西湖软件--FOXHIS X5客房中心培训.doc

FOXHIS X5客房中心培训 课时1注意：（1）、掌握程度用标价说明，了解；掌握；应用。掌握程度的要求以操作员要求为准。（2）、若文档描述与实际程序有差异，请以程序为主。主要内容详细内容使用方法掌握程度系统基础System Basic登录窗口Login班别（Shift）：1早班；2中班；3夜班； 以此类推。工号（User ID）：是操作员的编号，系统中每位操作员的工号是唯一的。密码：长度为1至7位，输入时要注意字母的大小写的区别。主窗口Main Screen窗口结构: 菜单、工具栏；IP站点等；更换工号Change User用于交接班时。单击其他（Others）更换工号（Change User），或者按CTRL+Q。短期离开时，防止别人误操作，请使用该功能，到登录窗口。修改密码Change Password单击其他（Others）密码修改（Change Password），打开密码修改窗口，根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认（OK）即可。退出Exit营业点结束时，退出酒店管理系统。单击其他（Others）退出系统（Exit），或者用快捷键CTRL+X。宾客分类散客&成员、团队、会议宾客状态R预订；I在住；O本日结帐；D昨日结帐；X预订取消；N预订未到；S临时挂帐.宾客状态流转图：X S R I O D N帐号帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、会议帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下：帐号名第1位26位710位举例散客&成员帐号F年（1位）、月（2位）、日（2位）流水号F404050001团队帐号GG404050002会议帐号MM404050003AR帐号共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。AR00001消费帐帐号共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。C000006帐号命名规则表房类房间类型代码，最多可以是三位，这三位既可以是字母、数字，也可以是两者的结合。一般由工程师或电脑管理员在前台维护系统中定义。预订人员只需掌握酒店现有的房间类型代码即可。如可以定义“BJA”表示标准间南；定义“SR2”表示双人间。房态管理Room StatusManagement房态管理主窗口单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击房态管理（Room Status Management），打开房态管理窗口。左边:客房列表条件。系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：楼号（Building）、房号（Room）、房类（Type）、客房特征（Feature）、起始房号（Rm. begin）。左下角，显示客房及客人基本信息。中部，显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。右边：房态管理功能按钮。房态管理操作房态管理用于修改房态，可以单个处理，也可以批量处理。可能设置的房态有：干净房、脏房、维修房、锁房、临时房态。设置方式大致相同，下面以设置干净房为例，加以说明。单个处理（设置干净房）：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击CL按钮，弹出提示窗口，单击确认（OK）。批量处理（设置干净房）：（1）、房态管理窗口下，多选目标客房；注意：选择记录的方式：、利用窗口上全选、反选按钮；、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（2）、单击CL，弹出提示窗口，单击确认。设置维修房：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击OO按钮，弹出客房维修设置（maintain）窗口，录入维修时间段，选择维修原因（Reasons），备注（Remarks）可选择输入，输入完毕后，单击确认（OK），设置完成。Q-RoomQ-Room饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，系统中关于Q-Room的业务流转图如下。 F/O 本日预订宾客到店，客房还是脏房 F/O 安排客人休息等待设置Q-Room，通知客房中心紧急打扫系统开始记录等待时间 Housekeeping 根据前台提供房号，紧急打扫 Housekeeping 打扫完毕，通过取消Q-Room，通知前台客房打扫完毕 F/O 通知客人，请客人进房客房入帐Room Posting入帐Posting操作步骤:（1）、单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击入帐（Room Posting），打开帐务处理窗口；（2）、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于NO处。将光标定位于代码（Code）处，按F1，打开菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，光标定位于数量（Numb）处，系统默认数量为1，输入实际需要数，服务费（SRV）处选择服务费收取比例，系统自动显示收取服务费后的费用（Charge）。（3）、用类似（2）的方法录入其他费用。（4）、如果是住店客人,请在房号（Room）处输入房号，回车，系统弹出帐号查询（Reservation & Master Query）窗口，确认客人信息后,单击确认，退出帐号查询（Reservation & Master Query）窗口，单击存盘（Save），帐务录入成功。注意：服务费（SRV）计算方式有百分比方式、金额方式，系统默认是按百分比方式。NO用于输入手工单号。房号（Room）若是住店客人，在此输入房号。折扣（Disc）指的是打折的程度，若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入0.1；若现金优惠，则输入金额即可；只要有折扣，系统就要求操作员输入优惠的理由，按F1可获得帮助。如果没有折扣，此项不填。 页：6核实结帐C/O一、转客房帐（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、查看房号（Room）处是否已有房号，若有，直接单击窗口右边客帐（Rm. Act.），系统自动将该帐务转至房间。若无，则先补充房号信息，在转帐至房间，步骤如下。单击修改（Modify），房号（Room）处输入房号，回车，系统弹出帐号查询（Reservation & Master Query）窗口，确认客人信息后,单击确认（OK），退出帐号查询（Reservation & Master Query）窗口，单击存盘（Save），单击窗口右边客帐（Rm. Act.），系统自动将该帐务转至房间。二、现结（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、单击结帐（C/O），弹出结帐（Check-out）窗口，系统默认现金结算，操作员可将光标移动至此，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式即可。（3）、单击收款（Input），单击打印（Print Bill），若要打印，单击确定（OK），否则单击退出（Exit）。错帐处理客房中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。（一）、修改信息发现地点、NO、优惠信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击修改，回到帐务输入窗口，修改相关信息。漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，然后再输入正确的费用。若是发现已经结帐的帐单有误时，也只能通过输入一笔负数量的费用，冲销。其操作类似与帐务录入，值得注意的是，修改只有在存盘后才有效。（二）、取消未结的帐即销单销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。系统将记录销单情况。单击销单，系统提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击是（Y），销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。（三）、冲销已转至前台的帐务，使用该功能。操作步骤：（1）、执行客房中心本日细帐查询，打开帐务查询窗口，输入查询条件，单击检索；（2）、找到目标帐务，双击可打开看明细；（3）、核实正确后，单击冲账，弹出确认窗口。（4）、单击是（Y），系统提示“冲账成功”，细帐列表中该帐务状态显示为“冲账”。客房清洁工作量分配客房清洁工作量分配用于协助管理人员按照当班员工人数，分配客房清洁工作量分配。操作步骤：（1）、单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击客房清洁工作量分配（Assign room lean work load），打开工作量分配窗口。（2）、单击分配（Assignment），弹出提示窗口“确信要重新分配工作量吗？”；（3）、单击是（Y），弹出输入人数窗口，输入后，单击确定（OK），显示分配结果；（4）、打印分配结果，分发给清洁员，即可。失物拾物拾物登记失物招领可以分为两类：拾物登记和遗失报告登记。拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理，以便将来归还给失主。单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击拾物遗失列表（Lost& Gleanings），打开失物拾物列表。该窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。双击选中记录，打开拾物登记单，操作者可查看或修改相关信息。新建（New）用于打开一空白拾物登记单，登记；删除（Delete）用于删除当前登记单；领取（Receive）用于物品还给失主时，填写领取人相关信息。操作步骤：（1）、单击新建（New）按钮，打开拾物登记单。（2）、选择等级（Grade），输入单据号（F olio no.），输入失物（Lost article），选择类别（Type），输入估价（Evaluate）、表述（Declare）、拣到人（Finder）、地点（Place）、报告人（Reporter）、时间（Time）。单击存盘（Save），系统提示“单据存盘成功！”。（3）、单击OK确定，拾物登记单新建成功。遗失报告用于登记管理客人的遗失物品。单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击拾物遗失列表（Lost& Gleanings），打开失物拾物列表，单击遗失报告单（Losts Report）标签页，该窗口显示了当前所有登记的遗失记录。双击某记录，打开“遗失报告单”。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致，不再细述。领取操作步骤：（1）、单击客房中心（Housekeeping），打开下拉菜单，单击拾物遗失列表（Lost& Gleanings），打开失物拾物列表，找到该记录，双击打开拾物登记单。（2）、单击领取（Receive），弹出失物领取确认窗口，若有遗失关联单，报失关联（Reported Losts）处，按F1，打开窗口，选择关联记录，若没有遗失关联单，则不需要录入该信息。录入领取人信息，输入领取人（Receiver）、证件（Certificate Type）、证件号码（Certificate no.）。（3）、单击确认（Affirm），系统提示“领取完成！”。报房与查房报房与查房报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门：预订接待、前台收银、客房中心，只有这三个部门协调配合，一起使用，才能真正起作用。单击查询（Query），打开下拉菜单，单击报房与查房（Check & Reports），打开报房与查房。该窗口分为查房流水记录和入住流水记录两个部分，系统默认“实时刷新”、“声音提示”。入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况，当前台有客人入住时，系统将自动发出嘟嘟的声音，提示客房中心，某某房间有人入住。客房中心回应后，提示声停止。查房流水记录显示的是客房中心的查房情况。 预订接待与客房中心如接待处0424房间客人入住，客房中心报房与查房窗口“入住流水记录”增加一条信息。单击开房、开毕，提示声消失，“入住流水记录”中“说明”处显示，同时自动显示完成时间等信息。 前台收银与客房中心一般客人结帐之前，酒店前台要通知客房中心查房，看看房间里的设备是不是有损坏等。实际中，酒店前台和客房中心是通过内部电话来传递有关房间的信息的。本系统专门设计了“通知查房”这个功能，使酒店也可以用电脑实现客房中心与前台的交流。前台帐务主单下，按F7，弹出客房确认窗口，单击是（Y），系统自动报房。客房中心显示查房流水记录，同时有嘟嘟的声音提示操作人员。系统默认该窗口实时刷新和声音提示。此时如果客房中心的报房与查房窗口是打开的，那么该窗口查房流水记录中将自动显示一条新的查房记录，同样的也会有声音提示工作人员。客房中心操作完查房、之后，单击查毕，前台将会收到有关查房的信息。查询其他当前宾客档案X5系统中，宾客列表按照业务侧重点分为以下几种：预订宾客列表（Reservation List）、当前宾客列表（Current Guests List）、历史宾客列表（History Guests List）等。列 表 名默认状态说 明预订宾客列表（Reservation List）R（预订）查询预订宾客信息可优先考虑使用该宾客列表；当前宾客列表（Current Guests Li