公路档案管理实施细则.doc

重庆高等级公路建设投资有限公司 公路档案管理实施细则重庆高等级公路建设投资有限公司公路档案管理实施细则（试行）公路档案属企业重要科技档案，为了确保档案材料收集、齐全、完整，统一标准、规范地管理好档案，特制定本实施细则。一、组织与职责（一）公司分层设置专兼职档案管理人员，职责见重庆高等级公路建设投资有限公司档案管理办法（试行）。（二）各勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将项目工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目的管理工作中，建立项目工程文件材料管理领导责任制，配备专人负责项目工程文件材料的立卷归档工作，确保项目工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。（三）项目工程竣工验收时，根据重庆市档案局和市城建档案馆的规定，我市所有国家重点项目的竣工文件在编制完成移交归档前，应进行验收工作，由市档案主管部门主持,公司办公室、总工办、工程部、财务部等相关部门派人员参加。验收合格后，由验收主持部门提出验收意见。二、项目工程文件材料的收集（一）凡是反映与项目工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，按照文件材料形成的先后顺序或项目工程完成情况及118时收集齐全，归入项目工程档案。其具体文件材料归档范围按本办法附件一重庆高等级公路建设投资有限公司公路文件材料归档范围及保管期限表执行。（二）项目工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由公司总工办和工程部及有关部门分别负责收集、整理。（三）项目工程勘察设计文件材料由总工办牵头组织勘察设计单位负责收集、整理。（四）项目工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责其项目全部文件材料的收集、整理。（五）项目工程监理工作中形成的文件材料由监理单位负责收集、整理。三、工程项目档案的整理（一）项目工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则办理。（二）项目工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。（三）项目工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等，应按项目、阶段、 119单位工程和分部、分项工程、专业分别整理组卷。（四）项目工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作按路线进行方向、结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。（五）项目工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。（六）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。（七）卷内文件材料按以下要求进行排列： 1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、项目技术文件按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。3、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料顺序排列。4、竣工文件按里程、专业、图号排列。5、卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。（八）档案装具及竣工文件材料封面等统一由高投公司档案室提供，承120包单位自费到高投公司购买。按规定送市城建档案馆归档的一套文件的档案封面、装具由施工单位直接到城建档案馆购买。1、档案盒式样（附表）；2、档案案卷式样（附表）；3、卷内文件目录式样（附表）；4、卷内备考表式样（附表）；5、重庆高等级公路建设投资有限公司公路档案分类目录式样（附表）；6、城建档案案卷总目录（附表）；7、公路工程竣工文件封面式样（附表：高投司为粉红色，城建馆为黄色）；8、公路竣工图封面式样（附表：高投司为粉红色，城建馆为黄色）。（九） 案卷应由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。1、档案案卷封面由下列项目组成（书写要求用宋体）：（1）档案案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、项目合同段名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容；（2）立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；（3）起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；（4）保管期限，应填写其划定的保管期限；（5）密级，依据保密规定填写；（6）档号，填写档案分类号和案卷顺序号（由高投公司档案室填写）；121（7）档案馆号（由市档案馆填写）。2、卷内文件目录由下列项目组成。（1）序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；（2）责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；（3）文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加上方括号；（4）编制日期：是指文件材料的形成日期；（5）起止页号：填写每份文件首尾页上标注的页号。卷内文件页号编写要求：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。（但当同册文件须拆离组卷时，后册文件要重新编写页号）各卷之间不连续编页号。（6）备注（需要时填写）。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。3、卷内备考表：应分别标明卷内不同载体文件材料的页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。（十）归档文件材料质量要求：1221、所使用的材料质量优良、书写工整、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、格式统一、装订整齐美观、签字认可手续完备；2、禁止使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色书写材料书写、审签和绘制；3、复印、打印文件字迹、线条清晰；4、影像清晰、说明文字字迹清楚、内容完整；5、录音、录像文件应保证载体的有效性；6、电子文件应以光盘为长期储存介质。（十一）档案案卷装订要求：1、纸质材料和图纸均为A4和A3标准幅面。装订档案案卷时，小于标准幅面的应粘贴补足，A3必须按规定折叠成A4幅面；2、档案案卷装订厚度规定在20mm以内；3、档案案卷装订采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。案卷整体要求整齐、美观、牢固，便于保管和利用。（十二）案卷的编制单位应当按照项目工程进度的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在档案案卷和档案盒上档号栏内编写案卷流水号，并按规定将组成的案卷划分永久、长期、保管期限和密级。（十三）项目工程竣工图归档应符合下列要求：1、竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、123涵洞、路基防护、互通式立交工程、交通、安全设施等的全部施工实际造型和特征。2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。四、项目工程档案的移交与整理 （一）项目工程归档的文件材料经验收合格后，各项目工程承办单位依据各自承办工作范围内的文件材料向公司档案室移交经系统整理过的全部档案。 （二）施工单位提交归档的竣工文件数量，按施工项目类别规定如下：1、主体工程（路基路面、桥涵、隧道、交叉工程） 2套2、交通工程（监控、通信、收费、供配电系统） 2套3、附属工程（交通安全设施、路用房屋、环保工程）1套4、其它工程（线外工程） 1套上述主体和交通工程的文件数量中已包含报送市城建档案馆的1套（此套由公司档案室在项目全部竣工后集中办理移交手续。（三）由承包单位负责编制的施工合同竣工文件须向我公司提交文件、材料、图纸内容相同的2套原始件（其中附属工程、其它工程各1套），要求必须为计算机打印的原始件。124（四）公司档案室负责对接受的全部档案按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部档案案卷进行系统整理、排列和上架。其中施工阶段形成的案卷依据路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别排列，并编制公路档案归档总目录。（五）公司档案室负责对接受的全部档案编制档号，并填写在档案案卷和档案盒上。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。（六）分类号是以单项工程为单位，按照重庆高等级公路建设投资有限公司档案管理办法（试行）中所确定的编制。附：重庆高等级公路建设投资有限公司公路档案归档范围及保管期限表125重庆高等级公路建设投资有限公司 公路档案管理实施细则重庆高等级公路建设投资有限公司公路竣工文件材料归档范围及保管期限表文件目录保管期限档案移交套数A类目录B类目录C类目录第一部分可行性研究一、项目建议书及批复永久2套二、预可性研究报告及批复三、工程可行性研究报告及批复四、项目评估五、环境预测、调查报告六、设计任务书及批复第二部分设计基础材料一、工程地质、水文地质、勘察设计、永久2套勘察报告及审查意见、重要土岩样说明二、水文、气象等其它设计基础材料126第三部分设计文件一、总体规划设计永久2套二、方案设计三、初步设计及其报批文件四、技术设计五、施工图设计六、关键技术试验七、设计评价、鉴定及审批八、通用图、标准图1套九、设计计算书2套十、各阶段设计的各类审批意见及合同文件第四部分工程管理文件一、工程总平面缩图永久2套二、建设、施工、监理、设计责任人员一览表三、征地拆迁、安置补偿文件1、征用土地批准确文件及红线图1272、公路建设用地呈报表永久2套3、征地数量明细表4、拆迁、补偿协议书四、招标文件（按招标项目划分）1、业主招标文件2、招标资格预审文件3、施工单位资格预审申请书（正本)4、资格预审报告、结论文件及批复文件5、招标、评标及定标报告、批复文件五、投标文件（按招标项目划分）施工、监理单位投标文件（正本)永久六、租赁文件永久七、技术规范修改和补充文件长期八、施工执照永久九、合同协议书（按招标项目及合同段编号顺序划分）十、项目开工报告及批复十一、会议技术文件1、重要工程技术会议纪要或记录2、重要工程技术文件十二、项目执行、计划与统计1、项目执行报告2、项目施工进度计划第四部分工程管理文件3、项目施工进度统计报表4、关键、控制项目动态统计十三、工程质量文件1、工程质量事故报告与统计2、项目工程质量检验评定十四、专题技术总结十五、重大设计变更、工程更改项目统计资料十六、文物保护十七、环保、劳动安全卫生、消防、规划文件1、环保文件永久2套 2、劳动安全卫生文件3、消防文件4、规划文件十八、水、电、气供应协议长期128第五部分施工文件一、开工申请、施工计划1、本合同责任人员一览表永久2套2、开工申请报告、开工令3、施工组织设计、施工方案、施工计划长期4、分项开工申请及附件永久二、原材料试验1、原材料及构件出厂证明、质量鉴定书长期1套2、原材料试验报告及汇总表2套三、标准试验、中间检查、验证和验收试验1、标准试验报告及汇总表长期2、中间检查、验证、验收试验报告及汇 总表（中间检验报单及试验报告）第五部分施工文件四、变更申请及批准手续永久五、施工原始资料1、开完工记录（横道图、S曲线图）长期2、天气、温度及自然灾害记录3、路线导线测量成果1套4、重要工序施工原始记录2套 水泥砼浇筑记录1套水泥砼路面施工记录2套 沥青砼路面施工记录 路面底基层施工记录 不良地质地段处理记录 路基填筑施工记录1套 路基施工试验段报告2套 路面施工试验段报告129 其它原始记录长期2套六、工程质量文件1、隐蔽工程验收记录永久（1）基坑、基础（钻孔、桩基、隧道开挖等）验收记录 （2）路基路面验收记录（3）铪配筋检查验收记录（4）预应力张拉、压浆检查验收记录（5）其他各种中间检查验收记录2、工程记录及测试、沉降观测长期3、地基承载力现场试验报告第五部分施工文件4、专项检测及监控材料5、机电设备安装及调试记录6、路面平整度、路拱、宽度、厚度检测结果汇总表7、桥梁竣工验收荷载试验报告8、钻孔桩的、无破损检查报告9、工程质量事故报告七、工程竣工质量自检评定永久八、工程计划与技术文件1、工程进度计划和实际进度统计报表长期2、重要技术问题的往来文件、会议纪要九、施工日志、照片和声像材料1、施工日志1套2、声像材料2套130第六部分监理文件一、监理工作责任人员表(资质、资格 材料)监理服务合同和监理工作机构框图长期2套二、监理大纲、监理规程规范、监理规划及监理细则 三、监理通知、指示、指令、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书永久长期2套四、监理工作协调会审纪要、备忘录五、合同管理文件六、施工质量检验分析文件永久七、安全质量事故分析文件长期八、计划进度管理文件九、工程技术管理文件十、工程质量控制文件十一、工程计量与支付管理文件十二、监理月报、季报、年报及总报告十三、与总监及业主的来往函件十四、项目监理工作日志1套十五、项目监理工作总结及专题总结2套十六、项目监理工作声像材料131第七部分竣工文件一、工程竣工验收文件1、竣工申请报告永久2套2、竣工验收报告3、竣工验收鉴定书、验收委员会名册4、工程审计文件、材料5、工程总结文件6、竣工文件材料档案验收文件二、环保设施验收报告三、消防设施验收 报告四、竣工文件验收报告五、项目竣工决算报告1、工程竣工决算（1）工程竣工决算资料汇总表（2）各施工合同最终支付汇总永久（3）工程竣工决算报告2、财务决算永久2套3、项目竣工决算报告六、竣工图1、总说明书2、路线平、纵面竣工图3、路基、路面竣工图第七部分竣工文件4、桥