办公室岗位职责及操作规范.doc

办公室岗位职责办公室定员：6人；主任1人，文员2人，网管2人，司机1人。办公室各岗岗位职责岗位：办公室主任直接上级：总经理岗位职责一、负责协助总经理完成办公室全面工作。二、负责协调部门内部及各部门之间的关系。三、负责协助总经理做好公司人力资源工作（包括：人才招聘、培训、升降、调动、业绩考核及人员进出、保险等）。四、负责组织公司级会议，起草各项规章制度等。五、负责公司网站、办公自动化、业务软件等网络管理工作，保障公司网络运营安全。六、负责本部门员工的队伍建设、培训计划制定与实施。七、负责公司印章、法人委托书、合同协议等管理。八、负责公司各项后勤保障，确保安全无事故。九、负责公司办公室各项费用结算审核工作。十、负责完成总经理临时交办的其它工作。岗位：文员一直接上级：办公室主任岗位职责一、负责总经理日程安排、提示，做好上传下达。二、负责协助主任组织公司会议，起草相关报告、纪要、计划书、请示、通知、通告等，督办落实各部门工作。三、负责协助主任做好人才招聘、培训、升降、调动、述职、业绩考核及人员进出、保险关系及享受各类保险金申领等人事手续办理工作。四、负责公文打印、排版、传阅、登记备案存档工作。五、负责完成领导临时交办的其它工作。岗位：文员二直接上级：办公室主任岗位职责一、负责总经理办公室客户接待，协助总经理处理对外公关事宜。二、负责总经理办公室卫生、用餐等日常生活事宜。三、负责公司各种证照的申办、变更、年度审验，以及公司证照复印件的登记、发放等工作。四、负责公司收发传真、信件、报刊订阅等档案管理工作。五、负责公司企业文化建设（包括：报刊、广告、宣传标语制作等）。六、负责公司水电、办公用品、工作服、胸卡、福利等采购、发放。七、负责办公室所有费用统计、报销手续，登记部门台帐，月底与财务对账。八、负责做好公司各种办公设施、设备的日常维护、修缮、防火防盗管理。九、负责公司考勤记录、月出勤情况统计、周日及夜间值班等工作的安排及各部门组织纪律性、卫生等督查、督办工作。十、负责完成领导临时交办的其它工作。岗位：网络管理员直接上级：办公室主任岗位职责一、负责协助主任做好网络管理工作。二、负责做好业务软件的洽谈、维护与功能开发，做好数据备份和保密工作。三、负责公司网站的开发、更新、美化、信息发布、电子商务平台的日常维护与推广。四、负责公司局域网的建设与维护工作。五、负责公司计算机及外设（打印机、复印机、电话、线路等）的维护工作。六、负责公司计算机等设备管理制度的制定、完善及监督检查工作。七、负责公司员工计算机相关知识（业务、财务软件使用方面）的培训工作。八、制定公司计算机及相关设备的采购计划及落实工作。九、负责配合业务部门做好公司招投标工作。十、负责完成领导临时交办的其它工作。岗位：司机直接上级：办公室主任岗位职责一、负责总经理上下班、公司外出商务谈判接送等。二、负责总经理车辆的清洁、保养、维修、年检、保险等。三、负责公司行政、财务用车安排。四、负责总经理办公室绿植保养维护。五、负责完成领导临时交办的其它工作。办公室相关工作操作规范及流程一、行政、后勤工作流程（一）公文传递接到上级单位或政府职能部门（外来）公文或各部门提交的请示、报告等公文后，填制公文承办单并写明日期、归档编号、申报中心、申报人、公文标题等内容后，报送办公室主任拟写拟办意见，经总经理批示后执行（根据批示意见责成相关责任人办理或进行传阅、签字），再返回经总经理审阅后归档。（二）用印接到用印文件，要仔细审阅并进行登记，经用印人签字、分管领导及总经理批准后，方可用印，同时将用印的重要文件存档备查。（三）公司级公文的校对、排版、打印收到各部门起草的相关文件（制度、政策、规定等），进行认真检查（修改错字、病句等）、校对、排版（题目为四号加粗仿宋体、正文为小四号仿宋体、行距为1.5倍）套制公司红头打印，并连同填制的公文承办单一同报送办公室主任及总经理审阅，经批准后的公司文件发文执行。（四）总经理布置工作的督办及反馈流程由办公室根据总经理意图及各部门重点工作，拟定近期工作安排（包括工作项目、完成时限、责任人、完成标准等）呈报总经理审阅，定稿后下发各部门，各部门理解并执行，办公室按照所布置各部门工作安排中的要求逐项对各部门工作进行督办（在规定完成时限前以电话督促或实地检查方式）、记录，各部门要严格按照安排中的完成时限、完成标准执行并按要求（口头或书面）反馈办公室，办公室根据各部门工作执行反馈情况在规定时限内向总经理汇报工作，总经理根据各项工作执行反馈情况拟写意见并交办办公室，办公室将总经理意见反馈各部门负责人并如实传达总经理意图，各部门理解并再落实（直至完成至工作标准为止），办公室存档并按总经理意见进行奖惩。（五）证照年检变更1、根据公司各类证照上注明的年检期限及相关职能部门的有关规定，准备相关年检资料，在规定期限内进行年检申报，不得延误。公司如有变更项目根据公司要求办理相关手续。2、每年对年检后的证照进行复印存档，以备各部门使用。（六）办公用品的采买、发放1、每月5日前统计公司各部门当月办公用品使用计划，同时结合办公用品库存情况制定当月办公用品采买计划，上报办公室主任审批后，本着优质低价的原则进行采买。2、各部门根据当月所报办公用品计划按需领用，领用时须遵循以旧换新原则登记、发放，避免浪费。（七）信件收发1、收件：在收到特快专递时及时进行登记（要对条码号、发信地址、发信人、收件人详细记录），然后通知收件人确认签收，保证业务的顺利进行。2、发件：在各部门工作当中，如有邮件需要寄出时，由文员监督寄件人填写寄件单据（内容包括：收件人、收件地址及其联系电话、发件人信息）后，通知快递公司取件，确保及时送达。（八）饮用水供应定期察看饮用水的使用情况，当饮用水较少时，要及时与饮用水公司联系，保证公司员工饮水。（九）工作服、更衣箱钥匙发放为已被录用的新员工发放工作服和更衣箱钥匙，并进行登记；员工离职时，应及时收回，同时保证工装的干净整洁，以备今后的使用。对于更衣箱钥匙应妥善保管并留有备份，以防因员工钥匙丢失造成更衣箱无法使用。（十）考勤监督对公司考勤要严格按照公司考勤管理办法执行，每日清晨要提前把公司考勤记录表放到指定位置，以备员工签到之用，同时专人监督员工签到，确保不出现员工代签现象。对迟到、早退、病假、事假等情况要据实记录；对未按时签到但已请假（上班后及时补填请假单或出示医院开具的诊断证明书）的员工予以确认、记录；对未按时签到且未请假的员工按旷工记录；另外，工作期间要随时监督员工考勤情况，对于工作期间请假的员工必须要求其填写请假单，经部门经理同意、办公室备案后，方可离岗。（十一）值班制定每周日公司领导值班表，并在值班前一天通知到值班领导本人，确保到岗值班。二、人事管理相关流程（一）招聘1、接到用人部门负责人提交的已经逐级审批后的用人申请表，并结合公司实际情况进行合理调整后，如仍不能满足用人需求，再按需实施招聘。2、在联系招聘事宜中，尽量选择网络人才推荐、个人介绍以及参加由东丽区劳动局主办的招聘会等，减少公司开支。3、在给新员工介绍公司情况过程中，一定要讲清新员工的试用期（七天）和试工期（三个月），新员工在试用期内如不符合公司要求，公司可提出辞退并且不支付试用期期间的工资。4、在办理新员工入司前，必须填写新员工录用审批表，经录用部门负责人、办公室主任、总经理逐级批准后，方可办理新员工入司试用的各项手续。（二）转正1、新员工入司三个月后可办理转正手续，由员工本人填写员工转正申请表员工转正考核表后，由部门负责人、分管领导、办公室主任等组成的考核小组对其进行员工转正考核测评，考核通过后，各考核小组成员签署意见，报总经理审批后执行（并在当月25日的月出勤情况表中注明，财务核发转正后工资）。2、为已办理完转正手续的员工办理档案转移及存档，发放员工委托存档商调函，由员工持委托存档商调函自行到个人档案存放单位提取档案，并填制存档人员登记表一式两份盖章后交至办公室，办公室将当月所有转正员工的档案及存档人员登记表一同转至公司档案存放单位（北方人才市场）审验、盖章后，转公司存档人员登记表一联存档备案。3、为已办理完转正手续的员工办理劳动合同签订，填制劳动合同书一式两份、员工基本信息登记表一式两份、就业、劳动合同登记名册一式三份连同员工本人的就*失业证（外地户口无需提供）到劳动局办理就业登记和劳动合同鉴定。4、每月26日至次月8日为转正员工办理社会保险及公积金缴费相关手续。在办理社会保险手续时，如员工是新参保员工，必须为员工办理养老保险手册（社会保险卡由个人到张贵庄街道办事处自行办理），并填制社会保险缴费人员登记、变动名册办理增加；如员工以前参加过保险缴费的，由员工自行到原单位办理社会保险关系减少后，再由公司为其增加，同时还需转移人员提供本人医疗保险证办理变更手续，已备今后医保报销之用。在办理公积金手续时，如员工此前未参加过公积金缴费的，必须为员工办理公积金龙卡并发放到员工本人，并填制公积金增加单据（天津市住房公积金单位汇缴缴存增加清册）及天津市住房公积金单位汇缴缴存（补缴）汇总表进行缴费；如员工以前参加过公积金缴费的，必须办理公积金转移，并提供给员工公司的信息（公司全称、公积金帐号等），方便员工办理转移手续，转移后方可填制公积金增加单据进行缴费。（三）转岗接到上级领导指示，办理转岗手续时，须监督转岗人办理一切工作交接手续，经接任人、调入调出部门负责人签字、网管关闭原岗位所有权限，再经监交人、总经理批准后，方可转岗工作。（四）离职1、辞职：离职人员必须在离职前一个月以书面形式（提交辞职信）通知公司办公室，办公室接到辞职信后上报公司相关领导及总经理，并根据实际情况进行内部调整或实施招聘，待一个月后或新员工上岗后办理离职人员的离职手续。离职人员填制离职单，进行工作、物品交接，经逐级签批后，网管关闭其所有权限（财务和业务软件），同时计算其当月工作天数计入月出勤情况表中，另外填制劳动局规定的相关退工表格并携带离职员工资料（包括：劳动合同、档案、养老保险手册、就失业证、身份证户口本复印件等）到劳动局办理退工、退档手续，同时填制社会保险缴费人员登记、变动名册减少其社会保险缴费，再填制天津市住房公积金汇缴转封存申请书、天津市住房公积金本市转移申请书清册及天津市住房公积金单位汇缴缴存（补缴）汇总办理该员工的公积金封存。2、辞退：公司必须在被辞退人员离职前一个月以书面形式通知本人，并在一个月后办理其离职手续（同上）及失业手续，同时还要根据公司提出的辞退原因及个人情况，办理其失业金的申领手续（由劳动局发放用人单位申报失业保险需提供的审查资料，公司按照其规定逐项、逐表格进行填制申报）。（五）各类保险金享受申领为符合条件的员工办理医疗保险金、生育保险金、工伤保险金的申领手续及员工退休手续（按照国家及天津市有关规定办理）。（六）劳动工资审核每月26日根据公司月签到表制作月出勤情况表，据实将每位员工的实际出勤情况进行汇总统计，并根据各月公司缴纳保险（社险及公积金）的不同情况，计算员工的保险扣款；同时根据每位员工的入司时间不同，统计转正情况及工龄情况并计算工龄工资；另外还要统计本月的入司及离职情况，并加以注明。此表检查无误后打印报送总经理审批，经总经理审批后转财务部制作员工工资单并发放工资，办公室存档备案。三、网络管理相关流程（一）根据各部门提出软件