第三章文书的体式与稿本PPT课件

文书工作与档案管理 第三章文书的体式与稿本 1 了解文书的体式 掌握文书的格式与要求 掌握份号 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 成文日期 附件 主题词 抄送机关 正本 副本等概念 掌握文书各组成部分的主要内容 熟悉文书主体的撰写要求 2 1 3 第二节文书的格式 第三节文书稿本及其使用 第一节文书的文体 第一节文书的文体 一 文体的分类 4 政论文体 以议论为主 靠逻辑思维取胜 科学文体 用专门术语 多用说明 强调缜密性 文艺文体 综合的表达方式 以形象性取胜 公文文体 兼用议论 说明 记叙 强调实用 庄重 邓小平同志视察南方的讲话 香港1997年回归祖国 7 公文文体是一种兼有议论文 说明文 记叙文三种表达方式和一般特点的应用文体 首先 文书要有适当的议论 但不需要作过多的专门议论 其次 文书要说明一定的事实 但不需要对不必要的细节作过多的说明 再次 文书不在于具体记叙事实 而是为了说明一定的问题 文书的叙事必须简明 朴实 不作过多的描述 P83例文 二 现行机关文书文体的特征 文书文体的三种表达方式在各个文种的使用中 侧重点是不同的 有些以说明为主 有些以议论为主 有些是叙述 说明 议论兼而有之 命令 批复 议案多以说明为主 表彰性的除外 决定 指示 通知多以议论 说明为主 通报 报告 请示等则多是叙述 议论 说明兼而有之 一 文书格式的含义 范畴与类型 第二节文书的格式 文书格式就是文书的表现形式 即各种公文文体的表现样式和形式 二 公文格式的范畴 公文格式的范畴包括以下内容 见图3 2 公文格式 文面格式 内容格式 文面格式 指公文中各要素 各组成部分 的搭配 排列和标识规则 包括版面安排 字体型号 各要素的标识排序等 实际上 公文的文面格式是公文全部书面内容的结构 公文文面格式从适用的范围来看有三种类型 其使用也有不同的要求 1 行政公文格式 是指国家行政机关使用的法定性通用公文格式 即国家行政机关规定的法定性公文种类使用的规范化 标准化公文格式 2 专用公文文本格式 指行政职能机关和专业管理职能部门在管理工作中所制发的一些专用公文规范的文本形式 3 一般文章式公文格式 机关公文撰制的主要法律法规依据 1 国家行政机关公文处理办法2 中国共产党机关公文处理条例3 关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见4 党政机关公文格式 GB T9704 2012 5 中共中央办公厅公文主题词表6 国务院公文主题词表7 中华人民共和国国家通用语言文字法8 标点符号用法 GB T15834 1995 9 出版物上数字用法的规定 GB T15835 1995 机关公文撰制的主要格式要求 组成公文格式的各个要素看有三大部分组成 一是正文内容部分二是附加标记部分三是其他格式安排部分 1 公文用纸主要技术指标 60g m 80g m胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85 90 横向耐折度 15次不透明度 85 pH值为7 5 9 5A4纸张 A4型公文用纸页边及版心尺寸 P344附录二 P338附录二 26 1mm 35 1mm 2 字体字号 3 行数 字数 文字颜色 正文用3号仿宋体字 特殊情况可适当调整 每面排22行每行排28字无特殊说明 文字颜色均为黑色 4 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 装订要求 公文应当左侧装订 不掉页 两页页码之间误差不超过4mm 裁切后的成品尺寸允许误差 2mm 四角成90 无毛茬或缺损 骑马订或平订的公文应当 a 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处 允许误差 4mm b 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 c 骑马订钉锯均订在折缝线上 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 包本装订公文的封皮 封面 书脊 封底 与书芯应吻合 包紧 包平 不脱落 4 页码 4号半角白体阿拉伯数码标识 至于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条一字线 一字线距离版心下边缘7mm 单页页码有空一字 双页页码左空一字 5 分割线 发文字号之下4mm处居中 与版心等宽 首条分隔线与末条分割线用粗线 0 35mm 中间分割线用细线 0 25mm 课堂作业 自行用word设置一份标准的公文版心外格式 5分钟 21 项目简介 000001 京政发 2012 9号 北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知 各区人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 为深入贯彻落实 国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见 国发 2011 71号 精神 结合本市实际 附件 1 国务院关于改革 意见2 财政部关于改革 意见 2012年9月13日 抄送 市档案局 市经贸委 北京市人民政府办公厅 2012年9月15日印发 版头 主体 版记 机密 10年 加急 北京市人民政府文件 北京市人民政府 22 项目简介 000001 京政发 2012 9号 北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知 各区人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 为深入贯彻落实 国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见 国发 2011 71号 精神 结合本市实际 附件 1 国务院关于改革 意见 2012年9月13日 抄送 市档案局 市经贸委 北京市人民政府办公厅 2012年9月15日印发 版头 主体 版记 机密 10年 加急 北京市人民政府文件 北京市人民政府 1 表明文书的法定权威和信息源 2 确定文书的处理缓急和安全要求 3 为文书的科学管理提供分类标识和检索途径 1 传达行文意图 2 表明文书的生效时间和法律凭据 3 表明行文关系和主送范围 1 提供主题检索标识 2 确定复本送达范围 3 提供公文印制责任者 时间等 23 一 版头部分 二 主体部分 三 版记部分 24 版头部分 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 25 版头部分 份号 公文印制份数的顺序号 它是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 26 版头部分 秘密等级 保密期限 是标识公文保密程度一种标志 保密期限是对公文秘密等级的时效加以规定的说明 三个等级 绝密 机密 秘密保密期限的数字是阿拉伯数字 秘密等级和秘密期限之间用一个 隔开 如果没有秘密期限的 机密 中间要有2个空格 紧急程度的格式随秘密等级的变化而变化 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 27 版头部分 紧急程度 是对公文送达和办理时间的要求 两个程度 加急 特急 如果没有秘密期限的 机密 中间要有2个空格 紧急程度的格式随秘密等级的变化而变化 如果同时标注份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 则要按照份号 秘密等级和保密期限 紧急程度的顺序至上而下分行排列 另外 在2012年6月29日 党政机关公文格式 GB T9704 2012 都要放在左上角 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 28 版头部分 定义 发文机关志表明公文的作者 它是发文机关制作公文时使用的规范格式的文件版头 通常称 文头 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 29 版头部分 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联合发文机关名称为准上下居中排布 联合发文时 可同时并用联合发文机关名称 但一般把主办机关的名称排列在前 也可单独用主办机关名称 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 30 版头部分 发文字号 是发文机关按照发文顺序编排的顺序号 主要由发文机关代字 年份和序号组成 在发文字号下空两行位置 居中排布机关代字可取机关名称前一个或两个字 应该是机关名称中最具特征 最精炼 最集中的概括 这一般由机关的办公厅 室 统一编排 年份要阿拉伯数字全称 不能缩减 外边年份的括号是六角括号 序号不编虚号位 如5不编05 序号前不加 第 字 纵向 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 签发人 发文字号 31 版头部分 签发人 是指在上报的公文中批准签发的领导人姓名 居右空一字 编排在发文机关标志下空二行位置 如果签发人为多人的 按照发文机关排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 注意 此时 发文字号跟最后一行前发文对齐 而不是跟上面对齐 注意 一般规定 上行文或重要的下行文须标注签发人 上行文必须标签发人 如请示 报告等 份号 秘密等级 秘密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 32 课堂作业 北京市人民政府办公厅发一份关于印发大气污染防治等专项责任清单的通知 该通知是2016年13号文件 秘密等级为秘密 保密期限为半年 此文件为特急文件 该文件需要印制十份 请你用word按要求完成该公文的版头部分 10分钟 33 一 版头部分 二 主体部分 三 版记部分 34 项目简介 000001 京政发 2012 9号 北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知 各区人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 为深入贯彻落实 国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见 国发 2011 71号 精神 结合本市实际 附件 1 国务院关于改革 意见 2012年9月13日 抄送 市档案局 市经贸委 北京市人民政府办公厅 2012年9月15日印发 版头 主体 版记 机密 10年 加急 北京市人民政府文件 北京市人民政府 35 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 36 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 标题 是对公文中心内容的高度概括与提炼 是整个公文内容的总括 一般由发文机关 事由 文种三部分组成 通常称为公文标题的 三要素 一般不加标点符号 除法规名称要加书名号外 红色反线下空两行 2号小标宋体字 分一行或者多行中心排布 梯形或者菱形 回行时 词义完整 排列对称 分行时不要把各行上下对齐成等长 间距恰当 有美感 37 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 批转和转发公文 原文件可不加书名号 如 XX市人民政府关于转发XX省渔业管理办法的通知 介词连接 避免重复 发文机关和事由之间经常用 关于 对 等借此链接 应根据情况删减 如 XX县人民政府关于对加快农业发展若干问题的决定 改成 XX县人民政府关于加快农业发展若干问题的决定 XX机关 单位 关于对XX同志处分的决定 改成 XX机关 单位 对XX同志处分的决定 对于批转 转发原文有 关于 字样的文件 转发机关的 关于 字样可以省略 38 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 公文标题的某些要素在某些情况下可以省略 省略发文机关名称 只写事由和文种 一是一些法规性公文 二是电报 专题会议纪要 以上两种在引用时都应加上发文机关 省略事由 只有发文机关和文种 有些文件内容单一 正文部分文字较少 使人一目了然 省略发文机关和事由 有些多见于公布和张贴性的公文 如机关的通报 启事 公告 通告等 为了张贴时醒目 但任何情况下 文种不能省略 39 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 主动机关 又称送达机关和行文对象 是指发文机关要求对公文予以办理或答复的主要受理机关 使用全称或者规范化的简称 或者同类型机关的统称 应按其性质 级别和有关规定或惯例依次排列 同性质或同级的机关之间用 不同性质或级别机关之间用 最后一个机关名称后标全角冒号 编排与标题下空一行 居左顶格 回行时仍顶格 3号仿宋 40 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文的 应当将主送机关名称移至版记 一是下行公文 除批复文以外 一般有两个以上的主送机关 级别越高覆盖面积广 主送机关就越多 二是向上级机关的请示只写一个主送机关 不要多头 越级主送三是公布性文件 如通告 公告 命令 对象是全体公民 可不写主送机关 41 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 正文是公文的主体和核心 表述公文的具体内容 叙述文件所要表达的思想 体现发文机关的意图 施工文最重要的组成部分 公文的首页必须展现正文 正文 号仿宋体 一般每版22行 每行28个字 一般由原由 事项 要求 用数字表示多层次结构序数 一级标题用 一 黑体 二级标题用 一 楷体 三级标题用 1 仿宋 四级标题用 1 仿宋 42 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 附件说明 即公文附件的顺序号和名称 它是用以说明和附注在公文正文之后的有关文件材料的名称和件数 附件 即具体的附件文件和材料 附件说明为正文下空一行 左空两字 用 号仿宋标出 附件 二字 后标全角冒号和名称 附件如有序号 应用阿拉伯数字 名称后不加标点符号 43 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 附件与正文一起装订 附件应当另面编排 并在版记之前 附件二字及附件顺序号用 号黑体顶格编排在版心左上角第一行 附件的标题居中编排在版心第三行 附件的顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 附件不能与正文一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 44 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 成文日期 附注 印章 发文机关署名 即在正文或附件说明之后 右下方适当位置署名发文机关名称 它是公文作者标志 署名应署发文机关的全称或者规范化简称 应与成文日期和印章配合协调 美观排列 正文 或附件说明 下空1行 右空2字 编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字与发文机关署名首字右移2字 如发文日期长于发文机关署名 应当是成文日期右空2字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应先编排主送机关署名 其余依次向下编排 发文机关署名 45 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 成文日期是指文件的制成时间 它是文件生效及日后查考的重要依据之一 成文日期应使用阿拉伯数字将年月日标全 年份应标全称 月日不虚标 注 命令 令 成文日期在签发人签名盖章下1行右空4字 会议纪要成文日期则居右顶格标注在红色反线之上右侧 46 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 成文日期是指文件的制成时间 它是文件生效及日后查考的重要依据之一 成文日期的确定 1 在一般情况下 公文的成文日期以领导人签发的日期为准 2 经会议讨论通过的公文 已通过日期为准 3 两个以上机关的联合行文 以最后签发机关的领导人签发的日期为准 4 电报 已发出日期为准 5 法规性文件以批准日期为准 法规文件的发布日期与实施日期不一致时 应当在正文中同时注明实施日期 47 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 印章指正文末尾加盖的发文机关或领导同志签名章 它是发文机关对公文表示负责和标志公文生效的凭证 公文中有发文机关署名的 应加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关的普发性公文 如国务院普发性公文 会议纪要 电报 翻印件可以不加盖印章 48 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 单一机关行文时 印章应端正 剧中下压发文机关署名和成文日期 是发文机关署名和成文日期居印章居中偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 P348 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应的位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章顶端应当上距正文 或者附件说明 一行之内 P350 351 加盖签发人签名章时 应当在正文 或附件说明 下空2行 右空4字加盖签发人签名章 签名章左空2字标注签发人职务 成文日期下空1行右空4字编排 49 主体部分 标题 主送机关 正文 附件说明与附件 发文机关署名 成文日期 附注 印章 P348 349附注是指公文需要予以解释和说明的有关事项的注释 一般是对公文的发放范围 使用时应注意的事项的说明和相关的引用注释等 如 请示 在附注处附注联系人姓名和电话 此文发至县团级 3号仿宋字体左空2字加圆括号 50 一 版头部分 二 主体部分 三 版记部分 51 版头部分 项目简介 000001 京政发 2012 9号 北京市人民政府关于改革和完善市对区转移支付制度的通知 各区人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 为深入贯彻落实 国务院关于改革和完善中央对地方转移支付制度的意见 国发 2011 71号 精神 结合本市实际 附件 国务院关于改革 意见 2012年9月13日 抄送 市档案局 市经贸委 北京市人民政府办公厅 2012年9月15日印发 版头 主体 版记 机密 10年 北京市人民政府文件 北京市人民政府 分隔线 印发机关和印发时间 抄送机关 加急 52 版头部分 分隔线 印发机关和印发时间 抄送机关 2 抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关 抄送机关应当使用全称或者规范化简称 统称 3 印发机关和印发时间是指文件制发 含翻印 情况的说明记载 包括文件制发单位的名称 制发日期和印制份数 53 课堂作业 修改北京市人民政府办公厅发的一份关于印发大气污染防治等专项责任清单的通知请你用word按要求完成该公文的主体和版记的修改 10分钟 54 一 文书稿本的含义 文书稿本是指文书的文稿和文本 对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类 一类是从稿本的性质和作用上去区别 称呼它 如草稿 定稿 正本 副本等 另一类是从稿本的制作方式上去区别 称呼它 如手稿 抄本 复写本 打印本 复印本 影印本等 公文形成前期所产生的文字材料 一 草稿草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件 草稿有以下特点 第一 尚未定型 草稿永远处于未定型状态 第二 非正式 无效力 它不属于正式文件 不具备现实执行效用 二 文稿 草稿按其文稿的作用和形成特点 可称为讨论稿 征求意见稿 修改稿 送审稿 定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅 签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿 定稿是机关制发文件的惟一可靠的标准稿 二 定稿 三 文本 根据定稿印制成的文件称为文本 文本主要有 一 正本 副本1 正本正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本 正本具有三个特点 第一 根据定稿制作 凡不根据定稿制作的都不是正本 第二 发给主送机关 非此不算正本 第三 具有实际效力 具有行政或法律的作用 这三个特征紧密联系 不可分割 只有同时具备这三个特征的稿本 才能称为正本 2 副本副本是指公文形成之后 由于实际工作的需要 往往使正本文件发生许多增殖或变态文本 这种根据公文正本复制 誊抄的其他文本称为副本 副本又称抄本 副本的内容如果是与正本全文相符的 统称为副本 如果只是正本的部分内容 则称为摘录副本或节录副本 副本的作用是代替正本供传阅 参考和备查使用 关于正本和副本的使用 目前主要有三个问题值得研究