四管理文书PPT课件

项目四日常事务管理类文书 4 1日常事务类文书概述 4 1 1日常事务文书的概念4 1 2日常事务类文书的特点4 1 3日常事务类文书的作用 4 1 1日常事务文书的概念 日常事务文书是指人们在日常生活 学习中 以实用 办事等为目的而使用的一种用途广泛 并具有一定习惯格式的文体 常见的有计划 总结 调查报告 述职报告 规章制度 简报 演讲稿 讲话稿等等 4 1 2日常事务类文书的特点 1 广泛性2 程式化3 针对性 4 1 3日常事务类文书的作用 1 互通信息 协调工作2 提供和保存历史资料 任务一制度 1 制度的含义和种类制度指的是党政机关 团体 企事业单位为维护国家 集体和人民群众的利益 依照有关法律 政策而制定的具有法规性约束性的实用文体 规章制度具有规范行为 指导约束行动等作用 以保证工作 生产 学习 生活的正常进行 它们在社会生活中应用广泛 2 制度的特点要求的统一性规定的具体性规定性是制度的主要特点形式的条例性制度的主要内容 几乎以条款分列 内容的公开性制度是一定的政治或社会意志的体现 要求的规范性主要表现在对于人们的行为和道德的约束上 3 制度的分类根据国家有关规定 制度按制定者的地位大致可分为法律 法规 规章和一般制度等四类 4 制度的结构与写作 制度的结构通常分为标题 正文 落款三部分 标题标题一般是有制发机关的单位名称 事由和文种三部分组成 如 中华人民共和国信息网络传播权保护条例 有的只表明事由和文种 如果所制定的规章制度是实行或者暂行的 则可以在标题内注明 也可以在标题后或者下面加括号注明 正文正文是规章制度的具体内容部分 一般都是分条列出 做到层次清楚 结构严谨 内容比较简单的规章制度 可以先写一个前言 说明依据和目的 然后用 特制定本条例 等过渡 然后按内容的轻重 主次安排顺序 分条列清 内容比较多的 如章程 可以分为总则 分则 附则三部分 每一部分根据内容需要分若干章 每章分若干条 总则是第一章 说明制定该规章制度的缘由 目的 意义等 或者说明该组织团体的性质 宗旨 任务 目标 指导思想等 对全文起统帅作用 分则是正文的主体部分 分章分条逐一说明具体问题 附则说明该规章制度的生效日期 制定 修改 解释的权限以及其他未尽事宜 附则可以单独成章 也可以附在最后 落款在应用文结尾右下角签署制定本规章制度的单位名称和发文日期 如果在标题中出现单位名称 且标题下注明发文日期的 落款可以省略 5 规章制度应注意的问题 一要符合党和国家的方针 政策 符合宪法和法律 二是在内容上要条理明确 清晰 着重说明应该怎样做和不应该怎样做 无须多发议论和讲道理 三是条例所用语言文字应该简洁明了 防止重复和歧义 以更好地传达内容 项目二计划 1 计划的含义计划是国家机关 企事业单位 社会团体及个体为完成某项任务 预先对今后一定时期内的工作 活动所作的安排 打算 部署 谋划 规划和筹措的一种事务文书 1 按适用时间的长短不同 可分为长期计划 中期计划 短期计划三类 具体还可以称为十年计划 五年计划 年度计划 季度计划 月份计划 周计划 每日安排等 2 按计划的内容来分 可分为工作计划 生产计划 教学计划 学习计划 科研计划 销售计划 采购计划等 3 按计划范围的大小不同 可分为国际协作计划 国家计划 地区计划 部门计划 单位计划 个人计划等 2 计划的种类 4 按计划的性质来分 可分为综合性计划 专题性计划 5 按计划的格式来分 可以分为文件式计划 条文式计划 表格式计划和条文加表格式计划 2 计划的种类 3 计划的结构及写作 工作计划大体分为标题 正文 落款三部分 3 计划的结构及写作 1 标题计划的标题常规写法是由单位名称 适用时间 指向事务 文种四个要素组成 例如 北京市人大常委会2010年监督工作计划 除常规写法外 还有一些变通 变通一方面表现为省略其中的要素 一方面表现在计划名称的变化 如用规划 纲要 要点 方案 安排 打算 设想等代替 此外还有用正标题概括内容 揭示主题 副标题标明单位名称 适用时间 指向事务的如 积极进取扎实工作再创辉煌 2004学年第二学期总务处工作计划 正文 计划的正文一般由前言 主体和结尾三部分构成 计划的前言 一般要简明扼要说明制定计划的背景 根据 目的 意义或依据 提出工作的总任务或总目标 前言切忌冗长 不宜过多论述 要点到为止 一些简短的工作安排 不需要前言 主体是计划最重要的内容 计划的主体主要包括目标 步骤和措施 计划就是为了完成一定任务而制订的 计划应根据需要和可能 规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求 任务和要求应该具体明确 有的还要规定数量 质量和时间要求 步骤是指执行计划的工作程序和时间安排 每项任务在完成过程中都有阶段性 而每个阶段又有许多环节 因此制定计划必须胸有全局 妥善安排 在实施当中又有轻重缓急之分 结尾可以用来提出希望 发出号召 展望前景等 也可以在条款之后就结束全文 不写专门的结尾部分 落款 计划在结尾之后 还要署明单位名称和制定计划的具体时间 如果在计划标题中已经明确标出了名称和日期 则可以省略 如果是上报或下达的文件 还要加盖公章 4 计划应注意的问题 调查研究 集思广益 实事求是 任务三简报与报告 1 简报的含义顾名思义 简报即情况的简要报道 是国家机关 社会团体 企事业单位内部用于反映情况 汇报工作 交流经验 沟通信息 加强联系的具有一定新闻意义的事务性文书 2 简报的特点 1 简洁性 2 时效性 3 内部交流 3 简报的种类简报按内容性质可分为工作简报 动态简报和会议简报三大类 3 简报的结构及写法 简报的种类尽管很多 但其结构一般都括报头 报核和报尾三个部分 报头报头在首页上方 约占三分之一的版面 报头与正文标题之间用横线隔开 报头由以下4个必备要素简报名称 印在简报第一页上方的正中处 字号易大 尽可能用套红印刷 期数 一般为 第 期 或 总第几期 印于简报名称正下方 编印机关 一般为简报单位的办公部门或中心工作领导小组及秘书处的全称编印日期 一般位于分割线右上方 要求年月日齐全 报核 报核是简报的主题 它又包括按语 标题 目录 正文四个部分 1 按语2 标题3 目录4 正文 报尾 报尾部分应包括简报的报 送 发单位 报 指简报呈报的上级单位 送 指简报送往的同级单位或不相隶属的单位 发 指简报发放的下级单位 报尾还应包括本期简报的印刷份数 以便于管理 查对 简报样式图 密级编号简报名称第x期xx 机关办公室 编年月日按语标题正文 发送范围 共印xx份 4 简报应注意的问题 简报作为加强领导和推动工作的重要工具 内容必须保证绝对真实 准确 简报的写作必须注意做到简短 明快 用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题 调查报告 1 调查报告的含义调查报告 是调查主体对特定对象进行深入考察了解的基础上 经过准确的归纳整理 科学的分析研究 进而揭示事物的本质 得出符合实际的结论 由此形成的汇报性应用文书 常见的调查报告有介绍典型经验 揭露问题 反映新生事物以及市场状况 社会风气 百姓意愿 婚恋 赡养 衣食住行等 2 调查报告的结构及写作 调查报告由标题 正文和落款三个部分组成 2 调查报告的结构及写作 标题调查报告的标题有多种形式 最常规的是由调查对象 调查课题和文体名称三部分组成 2 调查报告的结构及写作 正文调查报告的正文一般有引言 主体和结语三部分 有的还有附件 落款落款注明报告撰写人和报告形成的时间 3 调查报告应注意的问题 针对性 真实性 时效性 4 2 2总结 1 总结的含义总结是人们对前一段时期或者某一方面的工作 学习 生产 科研和生活所作的系统全面的回顾 检查 分析和评定 从中找出经验和教训 获得规律性的认识 以便指导今后实践的一种事务文书 任务4新闻稿 4 1新闻概述1 概念广义的新闻稿指新闻报刊新闻栏目里 广播电视的新闻间经常使用的一大类文章体裁 包括消息 通讯 特写等 2 特性3 要素4 种类 4 2消息的写作格式消息的体式通常包括 标题 导语 正文 倒金字塔式结构和背景材料的穿插 1 标题新闻的标题是全文的眉目 点明意义 吸引读者 2 导语3 主题4 背景5 结尾 4 3写消息的注意事项客观公正立场鲜明要让事实说话短小精悍 任务5总结 1 总结的特点 回顾性 概括性 自我性 2总结的种类 按适用时间的长短不同 可分为年度总结 季度总结 月份总结等 按总结的内容来分 可分为工作总结 生产总结 教学总结 学习总结 科研总结 会议总结 思想总结等 按总结范围的大小不同 可分为全国总结 地区总结 部门总结 单位总结 个人总结等 按总结的性质来分 可分为综合性总结 专题性计划 按总结的进程来分 可分为阶段性总结和全程性总结 3 总结的结构及写作 总结一般由标题 正文和落款三部分组成 4 总结的结构及写作 标题最常见的是由单位名称 时间 主要内容 文种组成 例如 2010年北京 工作总结 有的总结标题中不出现单位名称 如 2010年教学工作总结 标题只是内容的概括 并不标明 总结 字样 但一看内容就知道是总结 如 我们是如何发展纺织产业集群的 采用双标题 正标题点明文章的主旨或重心 副标题具体说明文章的内容和文种 而且往往这一阶段的总结和下一阶段的计划写在一起 如 弘扬正气树立形象无私奉献 北京 2009年工作总结及2010年工作设想 2 正文 总结的正文也分为前言 主体 结尾三部分 各部分均有其特定的内容 总结的前言一般简明扼要地概述基本情况 交代背景 点明主旨或说明成绩 为主体内容的展开做必要的铺垫 主体是总结的核心部分 主要包括成绩和做法 经验和教训 今后打算三方面内容 结尾是正文的收束 应在总结经验教训的基础上 提出今后的方向 任务和措施 表明决心 展望前景 有些总结在主体部分已将这些内容表达过了 就不必再写结尾 落款 包括署名和时间两项内容 如果标题中已有署名 这里可以不再写 5 总结应注意的问题 要坚持实事求是原则 总结的最终目的是得出经验 吸取教训 找出做好工作的规律 因此 总结不能停留在表面现象的认识和客观事例的罗列上 必须从实践中归纳出规律性的结论来 总结就要有独到的发现 独到的体会 新鲜的角度 新颖的材料 条理要清楚 任务6述职报告 1 述职报告的含义述职报告是指机关 团体 企事业单位的领导干部或者工作人员 就履行岗位职责 完成工作任务的成绩 缺点问题 设想 向上级 主管部门 专家组或下属群众陈述任职情况 进行自我回顾 评估 鉴定的书面报告 述职报告可以说是工作报告中的总结性报告 述职报告是上级主管部门考核 评估 任免 使用干部的依据 是述职者本人总结经验 改进工作 提高素质的一个途径 是领导干部与所属单位群众之间的思想感情和工作见解交流的渠道 2 述职报告的特点 自述性 内容的规定性 语言通俗得体 3 述职报告的分类述职报告从几个不同的角度进行划分 可以分成不同的种类 从内容上划分 可以分为综合性述职报告 专题性述职报告和单项工作述职报告 从时间上划分 可以分为任期述职报告 年度述职报告和临时性述职报告 从表达形式上划分 可以分为口头述职报告和书面述职报告 4 述职报告的结构及写作个人述职报告的外