企业档案规范化建PPT课件

1 企业档案规范化建设 湖州市档案局袁玉武 2 一 档案基本知识 二 企业建档的基本要求与措施 参考篇目 1 浙江省实施 档案法 办法 P72 档案工作基本术语 3 企业档案管理规定 P174 工业企业档案分类编号暂行规则 P37 3 第一讲档案基本知识 一 档案及企业档案的定义1 什么是档案 简单地说 档案是历史的记录 中华人民共和国档案法 规定的档案的表述 2 企业档案的概念是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料 包含了企业档案的四个要素 4 企业档案的来源 档案的条件 档案的载体 企业档案的性质3 企业档案工作的必要性 企业经营的历史记录 可持续发展的保障 维护企业合法权益 提高企业形象 提升企业文化品位 二 档案工作及企业档案工作基本原则1 档案工作档案工作是从狭义的角度 指档案馆 室所从事的具体的档案业务工作 即运用科学的原则和方法管理档案 提供档案为企业及社会各项事业服务的一项工作 5 档案工作基本内容 档案实体管理 档案的收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 利用 编研等八项工作 通常称为档案工作的八个业务环节 档案信息开发利用 检索利用 编研 被动服务 常见有阅览 复制 证明 咨询服务等 档案信息反馈与编研 工作评价 意见和建议 编研的种类 大事记 年鉴 基础数据汇编 产品介绍汇集 专题概要等 2 企业档案工作基本原则 统一领导 分级管理 维护档案的完整与完全 便于各方面的利用 6 三 企业档案机构及职责 企业档案档案规定 第三条 企业应遵守 档案法 依法管理本企业档案 明确管理档案的部门或人员 提高职工档案意识 确保档案完整 准确和安全 1 档案室 是各个独立单位集中统一管理本单位档案的内部组织机构 它主要是为本单位的工作 生产和科研等各项活动管理档案并提供服务的 2 企业综合档案室职责 贯彻执行 档案法 等有关法律 法规和方针政策 制定本企业文件材料归档和档案保管 利用 鉴定 销毁 移交等有关规章制度 7 统筹规划并负责本企业档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 指导本企业各部门文件材料的形成 积累 整理和归档工作 监督 指导本企业所属机构 含境外机构 的档案工作 3 企业档案管理人员基本要求 根据 企业档案管理规定 第六条规定 企业档案工作人员应忠于职守 遵纪守法 具有相应的档案专业知识和业务能力 8 第二讲企业档案工作要求与措施 一 企业档案建档的基本要求 做到 五有 有分管领导 有档案管理人员 有档案管理制度 有保存档案场所与设施 有档案实体 二 建立健全档案制度 建立档案领导小组和档案管理网络 明确专兼职档案员 建立综合档案室 归属办公室 或综合部 管理 集中统一管理本单位档案 9 抓制度建设 档案管理办法 保管 鉴定 销毁 统计 库房 档案利用等制度 明确档案工作岗位责任制 将档案工作纳入单位工作考核内容之一 三 企业档案管理形式 集中式管理 网点式管理 寄存式管理四 档案的收集 1 制定本单位档案分类体系和保管期限表 服务性企业可分为 管理类 业务类 会计类 科技类 基建和设备 特种载体类 照片 光盘 实物 权证 职工类等 10 工业企业档案一般包括党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术类 产品类 科研类 基建类 设备类 会计类 特种载体类 职工档案类 其中党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术类统称管理类 还可增加客户类 保管期限 永久 长期 短期 会计类分永久 定期 25年 15年 3年 2 建立健全档案归档制度 内容包括归档范围 归档时间和归档要求三方面 归档范围 体现以 我 为中心原则上级机关的文件 主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件 如上级机关领导针对本企业的讲话 批示 上级机关对本企业的有关批复性文件 11 本企业形成的文件 这是归档范围的重点 它包括本企业各类会议文件材料 本企业颁发的各种正式文件的签发稿 印制稿 本企业党 政 工 团和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料 反映本企业各项业务活动的专业文件材料 反映本企业历史沿革 组织原则 人员编制等基本历史面貌的文件材料 同级单位和非隶属单位的文件 主要指非本企业业务 但是需要执行的法规性文件 有关业务单位检查本机关工作所形成的文件 以及与这些单位相互联系 协商工作形成的重要来往文书 下级单位的文件 指下级单位报送的工作计划 总结 统计材料等 直属单位报送的重要的科技文件材料 下级单位报送的法规性备案文件材料等等 12 不归档的文件材料范围主要有 上级机关的文件 有上级普发代参阅的文件材料 上级机关征求意见的未定稿文件等 本机关的文件 主要有 重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般文件的历次修改稿 未生效的文件 与本机关无关的文件或为参考目的而收集来的文件 同级单位和非隶属单位的文件 主要指不需要办理的抄送文件和一般来往文件等 下级单位的文件 批下级单位报送的不必备案文件 不需要办理的文件和简报 情况反映等 13 归档时间管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年 企业产品 业务项目 科研生产量 基建项目文件材料在其项目鉴定 竣工后或财务决算后三个月内归档 周期长的可分阶段 单项归档 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记 安装调试后归档 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档 会计文件材料 报表 帐簿 凭证等材料 由会计人员整理完毕后 隔年向档案案移交归档 磁带 照片及底片 胶片 实物等形式的特种载体文件材料在工作结束后及时归档 14 归档的质量要求 首先 完整就是要使归档的档案有一定数量 每份文件页数完整 档案不遗漏 不残缺 其次 归档文件材料必须是原件和注重材料的耐久性 再次 归档文件材料要系统 条理 电子文件与纸质文件实行 双套制 五 档案的整理1 整理要求 保持文件之间有机联系 便于保管和利用 充分利用原基础 2 区分全宗 立档单位应符合三个条件 有独立行使和处理事务的职权 有独立的财务 有一定的人事任免权 15 3 各类档案的整理应符合相应的标准 管理类 文书档案案卷格式 或 归档文件整理规则 业务类 根据业务内容多少 统一采用组卷或按件归档 科技类 科学技术档案案卷构成一般要求 会计类 针对不同类型分别组卷和凭证包角 4 档号编制和档案排列 参见 档案编制规则 档号格式 组卷模式下 全宗号 类别号 案卷号 张页号 如H001 2 2007 003 001 说明1号全宗下2007年度行政管理类第3卷第1页 16 以件归档模式下 全宗号 类别号 保管期限代码 件号 如H001 1 2007 Y 0001 案卷排列 管理类按保管期限每年各编三个号 科技类中项目档案按项目过程分前期 设计 工程管理 施工 监理 设备安装与调试 竣工排列 一个项目一流水号 设备档案按设备型号组卷 历年统编流水号 会计类按报表 帐册 凭证 其它类型排列 一年编一流水号 照片 光盘档案按归档时间顺序排列 17 六 档案的保管与统计有专门档案库房 满足 八防 要求 编制库房档案存放示意图 建立全宗卷 综合 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 现代化应用 内容见P144 建立档案收进移出登记 库房检查登记 档案分类统计 档案移交登记 档案借阅登记 档案利用效果登记 档案销毁登记等统