印鉴管理办法226-234.doc

湖南富兴集团管理制度汇编印鉴管理办法FX/QG-XZ 200706-02第一章 总 则第一条 为加强印鉴管理，规范印鉴使用程序，防范经营风险，依据国家有关规定，结合集团实际，特制定本办法。第二条 印鉴管理遵循“严格审批、专人管理、分级负责、规范使用”的原则。第三条 本办法适用于集团及下属企业。第二章 职责与范围第四条 集团总裁办是全集团印鉴的归口管理部门，负责对印鉴管理工作进行指导、检查和监督；各事业部、子公司综合部是本系统(单位)印鉴管理的责任管理部门。第五条 本办法所指的印鉴，是集团及下属企业依法依规刻制的各类单位（部门）公章、专用章以及企业法定代表人名章。范围包括：(一)对外具有法律效力的印鉴：包括集团、子公司行政公章、合同专用章、财务专用章、银行印鉴等。(二)对外不具有法律效力、仅限于企业内部使用的印鉴：包括集团联合工会、监事会、安委会、各事业部、各职能中心印鉴和子公司内设部门印鉴等。(三)企业法定代表人名章。第三章 刻 制第六条 刻制职责：(一)行政公章、合同专用章的刻制1、集团行政公章和合同专用章，由集团资金中心负责刻制；2、事业部、子公司行政公章和合同专用章，由综合部负责刻制。(二)财务印鉴，由使用单位财务部门刻制。(三)集团联合工会、监事会、安委会、事业部、职能中心印鉴，在组织机构变更或成立后，由总裁办负责刻制。(四)子公司内设部门印鉴，由本单位综合部负责刻制。（五）各级企业法定代表人名章，由本单位综合部负责刻制。第七条 刻制审批和工作流程：（一）集团行政公章和合同专用章：资金中心提出集团分管领导审批按工商管理部门有关规定完成刻制审批单加盖印模，交总裁办备案。（二）事业部、子公司的行政公章和合同专用章：综合部提出事业部总经理或分管领导审批综合部刻制审批单加盖印模，交总裁办备案。（三）财务印鉴：使用单位财务部门提出集团财务中心总经理审核财务副总裁审批使用单位财务部刻制审批单加盖印模，交总裁办备案。（四）集团联合工会、监事会、安委会、事业部、职能中心印鉴：总裁办提出集团分管领导审批总裁办刻制审批单加盖印模，交总裁办备案。（五）子公司内部印鉴：本单位综合部提出单位主要负责人审批本单位综合部负责刻制审批单加盖印模，交所在事业部综合部备案。（六）各级企业法定代表人名章：综合部提出报上一级分管领导审批综合部刻制审批单加盖印模，交总裁办备案。第八条 刻制要求：（一）印鉴的刻制，均需由印鉴使用单位提出申请(见附表一)。（二）行政公章和合同专用章需按工商管理部门有关规定刻制，财务印鉴需按国家金融系统的相关要求刻制。（三）印鉴刻制后，须及时移交专管员保管并办理移交手续，专管员的直接上级监交。第四章 管 理第九条 管理职责印鉴专管员负责对各类印鉴进行管理。印鉴专管员中途岗位调整、调动或离职，应办理变更手续。印鉴专管员的变更按下列程序进行：单位(子公司)提交保管变更授权申请表(见附表二)所属事业部或分管领导审核总裁或总裁授权委托人审批总裁办备案下发变更授权通知。第十条 管理权限（一）对外具有法律效力的印鉴：1、集团、子公司行政公章、合同专用章，由集团指定的专管员负责管理。2、财务专用章、财务印鉴的保管，按照财务管理办法的相关规定办理。（二）对外不具有法律效力、仅限于企业内部使用的印鉴，由单位(部门)主要负责人负责管理。（三）企业法定代表人名章，由单位指定并经法人代表授权的专管员负责管理。第十一条 工作要求（一）印鉴专管员须及时建档登记。登记项目包括印鉴名称、数量、登记日期、启用时间(或注销时间),并加盖印模备案。（二）各单位的印鉴专管员应建立本单位印鉴目录，加盖印模报集团总裁办备案，总裁办在核实后建立全集团印鉴目录（除子公司内设机构印鉴外），进行动态信息管理。（三）印鉴专管员应建立印鉴管理记录，注明印章名称、枚数、启用日期、保管人、审批人、停用日期等信息。（四）印鉴专管员出差三天(含)以上的，须委托他人临时代管。临时代管按下列要求进行：1、对外具有法律效力的印鉴：（1）集团行政公章、合同专用章，由集团指定临时责任人代管；子公司行政公章、合同专用章，由所属事业部总经理指定的临时责任人代管。（2）财务专用章、财务印鉴的临时代管，按照财务管理办法的相关规定办理。2、对外不具有法律效力、仅限于企业内部使用的印鉴，由单位(部门)主要负责人委托授权人临时代管。3、企业法定代表人名章，由单位或法人代表指定的临时责任人代管。（五）各单位(部门)须制订相应的管理实施细则，添置保管设施，确保印鉴安全。印鉴管理有异常现象或遗失，应保护现场，视所失印章重要程度决定是否报警。对外具有法律效力的印鉴遗失，应请示上级主管领导，迅速在当地主要报纸上刊登作废声明，并按规定程序及时补办。第五章 使 用第十二条 工作职责（一）印鉴专管员加盖印鉴时，应履行以下职责：1、审批程序是否符合制度规定；2、最终审批人是否超越权限；3、加盖印鉴的文本内容是否与审定的文本完全一致。（二）集团总裁办对印鉴使用情况进行定期或不定期专项检查。第十三条 使用流程及审批权限（一）对外具有法律效力的印鉴：经办人填写印鉴使用申请表(见附表三)，合同专用章凭合同审批单，行文盖章凭文件签发审批单主管领导审核分管领导审批专管员加盖印鉴；（二）对外不具有法律效力的印鉴：经办人申请主管领导审核分管领导审批专管员加盖印鉴；（三）法定代表人名章：经办人申请法人代表本人或授权委托人审批专管员加盖印鉴。第十四条 印鉴使用要求：（一）对外印鉴使用应准确、规范，做到专章专用。（二）加盖印鉴一律按规定进行登记，建立印鉴使用登记表（见附表四）。(三)加盖印鉴时要做到位置恰当，图形端正，字体清晰；凡有存根的介绍信、证明信、经济合同等，应加盖骑缝印鉴。(四)任何人不得在空白稿纸或空白介绍信上加盖印鉴，特殊情况需报上跨一级主要领导审批。携带加盖公司印鉴的空白文纸外出时应密封，开封使用时必须至少两人同时在场，事后应将用印文纸复印，及时向审批领导汇报实际使用情况，并由印鉴专管员做好登记。(五)个人不准携带企业印鉴。特殊情况报上级主管领导审批同意后，按下列规定操作：1、需携带印鉴外出在公司所在地办事的，由印鉴专管员携带陪同，并作好详细登记。2、需携带印鉴离开公司所在地外出办事的，印鉴必须密封，且使用时必须至少两人同时在场，使用完后应密封带回，并做好详细登记。第六章 印鉴的停用与变更第十五条 有下列情况，印鉴须停用：（一）机构变动或机构名称改变；（二）主管部门通知改变印鉴图样；（三）印鉴使用损坏；（四）印鉴遗失或被窃，声明作废。第十六条 印鉴的变更，须提出变更申请(见附表一)。印鉴变更的审批、登记，与印鉴刻制程序相同。第十七条 印鉴停用和变更应报主管领导审批后发布正式的停用或变更通知，在规定时间内知照各关联单位（部门）。经办人及时将停用和变更的印鉴送总裁办（事业部综合部）封存。总裁办负责全集团停用和变更印鉴的备案登记工作。第七章 印鉴的缴销第十八条 印鉴的缴销，须按印鉴刻制的审批程序报批后方可执行。集团行政章、合同专用章、职能中心部门印鉴由集团总裁办缴销；财务类印鉴由集团财务中心缴销；各子公司内设部门印鉴由事业部综合部缴销。第十九条 缴销印鉴须建档登记。登记项目包括印鉴名称、数量、停用日期、缴销时间、缴销单位、缴销人签名,并加盖印模备案。第二十条 销毁印鉴时，由至少两人同时执行，须由行政综合部门的上一级主管领导监销。第八章 罚 则第二十一条 凡违反本办法第六、七、八条之规定，未经审批或未按规定刻制印鉴，未造成经济损失的，处责任人50-500元罚款，造成经济损失的全额赔偿。第二十二条 凡违反本办法第十一条各款之规定，未造成经济损失的，处责任人20-100元罚款，造成经济损失的全额赔偿。第二十三条 凡违反本办法第九、十条之规定，处单位主要负责人50100元的罚款。 第二十四条 凡违反本办法第十二条之规定，未造成经济损失的，给予责任人20-100元罚款；造成经济损失的全额赔偿。第二十五条 凡违反本办法第十三条之规定，未造成经济损失的，给予责任人50-200元罚款；造成经济损失的全额赔偿。第二十六条 凡违反本办法第十四条第一、二、三款之规定，给予责任人50-100元罚款，违反第四、五、六款之规定的，处责任人100500元罚款。第二十七条 凡违反本办法第十五、十六、十七条之规定，处责任人10-100元罚款。第二十八条 凡违反本办法第十八、十九、二十条之规定，处责任人10100元罚款。第九章 附 则第二十九条 本制度由集团总裁办负责解释。第三十条 本制度自颁布之日起实行。附表一：湖南富兴集团印鉴刻制(变更)申请表印 鉴 名 称申请刻制(变更)事由： 申请人： 年 月 日申请人所在单位意见： 第一负责人： 年 月 日事业部总经理或集团分管领导审批意见： 审批人： 年 月 日行政管理部门备案审核意见： 负责人： 年 月 日备注 经办人签名： 年 月 日附表二：湖南富兴集团印鉴保管(变更)授权申请表印 鉴 名 称保管(变更)被授权人(专管员)姓名岗 位保管(变更)授权起止时间自 年 月 日至 年 月 日申请保管(变更)授权事