第四章-进货作业管理与技术PPT课件

1 第四章进货作业管理与技术 2 第一节进货作业流程与组织 进货作业的基本流程 3 进货作业的主要环节进货作业计划的制定进货前的准备储位准备设备器材准备接运与卸货分类与标识核对有关单据和信息商品验收进货信息处理 4 进货作业的影响因素及组织原则影响进货作业的因素进货供应商及其送货方式商品的种类 特性及数量进货作业人力安排储存作业的配合方式进货作业的组织原则尽可能把各项作业集中在同一个工作场所进行依据各作业环节的相关性安排活动尽可能平衡安排卸货站台的使用将人力集中安排在进货高峰时间适当使用可流通容器认真处理进货资料 5 第二节商品的编码和分类 商品的编码商品代码的功能与作用代码的结构代码长度 代码顺序 代码基数代码的功能分类 标识 排序 特定含义 其他功能商品代码的作用 6 商品编码的原则和方法原则 唯一性 简易性 完全性 充足性 可扩充性 适应性方法顺序码 按数字顺序一直往下编 是最简单的编号法 常用于帐号或发票编号 属于延展式的方法 但配合编号索引 否则无法直接了解编号意义 7 层次码 以编码对象的从属层次关系为排列顺序组成的代码 编码时 将代码分为若干层次 自左到右表示的层级由高到低 每个层级的代码采用顺序或序列顺序码 如1010050312 8 实际意义编码 依货品的名称 重量 尺寸乃至于分区 储位 保存期限或其他特性之实际情况来考量编号 此方法特点在于由编号即能很快了解货品的内容及相关资讯 暗示编码 用数字与文字的组合来编号 编号本身虽不是直接指明货品的实际情况但却能暗示货品的内容 这种方法的优点是容易记忆 但又不易让外人了解 9 商品的分类意义商品分类管理的功能与作用只有将商品统一分类后 才有可能将研究对象从每一个商品的个性特征归结为每类商品的特征 掌握了每类商品的共同特征 才能深入地分析商品的质量变化规律 才能为提高商品质量和合理使用 储存与运输商品创造条件 将商品统一分类后 有利于确切地掌握商品的生产和销售情况 为商品管理业务创造条件 从而使商品的业务 计划 统计 会计核算等工作顺利进行 商品科学分类是编制商品目录的基础 将商品进行科学分类 是实现现代化管理的前提和必备手段 为建立统一的经济信息自动化系统 提供信息交流的共同语言 商品分类有利于在一定范围内使商品名称 类别统一化 便于有秩序的商品市场供给 从而便于消费者和用户的选购 10 分类原则 科学性原则 指商品在分类中所选择的标识必须能反映商品的本质特征并具有明显的区别功能和稳定性 以满足分类的客观要求 发挥分类的作用 科学性是分类的基本前提 系统性原则 商品分类的系统性是指以选定的商品属性或特征为依据 将商品总体按一定的排列顺序予以系统化 并形成一个合理的科学分类系统 商品总体分成若干门类后 门类分为若干大类 大类分为若干中类 中类分为若干小类 直至分为品种 规格 花色等 系统性是商品分类的关键 实用性原则 商品分类首先应满足国家总政策 总规划的要求 同时应充分满足生产 流通及消费的需要 因此 商品分类应尽最大努力结合各部门 各系统 各行业 各企业及消费者的实际 满足各方面的需要 使用性是检验商品分类的实践标准 11 可扩展性原则 又称后备性原则 即进行商品分类要事先设置足够的收容类目 以保证新产品出现时不至于打乱已建立的原有的分类体系和结构 同时为下级部门便于在本分类体系的基础上进行开拓细分创造条件 兼容性原则 商品分类要与国家政策和相关标准协调一致 又可与原有的商品分类保持连续性和可转换性 以便进行历史资料对比 唯一性原则 商品分类体系中的每一个分类层次只能对应一个分类标识 以免产生子项互不相容的逻辑混乱 12 商品分类标志例如根据商品的基本用途 将商品分为生产资料与生活资料两大类 生活资料商品又按不同用途分为食品 衣着用品 家用电器 日用品等类别 在日用商品类中 可按用途分为鞋类 玩具类 洗涤用品 化妆品类等 在化妆品中 按用途还可以在分为皮肤用和毛发用化妆品 在此基础上还可以细分 如毛发用品可以分为清洁类 护发养发类 染发剂等 以商品的用途作为分类标志 商品的用途是体现商品使用价值的重要标志 也是探讨商品质量和商品品种的重要依据 按用途对商品进行分类 可以为发展包括所有商品分类的分类体系创造先决条件 在商业贸易活动中就常常采用这种分类标志 13 例如 纺织品以原材料为标志分为棉织品 麻织品 丝织品 毛织品 化纤织品 混纺织品等 皮鞋以原料为标志分为牛皮鞋 猪皮鞋 羊皮鞋等 以原材料为分类标志 商品分类清楚 但对于多种原材料构成的商品 不宜采用这种标志进行分类 如电冰箱 电视机 钟表等 以商品原材料作为分类标志 商品原材料是决定商品质量和商品品种的重要因素 不同原材料的商品有截然不同的特性或特征 并反映在商品的成分 结构和性能以及加工工艺 包装形式和运输方式的较大差异上 14 以商品的生产方法作为分类标志 商品的加工方法及工艺直接参与商品质量和品种的形成过程 是决定商品质量和品种的重要因素 同一用途的商品虽然的原材料不同 但由于采用的加工工艺不同 其性能特征会有很大差异 从而形成截然不同的商品品种 绿茶 不发酵茶鲜叶 杀青 炒或蒸 揉捻 干燥 炒干或烘干或晒干 绿毛茶黄茶 杀青 摊黄 摊黄 初烘 复烘 摊放 复包 干燥 分级黑茶 杀青 初揉 渥堆 复揉 干燥白茶 鲜叶 萎凋 文火焙干青茶 乌龙茶 半发酵茶 晒青 摇青 凉青 初揉 初烂 包揉 复烘 烘干红茶 全发酵茶 鲜叶 萎凋 揉捻 发酵 干燥 15 如塑料制品可按其主要成分合成树脂的不同 分为聚乙烯塑料制品 聚氯乙烯塑料制品 聚苯乙烯塑料制品 聚丙烯塑料制品等 又如玻璃的主要成分是二氧化硅 但根据其中的一些特殊成分可分为钠玻璃 钾玻璃 铅玻璃 硅硼玻璃等 但对化学成分复杂的商品或化学成分不明显的商品 则不宜采用以主要成分或特殊成分作为分类标志 以商品主要成分或特性成分作为分类的标志 商品的很多性能都取决于它的化学成分 很多情况下 商品的主要成分是决定其性能 质量 用途或储运条件的重要因素 16 以商品的知识性及其特点作为分类标志 技术商品 信息商品 其他分类 以服务特点 对商品进行分类 商品的管理权限 商品质量 市场范围 商品的产地 商品的形状 结构 重量 花色等 这类标志概念清楚 特征具体 容易区分 所以常用于具体商品的进一步分类 17 第三节商品验收 商品验收的标准和依据标准采购合同或订单所规定的具体要求和条件以议价时的合格样品为标准以各类产品的国家品质标准或国际标准为依据确定抽检比例的依据商品的理化性能商品的价值大小生产技术条件及品牌信誉物流环境散装商品的验收 18 验收原则 在商品入库凭证未到或未齐之前不得正式验收 发现商品数量或质量不符合规定 要会同有关人员当场作出详细记录 交接双方在记录上签字 在数量验收中 计件商品应及时验收 发现问题要按规定的手续 在规定的期限内向有关部门提出索赔要求 19 商品验收作业流程及其内容验收准备仓库接到到货通知后 应根据到货商品的特性做好验收前的准备工作 验收准备是做好整个验收工作的前提 1 人员准备 安排好负责验收工作的检验人员 对于技术特性复杂的商品 要及时和用货单位的专业技术人员进行有效沟通 2 文件准备 准备好待验商品的有关文件 如技术标准 订购合同等 3 器具准备 准备好验收用的检验工具 如衡器 量具等 并校验正确 4 货位准备 针对物品的性质 特点和数量 确定物品存放地点和保管方法 其中要为可能出现的不合格物品预留存放地点 5 防护准备 对有些特殊商品的验收 如毒害品 腐蚀品 放射品等的检验 需要相应的防护用品准备 20 核对凭证入库商品必须具备下列凭证 1 入库通知单和订货合同副本 这是仓库接受商品的凭证 2 供货单位提供的材质证明书 装箱单 磅码单 发货明细表等 3 商品承运单位提供的运单 若商品在入库前发现残损情况 还要有承运单位提供的货运记录 作为向责任方交涉的依据 核对凭证 也就是将上述凭证加以整理全面核对 入库通知单 订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对 相符后 才可以进行实物检验 21 实物检验根据入库通知单和有关技术资料对实物进行数量和质量等的检验 质量验收感官验收仪器检验包装验收数量验收 1 计件2 检斤3 检尺求积 1 商品外观检验2 商品的尺寸检验3 商品理化检验 1 包装是否安全牢靠2 包装的标志 标记是否符合要求3 包装材料的质量状况 22 商品验收中问题的处理 质量检验问题的处理数量检验问题的处理验收凭证问题的处理证物不符问题的处理 1 应及时向供货单位办理退货 换货交涉 或征得供货单位同意代为修理 或在不影响使用前提下降价处理 2 商品规格不符或错发时 应先将规格对的予以入库 规格不对的商品做好验收记录交给相应部门办理换货 1 要及时向供应商索取 到库商品应作为待检验品堆放在待验区 待证件到齐后再进行验收 证件未到之前 不能验收 不能入库 更不能发货 1 对于数量溢余较大的情况 可选择商品退回或补发货款的方式解决2 对于数量短缺较大的情况 可选择按实数签收并及时通知供应商的方式解决 应把到库商品放置于待检区 并及时与供应商进行交涉 可以采取拒绝收货 改单签收或退单 退货的方式解决 23 第四节入库交接 入库交接步骤1 安排货位安排货位时 必须将安全 方便 节约的思想放在首位 使货位合理化 2 搬运经过充分的入库准备及货位安排后 搬运人员就可把验收场地上经过点验合格的入库货物 按每批入库单开制的数量和相同的品唛集中起来 分批送到预先安排的货位 要做到进一批 清一批 严格防止品唛互串和数量溢缺 24 3 堆码4 办理入库手续 立卡 即填制物品的保管卡片 也可称为料卡 料卡是由负责该种物品保管的人填制的 这种方法有利于责任制的明确 料卡的挂放位置要明显 牢固 便于物品进出时及时核对记录 登账 建立物品明细账 根据物品入库收单和有关凭证建立的物品保管明细账目 并按照入库物品的类别 品名 规格 批次 单价 金额等 分别立账 并且还要标明物品存放的具体位置 25 建档 a 货物出厂时的各种凭证 合格证 装箱单 质量标准 送货单 发货清单等 技术资料 b 货物运输单据 货运记录 残损记录 装载图等 c 货物入库通知单 验收记录 磅码单 技术检验报告 d 货物保管期间检查保养作业 通风除湿 事故等直接操作记录 存货期间的温度 湿度 特殊天气记录等 e 出库凭证 交接签单 送出货单 检查报告等 其他有关该物品仓储保管的特别文件和报告记录 签单货物验收入库后 应及时按照 仓库货物验收记录 要求签回单据 以便向供货单位和货主表明收到货物的情况 另外 如果出现短少等情况 也可作为货主向供货方交涉的依据 所以签单必须准确无误 26 入库凭证流转程序1 业务受理员接收存货人的验收通知 也可由存货人委托仓库开具 货物资料 如质保书 码单 装箱单 说明书和合格证等 登建货物档案 并将存货人验收通知单作为货物储存保管合同附件的形式进行管理 其信息录入计算机中生成验收通知单 然后将存货人验收通知单作为验收资料 收货单及其他验收资料一并交理货员 27 2 理货员根据业务受理员提供的收货单 验收资料 计量方式等确定验收方案 储存货位 堆码方式 所需人力和设备等 做好验收准备工作 3 由理货员开具作业通知单 进行验收入库作业 做好有关记录和标识 4 货物验收完毕后 理货员手工出具验收单 一式一联 一并交给复核员 同时负责作业现场与货位的清理和货牌的制作 悬挂 28 5 复核员依据收货单 验收码单对实物的品名 规格 件数和存放货位等逐项核对 签字确认后返回给理货员 6 理货员在经复核员签字的收货单 验收码单等诸联加盖 货物验收专用章 后 将验收码单录入到计算机中 据此生成仓单附属码单 根据验收结果填写存货人验收通知和收货单 并与其他验收资料一并转回业务受理员处 29 7