项目办管理制度.docx

XXX科技有限责任公司项目办管理制度XXX科技有限责任公司总 则项目办公室无论是对于企业还是顾客，都有其存在的价值。一个充分发挥作用的项目办公室是项目团队成员完成项目的主要支撑，提供对项目管理标准的指导。此外，项目办公室还可保存过去项目管理方案的数据，以备将来新项目参考使用。项目管理办公室的主要职能是制定企业的项目管理制度与工作标准，建立项目管理文化，为项目管理工作提供必要的支持。做好企业各项目的统筹、指导、支持、监督、控制、检查等工作，对整个项目过程进行跟踪、监督和报告，协调相关部门的关系，确保项目顺利完成。本管理制度自公布之日起生效，项目办员工及各项工作的开展必须严格遵守此管理制度。如发现确有需要修改和完善之处，任何单位和个人均可提出修改意见，以便于本制度的不断发展和完善；但在新的修改制度确定之前，必须按照现行制度执行。如确有特殊情况，可经内部讨论通过后，作为补充规定执行。一、部门职能1. 项目的选择 1.1 制定项目的选择标准，并贯彻执行。将项目选择标准转发市场部备案，作为市场部进行招投标的依据之一。 1.2 管理项目目标，分析行业环境及企业现行的项目管理模式，对项目进行市场预测，根据企业营运战略及目标确立企业项目管理目标，为项目选择提供决策依据。 1.3 对项目进行初步评估，对项目目标是否符合企业战略和企业目标进行分析，对项目进行全面的技术论证，提供可行性报告，并上报总经理审批，审批通过后进入项目立项管理。2. 项目的立项 2.1 组织制定企业项目立项管理制度，并贯彻执行，对项目立项管理制度的贯彻执行情况实施监督，确保项目立项工作顺利进行。 2.2 编制项目立项文件资料的目录，并准备申报文件资料，报总经理审批。总经理批准后，办理立项相关手续。 2.3 负责组织评审技术部人员根据立项资料、文件和立项管理制度，进行项目的立项评审工作。通过评审后，项目进入启动阶段。3. 项目启动 3.1 明确项目的目的及具体效益，分析与项目有关的国家的相关政策、行业环境及企业内外部资源等因素，确定是否需要就项目中的相关事项同利益相关方进行商讨。3.2 依据项目可行性报告、项目合作合同、环境因素分析结果等编制项目章程，并上报总经理审批，审批通过后执行。3.3 负责选定项目的具体操作人选，并将项目经理以及承担项目的小组的成员的相关材料包括个人履历、资质证书等上报总经理审核，落实项目具体责任人。4. 项目规划 4.1 对项目计划进行审核，审核内容应该包括项目预研规划、进度规划、成本规划、采购规划、质量规划、人力资源规划和风险评估等。 4.2 负责编制项目计划审核书并上交总经理审批，审批通过后将结果反馈给项目经理，并将项目规划及项目计划审核书存档。 4.3 对项目管理与执行小组的安排进行规划，编制项目资源计划，根据企业项目的开展与运作情况，结合项目资源计划，进行项目资源的配置与平衡工作。5. 项目的执行 5.1 项目办需支持项目经理在执行项目计划中的人员配备、设备调拨、资金划拨等各项活动。5.2 负责对项目实施过程中的项目进度、项目质量、项目采购、项目成本及变更等关键程序进行重点跟踪，并做好项目情况记录工作。将项目出现的变更及问题及时汇报总经理，并同项目经理协商解决方案。5.3 下发企业对项目的工作指导文件，并做好发文记录的签收工作。5.4 收集项目相关资料，建立项目档案和项目资料台账，并做好保管工作。对重要的项目档案进行标记，做好备份。5.5 负责项目人员管理、设备管理和资金管理的协调、监督工作，建立项目人员管理台账、项目设备管理台账及项目资金管理台账。5.6 对项目执行过程中的资源需求提供协调和支持，根据项目部的设备支持需求，填写并上交项目设备需求表，审核通过后上报总经理审批，经审批后进行设备购买或内部调拨的安排、协调工作。5.7 分析技术人员的培训需求，并协助人力资源部制订技术人员的培训计划。建立、填写技术人员培训记录表。6. 项目监管 6.1 编制项目进度控制办法，并监督技术部实施。 6.2 跟进项目进度，并对照项目的进度计划进行全程监控，对项目因工程变更或其他原因导致的延期进行核查，并督促技术部及时提交项目延期说明。 6.3 编制项目资金管理制度、项目成本管控办法、项目预算管理办法，并监督技术部严格执行成本预算。 6.4 建立项目资金使用台账，明确技术部的资金使用途径，监督并管控技术部的资金使用。 6.5 定期核查项目办可支配资产及设备使用情况，严格控制周转材料的损耗，编制项目办资产及设备核查说明、周转材料使用说明。 6.6 编制项目质量评估办法，并监督技术部的实施情况，根据项目进度及项目执行计划对项目质量进行审核并编制项目质量核查报告，督促项目经理严格实施项目质量评估办法。7. 项目收尾 7.1 负责审核项目经理制订的项目收尾工作计划，将项目收尾工作计划的审核情况上报总经理审批，并审批通过后监督执行。 7.2 负责组织项目的审计工作，其审计内容包括项目可行性研究、项目计划、项目合同等，编制项目审计报告。 7.3 根据项目需要交接的内容编制项目移交书，并负责项目档案的整理和核查工作。 7.4 支持配合项目经理在项目交接过程中的工作。8. 项目评估 8.1 组织小组进行项目评估，并监督实施，负责对项目收尾情况进行监督、检查。 8.2 根据项目评估总结项目结项考核，统计项目绩效报告上报总经理审批，审批通过后将结果反馈给项目经理。 8.3根据本企业绩效考核制度、项目考核办法等，在人力资源部的协助下对技术部及技术人员实施绩效评定，通过对项目人员在整个完成项目的过程中的绩效评定，编制项目人员绩效考核实施报告留与人事部备案。二、工作章程1. 项目办人员均要遵守公司的各项规章制度，履行工作职责。严格遵守纪律，按时上下班，不得迟到、早退。对所担负的工作争取时效，不拖不压，并及时反馈。2. 办公时间要坚守岗位，外出办事要向项目经理报告去向、时间并保持工作联系；请事假须经项目经理同意。每个岗位要合理安排，除特殊情况外不得空岗。3. 保持良好的工作秩序。不得在办公区域打闹、喧哗、打扑克、下棋、吃零食，不准办私事或做与工作无关的事情。4. 办公室工作人员都要严格履行职责，及时、准确地完成所承担的工作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。5. 建立请示汇报制度，凡是在职权范围内的事情要积极解决，解决不了的事情要逐级向领导请示。凡是领导交办的工作，完成后必须逐级向领导汇报办理结果，使工作有序进行、衔接紧密。6. 办公室、同事之间团结协作、互相帮助、互相学习，齐心协力做好办公室各项工作。7. 积极参加公司和项目办各项活动，因故不能参加者，必须请假。8. 接人待物要讲文明礼貌。对公司、上级部门和外来办事人员要热情接待，态度和蔼，能办的事情不推诿扯皮，不能办的事情要耐心说明情况。9. 答复问题要有政策依据，不得信口开河或带有随意性，对拿不准的问题，要向领导请示报告。10. 办公室要保持清洁卫生，物品摆放要整齐有序，创造优美舒适的工作环境，做到衣帽整洁，仪表大方。项目办人员的一切用品均由个人保护和使用（如电脑、打印机等），下班后各自把用品关闭，检查有关公司机密文件的保管。爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。11. 提高安全意识，不可违规插接电源、电线，不在电脑和电源插座旁堆放报纸、书籍等易燃物，以免损坏用电设备及引起火灾。12. 正常上班时间不得利用项目办电脑上网打游戏与浏览与工作无关的网页。13. 办公室人员必须提高警惕，重要的文件、资料要及时入档保存，个人存放文件、资料要妥善保管，不要乱放乱丢，严防泄密。不经他人同意，禁止乱动他人一切资料或用品。14. 办公室的钥匙、电脑密码不得转交项目办以外的人员。违者如若发生事故，需承担相应责任。个人办公室钥匙要随身携带，严禁把公司公共办公用品带出办公室。离开时注意关锁门窗，关闭电源，认真做好防火工作。15. 服从上级的安排，不得顶撞和出言不训，上班穿着整齐要穿职业装不得穿袒胸露背的衣服。16. 禁用公司设施办理私人的事情。17. 有未尽事宜，由项目办公室根据实际情况做出处理。18. 本章程自发布之日起生效。三、管理制度1、项目办公文办理制度1.1 行文印鉴规定行文要严肃认真，文件按正式要求起草，核稿后由主要领导签发。文件内容涉及到有关部门业务范围的由有关部门起草，部门负责人签字后按照授权送至相关领导处审核，统一编号签发。文稿起草一律用公司统一发放的“呈报领导文件”格式打印、排版。1.2 文件管理规定项目技术文件资料由项目办备案，发放到各部门的文件、资料由各部门负责人管理。要认真及时做好文件的登记、传阅、保管和保密工作，建立收发文件登记薄，按档案管理的要求，规范档案工作。各部门对领导交办的文件要认真及时办理，急件随到随办，办理情况要及时向领导回报，不拖不压。文件资料借阅要履行借阅手续，并及时收回，文档管理员要经常对文件资料进行清查，发现丢失立即追查。1.3 资料打印、复印规定办公设备的使用者要加强机器的维护保养，保持机器的卫生、清洁，使之时刻处于良好状态，保证打印文件的清晰，美观，减少纸张浪费。不涉及保密的打印用纸，需回收利用背面打字，杜绝浪费使用时必须科学的采集、输入、输出和整理信息，信息载体必须安全存放、保管、备份，防止丢失或失效。输入电脑信息属公司机密的，未经相关领导批准不许向任何人提供、泄密。项目办的标准配置设备及用品合理使用，延长设备的使用周期，个人原因导致损坏，负责赔偿。2、项目办档案管理办法2.1 为建立健全项目档案体系，实现完整保存并有效管理的基本目标，使档案更好地为项目发展服务，制定本规定。2.2 项目档案指各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式不同载体的文件资料。2.3 项目相关文件资料的形成是随项目策划、开发建设以及管理经营活动的进程自然完成的，必须按规定向公司项目办移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。2.4 一项工作由几个负责人参与管理，在工作活动中形成的文件材料，由主管负责人收集归档，会议文件由会议主办人收集归档。2.5 对因各种原因离职离岗人员，在离开本岗位之前必须到项目办办理项目相关档案资料提交手续，若无项目办主管签字，人事、财务部门不得办理离岗手续。2.6 项目召开的各种会议，由会议负责人指定专人将会议材料、声像档案等向项目办办理归档手续，项目办负责人签字认可后财务部门给予报销会议费用。2.7 凡属公司项目调研、开发过程中形成的文件、磁盘、光盘、录音、录像、照片等材料，在项目完成后，必须及时归档，项目报销时必须附归档移交清单否则财务不予报销。2.8 项目员工因工作需要，均可借查阅与本人工作有关的档案，借查阅档案必须办理有关登记手续。2.9 任何人不得借阅与本人工作无关的档案，如确因工作需要借阅非本部门工作范围内的档案资料，须经部门领导签字批准。2.10借阅人员必须对案卷的安全负责，要保持好案卷的整洁完好，不得任意涂改、抽页、剪贴和中途转借，以防档案的丢失和泄密。2.11归还档案时，管理人员应认真清点，如发现损坏、缺页、涂改现象，应及时汇报并追查责任和处理。丢失档案资料、文件，应立即报告档案部门，按有关情况公司给予相关责任人处罚。2.12不准无关人员翻阅档案，不准为个人需要摘抄有关档案机密内容，不准擅自复印档案材料，不得擅自将档案携带外出。2.13对保管期限已到的各种档案进行鉴定，确定保留或销毁，鉴定工作要有项目办主管领导、专业技术人员和档案管理人员参加，对档案进行鉴定。3、项目成本管理制度3.1 为规范项目成本管理工作，提高成本管理水平，降低项目成本，提高经济效益，按照国家有关法律、法规、公司有关文件，制定本制度。3.2 各项目经理为项目成本管理的第一责任人，在本项目内按分级归口管理原则实行成本管理责任制，做到人人关心成本，事事讲究成本。3.3 严格遵守国家和公司的有关规定，不得扩大和超过成本开支范围和费用开支标准，财务人员有权监督和劝阻违规成本、擅自提高费用标准、扩大开支范围的行为，且有权拒绝支付，并有权向本项目经理、上级财务主管直至公司领导报告。3.4 各项目成本管理的工作程序依次为：进行本项目的成本预测，编制项目成本计划，进行项目成本控制、核算和分析，根据核算和分析结果制定相应的成本控制措施，进一步降低实行成本。3.5 项目成本管理小组组成是：项目经理为本项目成本管理小组组长，项目副经理、项目总工程师、财务部对应负责人为副组长，各技术成员为组员。3.6 项目成本预测通过成本预测，可以在满足项目主体和本企业要求的前提下，选择成本低，效益好的最佳成本方案，并能够在项目成本形成过程中，针对薄弱环节，加强成本控制，克服盲目性，提高预见性。因此，成本预测是项目成本决策与计划的依据。项目成本控制成员要对项目计划工期内影响成本变化的各个因素进行分析，比照近期已完成项目或将完成项目成本（单位成本），预测这些因素对成本中有关项目（成本项目）的影响程度，预测出项目的分项成本或总成本。3.7 项目成本计划编制项目办应当于项目启动之前编制完成项目整体的成本计划。对于跨年度的项目，还应当于每年一月份完成编制本年度的成本计划。成本计划编制的基本程序为：搜集和整理资料编制项目总成本计划与目标成本进行对比分析确定项目总成本对总成本计划进行适当修订编制阶段性（年、季、月、特定期）成本计划编制责任（按部门）成本计划。项目总成本计划编制程序为：编制各分项工程资源消耗数量计划编制各种资源的总成本编制项目总成本计划。成本计划编制应当取得真实、详实的技术、经济资料。项目成本管理小组还应深入分析当前情况和未来的发展趋势，了解影响成本升降的各种有利和不利因素，研究如何克服不利因素和降低成本的具体措施，为编制成本计划提供丰富具体和可靠的成本资料。总成本计划是项目在某一时间段，在一定的组织设计和项目内外部条件下计算出来的，如果条件改变，总成本计划也要随着改变。3.8 项目成本核算项目成本核算就是正确及时核算项目进行过程中发生的成本费用，计算项目的实际成本。项目成本核算是项目成本管理的中心环节，是成本预算、成本控制、成本分析、制定成本控制措施等的信息来源和依据。项目成本核算的基本原则包括适应管理需要的原则和遵循企业会计制度、企业财务通则和企业会计准则以及会计核算的一般原则。项目成本科目设置的基本原则：在遵循会计制度的前提下，项目成本科目的设置必须满足成本管理的需要。项目成本科目设置按公司文件执行。3.9 项目成本控制根据立项时分项细目清单确定，每一细目可以作为一个成本对象。具体明细程度，根据项目实际管理需要研讨确定后报公司财务部。成本控制的直接成本包括：技术部员工研发人工费，项目完成所需的辅助材料包括元器件、配件和零件采购，研发所需仪器采购等。成本控制的间接成本包括：项目办公期间所需的业务招待费，技术员工出差所需补贴，税金，以及项目管理中发生的其他费用。成本控制的重点：严格执行各项管理制度，特别是劳务管理和材料资源采购管理制度；论证、优化项目设计或实施方案，技术创新、技术进步，制定和实施更有利于降低项目成本的项目进度计划和技术措施。3.10成本分析成本分析由项目经理每月组织召开一次成本分析例会，具体分析本项目进行中成本变动情况，并根据成本执行情况提出控制措施。项目成本分析准备：由技术部人员准备成本计算期计划成本；财务人员准备成本计算期实际成本。项目成本分析会的内容是：检查上次分析例会提出的改进措施的落实情况；分析本次成本计算期的计划成本执行情况，找出差异，分析原因，提出改进措施；由项目经理总结并提出改进措施；每次成本分析会要做好记录，以便在年度和项目完成后总结整个项目成本管理情况，项目办形成书面的成本分析报告，上报公司财务部。3.11成本考核公司有关部门通过审核项目成本管理资料及通过检查等方式定期对项目成本进行考核，将成本的实际指标与计划进行对比，评定项目成本计划的完成情况和各责任者的业绩，由公司领导审批并给予相应的奖励和处罚。4、项目预研管理4.1 编写包含项目概述、项目目标、客户供应、客户付款方式、项目进度计划、对交付物的评价标准、有关承约商投标的事项以及投标方案的评审标准的需求分析报告。4.2 根据客户需求，项目办人员进行项目构思，可行性研究，最后向客户投送项目建议书进行项目的投标。4.3 编写包含成本预算、管理方案、技术方案的投标申请书。4.4 投标申请处经项目预研小组审核后交总经理进行审批，审批通过后进行投标。4.5 投标成功后正式立项，进行项目的启动以及任务工作的分配。5、项目合同管理制度5.1 为规范项目部合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护公司的合法权益，特制定本制度。5.2 本制度适用于项目办签订和履行的所有科研项目合同、项目分包合同、专业分包合同、项目承包合同、元器件材料设备采购合同等。5.3 项目办成立合同管理小组，由项目经理为组长，主管项目的财务人员、项目副经理为副组长，技术部指定一位专员负责合同管理工作。5.4 项目办经理负责项目分包合同、专业分包合同、项目承包合同以及元器件材料设备采购合同的签订。合同签订后须上报总经理审批，总经理审批通过后于财务部处理相关事务。5.5 项目办负责核算各类合同的管理工作，具体有：负责组织宣传、学习贯彻合同法、招标投标法及其他有关法律、法规和规章；负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委托书的发放和管理；负责科研项目合同、项目分包合同、专业分包合同、项目承包合同、元器件材料设备采购合同的档案管理；负责本制度的监督执行。5.6 项目合同管理工作原则经济活动须以合同为依据。合同须经评审后方可签订。签订合同须在授权范围内进行，不得越权。重视合同履行过程管理，履行中重大事项（如主体变更、解除等）要经相关方当事人书面签认。履行完毕后，重视合同文本及履行中签订的文件的保存。5.7 科研项目总承包合同的管理项目经理组织项目小组全体员工认真学习合同细则，让各相关人员都清楚地认识到甲乙双方的权利和义务，了解甲方的项目要求及技术指标做好合同变更的管理工作。做好甲乙双方重要的会议纪要，并签字确认。5.8 项目分包及外包合同的管理分包合同由项目经理和分包方拟定，总经理审核同意后，双方正式签订。项目选择分包方应遵循公司文件相关规定，在选择时需进行招标工作。分包商的选择，合同的签订执行项目办合同评审表。分包合同中总包单位责任：明确项目名称、分包项目及范围、项目价值、施工期限及其它双方认为应明确的事项；总包单位需向分包方提供项目有关技术资料；审核并签认分包方的实施方案及实施预算；对分包项目的进度、项目质量进行检查监督；负责办理拨款签证和完工验收手续。分包合同中分包单位责任：分包方需参加总包组织的项目实施方案及计划进度的编制工作；制定分包项目实施组织设计和实施预算，送总包单位审核签认；按项目实行方案和实施进度计划组织实行；严格做好研发记录，项目完工后及时将有关技术资料按规定退还给有关方面；配合总包公司办理验收及移交手续。分包合同预结算及款项拨付办法：分包方预算编写完成后，送交总包单位审核。审定后的项目预算价格，作为总包方签订合同的项目造价。凡是由于分包单位的责任造成的设计变更，影响分包项目甚至总包项目正常实施或导致项目停工，应由分包单位负责赔偿总包单位全部损失，影响工期的，工期应相应顺延，并赔偿误工损失。由于总包单位责任而造成分包项目须变更设计时，必须与分包单位协商并办理变更相关手续。若因此而影响分包工程正常施工或导致停工的，由总包单位负责赔偿经济损失，工期相应顺延。分包项目验收合格后，两方或三方应及时办好“项目竣工验收证明书”。在竣工验收时，如发现项目质量有不符合验收标准者，属于分包责任造成的，分包方应在商定的期限内负责修整完，待符合验收标准后，再进行办理验收手续。验收完后，交给总包负责保管。5.9 合同管理附加规定 金额10万元以上的合同及协议，原则上由招标小组成员共同参与洽谈，特殊情况下不得少于2人，参与洽谈人员在条件许可的情况下须向未参加洽谈的招标小组成员就合同主要条款予以通报，如遇不同意见者，合同承办人可组织专题会议协商确定。 合同应在中标方确定之日起20日内完成，其中合同初稿在中标通知书下发之日起5日内完成，成本分析在相关专业预算人员阅读合同初稿之日起3日内完成，合同洽谈在此期间同步进行，对方签章在3日内完成，此后2日内项目办组织相关人员进行评审后上报至公司总经理审批。 价格确认单完成后，交财务部配合技术部起草合同初稿，由技术部技术人员提供技术条款。财务部、业务部与技术部共同洽谈合同条款，最后向项目办报告结果。 各部门负责人未按规定时间办理完会商单、确认单