业内容日常工作签定租赁合同签定租赁合同（含住宿、办公）营销财务与分公司经理（办事处主任）一起洽谈租房事宜由经理将最终的洽谈结果反馈给销售总监将报告传真到销售部由文员负责将报告追踪完毕与房东签合同将合同邮寄总公司续签租赁合同（含住宿、办公）分公司经理（办事处主任）与营销财务一起洽谈合同与房东签合同将合同邮寄总公司备用金及专项资金的借支备用金：备用金是分公司办事处用于支付组织机构运营的日常费用，如办公费、物业费、固定电话费等相关的日常费用；办事处备用金的借支根据公司的标准（标准见附表）由办事处营销财务打借条（以个人名义借款）办事处主任（分公司经理）签名传真所辖的销售部门文员代打借款单销售总监签批财务部核实帐面欠款情况财务经理签批财务总监签批（权限范围内可以终批）副总裁签批（权限范围内可以终批）总裁签批交于财务部打款打入营销财务个人卡（同时增加该营销财务的其他应收帐）；分公司备用金的借支根据公司的标准（标准见附表）由营销财务经理打借条（以分公司名义借款）分公司经理签批传真所辖的销售部门文员代打借款单销售总监签批财务部核实帐面欠款情况财务经理签批财务总监签批（权限范围内可以终批）副总裁签批（权限范围内可以终批）总裁签批交于财务部转帐，转入分公司的基本帐户（同时增加该分公司的的其他应收款 ）；专项资金：是指分公司办事处用于支付除规定的日常费用外且金额较大的专项开支，需向总公司申请支付该费用的报告，总公司将款项拨付给分公司或办事处，分公司必须专款专用如税金、房租、卖场陈列费、堆头费等分公司借支流程分公司向总公司申请支付费用的报告分公司出纳作请款或借款单分公司财务经理签字分公司经理签批传到所辖销售部门文员代打借款单销售总监签批财务部核实帐面欠款情况财务经理签批财务总监签批（权限范围内可以终批）副总裁签批（权限范围内可以终批）总裁签批交于财务部转帐，转入分公司的基本帐户（同时增加该分公司的的其他帐款）；办事处向总公司申请支付费用的报告由办事处营销财务打借条（以个人名义借款）办事处主任（分公司经理）签名传真所辖的销售部门文员代打借款单销售总监签批财务部核实帐面欠款情况财务经理签批财务总监签批（权限范围内可以终批）副总裁签批（权限范围内可以终批）总裁签批交于财务部打款打入营销财务个人卡（同时增加该营销财务的其他应收帐）；费用开支费用分类资产类支出：办公桌椅、传真机等按单项填列；生活用品：床上用品、床等；厨房用品：厨房使用的耐用物品；办公费用：办公用品、打字复印费等；物业管理费：办事处物业管理费、水电费、煤气费、有线电视费等；固定电话费：固定电话、传真费、网络费用；房租费：办事处租用的办公及生活用房；邮递费：通过铁路、民航、邮电部门邮递物品所发生的费用等；交通费：市内交通费；招待费：在销售活动中所发生的招待客户就餐、住宿、礼品费；修理费：为修理办公设备而发生的费用；财务费用：利息收支、取款手续费等；开办费：筹建分公司的各项费用；堆头、条码节庆费：商超需要支付的堆头 、条码、节庆费（该部分需要专款专用）其它：以上未包含项目列入此项。费用支出规定费用开支所需资金采用备用金和专项借款相结合的方式由总公司拨付，分公司（办事处）定额范围内的日常开支由备用金支出，超过定额范围内的专项开支，需有分公司财务经理填制借款报告和借款单，经分公司（办事处）经理签字后上报总公司，经批准后下拨专项资金。分公司（办事处）财务经理应严格按照公司下拨的备用金额度和各项费用定额标准进行控制；专项资金专款专用； 分公司（办事处）出纳人员应妥善保管备用金，备用金金额应与销售货款分开记帐、核算，分公司（办事处）财务经理应不定期检查出纳人员备用金使用情况。分公司（办事处）出纳人员不得挪用备用金，除内部办公用品采购、车辆汽油小额周转金外，任何人不得借支款项；办公用品应由分公司（办事处）财务人员和其他人员一同进行采购，出纳员或文员负责保管，并建立领用存登记手续；领用时须经分公司（办事处）经理签字。每一项费用必须有正规发票，并有经办人、证明人签字，分公司（办事处）负责人及财务经理审核。对汽车使用费应进行登记，汽油费要严格按公里数审核，驾驶员在报销各项汽车使用费时，应附车辆运行日报表。超过预算定额范围内的支出，必须预先报总公司审批同意后开支。每月26日定期对各辆车的公里数进行实地盘查读数，并用备查薄进行登记。便于对报销的汽油费的总数进行核对，对超支费用部分，一律给予扣除。日常费用报销规定每月25日结帐日终了，分公司（办事处）出纳人员将当月费用单据粘贴整齐，经财务经理和分公司（办事处）经理签字后，寄回总公司审核，总公司按核实后的金额补足备用金；专项借款据实核销不再补款，并将单据寄回分公司，分公司据此入帐。整理费用单据时，必须按照冲个人或分公司的其他应收款及需要打款的分开粘贴，并在报销封面上注明该费用是需要冲帐的还是打款的费用单据必须在每月1日前将上月26日-25日发生的费用邮寄到总公司分公司若当月费用发生超标情况，在没有特批的情况下，分公司经理必须带头按照实际情况进行分摊，否则由分公司经理负责向总公司打特批报告，并负责追踪批复下来费用原始单据报销时应分类粘贴，统一使用公司印制的粘贴底单，同类票据粘贴在一张粘贴底单上，并按粘贴底单上的要求粘贴平整，并填写报销类别及金额以及单据张数，粘贴底单要按顺序编号。差旅费报销单应统一使用公司印制的“差旅费报销单”并按内容填写齐全，并将按顺序编号的分类粘贴底单附后。粘贴底单按车船票、住宿费和市内交通费三类粘贴。其他费用报销一率使用公司统一印制的“报销单”，报销人应填写齐全应填写的内容，并将按顺序编号的分类粘贴底单附后，按分类金额填入报销类别的金额栏内。如分类项目未在报销单中列出，请在空格栏中自行填写。费用分类按费用分类标准进行所有报销单据的名称、数量、金额和发票手续要真实准确规范，假一罚十，造假情况严重的人员给予开除。费用审核的相关规定分公司财务经理负责审核分公司的日常费用、专项费用；以及销售人员的差旅费，审核后的差旅费做好EXCEL登记，以便备查分公司经理或省区经理审批邮寄到所辖的销售部门分公司的促销活动结束后，分公司财务经理、出纳、其他财务人员及负责该活动的相关销售人员负责整理该促销活动执行该活动的业务主任在报销人处签字分公司财务经理在审核处签字交市场专员审核分公司财务经理做好记录登记市场专员审核后交于省区经理审批将审批的资料及时邮寄到所辖销售部门分公司财务经理负责审核所辖区域经销商执行的促销费用，对其资料的完整性及数字的准确性负责，同时对每笔费用的真实性按照公司的促销费用管理制度进行抽查审核后交于市场专员分公司财务经理做好记录登记市场专员审核后交于省区经理审批将审批的资料及时邮寄到所辖销售部门分公司财务经理须对分公司的促销活动执行情况进行抽查，在每项活动的开展过程中必须进行2次检查，并将抽查结果，反馈给分公司经理，如出现差异须要求分公司经理和相关业务人员及时进行整改；所有促销费用必须经相关人员同意后执行，且有促销活动的批复件、促销活动结案报告、相关报销资料。费用必须是已经真实有效发生，需要经销商代垫的费用，必须先由经销商代垫后方可报销费用；进场费、条码费：进店合同（进店费必须提供进店合同原件/协议书原件必须有商场盖章、联系人、电话）、正规发票原件、进货单复印件、照片、进店时间、规格、数量；堆头、陈列、DM海报：堆头、陈列、DM海报协议原件（必须有商场盖章、联系人、电话），海报、照片、正规发票原件；特价、捆绑、赠品活动：凭卖场、超市的特价赠品活动的盖有收货专用章的收货单复印件、照片、活动执行时间、商场采购部电话、联系人、如卖场、超市不能盖收货专用章的，可由省区经理/经销商出具说明文件，经销售总监核准，作为报账说明，准予报账；促销员工资：促销人员的身份证复印件、日报表、联系电话、考核表、工资收条或签字工资表，但促销员工资必须先由经销商代垫后方可报销费用。分公司、办事处促销员除外；通路促销、终端买赠提供以下材料：赠品签收记录（购货人名称、地址、联系电话、购货明细、赠送明细、购货人签名）。如若搭赠品非我公司产品应提供购货正规发票原件。所有赠品必须有收取人的签字确认，在实际业务开展过程中，无法在赠品签收表上让收取人签字的，可以将赠品的发放情况统计汇总在赠品签收表上，同时附上产品出货时收取人签字确认的销售收据第一联或第二联进行报销；批市陈列提供以下材料：陈列协议、时间、位置、照片、数量、陈列点赠品签收记录（店名或地址、人员、联系电话、赠送明细、签名），对于批发市场个体户无法在陈列协议和签收记录上盖章的，可由省区经理、经销商出具说明文件，经销售总监核准，作为报账说明，方可准予报账；其他促销费用：促销活动审批报告原件、促销活动结案报告、其他能说明促销活动如实执行的材料；经销商经营的商超费用发票规定：所有的商超费用报销时，必须提供正规的发票。如果商超开据发票的抬头为真心公司，经销商直接将发票寄回公司报账即可。如果商超发票的抬头是经销商，经销商必须以其公司的名义另外开据一张发票作为报账的凭证，同时将商超开据的发票一起寄到公司报账。经销商如果需要商超的发票做账，必须在发票背面注明，公司在审核后将把商超发票再回寄给客户；未按规定提供、审核资料造成报账延误的，一笔给予直接责任人20元/次的处罚；分公司报账时，需将销售主任、分公司经理的促销活动检查表、分公司财务经理活动过程中的抽查结果附于报账资料中，如费用超过10000元的促销活动还须要提供市场专员过程中的抽查结果，如没有在活动过程中进行抽查，将对分公司经理按报账费用10%的金额给予处罚。各省区发生的促销费用必须在活动结束后10天内，整理资料齐备，经过规定程序，由当地总务负责按时传递给市场专员审核，审核后由分公司营销财务寄给销售部，由销售部专员报至市场部。具体见流程共不超过45天，如确系特殊原因未能及时报销的费用，必须在最后报账期限前由各地省区经理/业务主任申报说明原因，经销售总监证实，营销总经理批准后，市场部备案，方可在批示的延期内报账，否则市场部有权不予受理和审核。如因超期报账给公司和客户造成损失的，将追究相关人员责任；经销商操作的市场，在促销活动结束后9天内必须整理齐备资料，在第10天将报账资料传递到所辖的分公司、办事处。延期传递的，将给予50元/天的罚款。超过20天的，促销费用将不予报销。分公司操作的市场，在促销活动结束后9天内必须整理齐备资料，在第10天将报账资料传递给市场专员；在销售部提供市场促销活动资料齐备、完整，经各地营销财务审核后，市场部审核期限不超过7天，财务部审核期限不超过3天；销售部在收到有问题账务（如资料短缺等），必须在3天内以通知函告之客户，并要求在发函之日起15天内提供相关材料，且由我司相关人员加以证明后，由当地营销财务寄回公司核报；分公司财务经理负责将所有的促销费用作好促销资料签收进度表（见附表）分公司财务经理负责将公司要求的费用跟踪系统填好促销报销资料的整理交接规定费用资料由经销商收集,销售主任初审并填制封面,交予经销商，销售主任每次和经销商交接时必须填写促销费用交接登记表，如经销尚丢失报销资料，将不予报销；经销商把整理齐全的费用资料邮寄至相应分公司/办事处的营销财务，并保存邮寄手续以备查找，分公司的营销财务在收到经销商的促销资料时必须填写促销费用交接登记表；分公司营销财务交市场专员对促销费用进行登记、核查，同时交接时必须填写促销费用交接登记表，如未登记，将对责任人按报销资料的30%给予处罚；市场专员对促销费用核查后交于分公司、办事处营销财务，同时由营销财务交省区经理审核，并在交接时必须填写促销费用交接登记表，如未登记，将对责任人按报销资料的30%给予处罚；由分公司营销财务将省区经理审核后的报销资料邮寄至所属销售部的费用专员，同时在邮寄时必须保存邮寄手续以备查找；销售各部的费用专员在收到邮寄来的报销资料时必须登记，如未登记将按20元/笔/次给予处罚，同时在上报过程中也要书面登记备档，如未登记，将对相关部门责任人按报销资料的30%给予处罚。促销费用活动执行的其他规定单笔促销活动内容变更，但未超出单笔促销费用预算规定及承担标准的促销费用，必须提前五天，以个案形式报销售总监和市场部审核、财务部控制/审核、营销总经理批准，市场部/财务部备案后执行。未能按时上报或未在市场部/财务部备案的，将不予报销；单笔促销活动内容变更，超出单笔促销费用预算规定及承担标准的促销费用，必须提前五天，以个案形式报销售总监和市场部审核、财务部控制/审核、营销总经理会签，总裁批准，市场部/财务部备案后执行。未能按时上报或未在市场部/财务部备案的，将不予报销；经批准的分公司促销费用在批复后,分公司经理打借条传真给总公司。财务部存档的同时，按批复金额和借条挂分公司经理个人往来账。活动结束后，分公司整理资料，按促销费用相关规定报账。同时营销财务负责人和分公司经理书面确认本次批复活动共领用产品的数量、规格、金额、及实际报销的数量、规格、金额，差异金额。财务部凭报账资料和书面确认函冲销分公司经理个人往来账，差异部分从分公司经理工资中扣除。分公司在执行批复报告，发放搭赠品时，需由业务员打借条，分公司挂业务员个人账。待公司报销费用审核完毕，分公司接到总公司通知后冲账。如发生差异，由业务员进行赔偿，业务员已赔偿的部分，分公司经理不再赔偿。费用报销流程定额内日常费用流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批财务审核档案室登记财务经理签批 总裁办主任终批（车辆使用费需车队审核后交财务审核）超定额日常费用流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批营销总经理签批财务审核档案室登记财务经理签批 财务总监签批总裁终批（车辆使用费需车队审核后交财务审核，超过预算定额需凭总裁批准的报告审核）定额外费用（专项费用）主要有：房租费、仓储费、装卸费、样品费、卖场退货报损、财务税费及其他费用 房租费、仓储费流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批财务审核档案室登记财务经理签批 营销总经理终批（房租费、仓储费要有公司批准的合同和报告） 装卸费流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批往来会计审核财务审核财务经理签批 营销总经理终批（装卸费报销需提供进、出库明细表及相关单据） 样品费、卖场退货报损 1、500元以下（含500元） 流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批财 务审核财务经理签批 营销总经理终批 2、500元以上流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批分管总监签批财务审核财务经理签批 营销总经理签批总裁终批（样品费、卖场退货报损要按月上报，需提供样品领用表和卖场退货数量和报损数量对比表，报损数量、规格必须经市场专员核查签字） 财务税费流程：销售分公司营销财务制单销售分公司经理签批往来会计审核财务审核财务经理签批 财务总监终批（分公司报税款必须提供税票复印件，报信用卡存、取、汇款手续费需提供手续费原件）成立分公司的流程向总公司申请填写机构成立申请表总公司批复办理卫生许可证先咨询工商局分公司所辖的卫生检疫站安排2-3人卫生检疫站进行身体检查并取得检查表相隔7-10天到指定的地方办理卫生许可证、健康证（在办理的同时提供当地需要的资料）办理营业执照提供工商部门所需资料（具体需要文件需要咨询）：外商投资企业分支（办事）机构设立登记申请书； 审批机关的批准文件； 原登记主管机关的通知函； 隶属企业董事会决议； 负责人的任职文件； 营业场所或地址使用证明（分公司的）； 隶属企业执照复印件（要有总公司的盖章）； 卫生许可证原件 其它有关文件、证件；刻章拿到营业执照后，到规定的地方刻分公司的公章、财务专用章、个人印签章（孙总的）办理银行基本户开户提供营业执照正本原件、签定合同、留存银行印签章原件办理开户许可证（按照银行的要求提供资料）开户后三天内不能取款。留存银行的印签必须同时有分公司经理的个人印签银行基本户尽量选择离分公司最近的银行（尽量不选择工行），以便分公司取备用金分公司的基本户原则不允许有货款（除特殊直营卖场需要的），只能取分公司的备用金办理组织代码证到省质量监督局根据需要（必须知道总公司组织代码证的号码）填表并盖章，取得组织代码证的正副本。办理税务登记证办理开业登记的时间： 从事生产、经营的纳税人应当自领取营业执照之日起三十日内，主动依法向国家税务机关申报办理登记 按照规定不需要领取营业执照的纳税人，应当自有关部门批准之日起三十日内或者自发生纳税义务之日起三十日内，主动依法向主管国家税务机关申报办理税务登记。 办理开业登记的地点 纳税企业和事业单位向当地主管国家税务机关申报办理税务登记； 纳税企业和事业单位跨县(市)、区设立的分支机构和从事生产经营的场所，除总机构向当地主管国家税务机关申报办理税务登记外，分支机构还应当向其所在地主管国家税务机关申报办理税务登记；有固定生产经营场所的个体工商业户向经营地主管国家税务机关申报办理税务登记；流动经营的个体工商户，向户籍所在地主管国家税务机关申报办理税务登记；对未领取营业执照从事承包、租赁经营的纳税人，向经营地主管国家税务机关申报办理税务登记。 办理开业登记的手续 纳税人必须提出书面申请报告，并提供下列有关证件、资料：营业执照 有关章程、合同、协议书；银行帐号证明；法定代表人或业主居民身份证、护照或者回乡证等其他合法证件；总机构所在地国家税务机关证明； 国家税务机关要求提供的其他有关证件、资料。填报税务登记表 纳税人领取税务登记表或者注册税务登记表后，应当按照规定内容逐项如实填写，并加盖企业印章，经法定代表人签字或业主签字后，将税务登记表或者注册税务登记表报送主管国家税务机关。企业在外地设立的分支机构或者从事生产、经营的场所，还应当按照规定内容逐项如实填报总机构名称、地址、法定代表人、主要业务范围、财务负责人等。领取税务登记证件 纳税人报送的税务登记表或者注册税务登记表和提供的有关证件、资料，经主管国家税务机关审核后，报有权国家税务机关批准予以登记的，应当按照规定的期限到主管国家税务机关领取税务登记证或者注册税务登记证及其副本，并按规定缴付工本管理费。 办理银行一般户开户选择离分公司近的工商银行（必须选择工商银行）办理一般户开户提供基本户开户证明、营业执照等相关的资料（按照银行的要求提供资料）该银行开户后直接将帐号、具体帐户名称通知给总公司资金会计，要求办理网络银行，等银行通知分公司将需要盖章的资料邮寄到公司盖章公司规定一般户的转帐印签章必须盖有分公司财务专用章、法人印签章、总公司规定的其他个人印签章网络银行办理后，总公司规定分公司原则上不允许转帐，只需将分公司的直营货款存如入到该帐户，通知总公司的资金会计划款申请分公司的信用额度分公司的信用额度：是在总公司的批复下最大限度的发货金额，当应付帐款达到信用额度时，总公司一般不再向分公司发货。其他协助工作每月负责对营销人员、直销人员、业务代表的上下班考勤，以此做为计算工资的初步依据，并报至营销中心。在核算工资过程中应严格按公司的相关制度、标准执行，并对其数字的真实性、准确性负责。积极完成分公司（办事处）经理交办的临时其他合理事务分公司录入销售人员日报表有文员的办事处分公司的销售人员日报表，由分公司办事处的文员负责录入无文员的办事处销售人员日报表，由营销财务负责填写（具体咨询系统发展部）分公司财务人员每日必须参加分公司（办事处）经理主持的晨会分公司（办事处）财务工作条例货款管理直销人员每次零售铺市领货价值不得超过其所交押金和未领工资数额或有分公司、办事处经理的书面担保；直营铺市货款，必须于当天缴回出纳会计；若因分辖区较远，零售铺市款当日不能缴回的，经分公司经理同意后，最迟必须在次日上午送货前结清。否则，财务经理拒绝给该业务员发货，并严格按照财务制度规定清收欠款。若业务员未在三天内清欠货款，应立即通知总公司财务中心、营销中心扣发工资并给予处理；分公司在与客户签订合同时，应在合同上注明分公司收款帐户名称和帐号以及收款方式。如遇变更，须上报总公司加盖分公司公章。3万元（含）以上销货款一定要做到款到发货；3万元以下货到付款的，一定要分公司自备车辆送货。1万元以下（含）由驾驶员收款、业务员（或送货员）协同监督；12万元由营销财务到现场收款，驾驶员协同监督；23万元（含）营销财务现场收款，分公司经理随同监督；所有款项必须当日缴入分公司网络银行或汇到总公司指定帐户，不准存入个人卡。原则上取消个人卡办理销货款存取业务，全部采取银行帐户收转款；特殊情况需办理个人卡的，须报总公司财务中心总监批准，卡上所收的每笔货款必须取出交到分公司网络银行或汇到总公司指定帐户上后，并经分公司经理签字确认方可办理该批货物的出库手续。分公司应在次日上午将货款存入网络银行帐户，以便总公司统一汇划；办事处若货款数额不大，营销财务可在每星期期末将所收的货款上缴至总公司财务中心指定的银行帐户中，但当销售货款累计达5000元时，应在当日立即汇入公司财务中心规定的账户上。严禁坐支现金和挪用货款。分公司经理每日对分公司的发货以及回款情况，进行监督；同时要督促出纳会计每日将货款足额的存入银行，并做到每天9：30前将前日销售、收款日报表传到公司财务中心，总公司财务根据上传的报表与ERP系统核对，查询网络银行等，检查款项是否按要求存入网络银行或汇到总公司指定帐户上。分公司在开设网络银行帐户时，须增加一枚预留银行印鉴章，此章由总公司统一管理；分公司在办理网络银行帐户预留印鉴时，将预留印鉴卡寄回总公司，由公司统一加盖此预留印鉴后，将预留印鉴卡寄回分公司。分公司不得在网络银行领取现金和转帐支票，只允许办理存款业务。（已办理网络银行的分公司，未按本规定办理预留银行印鉴章的，须重新补办手续）每月25日会计终了财务经理对出纳会计的现金进行实地盘点，并与现金日记账核对，并编制现金盘点情况表用电子方式传送至总公司财务中心。备用金管理销售分公司采用直营货款、费用支出两条线管理，各项费用开支必须使用公司下拨的资金，严禁将直营货款挪做费用开支。 费用开支所需资金采用备用金和专项借款相结合的方式由总公司拨付，分公司（办事处）定额范围内的日常开支由备用金支出，超过定额范围内的专项开支，需有分公司财务经理填制借款报告和借款单，经分公司（办事处）经理签字后上报总公司，经批准后下拨专项资金。备用金借支由分公司（办事处）出纳人员按总公司核定的备用金标准填制借款单，经分公司财务经理、分公司（办事处）经理签字同意后上报总公司，总公司按备用金定额下拨资金。每月25日结帐日终了，分公司（办事处）出纳人员将当月费用单据粘贴整齐，经财务经理和分公司（办事处）经理签字后，寄回总公司审核，总公司按核实后的金额补足备用金；专项借款据实核销不再补款，并将单据寄回分公司，分公司据此入帐。分公司（办事处）出纳人员应妥善保管备用金，备用金金额应与销售货款分开记帐、核算，分公司（办事处）财务经理应不定期检查出纳人员备用金使用情况。分公司（办事处）出纳人员不得挪用备用金，除内部办公用品采购、车辆汽油小额周转金外，任何人不得借支款项；费用开支管理分公司（办事处）财务经理应严格按照公司下拨的备用金额度和各项费用定额标准进行控制；专项资金专款专用； 办公用品应由分公司（办事处）财务人员和其他人员一同进行采购，出纳员或文员负责保管，并建立领用存登记手续；领用时须经分公司（办事处）经理签字。每一项费用必须有正规发票，并有经办人、证明人签字，分公司（办事处）负责人及财务经理审核。对汽车使用费应进行登记，汽油费要严格按公里数审核，驾驶员在报销各项汽车使用费时，应附车辆运行日报表。超过预算定额范围内的支出，必须预先报总公司审批同意后开支。每月26日定期对各辆车的公里数进行实地盘查读数，并用备查薄进行登记。便于对报销的汽油费的总数进行核对，对超支费用部分，一律给予扣除。分公司直营业务发生的各种促销费用严格按市场促销费用管理制度执行，按规定提供资料，按时报账。各类报销费用应附明细单。购买资产类和大件物品应在发票上详细填列，小件商品应附物品详单，注明数量、金额。打字、复印、传真费应附详细清单，注明时间、名称、数量、金额。车辆使用费应提供车辆运行日报表；煤气、水电费应注明当月交费的起止数额（饮用纯净水不予报销）；报销房租费应附租房合同复印件，第一次报销还应提供租赁房屋提供物品的清单；招待费应注明招待的客户。固定电话每月打明细话费单由财务审核，发现因私打电话，按价扣除后才能向公司报账。其他未列项目按此类推。费用报销原始单据由经办人、验收人或证明人签字，经分公司（办事处）经理签字同意后，向分公司（办事处）财务报账。每月26日财务汇总当月费用填制报销单，并准确分类，经分公司（办事处）经理签字后，寄送公司报账，财务人员应严格按公司费用标准列支和上报。原则上营销财务严格按本单位费用定额开支,有权拒绝不合理的费用支付;若出现无法避免的超定额开支,为不耽误日常工作,营销财务应向总公司财务中心、所属销售部祥细说明情况，待总公司给予明确指示后，可预先支付；超支部分经上报无法核销的，由分公司（办事处）经理负责分摊处理，若分公司（办事处）经理在一个月内不予处理的，由营销财务上报总公司财务中心给予其工资扣款；仓库管理制度人员配备：分公司仓库应配备专职仓管一名，主要负责仓库日常货物收、发、存管理，出入库登记。并在当日将收发货的数量及时录入到ERP的出入库单中。同时仓库货物整齐分类、堆放，仓库卫生，防火、防湿、防盗等；若分公司没有配备仓管的，暂由分公司财务经理或分公司财务经理授权的财务人员全权负责仓管的有关事宜进货管理：分公司（办事处）向总公司进货到货后，分公司（办事处）财务应派人到仓库现场督促卸货及堆放（货物下放置垫板），仓库按总公司开出的销售清单、调拨单上货品规格数量进行查对、验收，对验收不符应查明原因，及时通知分公司（办事处）财务经理。因运输过程中司机保管不善，造成货物短缺的，若物流代垫运费的，应在销售清单、调拨单上注明短缺数量，并电话通知物流部；若分公司（办事处）现付运费用的，应直接扣除损失作为补偿。除卖场强制退货外，其它业务发生退货的必须有总公司批复文件，否则一律不得入库收货；发生退货的，仓管应对所退货仔细检查，查看包装是否完好，箱内袋数是否短缺，开箱奖是否被抽走，在确认无误后，开具红字出库单，作为退库的依据；发现有误差的，应立即向分公司（办事处）经理和财务经理汇报，并按实收数量入帐；销售、领用出库：分公司（办事处）出库货物（包括直销礼品、赠品），一律须由财务打印的ERP的销售开单、及其他发货单，经分公司（办事处）经理和财务经理签字后方可作为有效的提货凭据。仓库管理员对提货人出具的销售开单、及其他发货单应认真核对、辩认和复核；确认后准确无误发货；若遇提货单有疑问，或不具备有效的提货手续，应及时向分公司（办事处）财务经理联系，在取得确认后方可发货，否则一律拒绝提货。仓库对库内所存货物的货龄进行有效的管理，定期整理上报分公司财务，仓库出货严格执行先进先出法，优先、及时处理临期货品。存货结存：仓库管理员每次提货结束时，应及时对已发货物规格、数量和结存货物数量进行勾稽核对，检验发货是否准确，实时准确反映库存状况。每日工作结束后，仓库管理员应对库存情况进行盘点，并与ERP中的实际库存进行核对，另每周由财务经理对仓库进行检查一次，做到帐实相符，及时发现差错，查明原因，明确责任，对处理结果及时上报总公司财务中心及相关部门。每天工作日终了，填制进销存日报发送至总公司相关部门；每月25日止，仓库应及时做出月度报表，与分公司（办事处）财务明细帐进行核对，另由分公司财务主持月度盘点一次，全面核查月度内的收发存情况。仓库管理员每天对发完货的单据与ERP中的已开销售单但未出库的进行核对，依据当日发货的单据及销售开单，在当晚必须作出库单；根据卖场的退货单等作入库单仓库管理要求：严禁无关人员进入仓库，保持库房清洁卫生，库容整齐美观，注意安全。库内货物要求堆码有序，标明品名、规格型号，每种单品应挂存货卡进行直观核算，方便盘点核对。其他规定：总公司核对商品往来帐，收到总公司发货时，因发货或装卸当中导致入库时单品规格和数量不符的，数量差异较少的按照单据进行收货，并作ERP盘点单，达到实际相符，数量差异较大直接以实际进行入库。并及时将调帐申请传到总公司。分公司仓管必须 每日将库存明细表传到总公司规定邮箱资产管理制度各分公司（办事处）应严格按公司规定的标准采购资产和物品，超出标准范围的一律不予报销。（标准含种类、数量和金额），租房时已含有的租赁物品不得再购置。具体标准见附表。分公司（办事处）资产和物品应按标准在筹建初期一次配备齐全，在没有人员增加的情况下，原则上以后不得再次购置。资产和物品要实行验收登记制度，由财务人员对办事处资产和物品（耐用物品）负责验收和登记，报销时附财务人员验收登记清单； 分公司（办事处）要加强资产和物品的日常使用和管理，责任要落实到人。公用物品由财务人员负责管理，分配到个人使用的物品由个人负责保管。如因个人保管不善遗失和人为损坏应按价赔偿。分公司（办事处）经理应安排好人员变动时的资产和物品的移交，人员变动、离职时需有物品交接清单，交接人签字，分公司（办事处）负责人监交，在未办妥物品移交手续前变动人员不得离开。分公司（办事处）经理应负责组织好换季物品的清洁保管工作。个人使用物品由本人负责清洁保管，公用物品由办事处人员集体负责清洁，由财务负责保管；如因不及时清洁或保管不善造成损坏的由分公司（办事处）经理、财务人员、使用人负赔偿责任。分公司（办事处）资产和物品，如因正常原因损坏，需要维修和更换时，应由财务提出申请（说明原因、所需金额），经分公司（办事处）经理同意后，报公司批准后执行。租赁房屋及附带物品如有损坏应及时请房东修理，费用由房东承担。直营业务管理分公司办事处开展直营分公司在开展直销业务前，应根据实际情况制定完善的管理制度和操作流程，内容应涵盖要货计划、直销铺市价格、货物配送、货款回收、赠品管理、差价管理、存货管理、借货手续、借货价格、归还货款等。报公司营销中心、财务中心批准后方可执行。目前已开展此项活动的分公司、办事处应补办相关手续。分公司直销业务需要公司发货的，应先向公司申请信用额度,总公司在信用额度内给予发货，分公司（办事处）应按时将当月发生的促销货品费用报帐，防止占用信用额度；营销财务应加强库存货物的管理，并对库存商品的完整性负责，在信用额度内，针对不同销售对象上报要货计划，终端铺市不得使用带开箱奖产品。货物管理应分清规格品种及货龄，发货做到先进先出。除商超退货外，其他渠道未经总公司总裁批准不得退货。 分公司自营商超或为总公司配送商超业务需退货的，须有分管的商超主任或业务主任提出申请退货报告，交营销财务与商超进行核对查实后，经分公司（办事处）经理、分管总监批准后方可办理退货事宜。营销财务应验收退货数量，办理好退货手续（包括增值税冲减问题），并组织人员做好货物整理工作，准备二次发货。财务人员每星期需向总公司上报退货统计表。营销财务应建立健全各种帐簿，分公司（办事处）必须使用总公司规定的财务软件建帐，帐务处理做到日清月结，并当日将处理完业务的帐套回传公司财务中心。初始化设置时，销售收入应按直销、二批、商超分类，库存商品应按规格、品种、货龄分类入帐，应收帐款要设立货龄管理。每月底必须向公司财务中心上报购、销、存报表、费用明细表、资金汇款表、资产负债表、利润表等。分公司（办事处）直营业务除KA 、B卖场外，二批直销业务必须现款现货，严禁赊销。各渠道销售收入应分开核算，严格按公司规定的各渠道价格出货，不准擅自调整出货价格。一经发现将由有关决定人员赔偿损失。各销售渠道除直销外，其他（二批、商超）渠道需要合同（财务存档一份备查），合同中要注明价格，财务应严格按合同价格开单出货。营销财务应加强KA、B及其商超应收帐款的管理，准确分清各种应收帐款的帐龄和帐期。及时（帐期到达前一星期）督促商超主任或业代与客户对帐、结帐，对于重要客户或应收帐款余额较大的客户，财务人员应与商超主任（或业代）一起对帐、结帐。结帐方式原则上一律采用转帐方式，禁止用现金方式结算。不论以分公司名义或总公司名义进店的卖场，分公司营销财务与商超必须督促及时收回货款，若管理的不完善以及进店的不慎，导致销售货款未能收回，对公司造成了损失将由相关人员承担，具体详见卖场坏帐损失相关规定；直营业务中直销员带货铺市的，必须收取同等货价的押金或分公司（办事处）经理担保（或按照分公司（办事处）风险控制管理规定执行），直销员当日铺市完毕须将货款缴回营销财务处（业务辖区较远，经分公司、办事处经理批准和担保可在次日补货时缴款）。财务人员必须开收款收据，并由直销员签字确认。如果不按时缴回货款，财务人员不再发货并督促业务经理催缴；二批业务由业代收集订单，当天下午交营销财务开送货单后，第二天由驾驶员送货收款，驾驶员应在送货单上签收，送货当日应将货款交回营销财务，营销财务应开具收据由驾驶员签字确认。未送出的货物由营销财务验货收回。配送过程中货款和货物由驾驶员负责。当某二批商一次配送金额在10000元至20000元并用现金结算时，营销财务应随同驾驶员一起送货、收取货款。如一次送货金额在20000-30000元并用现金结算的，营销财务、分公司经理应一起送货收取货款。对于一次性货款在30000元以上的必须在客户货款汇至分公司帐户后，由分公司安排送货。进行直营铺市有搭赠活动的，营销财务应做好赠品发放、客户签收记录，回收并妥善保管资料以备公司核查。如若无客户签收的赠品，公司将不予消帐。搭赠业务的真实性由分管直营主任和直销员负责。财务人员有责任进行抽查和监督。用于直销铺市货物有奖卡和现金奖的，应做好回收保管、登记工作，单独入帐，并及时汇回或寄回公司。营销财务对直销货款负全部责任，必须及时回收货款交存银行，当货款达到5000元时，必须全部寄回公司。各分公司（办事处）开展直销业务必须如实将各项货款（含购销差价、开箱奖）全部上缴公司，如隐瞒收入不报，一经核实按侵占公司财物论处。各分公司（办事处）开展直销铺市、借货行为应严格按本规定执行，如若违反造成货物和货款损失将由分公司经理和营销财务负责赔偿。办事处从经销商借货的有关规定 办事处取消以办事处名义直营，改为以经销商名义铺市直营，不允许办事处从经销商处借货铺市直营。奖卡核对的有关规定对回收的零星（不够一整箱）的奖卡：各分公司销售人员在收取分销商或二批商奖卡时应仔细辨别奖卡的真伪，确认属于真奖卡后方可回收，否则产生的损失由销售人员个人承担并追加罚款。销售人员回收时要注明各分销商（或二批商）名称、奖卡的数量、规格、，分公司营销财务开具奖卡收条并有交卡客户、营销财务、业务员（或送货员）、分公司经理的签字作为收到奖卡的依据；分公司营销财务收到业代铺市奖卡，不用开具奖卡收条直接以当面清点数冲借货营销财务在收到分销、二批客户的奖卡一周内给予清点完毕；将清点的结果在1日内通过开具奖卡清点通知单通知给客户；分公司客户根据奖卡收条、奖卡清点通知单方可提货；奖卡业务量大的分公司，奖卡清点完毕后满1-2箱的在一个工作日内邮寄到总公司兑奖办并在每箱中附上该箱奖卡的数量与规格；不满整箱（但必须是整件的）每月最后一日邮寄到总公司兑奖办并附上该箱奖卡的数量与规格；分公司奖卡在分公司保管过程中如发现丢失，丢失部分由分公司营销财务负责赔偿；分公司奖卡在邮寄到总部后如发现短少、残缺或假卡，损失的部分由分公司营销财务负责赔偿。对回收的分销商、二批整箱的奖卡：营销财务在每收到一家分销商送来的奖卡后，只需清点分销商的整箱奖卡的件数量，并当面对所送来的箱数进行称重后，填写奖卡收条，并有交卡客户、营销财务、业务员（或送货员）、分公司经理的签字作为收到奖卡的依据；收条一式四联，第一联存根联、第二联总公司联（该联放入每一箱随奖卡一起邮寄到总公司）、第三联分公司联、第四联客户联（由总公司统一印刷）营销财务在收到奖卡的三个工作日内将分销商奖卡（必须是整箱）邮寄至兑奖办，兑奖办将按分公司客户进行清点奖卡，清点后的奖卡总公司兑奖办通过奖卡清点通知单通知给分公司，总公司同时根据清点的兑奖卡统一冲分公司的往来帐分公司收到总公司的奖卡清点通知单，在1个工作日内填写分公司版的奖卡清点通知单（有营销财务及分公司经理签字）并将一联交给客户，客户根据奖卡清点通知单、奖卡收条方可提货，提货时必须将奖卡清点通知单、奖卡收条返还给分公司各直营分公司一律不得给经销商和未从分公司直营库拿货的分销商兑奖，无直营的分公司、办事处一律不得发生任何兑奖行为，若违反以上两条规定一经发现予以重罚。印章保管制度印鉴章的保管：分公司公章及合同专用章统一收缴由总公司行政部专人保管、审核和办理；分公司财务专用章、业务专用章、发票专用章、仓库专用章由分公司财务经理保管；分公司法人印鉴章由出纳会计保管;分公司经理个人印鉴章由分公司经理保管；印鉴章的使用范围: 分公司公章:工商税务注册、变更及行政申请，企业相关年检，银行开户，及其它需用的外事活动；分公司法人印鉴章: 银行开户，银行往来单证；企业相关年检；分公司财务专用章: 银行开户，银行往来单证；企业相关年检；分公司合同专用章: 分公司卖场合同，分公司仓储合同，企业相关年检；分公司业务专用章: 分公司直营客户销售合同；分公司发票专用章: 分公司销售发票；分公司仓库专用章: 分公司直营库分公司经理个人印鉴章：与财务专用章和分公司法人印鉴章同时使用，作为预留开户银行的印鉴证明，办理银行业务使用。印鉴章的使用规定:行政部设专人和各分公司进行对接,对分公司提出的申请作出快速反馈;不得无故推委,以免影响分公司正常工作开展;行政部可委托法务人员对各分公司需盖章的文件资料进行审核,以减少不必要的纠纷和商业风险;分公司财务专用章、法人印鉴章和分公司经理个人印鉴章实行分人保管,分公司财务主管认真审核出纳会计出据的每份银行单据,并给予确认;分公司相关直营客户销售协议、通知及其它文件资料,如:分销商协议,分公司营销财务应严格按营销中心批复进行审核并存档;对无法确定此风险的,应上报总公司营销中心给予确认;分公司销售经理不得诱导或胁逼营销财务对存在业务风险的合同协议、通知或资料提出盖章要求；分公司财务主管应坚持原则，有权拒绝分公司其它人的不合理要求，若因此影响日常工作，可提请营销中心和财务中心进行处理；经总公司行政部或审计部查出分公司有违规使用印章行为,可提请营销中心和财务中心分别对分公司经理和营销财务进行处罚;若因此而涉及经济和法律纠纷，由印章保管人及分公司经理承担全部责任；会计档案管理制度会计档案管理会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务资料、有关证照、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会等各种会计资料。在会计档案管理工作中，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。每年形成的会计档案，应按照公司档案管理部门的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。财务经理负责保存会计档案，定期将归档的会计资料，按顺序立卷登记。会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。财务人员因工作需要查阅会计档案，必须按有关规定进行登记，阅完后，应及时归还原处；若要查阅入库档案，必须经分公司经理或授权人批准同意后，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经分公司经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、 查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经分公司经理批准，并限期归还。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理部门和财务中心会同提出销毁意见，经总公司财务经理审查，公司总裁批准。执行须由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由有关部门和财务中心有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。分公司无权销毁会计档案。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。在采用