怎么样建立自己的时间管理系统.doc

怎么样建立自己的时间管理系统 我接触GTD也有几年了，在这几年的使用过程中逐渐形成了适合自己的一套系统，下面我就把自己的这套体系介绍一下，和大家做一下分享。首先是收集箱（Inbox）。收集箱的功能是要能够随时随地方便记录你头脑里的任何想法，当然对于时间管理来说主要是记录你的计划、打算、愿望。比如当前我收集箱里记录的”给女儿办理城镇居民医疗保险”、”下一篇要写的博客文章如何在wordpress中建立一个个性化的Demo页面”或者”学习韩语”等等，凡是你想到的东西都可以在收集箱里记录下来。这个写下来的过程很重要，它可以帮助你清空大脑。这样做的目的是不要让大脑不断的耗费精力去记住事情，而要使你拿出更多的精力放在如何做事情上。在收集箱的工具使用上我觉得纸和笔也许是一个不错的选择，它的特点是简单快速，什么时候有想法什么时候写下来就是了。但是缺点是携带不太方便，也显得过于正式。口袋里总放上一个小本子和一支笔好像老觉得有些碍事，也许不小心还会让笔戳了大腿。别人要是总看见你拿个小本子划来划去的难免多问几句，你还总得解释一下，比较烦。所以我还是选择使用手机，毕竟手机人人都有，你没事拿着手机用别人也不会多问什么。我目前使用的手机是windows mobile平台的，之前使用的收集箱工具是Evernote里的便签功能和录音功能，但是用过一段时间后我发现软件的打开速度是一个问题，毕竟Evernote是个比较大的程序，速度还是有一些慢，最后慢慢的就过渡到了简单实用的windows mobile手机里自带的word mobile程序了，也就是目前我所使用的收集箱工具。当然word程序比起更为简单的txt格式的文本来打开的速度还是稍显慢一些，但是已经能够做到瞬时打开了。这看似不起眼的瞬时打开功能实际上对于收集箱工具来说非常重要，试想你要是用一个经过等待才能编辑的工具，是不是感觉即使在短暂的等待过程中，写下来的欲望已经消失一半了？下图是目前我的收集箱所记录的东西：接下来就是组织和编辑了（To-do list）。这也是时间管理的核心部分。我目前所使用的工具是windows mobile平台下的MyLife Organized软件，这个软件的最大优点在于组织清晰，容易上手，不像我之前所用到的Pocket Informant软件，虽然功能强大，但是过于复杂。在组织编辑阶段需要清楚的一点是：不是所有收集箱里的东西都能和都需要放到GTD软件中的，因为很显然，我们的愿望总是多于我们所拥有的时间。也许你很想做很多事情，完成你的很多心愿，但是你的一天总是24个小时，不会多当然也不会少出一秒。所以我们要把精力和时间放在我们认为重要的事情上面。什么事情对于你来说是重要的？这个因人而异，也需要你不断的去认真思考，经常发生的事情是当前对你来说很重要的事情，你觉得需要花很多时间和精力去投入，过上一段时间之后你会觉得当初完全不值得去做，甚至会觉得把大把的时间放在那件事情上简直是浪费生命。所以这个问题值得我们不断的去思考，因为这决定了我们个人时间的投资方向。在我的MLO软件中，我把日常的事情分为三个大的部分，第一个部分当然就是工作，第二个部分是家人和朋友，第三个部分是个人。这三个不同的部分中分别放入不同方面的事情。在任务的组织方面有一点我觉得很重要，就是对于任务的细化。有一个原则我们需要把握：凡是放在MLO中的任务必须是清楚明了、直截了当就能去干的，而不能是需要动动脑子想想怎么干才能去做的。比如，我上面提到的，”给女儿办理城镇居民医疗保险”这项任务，你不能直接将这个任务写入MLO中，因为它还很不清晰。还需要对这项任务进行细化，将它详细的分解，直到每一件事情都只需要简单的行动就可以了。对于这项任务，我首先需要明确的是城镇居民医疗保险的内容是什么，要知道这方面的内容我需要上网搜索查看相关政策，那就可以将这个这个项目首先分解为”上网查看城镇居民医疗保险政策”