时间管理之四象限工作法.ppt

时间管理之四象限工作法 主讲人 杜庆彬 时间是一种资源 我们在每项工作中 都投入了共同的资源 时间时间面前人人平等 时间是商务中唯一人人平等的资源 每人都有365天 有176个工作日 有2112个小时来完成目标有效的利用时间 就是有效的利用资源损失了时间就等于抵押了未来让别人损失时间就等于损失了人家的金钱 思考 时间可再生资源吗 一个关于时间管理的测试 1 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序来排列 依次办理这些事情 6 我尽量回避干扰电话QQ 不速之客的来访 以及突然的约会 7 我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情时 我会说 不 下面的每个问题 请你根据自己的实际情况 如实地给自己评分 计分方式为 选择 从不 为0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 结论 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理典范 时间哪里去了 会见会议计划授权 轻重缓急目标职责 时间浪费在了哪里 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单的事情复杂化 7 事必躬亲 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 消极思考 所谓时间管理 是指用最短的时间或在预定的时间内 把事情做好 第二象限工作法 第一象限工作内容 处理项目紧急事件意外事故的紧急排除需要准时完成的工作上级的检查生病住院 一切重要而又紧急的事情 第一象限处理原则 马上做 重点做集中所有资源优先解决临 急 不乱 忙而不慌 第二象限的工作内容 主要是与生活工作品质相关 包括长期的规划 问题的发掘与预防 参加培训 向上级提出问题处理的建议等等事项项目费用预算计划和项目负责人的沟通工作报告总结等重要但不紧急的事务性工作 第二象限处理原则 只要是没有第一象限事情的压力 应该当成紧急的事去做 而不是拖延 此象限工作决定你的工作效率 建议把80 的精力投入到该象限的工作 以使第一象限的 急 事无限变少 不再瞎 忙 第三象限工作内容 80 的电话上司找你了解工作下属请示工作 会议 无关人员来访等 三缺一 电视剧 所有紧急但不重要的事情 第三象限工作原则 只有在优先考虑了重要的事情后 再来考虑这类事认清第三象限本质 谨记不要不要把第三象限当第一象限处理对时间进行计划 把事情按优先进行排序 第四象限内容 阅读令人上瘾的无聊小说毫无内容的电视节目办公室聊天90 的QQ聊天等既不重要也不紧急的 第四象限处理原则 简而言之此象限就是浪费生命 浪费金钱 所以根本不值得花半点时间在这个象限学会放弃 学会说 不 思考一 为什么有人会感觉工作就像 救火 思考二 为什么工作中有人感觉 身不由己 思考三 工作后的休闲 放松压力的娱乐属于第几象限 第四象限吗 经常出去呼吸一下新鲜空气 思考四 QQ图标闪烁了 我看吗 第二象限工作法 合理的将自己的工作按重要和紧急程度划分到不同的象限里先做或者将大部分的时间和精力用于属于第二象限的工作许多第一象限的工作 实际上是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的 注意纠正不要被第三象限中的一些工作所迷惑 你没有你想象的那么重要根据第二象限制定工作计划80 的时间用于做第二象限的工作 20 的时间用于做其他象限的工作 为什么有人会感觉工作就像 救火 思考一 因为第二象限的工作没有做好 拖成第一象限工作因为被第三象限所迷惑 忙于救 虚火 思考二改善 身不由己 的解决方法 制订工作计划 安排轻重缓急 严格执行 轻 第IV象限 重 第II象限 缓 第III象限 急 第I象限学会说不 思考三娱乐休闲属于第几象限 偶尔放纵一下 每年去度假几次 莫学本山大叔 仅限偶尔 思考四QQ图标闪烁了 我看吗 每天留出一定时间给 顺便拜访 的人要求自己把握时间 会见谈话进度时间安排要具有灵活性 一般来说 只将时间的50 计划好 其余的50 应当属于灵活时间 用来应对各种打扰和无法预期的事情 时间管理方法 时间管理 时间安排 时间管理的最终目的 详细周到地考虑工作计划 确定实现工作目标的具体手段和方法 预定出目标的进程及步骤 合理授权并跟踪 善于将一些工作分派和授权给他人来完成 提高工作效率 将事务整理归类 根据工作计划 并根据轻重缓急来进行安排和处理 为计划提供预留时间 掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧 准备应变计划 时间进度把控 确保工作速度能与目标或最后期限步调一致 保持良好情绪 即使面对意料之外的需求时也能如此 快速安排第三象限事情 工作安排之外的能够迅速的决定时间进度 甚至拒绝不陷入第四象限里 时刻提醒自己 最后给大家十二条建议 1 有计划地使用时间 不会计划时间的人 等于计划失败 2 目标明确 目标要具体 具有可实现性 3 将要做的事情根据优先程度分先后顺序 80 的事情只需要20 的努力 而20 的事情是值得做的 应当享有优先权 因此要善于区分这20 的有价值的事情 然后根据价值大小 分配时间 4 将一天从早到晚要做的事情进行罗列 5 每件事都有具体的时间结束点 控制好通电话的时间与聊天的时间 6 遵循你的生物钟 你办事效率最佳的时间是什么时候 将优先办的事情放在最佳时间里 最后给大家十二条建议 7 做好的事情要比把事情做好更重要 做好的事情 是有效果 把事情做好仅仅是有效率 首先考虑效果 然后才考虑效率 8 区分紧急事务与重要事务 紧急事往往是短期性的 重要事往往是长期性的 必须学会如何让重要的事情变得很紧急 是高效的开始 9 每分每秒做最高生产力的事 将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉 10 不要想成为完美主义者 不要追求