项目管理参与者手册.doc

中国民间组织能力建设协作者网络：中国大陆环保类非营利组织能力建设项目 项目管理中国大陆环保类非营利组织项目管理培训参考资料三Reference of Project Management Trainingfor Chinese Green NGOs发展项目管理参与者培训手册中国大陆环保类非营利组织能力建设项目主办：中国民间组织能力建设协作者网络承办：联众力社会工作咨询中心资助：加拿大民主发展中心目 录培训说明第一部分：项目管理的基本概念第二部分：项目周期和项目设计第三部分：项目团队第四部分：项目执行第五部分：监测与评估编写 ：惠泽人咨询服务中心民间环保组织能力建设项目发展项目管理培训培训目标： 参与者了解发展项目及其管理的基本概念和流程框架，初步掌握项目设计和管理的方法。培训理念：尊重每个人的个性、特殊需要与能力；相信每个参与者都具有相关的生活与工作经验和独立解决问题的能力；理论来自实践并在实践中得到提升；尊重集体的智慧以议题为中心的脑力激荡；以参与者为本，以现实为依据，为社会实践服务；每一位参与者都分享自己的经验与智慧，也从分享中感受到自己实实在在的变化。培训方式：1. 参与者角色：将本次培训作为一个项目，所有参与者都是本项目管理者。2. 现场项目管理：现场组建项目团队，应用项目管理技能进行实战演练。3. 参与式培训：脑力激荡、游戏互动、角色扮演、案例分析、专题讲座、经验分享等互动方式。4. 案例分享：每个参与者都有机会介绍本组织的一个项目，另外邀请环保NGO进行案例分享。发展项目管理的基本概念1项目管理发展项目管理项目管理的基本概念项目管理三要素项目管理五过程什么是发展项目发展项目与商业项目8思维导图什么是项目？ 项目类型举例：组织类型 项目类型 可能的项目内容项目目标项目对象 研究类 研究 政策研究、发展研究，提供政策建议和咨询、专业支持提供社会决策依据，社会发展智库各级政府及国际组织行动倡导类 倡导 举行研讨会、游说、建立联盟、增强公民意识、宣传、鼓动、政策建议 改变政策方向，法律法规建立，转变社会价值观/文化/行为 各级政府及国际组织，公众技术开发类 技术开发 应用技术研究、推广应用、培训 开发有利于经济社会可持续发展的技术体系 社会公众 社区工作类 社区发展 饮水、道路、卫生、教育、信贷、通讯、环境保护等 促进社区和人类公平、可持续发展 城市/农村社区居民和环境 支持类 能力建设 培训、研讨、领导力开发、筹资、评价、审计 促进NPOs的公信度 各种类型的NPOs 项目管理与日常管理对比 日常管理与项目管理的区别：日常管理项目管理无期限延续有明确的期限有明确的层次不受层次限制，更多信赖个人影响是常设的组织临时组织领导负责制集体负责机制什么是项目管理？9. 项目采购管理采购计划编制议标计划编制议标合同商选择合同管理合同终结8. 项目风险管理风险识别风险量化风险应对措施设计风险应对措施控制7. 项目沟通管理沟通计划编制发送项目信息执行情况报告项目总结6. 项目人力资源管理项目组织计划编制获取项目组成员建立项目组5.项目质量管理质量计划编制质量保证质量控制4. 项目费用管理资源计划编制成本估算制定预算成本控制3. 项目时间管理项目工作单元定义项目工作单元排序历时估算进度计划编制进度计划控制2. 项目范围管理立项项目范围计划编制范围定义范围核实范围变更控制1.项目整合管理项目计划制订项目计划实施整体变更管理 项目管理三要素：质量时间成本（参考：赵弘强项目管理课件） 项目管理过程填空: 项目管理五过程：项目开始概念计划实施终止监测与评估（参考：赵弘强项目管理课件） 什么是发展项目？ 发展的核心概念：参与赋权能力建设 商业项目与发展项目：商业性项目社会发展项目n 商业目标n 利益导向n 足够经费支持n 职业团队n 完善的外部环境n 精心的成本收入分析n 精确的时间安排n 公益目标n 信念导向n 经费经常短缺n 流动的志愿者n 不明确的外部环境n 经常无法定量成果n 无法保证时间精确（摘自：朱健刚“发展项目的理念、内容和特征”课件）8思维导图活动计划清单目标树问题树利益相关者分析计划自身优势和劣势理想与现实的差距概念2项目概念和项目计划项目概念你为什么做项目？ 你的组织使命是什么？ 你发现了什么社会问题和需求？ 你能解决这些社会问题吗？（SWOT分析表）你的优势是什么？你的劣势是什么？外部的机会有什么？外部的威胁有什么？项目背景分析：目的：了解并分析项目运作的背景和环境内容：一个环境分析中应该包括- 自然、地理、状况、项目的价值- 生计特点、模式- 经济状况- 发展趋向、带来的威胁、危机所在- 政策环境、负面影响、原因- 项目地点、状态介绍- 人文环境- 项目实施的意义- 政府及其他不同的机构已经做过或正在做什么？ 项目计划谁将会是项目的直接受益者（目标群体）？ 直接或者间接影响项目的个人或者组织（利益相关方）是谁？ 利益相关方分析：谁是最重要的利益相关方？他们的主要特征需求是什么？谁是利益应该是优先照顾？项目名称例：保护城市动物利益相关者无人照管动物饲养宠物的人孩子政府资助者虐待动物和食用者特征（年龄、性别、经济和社会状况、居住环境等）有虐待动物倾向主要利益身心健康对环境的影响影响市容，破坏和谐恐惧/期望（他对项目的期望）对孩子健康有伤害与项目的关系受益潜在的影响力教育家长建议（项目与他的关系方面）与政府搞好关系优先级在社会公众里是优先高级需求评估l 谁的需求l 什么样的需求l 为什么要做需求评估l 在什么地方做评估l 在项目规划的什么阶段做需求评估l 以何种方式做需求评估（参考资料：Handout1.4，1.10,FLIP FC1.4,本次培训课前需求评估表，）问题树分析起点问题起点问题的果起点问题的因目标树分析目标：项目会有很多的目标，每一个目标都需要写成一句话的陈述以便用于更进一步的讨论。目标树与问题树有完全相同的结构。每一个问题都重新描述为一个目标，都是对今后理想状态的描述。目标五要素：SMART1.简单的 Simple2.可以度量的Measurable 3.可达到的 Achievable4.现实的 Realistic5.有时间约束的 Time工作表4：目标树分析起点目标项目影响项目产出逻辑框架分析逻辑框架分析是用于项目规划和项目管理的方法、目的在于提高项目的规划和实施质量。逻辑框架确保了我们能以一种简单且结构化的方法来表示项目的各个方面：为什么项目要进行（目标和项目的目的）项目希望达到怎样的成果（期望的结果或产出）项目如何能达到这些结果（投入与行动）有哪些外在的因素对项目的成功与否起很关键的作用（重要的假设）如何评估项目是否成功（客观上的确定指标）从哪里得到评估需要的数据（确认信息的来源）现状 投入 项目行动 产出 目标 变化结果逻辑框架分析表：目标 (goal)项目的最高目标(定义目标群体)指标 (indicator)用于测量目标实现程度的变量核实 (监测与评估M&E)假设 (assumption)影响目标实现的宏观因素，如政策、事件目的 (purpose)项目实施后的预期结果（涉及目标群体）指标 (indicator)用于测量目的实现程度的变量核实 (M&E)核实和检验手段假设 (assumption)独立与项目管理，但却能影响项目目标的实现，如政策、事件产出 (output)确保实现项目目的行动结果（涉及目标群体）指标 (indicator)用于检查行动产出的变量核实 (M&E)核实和检验手段假设 (assumption)独立与项目管理，但却能影响项目目标的实现，如政策、事件行动 (activity)为取得产出所实施的活动投入 (input)实施活动所需要的人、物、财和服务核实 (M&E)核实和检验手段假设 (assumption)独立与项目管理，但却能影响项目目标的实现，如政策、事件例子：Treasure Island的海鸟保护项目标题： 项目阶段：宝岛海鸟栖息地的重建 2002年4月-2005年3月In Treasure Island地点：宝岛准备：2002年2月26日目标/行动概述客观检验指标（OVIs）检验方法（MOVs）重要的假设超级目标海鸟的数量恢复到定居前的水平宝岛的信天翁数量在10年之内增加了20，因此符合了从全球濒危物种目录里清除的条件。至少有5种岛上海鸟数量的10可以在主岛上繁殖（在项目开始时增加）保证猫和老鼠不在岛上继续存在海鸟监测报告海鸟监测报告野猫和老鼠的监测调查报告整体目标岛上的海鸟繁殖区域和数量有明显增长岛上的信天翁，hooded booby,grey booby, pink tropic bird 和South Sea storm-petrol 5年之内岛上重新繁衍Dusky tern的繁殖区域在5年之内增加10海鸟监测报告海鸟监测报告-海鸟数量的增长不会因为人类因素比如商业捕鱼而受到影响-海洋温度变化的影响（因为全球变暖）不会对海鸟食物供应产生太大的影响-人类对岛的利用方式的改变不会对项目有重大的干扰-没有自然灾害会影响到岛上海鸟的数量项目目的宝岛的主岛恢复到适合大型和小型海鸟生存的状态在消灭野猫之后不再出现野猫捕食燕鸥的记录如果岛上的信天翁在消灭野猫之后繁殖成功，并且幼鸟能够成功饲养没有任何证据表明岛上还有野猫存在，并且其状态保持在t3海鸟监测报告海鸟监测报告野猫和老鼠监测调查报告没有外在因素会导致幼鸟的减少成果项目管理的结构成形执行计划得到了项目管理层的认同行动按时开展定时汇报项目管理报告在当地和国际上建立起了对岛上海鸟保护的广泛支持岛上学习上课使用岛上的自然资源项目的发展不会受到严重的反对意见媒体的报道增加，包括国家和国际级的媒体老师的课程计划岛上和项目办公室有相关的报道文章所有的居民和其他的利益相关者继续支持项目并且保证维持一个没有捕食者的岛岛上所有的家猫都被阉割在3月底以前所有的家猫都要上项圈在3月底之后岛上不再有小猫的出生兽医监测报告岛上所有猫的主人都愿意配合注册和阉割猫的计划岛上的野猫被消灭在三个月以后直到其后两年内不再发现没有上项圈的猫在三个月以后直到其后两年内不在抓到没上项圈的猫家猫监测报告岛上所有的老鼠被消灭经常的chew-stick调查可以表明在t2结束的时候没有老鼠存在在燕鸥栖息区域的调查可以知道是否还有老鼠捕食鸟蛋的情况，由此得知老鼠是否被完全消灭老鼠监测报告燕鸥繁殖调查报告防止再引入野猫和老鼠的措施到位法规的通过通过模拟演示可以表明已经进行的测量是否有效出版现状报告随机监察报告演习结果报告有效的测量在继续防止老鼠和未阉割的猫的再引入以及其他外来种的入侵未完成的海鸟监测项目和野猫/老鼠监测的实施经常的监测报告监测报告警戒和应急项目计划，以防万一出现的野猫和老鼠的再引入到第6个月的时候应急计划要得到海岛管理局的批准责任分配到位应急计划工作程序逻辑框架分析练习：目标/行动的概述客观可信的指标验证的方法重要的假设项目目的项目目标产出(outcome)行动(Action)投入(imputs)项目建议书撰写（参考资料：Handout Guidelines proposal writing）项目团队项目管理者项目组织项目组织8思维导图培训结束后管理培训项目执行管理培训项目规划项目实战管理执行管理行动计划项目成果管理3重要的管理点 项目管理的功能:* 招募项目人员* 明确项目利益相关人* 制定项目规划定 义* 风险管理* 详细工作进度表* 估算计 划* 估算* 沟通* 微调* 终止控 制* 工作一览表* 责任矩阵* 沟通计划* 风险日志* 进度表* 预算* 资源计划 反馈、变化、微调（摘自：赵弘强项目管理课件）项目组织“在其位，谋其职”-避免越级指挥-避免上侵下职-下要让上安心角色与任务分析另类解读-行动者-温情感染者-灵感来源-泼冷水的人-传花粉的蜜蜂-顾问，做决策的人，监督评估的人，好的项目经理的特征胜任能力自测“我是否够格当项目经理？”、我的体力有很大的极限吗？、如果没有问题发生我是否出去发现问题？、问题发生时，我是否碰巧在场？、我是否乐意与人竞争？、我能够自动将复杂的局势化繁为简而抓住重点吗？、我能立刻把每一件事按照重要性与急迫性划分吗？、当我采取一项决定时，能预料到所有的后果吗？、人们相信我会实践诺言吗？、我对利他主义者怀疑吗？、我能与人有默契吗？、一件90%由我安排的事，而让别人去居功，我能由此得到满足吗？、我能听人说话吗？、我不生气时会发脾气吗？我生气时能不发脾气吗？、我能忍受批评吗？、我懂得分派工作与推卸责任的区别吗？项目管理工具项目甘特图（Gantt Chart）制订计划八步曲步骤一：设定目标步骤二：制定里程碑事件系列（阶段性的，比较重要的，具有分界性的事件，标明项目质的变化或标志。里程碑事件体现在一定的时间必须发生的事情，这个时间是确定不可改变的。我们要在计划表中分清什么是里程碑事件。可能只是一个事件，但并不一定是重要的事件。是目标树的事件，这是达成目标的具体事件。）步骤三：获得参与者得具体承诺步骤四：群策群力以产生效率最高、效果最好的项目行动步骤五：列出并复核必不可少的资源步骤六：以图表形式制订项目规划步骤七：召开项目规划检查会1、需要什么资源？2、什么时候需要？3、需要多少？4、所需资源要多少费用？5、获得所需资源由谁拍板？步骤八：保持定期的项目检查小组讨论：制订一份举办安徽合肥项目管理培训研讨会的计划 活动开始时间结束时间资源/预算负责人1.2.3.4.5.6.7.项目财务管理-预算 -控制预算-使用正确的人来做估算-谁来做预算？项目策划者、财务人员、采购人员、-基于经验进行估算预算内容：-具体预算的数据来源-内部人力资源成本-不要遗漏项目人员成本-内部设备成本-估算在项目种使用完的设备成本-估算在多个项目中使用的设备成本-外部人力资源和设备的成本-材料成本-不可预见费用项目支出规划：-知道什么时候花和知道该花多少一样重要-一旦估算完项目进度及成本，项目支出规划就迎刃而解预算管理周期： 控制项目的财务制度与组织的通用财务制度一致根据资助方的财务制度项目财务制度的特点：-项目独立核算：专款专用-以项目预算为标准-是否需要配套资金？配套资金的来源？-费用报销制度：哪些能报？谁签字？-票据管理制度：哪些支出需要正式发票？哪些用收据也可以？-超支、增项审批制度：谁审批？（通常预算追加及重大预算调整经预算管理委员会批准 ）-人员补贴的复杂性：预算、补贴标准、工作量统计、公开透明-税务问题：营业税、个人所得税-剩余款项的处理数据收集：与资助方签订的合同证明信、内部协议通讯录（内部，对外联络）工作备忘录计划变更记录会议记录 （一项有效的做法就是致送每位与会者一份备忘录，将敲定事项的细节摘要列明）重要事项沟通记录对外发出的文件备案（电子邮件，传真等）会计单据的保留期间评估报告结束阶段的文件资助方文件、校方介绍信、证明信、成果文件、总结报告、财务报告、论文集、后期宣传、图片视频资料、媒体新闻报导原件建议：建立一份标准的项目文件清单提醒项目执行人规范管理强调文件管理的重要性在项目结束时，作为验收项目报告的依据之一8思维导图项目监测与评估4评估类型指标选择以目标为导向以过程为导向基于效果和影响目标与指标的关系SMART标准监测与评估区别和联系意义主要步骤什么是监测？!什么是评估？!区别和联系？!监测和评估的意义!评估的类型以目标为导向的评估志愿者项目是否达到了之前预设的总体目标？ 项目的长短期目标是如何设立的？实施过程是否有效？项目在实现目标方面的进展如何？根据在项目的执行计划中所规定的时间，既定的目标能否按时达成？如果不能，是什么原因造成的？有关人士是否获得了完成这些目标所需的资源？为了更好地完成目标，一些“优先考虑的事项”是否需要进行相应的调整？（根据实际情况，这个问题可能更应该作为一个管理层的决定，而非评估层面的问题）完成目标的时间要求是否需要调整？为什么？如何调整？目标是否需要调整？为什么？如何调整？ 以过程为导向的评估这个项目运作得如何？ （以组织内引进“志愿者项目”为例）组织基于什么样的考虑来确定所需要的服务的？开展这个项目需要哪些条件？合作关系是怎样建立的？对于志愿者进入组织进行工作有什么要求？ 组织如何选择为合作伙伴和志愿者提供哪些产品或服务支持/干预措施?在志愿者项目中，通常需要经历一个怎样的过程？可能需要分析一些主要程序，如选拔志愿者，开发合作伙伴关系等 合作伙伴认为你的志愿者项目具备哪些优势?你的员工认为你的志愿者项目具备哪些优势？员工和合作伙伴通常有些什么样的抱怨？员工和/或合作伙伴对如何完善志愿者项目有些什么建设性意见？员工和服务对象会根据什么决定他们不再需要志愿者项目或你的组织所提供的产品/服务？基于成果/影响的评估 你的项目，是真的在开展那些解决合作伙伴/社区发展需求的活动吗？ 指导问题:谁是服务的接受方?服务的最终目的是什么？通过什么样的指标，我们能够知道我们是否已经实现了既定目标？我们如何能够获取这些信息? 什么将告诉我们，自己已经实现了既定目标? 评估基本步骤:分析并报告发现决定什么是可行的有效的收集信息的方式。参照衡量指标，明确需要收集哪些信息。详细说明合作伙伴的“标的”目标，如:为了实现每一个具体的成果/影响，你承诺付出多少数量或百分比的承诺。 详细说明哪些看得见的衡量指标能表明你和合作伙伴正在实现关键的成果/影响。将预期成果/影响排列优先顺序，从中选取你想要评估的那些。找出你希望为项目进行分析调查的那些主要成果/影响。收集信息的一般方法:(摘自 Carter McNamara博士 最新版: 1998年2月16日)方法目的优势挑战问卷, 调查，清单当你需要在不给他人带来心理压力的情况下快速轻松地获取大量信息时-可以匿名的方式完成-管理成本较低-容易对比和分析-很多人可以从中受益-可以获得很多资料-已经有很多样本问卷可供参考-可能获得的信息不够准确-措辞会使受访者的答案产生偏移-非个人性-如果采用调查，可能需要抽样专家- 不能全面了解情况访问当需要全面了解某人的印象或经历，或者更详细地了解他们在问卷上的答案时。-使信息更加深入全面-发展与客户之间的关系-与客户的交往更加灵活-比较耗时-分析对比困难-费用高-访问者可能会影响客户的答案，使之偏颇回顾文件当需要在不打断项目的进程的情况下了解项目进展情况时，主要可以看申请书，财务报告，备忘录，会议记录等-掌握综合的信息和历史信息-不打断项目的日常工作-现成的信息-对信息没有偏见-通常很耗时-信息可能不完全-需要清楚想要什么样的信息-并不是一种灵活的方式；局限于现成的信息数据。观察获取准确描述这个项目的真实的信息，特别是过程方面的信息-观察项目正在进行的活动-可以根据活动的具体情况灵活调整观察活动-很难解释所看到的-对所观察到的内容进行分类非常复杂-容易受到项目参与者的影响-费用较高焦点小组通过小组讨论来深入探讨一个议题，例如对某种经验或者建议有什么反应，如何理解经常的抱怨等；在评估和营销时非常有用-快速和可靠地获得一个大概印象-是一种在短时间内获取广泛和深入的信息的有效方法-能够传达关于项目的关键信息 -很难分析对方的反应-需要一个好的协作者来营造安全的环境-从时间安排