档案信息化建设与远程利用PPT课件

1 档案信息化建设与远程利用 虞翔2014 2 2006 2020年国家信息化发展战略 指出 信息化是当今世界发展的大趋势 是推动经济社会变革的重要力量 大力推进信息化 是覆盖我国现代化建设全局的战略举措 是贯彻落实科学发展观 全面建设小康社会 构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择 3 档案信息化建设 对档案信息化建设的认识我市档案信息化建设进程与探索实现档案信息化的必要条件和保障措施 4 一 对档案信息化建设的认识 1 档案信息化的含义在 档案信息化建设导论 一书中是这样定义的 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下 在档案管理活动中全面应用现代信息技术 对档案信息资源进行处置 管理和提供利用服务 换句话说 档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点 向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程 5 档案信息化的四个要求 一是要实现档案信息的数字化和网络化 基础条件 二是要实现档案信息接收 传递 存储和提供利用的一体化 技术途径 三是要实现档案信息高度共享 最终目标 四是要实现档案管理模式的变革 管理理念与手段 6 2 档案信息化的内容 一是基础设施建设 网络环境建设硬件环境建设系统软件建设 7 二是档案信息资源建设 馆藏档案的数字化电子文件的采集和接收 8 三是标准规范建设 管理性标准规范业务性标准规范技术性标准规范 9 四是应用系统建设 一般应具备收集系统 管理系统 利用系统等三大模块 10 五是人才队伍建设 管理型 技术型和复合型人才 11 六是档案信息安全保障体系建设 加强对计算机档案管理系统的管理 确保档案数据库安全 内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离 加强身份认证和密钥管理 确保档案信息网络传输的安全 非公开的档案信息一律不得上外网 12 3 档案信息化建设的作用和意义 一是通过档案信息化建设 可以真正实现档案信息资源共享 发挥档案信息的规模优势和综合实力 二是通过档案信息化建设 借助网络平台 可以扩大潜在的档案信息利用群体 提高档案的利用效率 三是通过档案信息化建设 可以促进档案工作各个环节的现代化 实现真正意义上的 文档一体化 管理 四是通过档案信息化建设 可以促进现行文件 政府公开信息和档案管理 三位一体 管理模式的实现 13 二 我市档案信息化建设进程与探索 我市档案信息化建设工作自1992年开始起步完成了 长春市2004 2010年档案信息化建设发展规划及实施方案 的制定完成了网络基础设施建设工作完成了应用系统建设工作加快了档案信息资源库的建设工作全面推行了市直机关电子文件归档管理工作2012年成立了档案信息化工作处 专门负责和档案信息化有关工作 14 三 实现档案信息化的必要条件和保障措施 1 实现档案信息化的必要条件一是网络系统二是档案信息网站 网页 的建立三是档案管理应用系统四是完善的档案数据库 15 2 实现档案信息化的保障措施 一是机制保障二是制度保障三是人员保障 16 综述 要以科学发展观为指导 推进档案信息化建设 国外一些发达国家的信息专家认为 社会信息化正处于 深水区 或 高风险期 存在着 沙滩 现象 孤岛 现象 鸿沟 现象等 因此 我们必须以科学发展观为指导 坚持以人为本 全面 深刻地认识和把握好档案信息化规律 真正将档案信息化作为一项系统工程 处理好人与信息技术 业务基础建设和信息系统建设 总体规划和分头建设与实施等关系 确保各层次 各环节工作的相互衔接 17 档案远程利用 开展档案信息远程利用工作的基本情况 长春市电子档案远程利用管理暂行办法 的有关说明 18 一 开展档案信息远程利用工作的基本情况 1 什么是档案信息远程利用档案信息远程利用是指在一定的行政区域内各级国家档案馆通过在统一的档案管理系统中共建共享不涉密档案专题数据库 以计算机或传真电话机为传输工具 远程互换档案信息 为当地档案利用者出具异地档案证明和档案参考材料的行为 19 2 开展档案信息远程利用工作的目的提升档案馆公共服务能力 满足公众的现实需求 实现 就近查档 跨馆出证 20 3 主要做法 一是组织保障 二是整合资源 三是统一规范 四是明确责任 五是分步实现 21 二 长春市电子档案远程利用管理暂行办法 的有关说明 2014年7月23日 长春市政府第19次常务会议审议并通过了 长春市电子档案远程利用管理暂行办法 长春市人民政府令第55号 自今年9月5日起施行 22 一 办法 的出台过程 二 办法 的主要内容 23 1 立法目的 依据 适用范围和相关定义 第一条为了加强电子档案远程利用管理 满足公民 法人或者其他组织远程利用档案需求 根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国电子签名法 等法律 法规的规定 结合本市实际 制定本办法 第二条本办法适用于本市行政区域内市 县 市 区档案馆电子档案远程利用的管理 24 第三条本办法所称电子档案 是指存入电子档案远程利用系统中的文书类电子文件 本办法所称电子档案远程利用 是指档案馆通过电子政务网及其电子档案远程利用系统 为公民 法人或者其他组织提供档案证明或者档案参考材料的行为 本办法所称电子印章 是指档案馆出具档案证明时 用于识别档案馆身份并表明认可其中内容与档案原件相同的电子数据 25 2 办法 明确了电子档案的法律效力 第十六条档案馆应用电子档案远程利用系统出具的载有电子印章的档案证明 具有与档案原件同等的效力 26 3 办法 明确了电子档案的利用方式 第十三条档案利用人可以凭身份证 介绍信等有效证件 向就近档案馆提出利用需求 或者通过电话 网络等方式预约 第十四条档案馆应当为档案利用人免费提供电子档案远程利用服务 档案馆接到档案利用人提出的远程利用需求时 应当核对 登记档案利用人身份 对符合利用规定的 及时提供查询服务 对不符合利用规定的 应当告知并说明理由 27 第十五条档案馆有可利用档案的 应当及时为档案利用人提供档案证明或者档案参考材料 没有可利用档案的 应当现场给予答复 并为档案利用人提供相关咨询服务 28 4 办法 明确了档案主管部门 档案馆及其工作人员的职责 办法 第四条 第五条 第十一条 第十二条等均做出了相关规定 29 5 办法 明确了各级政府 有关部门和单位的相应职责 第六条发展和改革 工信等部门应当按照各自职责 做好电子档案远程利用的相关工作 第七条市 县 市 区人民政府应当将档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划 将电子档案远程利用建设纳入本级政府信息化规划 30 第八条鼓励连接电子政务网络的专门档案馆和国家机关 企业事业单位以及社会团体加入电子档案远程利用系统 共建 共享电子档案资源 第九条向档案馆移交档案的单位应当按照国家档案行业标准做好电子文件归档 移交工作 31 6 办法 设定