Lotus notes 使用手册 - 金华盛纸业.doc

第 1 页 共 23 页 目目 录录 LOTUSLOTUS NOTESNOTES 使用手册使用手册 3 3 一 工作环境介绍 3 1 进入工作环境 3 2 环境介绍 5 二 邮件管理 7 1 新建个人 通讯录 7 2 撰写邮件 11 3 保存邮件 14 4 打印邮件 15 5 发送邮件 16 6 接收邮件 16 三 设置发送前的选项 17 1 加密 17 2 优先级 18 3 类型 19 4 重要性 20 5 签名 20 6 邮件跟踪 21 7 禁止邮件的拷贝 21 8 置邮件答复的期限 22 第 2 页 共 23 页 9 设置邮件的失效日期 22 10 把回信以送给其他人 22 第 3 页 共 23 页 LotusLotus notesnotes 使用手册使用手册 一 一 工作环境介绍工作环境介绍 1 1 进入工作环境进入工作环境 1 在操作系统桌面上依次选择 程序程序 lotus lotus 应用程序应用程序 notes notes 选项选项 运行普通用户软件 如图 1 1 图图 1 11 1 2 首先出现在屏幕上的是 notes R5 的版本及版权信息界面 如图 1 2 点击 开始 程序 lotus 应用程序 lotus notes 第 4 页 共 23 页 图图 1 21 2 3 接着出现 输入口令 对话框 如图 1 3 图图 1 31 3 4 输入自己的用户的口令后 然后单击 确定 按钮 进入普通用户 工作界面 如图 1 4 图图 1 41 4 单击 邮 件 第 5 页 共 23 页 2 2 环境介绍环境介绍 1 打开的邮件数据库 图 1 5 图图 1 51 5 在邮件数据库左边的导航窗格中 包括了许多视图和文件夹 说 明如下 收件箱 收件箱 保存其他用户发送来的电子邮件 草稿 草稿 保存未发送的电子邮件草稿 当我们把草稿修改好并发送 Notes 会自动将 草稿 文件夹中对应的邮件草稿删除 如果我们创建 了信笺 Notes 也会把未发送的信笺保存在草稿中 发件箱 发件箱 当我们完成了一封邮件后 单击了 发送并保存 按钮 则 Notes 会在发送邮件的同时把该邮件保存在邮件数据库中的所有邮件 废纸篓废纸篓 保存想删除的邮件 我们可以在以后删除这些邮件 讨论线索 讨论线索 保存带答复的邮件 定则 定则 在邮件数据库中制定操作规则 我们可以通过这些操作规则进 第 6 页 共 23 页 行处理工作 如把收件箱中存放时间超过一个月的邮件删除 把重要 级别为 高 的邮件指定的文件夹中等 群组日历 群组日历 根据每个群组用户的个人日历 进行群组的日程安排 如 安排会议 约会等 信笺 信笺 可以在该视图建立 删除 编辑信笺等操作 2 如我们想发送一封邮件 我们单击视图中的 新建便笺 出现如 下的视图 在收件人一栏中输入收件人的名称或邮箱地址 然后在 内容栏中输入信件内容 写完后点击 发送 如图 1 6 所示 收 件的一些具体功能 我们会在后面 邮件管理 中看到 图图 1 61 6 输入完 收 件人 主 题 内容 后 点击 发送 第 7 页 共 23 页 二 二 邮件管理邮件管理 邮件系统是 notes 的一个重要组成部分 通过邮件系统 可以快速实 现与外部信息的交流 提高工作效率 在写一封邮件之前 创建一个自己 的通讯录是必不可少的 我们先来看一下如何来创建 通讯录 1 1 新建个人新建个人 通讯录通讯录 1 首先打开 lotus notes 用户界面 2 建立个人通讯录的具体操作 请参见下列组图 图图 2 12 1 至图至图 2 92 9 图图 2 12 1 单击 通 讯录 第 8 页 共 23 页 图图 2 22 2 图图 2 32 3 点击 添加 联系人 输入用户 名称 输入用户的 电话号码 点击这里 出现图 的 对话框 第 9 页 共 23 页 图图 2 42 4 选择个人使用的邮件系统类型 若该用户是 lotus notes 内部用 户 则选 lotus notes 单击 确定 后出现下图的对话框 图图 2 52 5 图图 2 62 6 如果用户不是此 lotus notes 的用户 假设该用户的 e mail 地址 输入该用户的 用户名 如 postmaster 输入 notes 网络 域 信息输入完成 后要点击 保 存退出 若该用户为 lotus notes 内部用户 选择此项 第 10 页 共 23 页 为 myemail 则选择 internet 邮件 图图 2 72 7 图图 2 82 8 在图中输入该用户的 用户名 以及 Notes 网络域 输入完成 后单击 确定 该联系人的相关信息如下图 图图 2 92 9 这样便完成了新联系人的信息录入 在写邮件时 收件人 就可 若该用户 不是 lotus notes 内部 用户 选择 internet 邮件 在这里输入该用户 的 e mail 地址 myemail 信息输入后不 要忘了点击 保存退出 第 11 页 共 23 页 以在 地址 中找到该用户 2 2 撰写邮件撰写邮件 1 撰写邮件之前 先打开邮件数据库 2 在 创建 下拉菜单中依次选择 邮件 便笺 项 如果邮件 数据库已经处于打开状态 则单击工作环境中的 新建便笺 按钮 或在 创建 下拉菜单中选择 便笺 项 3 在工作区中系统自动显示邮件的名称 时间 我们依据各标题对应 的域 输入相应的内容 收件人收件人 输写收件人地址时 我们在该域中输入收件人的名称和完整地址 如果收件人有多个 则各个不同的收件人之间用 隔开 但是如果 第一次输入收件人的信息时 都要输入很长的一串地址 这会将用户 觉得非常麻烦 这样我们刚刚建立的联系人信息就用上了 在邮件撰 写工作区中单击 地址 按钮 出现 选择地址 对话框 抄送抄送 如果在 抄送 域中输入个人或组织的姓名 则抄送人将拥有一份 该邮件的拷贝 如果指定抄送人为多个 则各个抄送人之间用 隔 开 确定抄送人地址时 我们可以在该域中输入抄送人的名称和完整 地址 也可以通过邮件作区中单击 地址 按钮 出现 邮件地址 对话框 密送密送 密送是指要把邮件拷贝发送到重要的检阅人手中 确定密送人地址 时 我们可以在该域中输入抄送人的名称和完整地址 也可以通过邮 件作区中单击 地址 按钮 出现 邮件地址 对话框 主题主题 邮件的主题就象是文章的内容提要 即把邮件的内容浓缩成一两句 话 正文输入正文输入 第 12 页 共 23 页 正文是邮件的主体内容 notes 可以让我们安排各种样式的正文 还可以在正文中加入图片等 在 notes 中 一个邮件就是一个文档 因此 凡是在文档中可以进行的操作 在邮件中都适用 如建立视图 链接 文档链等 4 下面用一组图 图图 2 102 10 至图至图 2 142 14 来演示这些操作步骤 图图 2 102 10 图图 2 112 11 单击 地址 按钮可 以来选择 收件人 抄送 密送 选 项 也可以直接输入 点击 邮件 第 13 页 共 23 页 图图 2 122 12 图图 2 132 13 刚才输入的两个用户都在此 通讯录中 选择 IT postmaster 为收件人 zhang myfriend 为抄送 单击 确 定 第 14 页 共 23 页 图图 2 142 14 3 3 保存邮件保存邮件 当写完一封邮件后 我们可能想保留一份该邮件的备份 这时可以 选择在发送邮件的同时保存邮件 有时候 一封邮件并不是一次写好就 发送出去 可能要经过多次修改 这时我们可以把该邮件保存为一个草 稿 方法是 在 操作 下拉菜单中选择 存为草稿 或者在邮件工作 区单击 存为草稿 按钮 还有一种情况是 在发送邮件后 我们还想把邮件保存在别的地方 方法是 在邮件工作区中单击 发送并归类 按钮 出现 移至文 件夹 对话框 如图 2 15 所示 这里就出现 了相应的邮 件地址 这里是邮 件正文 第 15 页 共 23 页 图图 2 152 15 可以在对话框中选择一个文件夹 如 收件箱 或 废纸篓 我们 也可以把邮件放置在一个新建的文件夹中 方法是 在对话框中单击 创建新文件夹 按钮 新建一个文件夹 然后把邮件放置到新文件夹 中 当我们在对话框中选择好文件夹后 单击 移动 按钮 便可以把 邮件移到指定的文件夹中 4 4 打印邮件打印邮件 在 notes 中 可以打印写好的邮件 打印一封邮件的步骤如下 1 撰写好要发送的邮件 2 在 文件 下拉菜单中选择 打印 项 出现 打印文件 对话框 如图 2 16 至图 2 17 所示 图图 2 162 16 点击 打印 第 16 页 共 23 页 图图 2 172 17 5 5 发送邮件发送邮件 当我们撰写好邮件后 便可以发送邮件了 在发送邮件之前 notes 还可以让我们设置各种发送选项 如发送优先级 加密 签名等 6 6 接收邮件接收邮件 在 notes 的邮件系统中也提供了接收邮件的功能 由其他用户发送 来的邮件都保存在 收件箱中 如图 2 18 所示 我们只要双击就可以打 开该邮件的内容了 图图 2 182 18 该对话框中可以设 置打印机 打印范 围 打印区域 草 稿质量 份数等 按实际要求确定各 选项后 单南 确 定 按钮 便可以 打印邮件了 表示邮件 没有被阅 读过 表示这是 一封重要 邮件 第 17 页 共 23 页 三 三 设置发送前的选项设置发送前的选项 1 1 加密加密 我们可以根据邮件的重要程度对邮件进行加密 步骤如下 图图 3 13 1 图图 3 23 2 选择 文件 惯用选项 用户惯用 选项 选择 邮件 和新闻 选 项 第 18 页 共 23 页 图图 3 33 3 2 2 优先级优先级 邮件的发送优先级指服务器发送邮件的先后顺序 高优先级的邮件 先发送 如果选择低优先级 则服务器会在线路空闲时发送邮件 确定 邮件发送优先级的步骤如下 图图 3 43 4 将 加密发 送邮件 前 勾上 然后单击 确定 单击 邮件递选 项 出现 邮 递选项 对话框 第 19 页 共 23 页 图图 3 53 5 3 3 类型类型 在 notes 中 可以把发送的邮件进行分类 如机密 感谢信等 对 邮件进行分类是通过邮件的邮戳进行的 确定发送邮件类型的下 单击邮件工作区中的 邮递选项 按钮 同 优先级 出现如下 对话框 图图 3 63 6 在 邮递优先级 下拉框中选择 发送的优先级别 高 一般 或 低 设置完成后 单击 确 定 在 邮戳类型 下拉框中选择发 送邮件的类型 第 20 页 共 23 页 4 4 重要性重要性 对于有些重要文件要求收件人尽快阅读 我们可以为发送的某些重 要邮件设置重要性图标 以引起收件人的注意 确定邮件重要性的步骤 如下 单击邮件工作区中的 邮递选项 按钮 同上 出现如下对话框 图图 3 73 7 5 5 签名签名 在邮件中进行签名的目的是使收件人确信发送的信件是由我们发出 的 对发送的邮件进行签名的步骤如下 在 文件 下拉菜单中依次选择 惯用选项 notes 惯用选项 项 同 加密 在 重要性 下拉框 中选择发送的重要性 一般 高 或 低 选择 签发邮件 复 选框后 在以后发送 邮件时 notes 会自 动给每一封邮件签名 第 21 页 共 23 页 图图 3 83 8 如果我们只是想对当前邮件进行签名 而不是每地封邮件都进行签 名 则可以按下述步骤进行 1 在上面的 notes 惯用选项 对话框中不选择 签发邮件 复选框 2 单击邮件工作区中的 邮递选项 按钮 出现 邮递选项 对话框 如下图 图图 3 93 9 6 6 邮件跟踪邮件跟踪 7 7 禁止邮件的拷贝禁止邮件的拷贝 我们发送完一封邮件后 还存在一个问题 如何知道收件人已经收 到我们的 或者如果收件人没有收到 我们也可以知道这是一封发送失 败的邮件 因此 我们在发送邮件时 可以进行发送跟踪 进行步骤如 下 单击邮件工作区中的 邮递选项 按钮 出现 邮递选项 对话框 在 对话框 中选择 签名 复选框 系 统只会对此封邮件签 名 第 22 页 共 23 页 图图 3 103 10 8 8 置邮件答复的期限置邮件答复的期限 9 9 设置邮件的失效日期设置邮件的失效日期 1010 把回信以送给其他人