项目投标控制程序.doc

项目投标控制程序 广东省信息工程有限公司广东省信息工程有限公司GDInformationEngineering项目投标控制程序文件编号：GDIE/QP-07生效日期：2009-4-1受控编号：密级：版次：F修改状态：总页数9正文7附录编制：肖树浩审核：黄南屏批准：潘康麟广东省信息工程有限公司项目投标控制程序文件修改控制修改编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期1根据部门调整以及ISO9001:2008体系要求核定其中内容李明珍黄南屏潘康麟2009.3.251. 目的：规范公司所有项目的投标活动，确保在投标的过程中，对投标组的成立、投标文件的制作、投标文件的评审以及投标活动等进行控制，明确投标的流程和职责，确保投标活动的有效性。2. 适用范围：公司所有已立项项目的投标活动。3. 职责：l 业务员：负责与客户、招标机构等单位沟通，办理投标报名、资格预审、领取招标文件手续；提出项目投标组指派申请；配合投标组完成标书编制、审核；参加竞标过程；做好投标总结。l 业务员部门经理：审核投标组指派单并拟指定投标部门，协商商务人员人选。l 公司领导：对投标组指派单进行审批。l 投标部门（技术支持部门）经理：指派本部门人员担任投标组长、标书审核人、投标组成员，协商商务人员人选。l 投标组长：指挥、协调投标组完成任务分配、招标书评审、投标书编制、投标书评审、验证、竞标、投标总结等工作。l 投标组成员（包括技术人员、商务专员等）：听从组长指挥完成投标过程的各项工作，完成投标文件的编制。l 标书审核人：负责组织投标组对投标文件进行评审。l 投标组文秘：负责项目标书文件的立卷管理，按时归档至公司档案室。4. 管理流程：4.1 投标报名、资格预审项目立项后，业务员与客户加强沟通，及时做好项目投标报名、资格预审工作。如需其它部门协助完成资格预审文件，业务员通过工作联系单（GDIE/QR-16）申请相关部门支持。 4.2成立投标组4.2.1投标报名后，业务员填写投标组指派单（GDIE/QR-24），申请成立项目投标组。业务员应在指派单内明确客户的主要需求，例如项目的系统组成、预计造价、项目主要设备的产品授权书、投标保证金、特殊资质要求（我司未持有的资质）等。同时对项目可行性（例如公司的技术能力是否达到要求、主要竞争对手、客户关系成熟程度等）、经济性（例如毛利率、占用资金率等）作出评估。部门经理等审批人根据上述信息判断项目的可行性，决定是否成立投标组，如同意则指派投标组长、成员及标书审核人。4.2.2指派单审批流程业务员部门经理审批公司领导决定投标部门投标部门经理指定投标组组长、成员商务人员和标书审核人。4.3 投标书设计过程4.3.1招标书评审4.3.1.1投标组长组织招标书评审会议，确保招标书及客户需求在投标组内充分的理解，评审须填写招标书评审表（GDIE/QR-25）。评审内容主要包括以下方面：a. 主要技术要求：包括选用产品，材料规格、性能，配套设备，工程参照的技术标准等。b. 质量要求：质量指标、安全要求、工艺方法、工程特性、维修维护服务等。c. 进度要求：进场日期、进度节点、验收及交付期限等。d. 经济性评价等：成本概算、管理费用、预期利润、税额等。e. 其它要求：产品授权书，投标保证金，特殊资质要求，项目可行性评价等。4.3.1.2 经评审，投标组认为公司未能满足招标书或客户要求时，投标组长向部门经理、业务员提出“不参加投标”的建议，相关人员沟通后决定是否投标。4.3.2投标组任务分配进行投标书编制前，组长对投标组成员进行任务分配，明确具体任务及完成期限，填写投标组任务分配表（GDIE/QR-26）。4.3.3投标组完成前期投标设计按照任务分配，业务员和（或）技术员和（或）物流部专员联系厂家和供应商，获取授权书。商务专员准备资质和商务标制作。技术员确定点表、系统结构图等。4.3.4中间评审投标组根据前期投标设计的情况，进行中间评审，包括商务标、技术标、产品授权书、资质、评分标准等。评审是否都能满足招标要求，若都满足，继续进行后期投标设计。若有不满足的，讨论解决方案。若不能解决的，报相关领导决定是否继续投标。4.3.5投标组完成后期投标设计投标书编制过程中，业务员与客户、招标机构保持沟通，做好市场调查及竞争对手分析，为标书的制作提供准确信息。4.3.6投标书评审4.3.6.1为保证竞标前对投标书作充分的审查、完善，投标组原则上应提前一天完成设计，由投标组长组织投标书评审会议，标书审核人、业务员、投标组参加评审，评审结果应记录在投标书评审表（GDIE/QR-27）。评审包括以下方面：n 设计要求符合性：包括选用产品的规格、性能、配套设备、质量指标、进场日期、进度节点、验收及交付期限等。n 客户思路符合性：包括系统功能、工程特性、安全要求、维修维护服务等。n 设计新颖性：新技术的应用、系统性价比等。n 内容完整性：客户各项需求均得到关注，内部的审批（签字、盖章）程序完备，标书格式（条款、页码）正确。n 设计规范性：方案设计、报价、图纸符合相关行业的标准，便于与甲方的技术交流。n 尊重客户：标书是否按客户要求的格式制作，是否包含必要的客户信息、双方联系方法和联系人。n 项目经济性：成本控制、预期利润额、对公司今后业务开拓的影响等。4.3.6.2投标组根据评审意见对标书进行优化。4.3.7 投标报价：标的在500万（含500万）元以下的项目，投标组长需向部门经理汇报报价；500万元以上的需向公司领导汇报。4.3.8招标需求变更投标书设计过程中，如果甲方需求（如标书答疑、澄清文件）有重大变更，则必须重新进行招标书评审。如果不属重大变化，则投标组根据该变化重新调整投标文件。4.4投标组配合业务员进行现场竞标4.5 投标总结开标5个工作日内，投标组长、业务员应根据投标结果（中/失标）及时进行总结，分析原因、总结经验，提出改进方法，以利于未来的投标。投标总结表（GDIE/QR-28）由业务员、投标组长部门经理分别加意见。5个工作日内未开标的项目可以在投标总结表内先填写“未开标”，开标后再修改总结。4.6重投标因流标需重新投标时，投标部门可以重新指派投标组长，投标组长按上述4.3要求完成投标设计，重新参加投标，并最终完成投标总结。4.7投标过程文件的管理4.6.1投标过程中，相关文件应按设计与开发控制程序（GDIE/QP-13）相关要求进行管理，包括客户提供的需求性文件（招标书、图纸、答疑与澄清文件等）、投标书（方案、报价、图纸等）、中/失标通知书（如有）。4.6.2投标结束后，投标部门文秘应按项目档案归档要求（GDIE/GM-10）将上述文件立卷归档至公司档案室。5. 相关表单及支持性文件1. 工作联系单（GDIE/QR-16）2. 投标组指派单（GDIE/QR-24）3. 招标书评审（GDIE/QR-25）4. 投标组任务分配表（GDIE/QR-26）5. 投标书评审表（GDIE/QR-27）6. 投标总结表（GDIE/QR-28）7. 设计与开发控制程序（GDIE/QP-13）8. 项目档案归档要求（GDIE/GM-10）6. 流程图6.1 投标流程图需要标的项目是否需资格预审资格预审任务分配招标书评审前