试论办公室主任的“全身”修养

1/3试论办公室主任的“全身”修养办公室主任素质的高低决定了办公室工作的好坏。因此，作为办公室的主要责任人，办公室主任从“头”到“脚”都应该是十分优秀的。我认为，在新形势下，办公室主任的“全身”修养最起码应包括八个方面，即头脑要灵，眼睛要明，嘴巴要稳，肩膀要平，心胸要阔，手脚要勤，身板要正。唯有这样，办公室的职能才得以充分发挥，形象才得以充分体现。一、头脑要灵勤于思考和总结大脑作为人的思维与行为的主控中心，其程序必须严密而充实，其联络必须通畅而简捷，唯有这样，才能做到指导有方，调度自如。办公室是机关的主控中心，承担者参与政务、管理事务、搞好服务的重要职能，办公室主任的头脑必须要做好以下三个方面的修养一是要有天一般的辽阔，即要有大容量的信息存储能力。由于办公室工作琐萃而繁杂，决定了办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯，其目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触，都应该在大脑皮层留下一道清晰的印记，而不应该抓大放小，更不应该丢三忘四。因为贮存在办公室主任头脑中的所有信息都将成为日后为领导服务、当好参谋、提供决策依据的“源码”。二是要有海一般的深邃，即要有高质量的分析思辨2/3能力。办公室主任的大脑不是简单的信息储存器，善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。一个信息反馈到大脑，马上就应该出现以下几个最基本的反应该信息属什么类型其重要程度如何为什么会出现这个信息与当前工作有什么必然联系它会对工作或将要对工作产生什么影响它该用公式还是用表格还是用文字表述最为方便经过一番编排，就可形成信息的条理化、秩序化，为日后的应用提供良好的“物资”装备。三是要有电脑一般的灵敏，即要有高速度的应变处理能力。信息的储存与分析，最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的，领导问计于办公室，要及时拿得出初步的设想及充分的依据；问题出现在办公室，要及时拿得出化解的措施。所谓上下通晓、左右逢源、沉着冷静、游刃有余，就是办公室主任大脑敏捷的具体体现。二、眼睛要明精于观察和发现办公室主任的眼界应该从纷繁的日常事务中拔出来,根据自身所处的位置、场景和工作阶段的不同而不断地调整视角,既要高屋建瓴,总揽全局,又要见微知著，看叶知秋。要做到这一点，必须具备三项素质一是视野要开阔。在工作中，办公室主任只有把自身的业务工作同本单位的整体工作联系起来，才能找准办公室近段的工作重点，并对下一阶段的工作作出准确定位，3/3才能使办公室的工作更贴近领导的工作思路。因此，开阔的视野是办公室主任产生超前思维的前提，也是办公室工作更具创新的必要条件。相反，如果视野狭窄，只顾眼前，办公室的工作必然被动、必然滞后，办公室这一机关龙头的作用就无以发挥。二是观察要仔细。在对全局大事具有敏锐洞察力的同时，办公室主任更要有善于观察小事的功夫。什么是小事一个眼神，一个看似不经意的动作，一个稍纵即逝的表情，办公室主任都应该尽收眼底，并能从这些“小事”中分析断定它表达的意义和隐含的潜台词。对这些“小事”的准确捕捉，在办公室主任从事接待和协调工作中尤为重要。对方想说而未说，想做而未