QYS-02-2006文件控制制度VIP

湖南研盛科技有限公司 A/0 文件控制制度 Q/YS-02-2006文件控制制度 （A/0版）受控情况 发 放 号 2006- - 发布 2006- - 实施湖南研盛科技有限公司 发布1 目的对与质量管理体系有关的所有文件进行有效控制，确保使之始终处于受控状态，保证质量管理体系有效运行。对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照执行。2 范围本制度规定了文件控制的部门职责，文件的分类、编号、编写、审批、发放、更改、作废和管理的要求。本制度适用于对本公司质量管理体系的有关文件的控制，包括外来文件的控制。3 职责3.1 品管部负责质量管理体系文件的归口管理，包括文件的编写、审批、发放、更改、作废等管理工作。3.2 技术部负责技术类文件的收集和管理。3.3 各文件使用部门要保护好文件，确保文件易识别、不丢失、不损坏。4 活动4.1 文件的分类本公司的质量管理体系文件分以下三个层次：a. 第一层次为质量管理规范文件；b. 第二层次为作业文件、操作规程、标准、规范和管理规定等；c. 第三层次为记录。4.2 文件的编号按文件编写规定要求执行。4.3 文件的编写与审批4.3.1质量管理规范文件由品管部组织各相关部门编制，质量管理规范文件编写完成后由各部门负责人讨论修改，并进行会签，管理者代表审核，总经理批准发布。4.3.2与产品质量有关的作业文件、技术规范、工艺性文件、图纸等由技术部组织编制，文件编写完后由与文件有关的部门讨论修改，并进行会签，总工程师或主管副总经理批准通过，管理者代表审核，总经理批准发布。以确保各类文件内容的充分、完整、适宜。4.3.3外来文件由品管部收集、登记，经总经理识别、确认后按需要向有关部门发放。4.4 文件的发放4.4.1文件经批准发布后，由文件的归口部门提出文件的发放范围清单，经管理者代表批准后，按确定的发放范围发放。4.4.2文件由品管部发放，发放时要在文件发放登记表中进行登记签字，对于作为公司质量管理体系运行依据的受控文件应由管理部门在文件的封面上加盖“受控”红色印章，并编制发放号，以确保在文件的各使用处可获得适用文件的有关版本。4.4.3品管部要确保所有使用文件的部门和人员都得到文件，如果因某种情况，使用部门或人员未能得到文件，本人可向品管部提出申请，并经管理者代表批准后按4.4.2条的规定办理。4.5 文件的评审，更新和再批准每年年底由品管部组织对体系文件的充分性和适宜性进行一次评审，当公司组织机构调整、过程变化以及其他情况时，及时安排评审。对不合时宜的文件进行修订并经再次批准后发布。4.6 文件的更改4.6.1文件的使用部门或人员如认为文件有不适用之处，可向品管部提出更改申请，并填写文件更改审批表，由品管部组织有关人员进行讨论，并决定是否需要进行修改。4.6.2文件修改的审批按4.3.2和4.3.3的规定，重新进行审批。4.6.3文件更改的实施由品管部统一进行，文件的更改方式为：a. 杠改：适用于个别、少量的修改，方法是“ ”划去错误之处，同时写上正确的文字；b. 换页：适用于某页较大的改动，方法是打印正确的页码，在文件中抽出需更换的页码，换上正确的页码，并注明文件的修订状态；c. 换版：适用于某份文件大量的修改，方法是收回作废文件，重新发放新文件。4.6.4文件的更改按原文件的发放登记逐个进行，并在相应文件填写更改记录，确保发放使用的所有文件均得到更改并由品管部记录文件的更改状况。4.7 文件的借阅由品管部填写文件/记录借阅登记表，经管理者代表批准后方可借阅。4.8 文件的作废作废的文件（包括换页收回的作废文件）由品管部填写文件/记录销毁登记表，报管理者代表批准后统一销毁。如因某种原因需留存的文件，由品管部加盖“作废”印章后可保留。4.9 文件的管理4.9.1各文件使用部门和人员要保护好所使用的文件，应保持文件清晰，不得自行涂改、乱划、确保文件可识别、不损坏。由于长期使用而损坏的文件，可交回品管部，同时按4.4.3的规定申请重新领用文件。4.9.2品管部每年12月份应对所管的文件，包括外来文件，就内容的充分性、适宜性和版本的有效性进行一次评审，列出有效文件清单，经管理者代表批准后发放给各部门及室，以确保本公司所使用的文件均有效、适用。4.9.3当发生机构、职责、流程、产品等方面的变化时，应即时更改有效文件清单，需更新的文件的审批按4.5条执行。4.10 外来文件的管理本公司使用的外来文件，包括有关与产品有关的法律、法规、产品标准以及顾客提供的文件等，由品管部对其版本的适宜性和有效性进行识别，按本程序进行其发放和管理。4.11 电子文件的管理本公司对有保存价值的各种电子文件，由品管部统一进行汇总，积累到一定阶段需转入档案保存。品管部必须对提交的特殊载体电子档案的保存载体、格式进行识别，以确保文件的有效性和完整性。 5 文件5.1文件编写规定Q/YS-01-20055.2记录控制制度Q/YS-03-20066 记录执行本程序应产生并保持如下记录，并按记录控制程序予以控制。6.1文件/记录借阅登记表YS品管-046.2文件/记录销毁登记表YS品管-056.3文件发放登记表YS品管-066.4文件更改审批单YS品管-076.5有效文件清单YS品管-0810文件/记录借阅登记表YS品管-04 序号： 文件编号文件名称页 数附件借 阅 人借阅日期预计归还日期归还日期备 注文件/记录销毁审批表YS品管-05 序号：文件编号名 称页 数份 数主管部门意见经办人监销人备注审核： 批准： 日期：文件发放登记表YS品管-06 发文部门： 序号：文件名称文件编号序号应发人员文件发放号日期领用签字备注审核： 管理者代表： 日期：文件更改审批单YS品管-07 序号